L'Archivage de vos documents électroniques à teneur contractuelle intégré à votre CRM Salesforce.com grâce à l'application CDC Arkhineo Cloud Access for Salesforce. L'interface avec l'application Docusign for Salesforce vous permet également un archivage automatique des documents dès leur signature et cela, sans aucune intervention manuelle. Vous bénéficiez ainsi d'une solution d'archivage électronique à valeur probatoire pleinement intégrée à Salesforce.com sans aucun investissement préalable en combinant les avantages du Cloud et d'un ensemble de services de confiance numérique de haut niveau.

1. Application Cloud Access for Salesforce
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Application Cloud Access for Salesforce
CDC Arkhinéo

2. De la preuve papier à la preuve électronique
•Loi du 13 mars 2000 (modifiant le Code Civil), un document électronique signé a valeur légale sous réserve d’être : « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »
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3. Différences Archivage à valeur probante vs Stockage
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L’archivage
-Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires - Indexation automatique selon des critères métier
-Garantie d’intégrité (empreintes, scellement) -Date certaine
-Exploitation à long terme
-Validité de la preuve -Migration des médias
Le stockage
- Enregistrement « non structuré » de données sur un support informatique en vue d’une utilisation courante - charges afférentes laissées à l’utilisateur - pas d’intégrité - pas de date certaine
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4. Pourquoi archiver ses données ?
•Faire face aux obligations légales de conservation (long- terme),
•Retrouver immédiatement un document parmi des milliers (audit, contrôle fiscal/Urssaf, contentieux),
•Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.),
•Supprimer les risque de perte/destruction,
•Partager l’accès aux données en fonction des droits.
•Eviter toute suspicion de manipulation.
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5. Pourquoi archiver ses données chez un tiers ?
•Eviter les investissements (licences, matériel) et les couts récurrents (maintenance, administration),
•Assurer l’évolution des moyens (matériels, medias, réseau, logiciel) pour faire face :
–aux pannes et à l’obsolescence technologique,
–aux évolutions légales et normatives,
–au maintien de la valeur probante dans le temps
•Ne pas avoir à réinvestir,
•Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) :
–la preuve est conservée par un tiers,
–pas de suspicion de manipulation.
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6. Quels types de documents sont archivés ?
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Dossiers de travail
Rapports généraux
Comptes certifiés
PV de recette
Contrats de prestation
Certif Conformité
Banques / Finances Assurances Contrats de souscription (produits épargne, Crédit conso etc.) Dossiers clients Réclamations clients
BTP
Plans
Certif Conformité
Contrats
Etats comptables
Sociétés de service
Professions réglementées
Documentation
technique
Documents de traçabilité
Industries
Collectivités
Contrôle de légalité
Appels d’offres
Dématérialisés
Flux Hélios
Documents spécifiques au coeur de métier
Documents généraux
factures
Bon de commande et livraison
Docs comptables (FEC..)
Contrats
Bulletin de salaires
Courriers recommandés
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7. Quels engagements ?
•Le tiers archiveur supporte les risques à la place de ses clients et garantit :
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CONSERVATION DURABLE DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES
INTEGRITE DES DONNEES
REVERSIBILITE
ACCES EN LIGNE AUX DOCUMENTS ARCHIVES
Obligation de résultats
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8. Conformité
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La Législation (Lois, décrets et règlements)
•Code Civil  Droit de la preuve (Article 1316 et s.)
•Code Général des Impôts  Facturation (Art 289), Tenue de la comptabilisé de façon informatisée (Art… …)
•Code Commerce  Tenu et conservation des Livres-journaux (Art…)
•Code des Marchés Publiques
La Jurisprudence
•Cour d’appel de Nancy du 14 /02/2013 : infirmant décision Tribunal d’Epinal qui ignorait l’Art 1316-1 du Code Civil). Le fichier de preuve permet de rattacher l’avenant au contrat de crédit à la consommation à son bénéficiaire,
•Cour de Cassation du 4 /12/2008 : infirmant décision Cour d’Appel de Reims (le fichier fournit par CNAM de la Marne et annoncé comme « preuve » n’était pas « intègre »).
Le respect des Normes en vigueur dans la profession Norme AFNOR NF 42-013
•Le contexte juridique en France :
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9. Conformité
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Conception et exploitation du S.A.E Juin 2010, le service d’archivage de CDC Arkhinéo a été attesté conforme à la Norme NF Z42-013 révision 2009 au niveau de sécurisation « renforcé » par une société de conseil et d’audit.
Archives publiques Le 29 Septembre 2010, le service d’archivage de CDC Arkhinéo a obtenu l’agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilité.
Processus de développement correspondant aux standards de l’industrie du logiciel.
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10. Les 3 objectifs de la dématérialisation
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Gains de productivité/économies d’échelle
 Documents générés en grande quantité (ex : factures, bulletins de salaire, souscriptions en ligne, courriers RAR sortants etc.)
Meilleure sécurité juridique  Documents à forte « incidence » en termes de responsabilité pour l’entreprise et le dirigeant (ex : documentations de maintenance, bons de livraison, PV de recette, certificats de conformité, courriers RAR sortants etc.)
Développement durable  Documents générés en grande quantité et donc à forte « incidence » en termes écologique (déforestation/eau pour consommation papier, empreinte CO² de la distribution etc.)
•Les entreprises et collectivités recherchent :
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11. L’application
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12. Objectifs de l’application
–Archiver les documents électroniques liés aux processus clients (contrats etc…) «via le cloud » à partir d’objets spécifiques ou des objets standards du CRM Salesforce.com, grâce à une solution répondant aux contraintes de conformité légale et règlementaire (recevabilité de l’écrit électronique comme preuve), complètement intégrée au CRM Salesforce,
–Permettre l’accès aux documents archivés par les utilisateurs directement, depuis le CRM Salesforce,
–Produire des attestations d’archivage contenant l’ensemble des éléments de preuve associés (date certaine, empreintes, scellement, etc.),
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13. Objectifs de l’application
–Disposer de rapports permettant d’assurer le suivi des archives (journal, pointage des acquittements, suivi des accès, etc.),
–Bénéficier de la plateforme d’archivage à valeur probante de CDC Arkhinéo et de ses infrastructures situées en France via une application simple, rapide à configurer et sans investissement (licence, matériel, etc.),
–S’adapter au contexte (objets métier personnalisés, Métadonnées personnalisées) et s’intégrer complétement à Salesforce.com sans développement,
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14. Objectifs de l’application
–Pouvoir s’interfacer avec d’autres applications installées dans l’organisation Salesforce (ex.: réception de fichiers générés et/ou signés électroniquement par une application « amont »,
–Permettre aux équipes informatiques ou à un intégrateur partenaire de concevoir une interface de versement automatique depuis un applicatif métier via la réalisation d’une couche de « mapping » des Métadonnées (avec notre plateforme).
 Réponse au problème des données personnelles : Patriot Act.
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15. Organisation de l’Application
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16. Organisation de l’Application
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17. Organisation de l’Application
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18. CFECA – Architecture applicative
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19. Le processus
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20. Le processus
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21. Les applications partenaires
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22. •L’archivage électronique de documents générés par d’autres applications :
–Protect & Sign for Salesforce (OPENTRUST)
•Signature électronique de documents divers liés à la relation clients (contrats etc.).
–SoFacto (DEVENSON)
•Génération de factures électroniques à partir des Opportunités, et imputation des règlements
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Les applications partenaires
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23. Le modèle économique
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24. Le modèle de tarification
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Mise en service
•Aucun coût (ni d’investissement : licence, matériel etc.).
•Sauf dans le cas de la solution « Hybride » (Versement direct en HTTPs + Consultation via Application CFE Cloud Access) = En fonction du contexte (Métadonnées).
Abonnement
•35€ HT par user et par mois (y/c 1 Go par user + 1 Go pour l’Org.) jusqu’à 10 users,
•29€ HT par user et par mois (y/c 1 Go par user + 1 Go pour l’Org.) au delà de 10 users.
•19€ HT par user et par mois (1 Go pour l’Org.) si consultation uniquement.
Extensions de volume
• 1 Go = 20 € HT par mois (pour l’Org.),
• 10 Go = 90 € HT par mois (pour l’Org.) soit 15 € HT par Go et par mois,
•100 Go = 600€ HT par mois (pour l’Org.) soit 6 € HT par Go et par mois,
•500 Go = 1.700 € HT par mois (pour l’Org.) soit 3,4 € HT par Go et par mois.
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25. Références
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Clients
Partenaires
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26. Dématérialisation des processus de relation clients (Salesforce.com)
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Références partenaires :
Références clients :
Cas d’usage :
•Contrats, conditions générales
•Bons de commande
•Etats des lieux, compromis vente
•Mandats SEPA
•Crédit (conso, LOA, LLD)
•Opé caisse (retraits, versements, chéquier etc.)
Eléments clés :
•Volumes : 9 294 498 en 2013 (+66%)
•Art 1316-1 Code Civil
•Délai souscription -66 à -86%
•Taux transformation +30 à +35%
•Traçabilité, productivité
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27. Les usages
•Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d’épargne
•Souscription via web ou sur le lieu de vente (tablettes) de crédits à la consommation
•Souscription assistance voyage via web ou sur le lieu de vente (tablettes)
•Opérations en agence (tablettes) retraits et versement d’espèces, retrait de chéquier, au guichet
•Vente par enregistrement vocal
•Envoie de notices d’information périodique/rapports d’activités de fonds aux clients
Objectifs
•Meilleure sécurité juridique/Conformité
•Traçabilité des actions
•Simplification des processus
•Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%)  e. g. Taux de transformation de 56% atteint en 20 jours au lieu de 60 jours
•Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%)
•Amélioration de la productivité
•Amélioration des conditions de travail
•Remontée d’information aux organes de contrôle (TRACFIN sur les opérations de caisse, ACP etc.)
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La dématérialisation en action : secteur bancaire
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28. Les usages
•Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) de produits d’assurance :
•Protection juridique
•Dépendance
•Accidents de la vie
•Assistance voyage
•Modifications contractuelles via web ou sur le lieu de vente (tablettes) :
•Arbitrage Euros vs Unités de compte sur Assurance Vie
•Changement clause bénéficiaire
•Envoie d’avenants de mise à jour des conditions particulières
•Notification de confirmation de lignes d’assurance crédit à l’export
•Dossier assurance emprunteur
•Mandat SEPA (SDD)
Objectifs
•Meilleure sécurité juridique/Conformité
•Traçabilité des actions
•Simplification des processus
•Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%)
•Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%)
•Amélioration de la productivité
•Réduction couts affranchissement
•Amélioration des conditions de travail
•Remontée d’information aux organes de contrôle (ACP etc.)
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La dématérialisation en action : secteur assurance
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29. Les usages
•Souscription via le web ou sur le lieu de vente (tablettes) du contrat de financement (crédit conso, LOA, LLD)
•Commande du véhicule
•Prêt du véhicule (pour essai)
•Opérations de rappel d’urgence
•Mandat SEPA (SDD)
Objectifs
•Meilleure sécurité juridique
•Traçabilité des actions
•Simplification des processus
•Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%)
•Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%)
•Amélioration de la productivité
•Amélioration des conditions de travail
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La dématérialisation en action : secteur automobile
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30. Les usages
•Mandat de vente
•Compromis de vente
•Fiche de visite
•Contrats de location
•Etats des lieux
•Mandat SEPA (SDD)
Objectifs
•Meilleure sécurité juridique/Conformité
•Traçabilité des actions
•Simplification des processus
•Réduction des délais de traitement (-66 à - 85%)
•Augmentation du taux de transformation (+30 à +35%)
•Amélioration de la productivité
•Amélioration des conditions de travail
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La dématérialisation en action : secteur immobilier
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31. Testez gratuitement l’application durant 30 jours
https://sites.secure.force.com/appexchange/listingDetail?listingId=a0N30000009w2pAEAQ
www.cdcarkhineo.fr
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32. Merci de votre attention
CDC Arkhinéo
120-122 rue Réaumur
75002 Paris
Tél : +33/(0)1 78 09 39 10
www.cdcarkhineo.fr
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