Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand

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ecspand erweitert den SharePoint zur vollwertigen ECM Plattform!
Ob Archivierung, Compliance, Dokumentenintegration, ERP Anbindung oder eine der fertigen Prozesslösungen (Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverwaltung, Qualitätsmanagement): ecspand macht Ihren SharePoint zur zentralen Plattform für dokumentengetriebene Prozesse und das ohne zusätzlichen Archivserver!

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Enterprise Content Management am SharePoint mit ecspand

  1. 1. Enterprise Content Managementam SharePoint mit ecspand Christian Kiesewetter Partner & Sales Management
  2. 2. ecspand - Strategie
  3. 3. ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & PapierAktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen
  4. 4. Kompetenzprofil SharePoint
  5. 5. Kompetenzprofil
  6. 6. Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage
  7. 7. ... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. DMS Server Storage
  8. 8. Highlights
  9. 9. ecspand Services Integration Record Management SharePoint ComplianceImage / Rendition Services Workflow
  10. 10. Record Management
  11. 11. Record Management
  12. 12. SharePoint Compliance Revisionssichere Archivierung Kopieren, verschieben oder verlinken Verschiedenste Compliance- Plattformen Zugriff über SharePoint
  13. 13. Image Services
  14. 14. Rendition Services
  15. 15. Workflow Integration von SharePoint Standard Workflows komplexe, indidviduelle Workflows „ecspand Workflow“ (Nintex OEM) fertige Templates
  16. 16. Integration
  17. 17. Integration von(Dritt-)Applikationen SharePoint als „Single Point of Service“ Konsolidierung des Wissens und der Informationen zentrale (applikationsüber- greifende) Prozessplattform
  18. 18. Bestehendes ERP …
  19. 19. … in den SharePoint
  20. 20. ERP Connector (revisionssichere) Archivierung aus ERP direkter Dokumentzugriff auf SharePoint / Archiv applikationsübergreifende Prozesse ERP Erweiterungen (classifier, Rechnungsbuch)
  21. 21. drag & dropecspand SidebarDrag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und MetadatenvererbungRecherche über Client
  22. 22. ecspand captureAblage von PapierdokumentenScannen direkt in den VertragsaktAblage in SharePointbibliothek
  23. 23. ecspand captureFrühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)Sichtprüfung und IndexierungÜbergabe an ERP und SharePoint
  24. 24. Cloud Solutions Stamm- datenClient PC
  25. 25. Cloud Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365
  26. 26. Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren
  27. 27. Vertragsmanagement € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten VertragsakteErstellen Archivierung Verwaltung Controlling
  28. 28. Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)
  29. 29. Eingangsrechnungsverarbeitung Erhöhung der Effizienz Erhöhung der Transparenz Integration in ERP Standardisierte Prozesse
  30. 30. SharePoint als Prozessplattform
  31. 31. SharePoint als Prozessplattform
  32. 32. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP
  33. 33. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP
  34. 34. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration
  35. 35. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration
  36. 36. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung
  37. 37. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung
  38. 38. SharePoint als Prozessplattform Belegübergabe an SAP Workflowintegration Prozessabarbeitung Belegablage
  39. 39. CloudStrategie
  40. 40. Cloud Stack Mobile Cloud Capture, Silverlightclient Wrapper um Abby OCR Engine Klassifzierungsservice (Rechnungs-)Analyseservice Exportservice
  41. 41. Azure Integration
  42. 42. Szenario
  43. 43. Szenario Stamm- datenClient PC
  44. 44. (1) Erfassung Mobile Cloud Capture (WP7 Client) Fotografie des Kassenbeleges Silverlight Capture Client (*) Übergabe an Azure Service (*) derzeit in Entwicklung
  45. 45. (2) OCR AnalyseMessage QueuesAbbyy OCR Engine
  46. 46. (3) Klassifizierung Stamm-Message Queues datenmandantenübergreifende Templates
  47. 47. (4) Export Aufruf des Cloudservices Import in SharePoint Dokumentbibliothekt Alternative: ERP oder CRM System
  48. 48. Vision Einbindung Office 365 in Szenario Scanclient als Cloudservice ohne lokale Installation Einbindung Azure Blobstorage als Dateiablage ecspand als „Service“ für Office 365
  49. 49. Live
  50. 50. Capture
  51. 51. Queues
  52. 52. Queues
  53. 53. Dokumentbibliothek
  54. 54. Detailansicht
  55. 55. Belegansicht
  56. 56. Eingangsrechnungs-verwaltung
  57. 57. Ausgangsituation viele Rechnungen pro Tag viel Aufwand, wenig Transparenz manueller (papierbasierter) Freigabeprozess kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie SharePoint & ERP (SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)
  58. 58. Ausgangsituation Erhöhung der Transparenz Erhöhung der Effizienz Scannen mit automatischer Klassifizierung Workflow mit Prüfung und Freigabe Integration von SharePoint und ERP Nintex Workflow und ecspand
  59. 59. Schematischer Überblick
  60. 60. Technischer Überblick
  61. 61. Technische Details Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Scanning, Import, …) ecspand link for SAP/AX/NAV inkl. Customizing Workflow Customizing mit Nintex WF Deployment mit SharePoint WSP
  62. 62. Die Lösung mit ecspandERP Integration, Scannen von Altbelegen,Belegarchivierung aus ERPScannen mit automatischerKlassifizierungWorkflowintegration
  63. 63. Scannen und KlassifizierenFrühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Optional: Eingabe von(OCR, Klassifizierung, Workflowinformationen, Anpassung derStammdatenverprobung) FormularmaskeSichtprüfung und Indizierung Übergabe an ERP und SharePoint
  64. 64. Workflowintegration mit ERP initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart Statusupdate aus dem Workflow an ERP Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in ERP
  65. 65. WorkflowstrukturVerteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-FreigabeClearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
  66. 66. Konfiguration SharePoint Oberfläche (gewohntes Look & Feel für Anwender) ergonomische Masken mit Wertelisten, Logikprüfungen, … verschiedene Workflowtypen definierbare Verantwortlichkeiten auf Gruppenebene (Verantwortliche, Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)
  67. 67. Workflowmaske
  68. 68. Workflowmaske
  69. 69. Reporting und HistoriePDF Report und Verknüpfung mit ERP DatensatzIntegriertes Nintex ReportingSharePoint Berichts-Center
  70. 70. Qualitätsmanagement
  71. 71. Qualitätsmanagement Prozesslösung Workflows Dokumenterstellung Übersichtliches Interface (Integration in Office)
  72. 72. Key FactsElektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QMDokumentsElektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QMDokumentsNachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortlicheund QM LeitungDarstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format beigleichzeitiger Bearbeitung durch DokumentverantwortlicheAbbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM HandbuchsTimer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QMDokumenten
  73. 73. Key FactsEinfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für MitarbeiterÖffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 MausklicksÜbersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten
  74. 74. Überblick Workflow zur Dokumenterstellung QM Handbuch  Aufgaben Abstract  Änderungsmitteilungen  Postkorb Records Organizer Rendition Service Genehmigung zur Dokumenterstellung Änderungs- mitteilung Genehmigung zur DokumenterstellungSuche in QM Workflow zurDokumenten Dokumentänderung
  75. 75. CockpitStart des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts
  76. 76. Neues DokumentDer Mitarbeiter aus demFachbereich kann dieErstellung eines neuen QMDokumentes mit Hilfe vonAbstracts beginnen.Er beschreibt kurz den Inhaltdes neuen Dokumentesohne auf die QM/ISOtypische Form undKlassifizierung achten zumüssen.Er wird dabei durch einespezielle Erfassungsmaskegeführt.
  77. 77. Klassifizierung AbstractDie Einordnung desAbstracts(späteresDokumentes) in dieUnternehmensprozesseserfolgt geführt durchentsprechendeAuswahlmasken.Die Zuordnung kann zujedem beliebigen Zeitpunktdes Workflows erfolgen undauch wieder geändertwerden.
  78. 78. Prüfung / Freigabe mit WorkflowMehrstufige Workflowsunterstützen denGenehmigungs- undFreigabeprozess.Die QM Mitarbeiter werdenjeweils mittels Aufgabenund Benachrichtigungenüber neue Prozessschritteinformiert
  79. 79. Automatische DokumenterstellungWurde der Abstractgenehmigt, so erfolgt dieautomatische Erzeugungeines entsprechenden QMDokumentes basierend aufdie im Abstract definiertenMetadaten..Die Metadaten werden indas Word-Dokument alsTextbausteine übernommen.
  80. 80. Aufgabenübersicht Nachverfolgung der Aufgaben (Wo „hängt das Dokument“?) Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt eigene Aufgabenübersicht Automatisches Update der Aufgaben nach Bearbeitung
  81. 81. Erzeugen PDFAutomatisches Erzeugeneiner PDF- Datei nachBestätigung durch FreigeberBearbeitung des Dokumentssomit für „normaleMitarbeiter“ nicht mehrmöglichVersionshistorie für jedesDokument aufrufbar
  82. 82. Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente
  83. 83. Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente• Suche mittels grafische Prozessvisualisierung
  84. 84. Suche nach QM DokumentenMehrere Möglichkeiten:• Volltext-Suche in den Inhalten der vorhandenen Dokumente• Suche mittels Metadaten der Dokumente• Suche mittels grafische Prozessvisualisierung• Suche/Navigation entsprechend QM/ ISO Struktur (Aktenplan)
  85. 85. Vertragsmanagement
  86. 86. Archiv
  87. 87. ?
  88. 88. Realität: getrennte Welten statische juristische Dokumente und Ablage mühsame Bearbeitung in Listen keine Automatismen und kein zentrales RepositoryGegenstand, Partner, Laufzeit Papierarchiv, DMSBestimmungen, Sondervereinbarungen elektronisches Archiv
  89. 89. € Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsaktevollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
  90. 90. VertragsakteStammdaten ERPMetadatenFristen, Aufgaben
  91. 91. VertragsakteStammdatenMetadatenDokumente
  92. 92. Erstellen Erstellung: Metadaten
  93. 93. Erstellen Vertragsdokument anlegenTemplates für Vorlagenverwaltung MehrereVerträge Vertragstypen
  94. 94. Erstellen Berechtigungen setzenVerwaltung auf Ebene Vertragsaktautomatische VererbungBenutzer- / GruppenebeneStandardkonzept SharePoint
  95. 95. Erstellen Berechtigungen setzenBerechtigungsprofileauf Basis von MetadatenKombination mit klassischer Regelung
  96. 96. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  97. 97. Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
  98. 98. Erstellen Prüfen und FreigebenManuell oder Automatisch bei Erreichen von FristenVertretungsregelungEskalationsmanagementDokumentation der Ergebnisse
  99. 99. Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte
  100. 100. Archivierung Archivieren & AblegenAblage von Papierdokumenten ecspand SidebarScannen direkt in den Vertragsakt Drag & Drop Ablage direkt aus WindowsAblage in SharePointbibliothek Recherche über Client
  101. 101. Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche
  102. 102. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  103. 103. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  104. 104. Verwaltung Suche & Recherche
  105. 105. Verwaltung Vertragscockpit
  106. 106. Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend
  107. 107. Controlling Stichtage
  108. 108. Controlling Überblick
  109. 109. Controlling Kosten
  110. 110. Christian KiesewetterSales & Partner Managerchristian.kiesewetter@d-velop.atd.velop GmbHEURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 WienT: +43 1 908 08 96W: www.d-velop.at | www.ecspand.com

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