Dokumen tersebut menjelaskan tentang 5S, yaitu metode pengelolaan tempat kerja yang terdiri dari Seiri (menyusun), Seiton (menyusun), Seiso (membersihkan), Seiketsu (memelihara kebersihan), dan Shitsuke (melatih). Dokumen ini menjelaskan definisi, tujuan, dan cara pelaksanaan masing-masing unsur 5S beserta manfaatnya dalam meningkatkan produktivitas, mutu, efisiensi, dan motivasi karyaw
7. BAHAN TIDAK DIPERLUKAN
• Bahan tidak diperlukan dan senang dibuang
• Bahan ada nilai untuk dijual
• Bahan tiada nilai tapi kos tinggi untuk dihapuskan
• Buang serta merta
• Cari jalan untuk mengurangkan kos dan jalan
selamat untuk dihapuskan
8. BAHAN DIPERLUKAN di simpan
• Bahan tidak digunakan tapi mesti
• Bahan kadangkala digunakan
• Bahan digunakan selalu
• Letakkan berdekatan tempat penggunaannya
• Letakkan jauh sedikit
• Mesti disimpan berasingan dengan
pengenalan yang jelas
9. LANGKAH-LANGKAH YANG
HARUS DIAMBIL UNTUK SEIRI
Gunakan Kad Notis Pembuangan
Pertama sekali, kenalpasti barang-barang yang
kelihatan tidak diperlukan
Kemudian tampalkan Kad Notis Pembuangan (Disposal
Notice Card) kepada setiap barang-barang tersebut dengan
menerangkan:
1- apa barang tersebut
2- mengapa barang tersebut berada di situ
3- barang kepunyaan siapa atau berasal dari mana, dan
4- bila barang tersebut harus dihapuskan
10. Di penghujung masa yang ditetapkan (misalnya 1 atau
2 bulan selepas penampalan notis itu), kad tersebut
diteliti semula untuk melihat samada sesiapa yang
mempunyai keperluan untuk menyimpan barangan
tersebut.
Adalah disarankan agar pendekatan ini digunakan
secara meluas di sesuatu jabatan itu dan melibatkan
semua kakitangan di setiap
peringkat.
11. BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT
KERJA ANDA?
SISIH
SUSUN
Bahan selalu
diperlukan
12. SEITON SUSUN
Menyusun barang-barang yang diperlukan
dengan teratur supaya mudah diambil
untuk digunakan
Tempat untuk semua
Semua di tempatnya
13. ●Bahan digunakan selalu
●Bahan kadangkala digunakan
●Bahan tiak digunakan tapi
mesti disimpan
• Mesti disimpan di dalam setor dengan
yang jelas
• Boleh ditempatkan jauh sedikit
pengenalan
18. BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S
Penglibatan Semua Kakitangan
Semua kakitangan di dalam pertubuhan mesti
melibatkan di dalam program 5S
Semua kakitangan harus memahami 6 sebab
munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja
iaitu
19. 1. tempat kerja yang bersih mempunyai
PRODUKTIVITI tinggi
2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi
3. tempat kerja yang bersih mengurangkan kos
4. tempat kerja yang bersih memastikan
PENGIRIMAN tepat pada masanya
5. tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang
SELAMAT
6. tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT
PERANSANG yang tinggi
20. Program 5S akan lebih berkesan
jika dijadikan salah satu aktiviti di
dalam aktiviti-aktiviti kumpulan
kecil seperti Kumpulan Mutu (QC)
di bahagian-bahagian
21. Penglibatan Pengurusan Atasan
Program tersebut harus diamalkan dalam masa
bekerja sebagai program yang diberi kuasa
rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai
tambahan dalam masa kerja yang lebih (overtime)
atau di luar masa bekerja
Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya
program tersebut.
Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi
mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat
berkongsi maklumat
(information-sharing) yang dihadiri oleh kakitangan
22. Sokongan Semua Pihak
Keraguan seperti “mengapakah pengumuman
pembuangan ditampalkan untuk Seiri?’, “Mengapakah
5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagianbahagian tertentu?” harus dilenyapkan.
Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu
semua pihak mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di
peringkat jabatan.
Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan
bimbingan kepada orang ramai supaya dapat
melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti
pelaksanaan 5S.
23. BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN
PELAKSANAAN AMALAN 5S
Amalan Seranta & Publisiti
Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-poster dan
surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota
pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan
sepenuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada
program tersebut.
Buku-buku panduan dan risalah-risalah yang
menerangkan “Mengapa 5S’, “Apa itu 5S” dan “Bagaimana
untuk melaksanakan 5S” harus
dicetak dan disebarkan oleh semua pihak.
24. Kepimpinan Ketua Pegawai
Esksekutif
Ketua Pegawai Eksekutif sendiri haruslah menaruh
minat yang banyak dan mempunyai komitmen dalam
program tersebut
Beliau tidak seharusnya memberi tugas pemimpin
kepada orang lain.
Beliau juga harus menunjukkan sifat kepimpinannya
di dalam
Jawatankuasa Pemandu (Steering Committee) 5S
25. Sokongan Semua Pihak
Keraguan seperti “mengapakah pengumuman
pembuangan ditampalkan untuk Seiri?’, “Mengapakah
5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagianbahagian tertentu?” harus dilenyapkan.
Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu
semua pihak mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di
peringkat jabatan.
Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan
bimbingan kepada orang ramai supaya dapat
melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti
pelaksanaan 5S.
26. BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN
PELAKSANAAN AMALAN 5S
Amalan Seranta & Publisiti
Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-poster dan
surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota
pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan
sepenuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada
program tersebut.
Buku-buku panduan dan risalah-risalah yang
menerangkan “Mengapa 5S’, “Apa itu 5S” dan “Bagaimana
untuk melaksanakan 5S” harus
dicetak dan disebarkan oleh semua pihak
27. Seorang pakar dalam bidang tersebut harus membuat
kajian semula mengenai pelaksanaan 5S dari masa
kesemasa untuk mendapatkan pendapat/maklumbalas dan
meningkatkan lagi keadaan semasa.
Latihan asas (in-house training) dan pengalaman dari
jabatan-jabatan yang telah mengamalkan 5S dapat
mencapai kemahiran yang diperlukan dan juga kefahaman
terhadap cara-cara agensi lain melaksanakan 5S.
Mengambil bahagian di dalam “Peraduan 5S dapat
memberi bahagian-bahagian berkenaan dorongan yang
lebih tinggi demi meningkatkan lagi tahap pembaikan
28. Penilaian oleh Ketua Pegawai
Eksekutif
Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) perlu:
Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) harus melawati Bahagian-
bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan
kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kelemahan
pelaksanaan 5S di setiap unit tempat kerja.
Menasihat Jawatankuasa pemandu 5S untuk mengambil
langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh diperbaiki.
Memeriksa kemajuan pelaksanaan tersebut.
Memberi penghargaan kepada amalan-amalan yang lebih
baik
29. Lawatan Audit dan Sistem
Penghargaan
Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai
tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan melawat
bahagian, menilai setiap unit berdasarkan ukuran
penjagaan kebersihan tertentu.
Keputusan kajian tersebut harus ditampalkan dan
anugerah-anugerah diberikan kepada para pekerja yang
telah menunjukkan perubahan-perubahan penting. Ini
akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi,
meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan
menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.
30. Pelaksanaan Lain-lain Program
Peningkatan Kualiti (Kaizen)
5S terutama sekali di tahap Seiton memerlukan
prinsip dan kemahiran Kaizen tertentu yang dapat
dicapai melalui program latihan yang dianjurkan
dengan baik.
Seiton memerlukan pendekatan menghuraikan
masalah yang munasabah. Dalam ertika yang
sedemikian, ia adalah tema yang baik untuk aktivitiaktiviti Kumpulan Kawalan Mutu (QCC).
Seiton juga memerlukan idea-idea yang kreatif. Oleh
itu ia mempunyai pertalian dengan Skim Saranan
(Suggestion Scheme).
31. Pelaksanaan 5S yang berjaya, dengan sendirinya akan
menghasilkan berbagai kesudahan yang ketara. Ia juga
adalah langkah yang perlu diambil sebelum agensi
melaksanakan teknologi pengurusan yang lebih maju
seperti TQC, JIT dan TPM. Ini adalah kerana 5S akan
membina sebuah asas yang kukuh untuk sebuah
pertubuhan oleh orang yang berdisiplin melalui
Shitsuke
32. Kriteria Penilaian Prestasi Tahunan
Pelaksanaan 5S boleh dijadikan asas Ketua-ketua
Jabatan memberi penilaian prestasi tahunan
kakitangannya. Oleh kerana program 5S melibatkan
semua kakitangan dan mendorong ke arah
peningkatan kualiti dan produktiviti maka
perlaksanaan program 5S sebagai salah satu asas
penilaian prestasi akan mendorong kakitangan
melaksanakan bersungguh-sungguh program
pengamalan
kebersihan ini.
33. HASIL YANG DIJANGKA DARI
PROGRAM 5S
Pengurangan Kos
Mengurangkan inventori
Menghalang salah letak peralatan dan perkakas
Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah
dan lain-lain
Kecekapan
Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat
Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan
mentah
Mempermudahkan kawalan
34. Penyelenggaraan
Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan
mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada
Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan
peralatan
Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan
Kualiti
Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau
perkhidmatan
35.
Keselamatan
Menghapuskan keadaan yang merbhaya
Memperbaiki keadaan tempat kerja
Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan
Mengurangkan kesilapan dan kecuaian
Mematuhi peraturan-peraturan
Motivasi
Perhubungan yang baik antara kakitangan
Membentuk disiplin yang baik
Membentuk semangat kerjasama dan kerja
berkumpulan