Este documento describe los principales conceptos relacionados con la gestión de documentos electrónicos en el Modelo Estándar de Control Interno. Explica que las organizaciones deben retomar el control sobre la información mediante la formación del personal, la definición de una política de información y el establecimiento de un modelo organizativo para gestionar la información electrónica. También destaca la importancia de aplicar el MECI para prevenir riesgos, generar información adecuadamente y asegurar la información como parte de la gestión de documentos electrónicos.

1. LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS EN EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Carlos Alberto Zapata Bibliotecólogo y Archivista ULS Master en Docencia ULS [email_address]

2. GESTION DE LA INFORMACION ELECTRONICA

8. LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS

9. Información y modelo operativo LA INFORMACION ELECTRONICA Adaptación del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS ( 2002). Preservación y protección Continuidad del Negocio Administración de la relación con el cliente - CRM Administración de la relación con proveedores, clientes y socios Gestión del Cambio Resolución de las necesidades del cliente (usuario/ciudadano) TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Aprovechamiento de la información Integración de la información Acceso Aseguramiento de la información Centros y Unidades de Información (Archivos, Bibliotecas, C. de Documentación) G e s t i ó n d e i n f o r m a c i ó n Política de Información Administración del negocio Estrategia de Información Áreas del Negocio

12. EL REGISTRO ELECTRONICO Un REGISTRO ELECTRONICO se podría definir como cualquier información electrónica (documento) emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que es proyectada (iniciada) hasta su perfeccionamiento, gestionada durante todo su ciclo de vida de manera electrónica y que se conserva como un TODO , junto con los demás datos e información con los cuales esta vinculado, a través de meta datos adecuadamente estructurados y preservados.

15. EL DOCUMENTO ELECTRONICO Solo un porcentaje de los registros electrónicos gestionados por una organización, contiene DOCUMENTOS ELECTRONICOS

16. EL DOCUMENTO ELECTRONICO Un DOCUMENTO ELECTRONICO es cualquier información gestionada desde su origen a través de sistemas electrónicos, emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que éste es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con todos los requisitos técnicos, jurídicos y administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administración y frente a terceros, y que se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva electrónicamente durante todo su ciclo de vida

22. LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI

24. LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI

25. LA GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS EN EL MECI Decreto 1599 de 2005 , adopta el MECI 1000:2005, sus generalidades y estructura para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno … NTCGP 1000:2004. L a entidad debe establecer, documentar , implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad … Ley 594 de 2000. L a entidad debe establecer, diseñar, implementar y mantener un programa de gestión de documentos…

26. RIESGOS EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS

27. EL MECI EN LA GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para prevenir, detectar y corregir RIESGOS en la GD Procedimientos para la generación y registro adecuado de información Procedimientos para el aseguramiento de la información MECI Y GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para el seguimiento de la gestión del documento

28. El MECI EN LA GESTION DOCUMENTAL Cumplir funciones con base en el marco legal sobre archivos Verificar y evaluar cumplimiento del marco legal sobre archivos OBJETIVOS DEL CONTROL SOBRE LA GESTION DOCUMENTAL Cumplir la misión, proteger los recursos de información y administrar los riesgos

31. GESTION DE LA INFORMACION ELECTRONICA

33. Gestión de Registros / Gestión de Documentos GESTION DE LA INFORMACION ELECTRONICA Integrar los meta-datos asociados al documento (de contenido, de contexto, del productor, del proceso, etc.) Almacenamiento y preservación Creación Información estructurada Conservación Acceso al documento Disposición G e s t i ó n d e D o c u m e n t o s G e s t i ó n d e R e g i s t r o s Implementación de un entorno colaborativo Valoración de los documentos y criterios de preservación