1. EQUIPO 8

2. RESUMEN. LA VIDA DE UN PROYECTO Un proyecto es un intento por lograr un objetivo especifico mediante un grupo único de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de los recursos, objetivo claramente definido en los términos de alcance programa y costo. La responsabilidad del gerente de proyecto es lograr el objetivo del proyecto y que se determine el objetivo del alcance del trabajo con calidad dentro del presupuesto, a tiempo y a satisfacción del cliente. La primera fase del ciclo del proyecto incluye la identificación de una necesidad, un problema o una oportunidad. La segunda fase es el desarrollo de una solución propuesta al desarrollo del problema. La tercera fase es la propuesta en practica de la solución de la propuesta.(desarrollar el proyecto). La fase final es terminar el proyecto, lo que incluye evaluar su ejecución con el fin de mejorara proyectos futuros La administración de proyectos incluye primero establecer un plan y después ponerlo en practica para el logro del objetivo del proyecto

3. Este esfuerzo de planeación incluye definir con claridad los objetivos, dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes denominadas paquetes de trabajo, definir las actividades especificas que necesitan realizarse para cada paquete de trabajado. El dedicar tiempo para desarrollar un plan bien pensado es critico para lograr el desarrollo exitoso de cualquier proyecto. La clave par el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compáralo con el planeado sobre una base oportuna y periódica, y si es necesario llevar acabo la reacción correctiva El beneficio definitivo de poner en practica técnicas de administración de proyectos es tener a un cliente satisfecho, tanto si usted es el cliente e su propio proyecto como si lo es un negocio, a quien le paga el cliente para realizar un proyecto. El completar el alcance total del proyecto con claridad, a tiempo y dentro del propuesto proporciona una gran sensación de satisfacción para todos los que participan en el proyecto.

4. Identificar las necesidades, problemas u oportunidades. Caso de estudio. La feria estatal de Minnesota. Jim Sinclair encargado de la organización de la feria estatal de Minnesota en 1995. Para poder obtener los equipos de juegos mecánicos que deseaba, Desarrollo una solicitud de propuesta (SDP) que describía exactamente lo que quería, algunas reglas del SDP eran que cada pieza del equipo tenían que ser propiedad total de la persona que la traía, ninguna persona podría proveer mas de seis juegos mecánicos , ni al mismo tiempo traer alimentos y juegos. Estableciendo bien las reglas, la respuesta al SDP fue abrumadora en cantidad y calidad, la respuesta fue mayor de lo prevista. Recibió 156 respuestas que le ofrecían un total de 530 juegos mecánicos, 400 juegos de otro tipo y 150 concesiones para alimentos y bebidas, se evaluó cada una de las respuestas y se eligieron proveedores.

5. Las atracciones que se eligieron para la feria fueron 66 juegos mecánicos, 62 de otro tipo y 14 instalaciones de alimentos logrando un gran éxito. Fue un evento de 2 semanas que alcanzo 1,673,312 personas , rompiendo las marcas anteriores que habían sido de 52,000 personas y los ingresos brutos totalizaron mas de 4.4 millones de dólares. Todo esto se logro debido a que el líder del proyecto desarrollo una SDP del mas alto grado.

6. Funcionarios del Banco de Boston dieron a conocer como crearon una solicitud de propuesta efectiva que lo abarca todo. Kevin Roden director de los sistemas de banca para el consumidor , George Swick, gerente de proyectos de la infraestructura, señalaron que su fuente de trabajo estaba en los requerimientos del negocio. Realizan un análisis costo-beneficio y examinarían los productos y servicios disponibles, solo después de asegurarse que el proyecto cumpliría con las necesidades del negocio, de no ser así no se seguiría adelante con el. El banco tenia por metas mejorar las ventas y el servicio al cliente, aumentar las gamas de productos, como los fondos mutualistas y los prestamos a negocios pequeños en las sucursales del banco, dedujeron que seria mas efectivo en cuanto a costos, contratar externamente gran parte del trabajo, por lo tanto desarrollaron dos SDP. La primera para la adquisición, entrega e instalación del sistema, la segunda para soporte y mantenimiento. Se recibieron 11 respuestas a las SDP de las cuales se eligieron a IBM y Anderson Consulting. Las sucursales tendrán una renovación completa. El banco informo los numerosos beneficios de desarrollar un SDP . La lección principal a aprender del banco Boston es que el aplicar por anticipado la disciplina y las técnicas de administración de proyectos a una propuesta da como resultado una SDR mas amplia.

8. Fase inicial del ciclo de vida del proyecto, se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema o una oportunidad y termina con la emisión de una SDP. El cliente identifica un problema, una necesidad o una oportunidad para llevar acabo un proyecto dando como resultado la mejoría en la condición ya existente. Ejem: La administración de una compañía reconoce que el tiempo que utilizara para emitir facturas y realizar cobros a sus clientes es demasiado largo, al reconocer varios problemas u oportunidades de mejoría, parpara una SDP en la que le pide a contratistas que presenten propuestas para poner en practica un sistema automatizado de facturación y cobros. Antes de prepara las SDP el cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad, esto significa recopilar información sobre la magnitud del problema. Es importante cuantificar el problema para determinar si los beneficios esperados de poner en practica una solución, compensan los costos de realizar un proyecto, una vez determinado la magnitud del beneficio de mejora el cliente determina el presupuesto para poner en practica el proyecto.

9. Hay situaciones donde la compañía a identificado varias necesidades, pero sus fondos y personal disponible para llevar acabo proyectos que resuelvan esos requerimientos son limitados, en esos casos la compañía tiene que pasar por una toma de decisiones para solucionar aquellas necesidades que cuando se satisfagan darán como resultado el mayor beneficio por el costo gastado. Ciclo de vida del proyecto.

10. El propósito de una SDP es exponer en forma amplia y detallada, lo que se quiere desde el punto de vista del cliente para resolver la necesidad. Una buena SDP permite comprender que es lo que espera el cliente de modo que se pueda elaborar una propuesta bien preparada que satisfará los requisitos del cliente, a precio realista. Una SDP debe ser amplia y proporcionar información suficiente y detallada, para que se pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda a las necesidades del cliente.

11. Ejem: SDP

16. No todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas. Hay otros proyectos en que las solicitudes no se ponen por escrito en una SDP formal sino que se comunican a varios proveedores (contratistas) Aunque los proyectos pueden ser sistemáticos o informales todos inician, con la identificación de una necesidad, un problema, o una oportunidad y después se pasa e que el cliente defina el alcance, los requisitos, el presupuesto y el programa de lo que se tiene que lograr.

17. Soluciones Propuestas

20. El desarrollo de las propuestas de SDP propuestas por los contratistas interesados o por el equipo interno del proyecto del cliente , como respuesta a una solicitud de propuestas, es la segunda fase de ciclo de vida del proyecto. Esta fase se inicia cuando queda disponible la SDP al terminar la fase de identificación de necesidades y se termina cuando se llega a un acuerdo con la persona, organización o contratista. Una vez que se a preparado la propuesta, la administración puede decidir si seguir adelante o no con el proyecto, o quizá modificándolo en el proceso, una ves que se a tomado la decisión de seguir adelante el proyecto pasa directamente al a tercera fase del ciclo de vida, que consiste en crear un plan detallad para el proyecto y después ponerlo en practica para lograr su objetivo.

21. Ciclo de vida de un proyecto.

22. Los contratistas deben fomentar relaciones con los posibles clientes, mucho antes que estos preparen solicitudes de propuesta, los contratistas deben ayudar a identificar áreas delas cuales se puedan beneficiar de la puesta en practica de los proyectos que satisfacen , necesidades, problemas, oportunidades. Estas actividades previas a la SDP se consideran como mercadotecnia o desarrollo de negocios y se realizan sin costo alguno para el cliente. Al hacer un buen trabajo de mercadotecnia previa a la SDP/Propuesta, el contratista quizá obtenga un contrato del cliente sin que este tenga que competir con otros contratistas. Los esfuerzos previos a la SDP/Propuesta son cruciales para establecer las bases para, con el tiempo, ganar un contrato del cliente a fin de desarrollar el proyecto.

27. En la propuesta el contratista debe resaltar os factores únicos que lo diferencian de los demás competidores. Las propuestas deben estar redactadas en forma sencilla y concisa, debe usar terminología con la que este familiarizado el cliente, evitar las abreviaturas, siglas, jergas y otras palabras. Las propuestas tienen que ser realistas, a lo ojos del cliente, en términos de alcance, costo y programa. PREPARACION DE LA PROPUESTA La preparación de un a propuesta puede ser una tarea directa, realizada por una sola persona, o puede ser un esfuerzo con uso intensivo de recursos que requiera de un equipo de organizaciones o personas con diversos conocimientos o habilidades. El desarrollo de una propuesta amplia para un gran proyecto se debe considerar como un proyecto en si mismo, por lo tanto el gerente de propuestas necesita reunirse con el equipo con el fin de desarrollar un programa para terminar la propuesta en la fecha máxima establecida por el cliente.

28. Las propuestas como respuestas a las SDP de proyectos técnicos muy grandes pueden consistir en varios volúmenes con documentos que incluyen dibujos de ingeniería y cientos de paginas de texto. Los clientes no les pagan a los contratistas para preparar propuestas, los contratistas absorben estos costos como normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones , se espera obtener contratos y utilidades sobre los mismos. La propuesta debe contener el detalle suficiente para convencer al cliente de que le puede proporcionar el mejor valor. CONTENIDO DE LA PROPUESTA Frecuentemente las propuestas se realizan en 3 sesiones : técnica, administrativa y de costos., en caso de grandes propuestas estas deben de estar en volúmenes por separado . Algunas SDP expresan que las propuestas que excedan un cierto numero de paginas no serán aceptadas por el cliente.

33. Normalmente la SDP proporcionara instrucciones con relación a la fecha de vencimiento en que se tiene que presentar las propuestas, y el nombre y la dirección de la persona a quien se le debe entregar la propuesta. Algunos clientes requieren que el contratista proporcione varias copias de la propuesta, porque esta será distribuida a varias personas dentro de la organización , para su evaluación y revisión Los contratistas tienen que continuar siendo proactivos incluso después de haber entregado la propuesta, deben de llamar al cliente para confirmar que la documentación haya sido bien recibida, después de algunos días se le debe preguntar al cliente si tiene algunas preguntas o necesita que se le aclare alguna cosa de la propuesta

34. Los clientes evalúan las propuestas de los clientes en diferentes formas, algunos seleccionan primero 3 de los precios mas bajos para una evaluación adicional, otros eliminan inicialmente las propuestas que exceden el presupuesto, o aquellas cuya función técnica no cumpla con los requisitos establecidos, en caso de proyectos grandes crean un equipo de revisión de propuestas que utiliza tarjeta de calificación para determinar si cada uno cumple con los requisitos y para clasificar con criterios la evaluación

36. Un contrato es un vehículo para establecer buenas relaciones entre el cliente y el contratista y llegar a una expresión mutua con claras expectativas que aseguren el éxito del proyecto. El contrato debe especificar con claridad las partidas que se espera proporcione el contratista, también especificara que el resultado del proyecto cumplirá con ciertas especificaciones, o que se proporcionara cierta documentación. Básicamente son dos tipos de contratos que existen: de precio fijo y de reembolso de costo. CONTRATOS DE PRECIO FIJO El cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto, el precio permanece fijo amenos que el cliente y el contratista estén desacuerdo en los cambios. CONTRATO DE REEMBOLSO DE COSTO.