2. Attribuire la priorità
Che cosa è prioritario per la tua agenda?
La “priorità” ha due componenti:
urgenza
priorità
importanza
Dell’importanza abbiamo già parlato nell’unità
precedente; ora ci occuperemo dell’urgenza
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3. L’urgenza
Essa dipende dalle scadenze e dal tempo necessario a
concludere un compito; in senso più allargato: dipende
dalle risorse disponibili.
È più urgente:
un compito che richiede un mese di lavoro se mancano
10 gg alla scadenza e non è stato ancora iniziato
oppure un compito che richiede due giorni di lavoro se
alla scadenza ne mancano 5 gg ?
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4. Come attribuire priorità (1)
Su un diagramma come questo è
possibile posizionare gli impegni in
relazione al loro grado di urgenza e di
importanza.
Per fare ciò, occorre darsi dei criteri
Importanza
per attribuire un livello di urgenza e un
livello di importanza.
Urgenza
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5. Come attribuire priorità(2)
Immagina di poter dividere il diagramma in alta e bassa urgenza e in alta e
bassa importanza, ottenendo 4 zone come nella figura.
Importanza
Urgenza
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6. Come attribuire priorità (3)
Urgente = scadenza
Sviluppo Finire un documento
professionale importante da inviare
Pianificare nuovi Concludere e inviare
progetti un articolo Importante =
le mie finalità;
Pensare e leggere Cuocere la cena i miei valori
Importanza
Esercizio fisico
Controllare le email Riunioni di gruppi di
(di nuovo) importanza minore
Navigare in web o TV Rispondere al
Dare la cera ai telefono
pavimenti
Urgenza
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7. Come trattare le 4 zone?
1 Non esistono facili ricette su come trattare gli
impegni nelle 4 zone del diagramma
2 In generale, però, alcune regole di partenza
possono essere indicate (vedi slide successiva)
Ognuno, poi, deve capire come adattare tali
regole al contesto e al proprio bisogno
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8. Come trattare le 4 zone?
Alta importanza Alta importanza
Bassa urgenza Alta urgenza Importante
=
Importanza
le mie
Pianificare Fare finalità;
i miei valori
Bassa importanza Bassa importanza
Bassa urgenza Alta urgenza
Urgente =
Rimandare Delegare scadenza
Urgenza
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9. Il quadrante
“Alta importanza / Bassa urgenza”
È il quadrante più importante per la strategia di
utilizzo del tempo nel medio-lungo termine
Secondo alcuni, dovremmo cercare di fare in modo che
almeno il 20% del nostro tempo ricada in questo
quadrante
Se non dedichiamo abbastanza tempo a
pianificare le cose importanti, l’uso del nostro
tempo è di sola gestione dell’emergenza (ce ne
occuperemo solo quando diventeranno urgenti;
probabilmente in modo meno efficace), e nel medio
termine rischiamo di non realizzare i valori
importanti
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10. Il quadrante
“Alta importanza / Alta urgenza”
È il quadrante più importante per la definizione
delle priorità immediate
Dovremmo essere abbastanza bravi nella
pianificazione in modo tale da ridurre i contenuti di
questo quadrante a quanto riusciamo a fare in modo
efficace
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11. Il quadrante
“Bassa importanza / Alta urgenza”
Si tratta di cose che vanno fatte subito
Ma non essendo importanti possiamo valutare di:
delegarle ad altri (se possibile)
oppure di lasciare passare la scadenza se abbiamo cose
più imporanti da fare
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12. Il quadrante
“Bassa importanza / Bassa urgenza”
Si tratta di cose che possono essere lasciate in
attesa
Avendo cura di evitare che diventino “scocciature
urgenti” da gestire all’ultimo istante
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