Boletín Gestión de Proyectos - Asociación de Estudiantes de Ingeniería Industrial
1. Puedes adquirir un
mayor conocimiento
acerca de los temas
desarrollados en los
siguientes artículos
en el PMBOK®.
GUATEMALA, 24 DE MAYO DEL 2011
Gestión de la Integración del Proyecto ¿El proyecto está muy grande? La EDT te será
muy útil
Parte esencial al emprender un proyecto es
establecer las distintas actividades cruciales para la En el desarrollo de un proyecto, según el PMBOK®
gestión de expectativas, cumplimiento de requisitos del Project Management Institute (PMI), se
y terminación del mismo. La Guía de los determinan cinco grupos de procesos: iniciación del
Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía proyecto, planeación, ejecución, monitoreo y control,
PMBOK®) considera al área de conocimiento y el proceso de cierre.
“Gestión de la Integración del Proyecto” crucial en la
unificación y consolidación del proyecto. Se Dentro de los diferentes procesos de planeación se
establecen procesos en la integración que abarcan encuentran la creación de la estructura de desglose
desde autorizar formalmente el proyecto hasta las de trabajo (EDT), que se utiliza para asignar recursos
actividades de cierre. y determinar esfuerzos necesarios para las diferentes
actividades que se llevarán a cabo en el proyecto.
Es muy importante el tener muy claro el propósito y Como base para hacer la EDT se utiliza el enunciado
objetivos del proyecto, si una empresa no posee una del alcance que nos ayuda a determinar la magnitud
idea definida del porque desea realizar el mismo, no del producto o servicio a desarrollar. La
se recomienda su desarrollo ya que esto es el punto funcionalidad de la EDT radica en dividir esa
de partida y sienta las bases en el establecimiento de magnitud en partes pequeñas (las más pequeñas se
cada una de las actividades que pueden afectar al denominan paquetes de trabajo) como tareas y
mismo, sus interesados, el correcto desarrollo y actividades a realizar a lo largo del proyecto. Las
gestión, monitoreo y control así como el cierre del unidades de estas actividades se recomienda que no
proyecto. sean menores a dos horas aunque depende de cada
proyecto en sí.
Tener en cuenta a todos los interesados, sus
expectativas y procesos de comunicación es esencial Se puede concluir de esta manera que la EDT es una
en el proyecto, de esta manera se asegura el cumplir descomposición jerárquica orientada sobre todo a los
con los requisitos de forma óptima y sin retrasos. Así, entregables y el trabajo que se realizará para
“La Gestión de la Integración del proyecto” se alcanzar los mismos. Además organiza y define el
considera un área indispensable y de mucho valor en alcance total del proyecto.
cualquier proyecto a emprender.
Por Alejandra Muralles
2. La aprobación de un listado de actividades o
cronograma, corresponde al Project manager, y se
utiliza mucho el juicio crítico y la experiencia
Por Estuardo Olmstead
Gestión de Costos
Uno de los componentes más importantes de un
proyecto es la administración de los costos; El
rendimiento de nuestra habilidad como gestores es
Por Daniel Gaitán medido por los resultados que demostremos al
manejar un presupuesto. La experiencia es la
herramienta más importante, que nos permitirá ser
Gestión del Tiempo del Proyecto hábiles en el manejo de costos. Otra herramienta
importante en la administración de los costos, es la
Para llevar un control adecuado del cronograma es ingeniería financiera, en la cual consideramos efectos
necesario que este haya sido planificado tales como la inflación, tasas de intereses; en fin el
adecuadamente. Esta planificación comenzó con la valor del dinero en el tiempo
definición y selección de las actividades. .
Las actividades son la parte más pequeña en A lo largo del proyecto surgirán inconvenientes,
respecto a tiempo. He aquí su importancia, ya que al incluso tropiezos para los cuales deberemos estar
ser tan pequeñas en 'importancia' pueden ser preparados para lograr cumplir con las metas del
obviadas o hechas rápido por salir del paso. alcance, las características del proyecto, y el tiempo
de entrega del mismo. Estos inconvenientes son
Las personas que desarrollaron el cronograma deben conocidos como contingencias y debemos de estar
de establecer las prioridades de cada actividad, así preparados para estas si no queremos perjudicar el
como su nivel de detalle. En una construcción por proyecto. Para estimar las contingencias muchos
ejemplo, no tiene la misma importancia el pintado de administradores consideran el impacto que estas
las líneas del parqueo como el cementado de las tienen en el proyecto, la probabilidad de ocurrencia
bases para la edificación; o no se requiere el mismo de esta y en base a eso es determinada. Otros
detalle para la primera mano de pintura (agua con administradores consideran la contingencia como un
cal) como para la instalación del sistema eléctrico. porcentaje de la actividad del proyecto; En el
presupuesto de los costos es necesario colocar la
Una definición concreta y correcta de los paquetes cantidad de recursos que irán destinados para estas
de trabajo y sus actividades, ayuda al equipo de eventualidades y justificar si es necesario. El éxito del
trabajo y las demás personas relacionadas con el proyecto consiste en balancear las necesidades,
proyecto, a determinar de manera más sencilla el tanto de los costos, como del alcance y tiempo del
avance del proyecto, las próximas actividades, las proyecto.
actividades urgentes, la importancia de cada Por Lourdes Romero
actividad o el desarrollo en cada una. Las actividades
pueden referirse desde eventos cortos (una reunión
con el sponsor) hasta lapsos de una semana o más.
3. Gestión de la calidad del proyecto Motivación en tu equipo
La gestión de la calidad del proyecto abarca los El equipo de trabajo es el recurso más difícil de
procesos necesarios para determinar la política de administrar. Si el equipo está motivado, éste puede
calidad, los objetivos, y las responsabilidades, que se enfrentarse a muchos desafíos y resolverlos de
implementan por medio de la planificación, el manera efectiva. Pero si tenemos un equipo
control, la garantía, y la mejora de calidad dentro del desmotivado debemos orientar el rumbo antes de
ciclo del proyecto. Los procesos de la Gestión de la que ocurra un desastre.
calidad del proyecto afectan tanto a la gestión del
proyecto como a los productos del mismo, estos son: Una característica muy importante para motivar y
dirigir el equipo del proyecto es el liderazgo. Para
1. Planificar la Calidad motivar a los demás se debe comenzar por estar
motivado uno mismo y demostrarlo en las diferentes
En este proceso se identifica los requisitos y normas situaciones, mostrando la energía y la seguridad, el
de calidad relevantes al proyecto, se determina y equipo sentirá confianza y estará convencido. De
documenta la manera en que el proyecto demostrará ésta manera el líder gana autoridad, la cual, según
el cumplimento de las mismas. Ikram Antaki, es la capacidad de obtener de los
demás algún comportamiento por simple sugestión,
2. Realizar el Aseguramiento de Calidad hacerse obedecer sin recurrir a ningún tipo de fuerza.
Para motivar al equipo pueden utilizarse diferentes
Este proceso consiste en la aplicación de actividades
incentivos, pero es importante reconocer que todas
planificadas y sistemáticas pertinentes a la calidad,
las personas son diferentes y todas reaccionan de
para asegurar que el proyecto emplee todos los
manera distinta ante los diversos incentivos que se
procesos necesarios para cumplir con los requisitos.
pueden presentar. Por lo que se recomienda no
pretender estimular a todos los miembros del equipo
3. Realizar el Control de Calidad
de la misma manera constantemente, es decir, ahora
puede utilizarse un taller o curso como incentivo. Al
Este proceso involucra la verificación de los
final de un entregable del proyecto un almuerzo para
resultados específicos del proyecto, para determinar
reconocer el esfuerzo de todos los miembros
si se cumple con las normas de calidad relevantes e
involucrados en el éxito del mismo. Alguna
identifica los modos de eliminar las causas de
recompensa monetaria, descansos, entre otros.
resultados insatisfactorios, esto con el fin de evaluar
el desempeño y recomendar cambios necesarios. Se Por Vicente Herrera
hace un especial énfasis en verificar constantemente
los siguientes aspectos: ¿Cómo mejorar la comunicación en un
proyecto?
La satisfacción del cliente.
La prevención antes que la inspección. La comunicación puede definir el éxito o el fracaso
La mejora continua. de un proyecto. Una comunicación eficaz conecta los
La responsabilidad de la dirección. diversos intereses de los involucrados en un
proyecto. Para lograr esto los directores de proyectos
Por Marisol Becerra deben construir modelos de comunicación que
contengan información clara y oportuna. Como
primer paso se debe identificar a todas las personas
4. u organizaciones impactadas por el proyecto y sus Sabiendo que es un argumento muy variable que
necesidades de comunicación, definiendo la manera requiere de la atención de todas las personas
en que se realizará dicha comunicación. Luego se involucradas en un proyecto.
debe poner la información relevante a disposición de
los interesados por medio de informes, Los riesgos siempre existirán, pero se puede
presentaciones, registros o lecciones aprendidas del aprender a controlarlos a medida que se obtienen
proyecto. También se debe trabajar en conjunto con mayores conocimientos y experiencias. De manera
los interesados para satisfacer sus necesidades y que es un tema que no solo se puede manejar bajo la
abordar problemas conforme se vayan presentando. reglas de un libro, sino se tiene que combinar con
Es muy importante que obtenga desempeño del pruebas y errores de anteriores proyectos.
proyecto con informes de estado, mediciones del
Por Oscar Oliva
avance y proyecciones, ya que con esta información
se puede comparar el plan original con el ejecutado y
se miden las desviaciones con el fin de tomar Adquisiciones en un Proyecto y la Ética
acciones preventivas o correctivas. involucrada
Por John David Adquirir recursos externos de la empresa durante el
transcurso de un proyecto es una práctica muy
Riesgos: Tema inevitable en un proyecto común que sucede sin darnos cuenta de las
implicaciones éticas que tiene tal gestión. Desde el
Se sabe que una buena planeación es clave para el comienzo de un proyecto, donde se definen los
éxito de un proyecto. Es la fase que exige mayor recursos necesarios, hasta el cierre y terminación del
estudio y cuidado para que una idea no quede mismo, la ética tiene un papel muy importante que
estancada y se pueda convertir en realidad. debe de ser recalcado y repetido al equipo de trabajo
Aplicando varias técnicas para poder plantear un de forma constante.
proyecto de la manera más viable sin que este tenga
un costo exagerado o una duración muy larga. Un Muchas veces la toma de decisiones incorrectas o
tema que también llama la atención, no solo en la favoritismo a proveedores por razones particulares,
planeación de un proyecto sino durante todo el como amistad o dinero, afectan de manera
tiempo que dure, son los riesgos asociados. Es por permanente el resultado de un proyecto y la
ello que existen muchas técnicas para predecir y integridad del equipo de trabajo, dejando así su
minimizar los mismos; pero la realidad es que estos reputación en riesgo. El concepto de ética y valores
siempre están presentes de una u otra manera. en un proyecto no es solamente a nivel interno del
equipo de trabajo sino también afecta en los
No existe una fórmula secreta para manejar a negocios futuros de la empresa, que legalmente
cabalidad todos los posibles riesgos. Puesto que puede tener repercusiones muy graves ya que
vivimos en un mundo dinámico en donde los cambios gestionar adquisiciones implica contratos legales que
se dan de una manera brusca sin previo aviso. se deben de cumplir en su totalidad.
Provocando que muchas de las variables controladas
de un proyecto se vuelvan inestables y se conviertan Por lo tanto, se debe de recordar que la ética
en posibles riesgos. Con ello no se quiere decir que siempre está presente en cosas tan pequeñas como
se debe tener miedo o evitar realizar proyectos; en en una compra de recursos que al final, puede tener
cambio se desea dar visibilidad de que no se puede grandes repercusiones sobre los interesados en el
conformar con manejar el tema de riesgos en un proyecto.
proyecto cómo un estudio que se realiza una vez. Por Anónimo