Présentation des enjeux de la loi Informatique et libertés et son application au CNRS

1. Loi Informatique et libertés
Cadre réglementaire
1 – Loi Informatique et Libertés
La loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée par la
loi du 6 août 2004 définit les principes à respecter lors de la collecte,
du traitement et de la conservation des données personnelles.
Elle renforce le droit des personnes sur leurs données et prévoit une
simplification des formalités administratives déclaratives et
précise les pouvoirs de contrôle et de sanction de la CNIL.
CIL - Réunion d'information - mars 2012 1

2. Loi Informatique et libertés - Cadre réglementaire (suite)
2 – Fonctions du CIL
Le Correspondant Informatique et Libertés (CIL) est aussi appelé
« Correspondant à la protection des données personnelles (CPDP) »
Le CIL se positionne en intermédiaire entre le responsable des traitements des données
concernées et la CNIL :
Il est responsable :
- de la création et de la mise à jour d’une liste des traitements effectués
- de la publicité de cette liste
- d’une fonction d’information, de conseil et de recommandation auprès des responsables
des traitements
- de l’intermédiation CNIL/CNRS
- d’une fonction d’alerte
- de veiller au respect des principes de la protection des données personnelles ; d’informer
les personnes au sujet de l’existence de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition.
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3. La CNIL
La CNIL est chargée de veiller à ce que l’informatique soit au service du citoyen
et qu’elle ne porte atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la
vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques.
Elle exerce ses missions conformément à la Loi Informatique et Libertés qui la
qualifie d’autorité administrative indépendante.
- Le contrôle de la conformité à la Loi des projets de fichiers et traitements
- Le rôle de conseil et d’information
- L’instruction des plaintes
- Le pouvoir de vérification sur place
- Le pouvoir de sanction.
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4. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Art.2 de la Loi Informatique et Libertés
« Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une
personne physique identifiée ou qui peut être identifiée directement ou
indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs
éléments qui lui sont propres.
Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer
l’ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose ou
auxquels peut avoir accès le responsable du traitement ou toute autre personne. »
« La personne concernée par un traitement de données à caractère personnel
est celle à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement. »
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5. Qu’est-ce qu’une donnée sensible ?
Les données sensibles sont celles qui font apparaître, directement ou
indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques,
philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou sont
relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci.
Par principe, la collecte et le traitement de ces données sont interdites.
Cependant, dans la mesure où la finalité du traitement l’exige, ne sont pas soumis
à cette interdiction :
- les traitements pour lesquels la personne concernée a donné son
consentement exprès
- les traitements justifiés par un intérêt public après autorisation de la CNIL
ou décret en Conseil d’Etat.
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6. Qu’est-ce qu’une donnée sensible ? (suite)
Autres données à risque :
- Données génétiques
- Données relatives aux infractions pénales, aux condamnations…
- Données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes
- Données biométriques
- Données comportant le NIR.
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7. Qu’est-ce qu’un traitement régi par la Loi
Informatique et Libertés ?
C’est un traitement automatisé ou un fichier manuel de données à caractère
personnel dont le responsable est établi sur le territoire français ou qui recourt à
des moyens de traitement situés sur ces territoires qui sont régis par la Loi
Informatique et Libertés.
Exemples de traitements :
- Fichiers d’adresses, base contacts, autocom, espaces numériques de travail…
- Procédure de télétransmission de données personnelles, d’interconnexion, de
consultation.
Attention : les dispositions de la Loi Informatique et Libertés s’appliquent
dès la phase de collecte des données et non pas dès leur mise sur
informatique.
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8. Principe de la protection
des données personnelles
1 – Le principe de finalité
Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées
que pour un usage déterminé et légitime, correspondant aux missions
de l’établissement, responsable du traitement.
Tout détournement de finalité est passible de sanctions pénales.
2 – Le principe de proportionnalité
Seules doivent être enregistrées les informations pertinentes et
nécessaires pour leur finalité.
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9. Principe de la protection
des données personnelles (suite)
3 – Le principe de pertinence des données
Les données personnelles doivent être adéquates, pertinentes et non
excessives au regard des objectifs poursuivis.
4 – Le principe de durée limitée de conservation de données
Les informations ne peuvent pas être conservées de façon indéfinie dans
les fichiers informatiques.
Une durée de conservation doit être établie en fonction de la finalité
de chaque fichier.
Au-delà les données peuvent être archivées sur un support distinct.
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10. Principe de la protection
des données personnelles (suite)
5 – Le principe de sécurité et de confidentialité
Le responsable de traitement est astreint à une obligation de sécurité.
Il doit faire prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des
données et éviter leur divulgation.
6 – Le principe de transparence
La loi garantit aux personnes l’information nécessaire relative aux traitements
auxquels sont soumises des données les concernant et les assure de la possibilité
d’un contrôle personnel.
Le responsable de traitement des données personnelles doit avertir ces personnes
dès la collecte des données et en cas de transmission de ces données à des tiers.
7 – Le principe du respect des droits des personnes
- Informer les intéressés
- Les droits d’accès et de rectification
- Le droit d’opposition
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11. Qu’est-ce qu’un fichier ?
Au sens de la Loi Informatique et Libertés, tout ensemble structuré et
stable de données à caractère personnel accessibles selon des
critères déterminés.
Ensemble de fichiers, listes ou dossiers structuré par un système de
classement ou d’indexation permettant d’accéder facilement aux
données.
→ Un fichier peut donc être « papier » ou « électronique ».
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12. Obligations du responsable de traitement
1. Recueillir le consentement de la personne
2. Respecter les objectifs du fichier (sa finalité)
3. Protéger le fichier
4. Ne pas divulguer les informations
5. Agir dans la transparence – Informer
6. Déclarer les fichiers
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13. Procédure
• Qui déclare ?
Le responsable de traitement, celui qui met en œuvre le traitement
2. Que déclarer ?
Tout traitement de données à caractère personnel
3. Exceptions :
Certains types de traitement sont dispensés de déclaration (à
titre
de communication et d’information par exemple) – si un CIL est
désigné
4. Déclaration simplifiées : par exemple gestion du personnel
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14. Différents types de formalités préalables
Déclaration : données à caractère personnel
Autorisation : données sensibles, transfert hors UE, santé,
génétique, infractions, condamnation, recherche en matière
de santé, évaluation des soins…
Demande d’avis : Activités régaliennes de l’Etat (défense,
sureté, sécurité publique, utilisation du NIR
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15. DECLARATION
DECLARATION SIMPLIFIEE
DECLARATION ORDINAIRE
(si norme simplifiée)
CIL CIL
DEMANDE DE DEMANDE DE
COMPLEMENTS COMPLEMENTS
TRAITEMENT ENREGISTRE
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16. DEMANDE D’AUTORISATION
Demande d’autorisation établie par le CIL
Demande d’autorisation
CNIL
Silence de 2 mois
(ou 4 mois)
REFUS AUTORISATION
RECOURS JURIDICTIONNEL MISE EN OEUVRE
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17. SECTEUR PUBLIC ET DEMANDE D’AVIS
depuis 2004
DEMANDE D’AVIS
+ PROJET D’ACTE REGLEMENTAIRE établis par le CIL
CNIL
Silence de 2 mois
(ou 4 mois)
AVIS FAVORABLE AVIS DEFAVORABLE
ACTE REGLEMENTAIRE ACTE REGLEMENTAIRE
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CIL - Réunion d'information - mars 2012

18. RECHERCHE / SANTE
DEMANDE établie par le CIL
COMITE CNIL
Silence de 2 mois
Silence d’un mois
(ou 4 mois)
AVIS REFUS AUTORISATION
EXPRESSE
RECOURS JURIDICTIONNEL
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19. Quelques exemples de traitements de données à
caractère personnel
• Fichiers de paie, RH, fournisseurs …
• Colloques…
• Autocommutateurs téléphoniques, badges, cartes à mémoire, GPS
(géolocalisation), reconnaissance biométrique...
• Sites intranet, extranet...
• Annuaires, trombinoscopes, listes d ’adresses…
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20. Déclaration de traitements
comportant des données à caractère personnel
1 – Faire l’état des traitements existants dans sa structure
Chaque entité CNRS (Délégation, direction, unité) doit faire
annuellement l’état exhaustif des traitements existants (déjà déclarés
ou non), le mettre à jour et le transmettre au Correspondant informatique
et libertés.
Télécharger l’état Excel à remplir :
http://www.cil.cnrs.fr/CIL/spip.php?article1424
2 – Déclarer un traitement
Tout nouveau traitement comportant des données personnelles doit
être déclaré au Correspondant informatique et libertés.
Télécharger le formulaire de déclaration à remplir :
http://www.cil.cnrs.fr/CIL/spip.php?rubrique203
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21. CIL - Réunion d'information - mars 2012 21

22. CIL - Réunion d'information - mars 2012 22

23. Exemple de mention
« les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique
destiné à (veuillez préciser la finalité). Les destinataires des données
sont…. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978
modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux
informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous
adressant à… (préciser le service et l’adresse) »
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24. FAQ
Je souhaite créer une mailing list qui regrouperait les e-mails des enseignants
avec lesquels le laboratoire a été en contact
Qu’elles sont les formalités à effectuer dans le cas de données contenant des
photos de personnes ?"
En tant que CSSI du laboratoire , je dois déclarer un fichier Excel qui contient
IP/MAc adresse et Noms des Personnes du laboratoire pour la PSSI de notre
laboratoire. Comment faire ?
Les annuaires de laboratoire et les pages personnelles diffusées sur les sites
Web des laboratoires entrent-elles dans la liste des traitements à recenser ?
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25. L’équipe du CIL
Raymond DUVAL 03.83.85.64.25
Sylvie COLLIGNON 03.83.85.64.26
Emilie MASSON 03.83.85.64.26
Karine METROT 03.83.85.64.30
Marc GUICHARD 03.83.85.64.25
Le site web : http://www.cil.cnrs.fr
info.contact@cil.cnrs.fr
CIL - Réunion d'information - mars 2012 25