El documento describe la visita realizada al Archivo Central del Departamento para la Prosperidad Social. Se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá y está dirigido por Mireya Roa Cantor. El archivo se encarga de organizar, conservar y poner a disposición de los usuarios los documentos producidos y recibidos por la entidad durante su ciclo vital. Entre sus funciones se encuentran la clasificación de series documentales como contratos, actas y resoluciones; y el uso de herramientas tecnológicas como el sistema de gestión documental Or

1. UNIDAD III
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN
EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MAYERLY PULIDO DÍAZ
VIVIANA MARTÍNEZ CERVERA
LADY CAROLINA SÁNCHEZ BERMÚDEZ
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA –CIDBA.
GESTIÓN DOCUMENTAL I G2
2013

2. CONTENIDO
CONTENIDO
OBJETIVOS ………………………………………………………………
INTRODUCCION ………………………………………………………………
1. Visita de un archivo en una Entidad Pública “Departamento para la Prosperidad Social”. Analizamos:
1.1 Organización de la Documentación………………………………
1.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental………………….
1.3
Identificación
de
las
etapas
o
fases
Documentos……………………………………………………
1.4. Identificación y explicación (personal) los conceptos:
Archivo Total……………………………………………………………..
Ciclo Vital de los Documentos………………………………………..
Principio de Procedencia………………………………………………
Principio de Orden Original……………………………………………
Folio………………………………………………………………………
Legajo……………………………………………………………………
Fondo……………………………………………………………………
Subfondo……………………………………………………………….
Serie……………………………………………………………………..
del
ciclo
Vital
de
los

3. Subserie………………………………………………………………….
Tipo Documental……………………………………………………….
Tablas de Valoración…………………………………………………..
Tablas de Retención Documental……………………………………
Valor Primario……………………………………………………………..
Valor Secundario………………………………………………………..
1.5. Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios
y secundarios………………………….
1.6. Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental……………….
1.7. Documentos que se deben eliminar en las
archivados………………………………………………………………..
Oficinas,
que
no
1.8. Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos …………………….
1.9. Organización de los documentos dentro de las carpetas………
1.10. Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas……
son

4. 1.11. Explicación de:
a) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo de
Gestión de la entidad visitada:
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final de documentos………………………….
b) Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad
visitada en el Archivo Central :
Organización……………………………………………………
Consulta…………………………………………………………
Conservación………………………………………………….
Disposición Final de los documentos………………….
c) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada,
en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos
(organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)…………
1.12. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera
en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final de
conservación o eliminación………

5. 2. Visita de un archivo
Analizamos:
en una Entidad Privada “Equión Energía Limited”.
2.1 Organización de la Documentación………………………………
2.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental………………….
2.3 Identificación de las etapas o fases del ciclo Vital de los
Documentos……………………………………………………
2.4 Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus
valores primarios y secundarios………………………….
2.5 Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental……………….
2.6 Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son
archivados………………………………………………………………..
2.7 Resumen: de cómo
documentos…………….
se
lleva
a
cabo
la
foliación
2.8 Organización de los documentos dentro de las carpetas………
2.9 Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas……
de
los

6. 2.10 Explicación de:
a) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en el Archivo de
Gestión de la entidad visitada:
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final de documentos………………………….
b) Los Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad
visitada en el Archivo Central :
Organización……………………………………………………
Consulta…………………………………………………………
Conservación………………………………………………….
Disposición Final de los documentos………………….
c) Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada,
en el Archivo Histórico (si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos
(organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos)…………
2.11 Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos que se genera
en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS, hasta su etapa final de
conservación o eliminación………

7. 3. Lectura del Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo
de 2013, investigue en la entidad pública:
a) ¿Qué importancia tiene esta norma para el país?
b) Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión Documental a la luz de
ese nuevo Decreto?
4. Cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión
Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la
Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.
5. Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el
contenido del mencionado Decreto?
6. Resumen de los Acuerdos 003. 004 y 005 de marzo 15 de 2013.
CONCLUSIONES………………………………………………………………
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………

8. OBJETIVOS

Comprender la formación de los archivos
según el ciclo vital de los documentos.

Reconocer las clases de archivos de
acuerdo con su organización.

Identificar las diferentes clases de
archivos en sus distintas fases de
formación.

Valorar la función e importancia
administrativa, jurídica y testimonial de los
archivos.

Identificar los procesos del Programa de
Gestión Documental que se desarrollan
en cada etapa de la formación de los
archivos

9. INTRODUCCIÓN
La función Archivística ha ido desarrollando estrategias para el
manejo, control y organización adecuados de la información que
administra. De ahí que sea necesario para los estudiantes de
Ciencia de la Información, la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, tener claridad sobre el significado de cada uno de los
conceptos que la componen y reconocer cada una de las etapas
o fases de formación de los archivos.
El siguiente trabajo pretende de forma práctica hacer una
descripción del ciclo vital de los documentos, identificar los
procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan
las entidades visitadas, conocer las series, subseries y tipos
documentales que producen el ejercicio de sus funciones y
establecer los valores primarios y secundarios de esta
documentación.
De la misma forma trataremos el Decreto 2609 de 2012 y los
Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013, como instrumento
normativo moderno, que se ajusta a los requerimientos de la
gestión documental.

10. 1.Visita de un archivo en una Entidad Pública “Departamento para
la Prosperidad Social”. Analizamos:
DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL
El Archivo Central de la Entidad Pública se encuentra ubicado en
la:





Calle: 17 A No. 69F-75 Zona Industrial de Montevideo.
Teléfono: 292 78 21
Fax: 292 67 18
Email: gestiondocumental@dps.gov.co
Líder de archivo: Mireya Roa Cantor

11. COMENTARIO
Área de Gestión y Administración Documental, organizada entre otras
mediante Resolución 0787 del 30 de septiembre de 2005, época en que la ley
594 de 2000 Ley General de Archivos en Colombia, hacía referencia para
que en cada Institución Pública existiera un Área responsable de aplicar la
política archivística de forma estructurada, y en cumplimiento de la
mencionada resolución, se levanto el Instructivo Sistema de Gestión
Documental, adoptado en ese entonces para la Agencia Presidencial
Acción Social y la Cooperación Internacional, hoy “DPS” que se realizó para
orientar y ser de estricto cumplimiento sobre las pautas para la producción,
clasificación y organización de los documentos, así como el manejo de la
correspondencia, dando acatamiento a la Ley General de Archivos 594 de
2000, Acuerdo 060 de 2001 relacionado con la administración de
comunicaciones oficiales en las entidades Públicas, y demás disposiciones
emitidas en materia Archivística, Acuerdo 042 de 2002 así como la aplicación
de las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas por el Archivo
General de la Nación (AGN), para la organización de los archivos existentes
en las Dependencias del Nivel Nacional y Territorial.

12. 1.1 Organización de
la Documentación
La labor de organización de los fondos
acumulados se realizo por el establecimiento
del nivel de organización de la documentación
y por la reconstrucción de la historia
institucional, la elaboración de un Plan
Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan
enmarcado en las normas y principios
archivísticos.
El establecimiento del nivel de organización se
logró mediante la elaboración de un
diagnóstico, para lo cual se dispuso de un
formato que permitió la recolección progresiva
de datos sobre la administración, estado de
conservación y nivel de organización de la
documentación. El conocimiento previo de
estos aspectos facilitó la labor de organización
tanto en la etapa de planificación del trabajo
como en la etapa de ejecución del mismo.

13. 1.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental
Preguntas:
1. ¿Qué hacen en el Archivo Central?
Es un lugar donde se resguardan, custodian, conservan y circulan los
documentos que registran actividades realizadas por las unidades
administrativas de la entidad.

2. ¿Qué es conservar?
Es Mantener algo o cuidar de su permanencia. Nos ocupamos para
conservar en óptimas condiciones los documentos de carácter
administrativo que se transfieren. Se aplican procedimientos para
controlar los factores que deterioran los documentos (humedad, luz,
temperatura, contaminación, bacterias, hongos, etc.).


14. 3. ¿Con que mobiliario cuenta el archivo Central?









24 computadores marca DELL y HP
8 Scanner marca Kodak.
5 impresoras marca HP
6 Teléfonos
Estantería metálica
32 Escritorio y sillas
5 archivadores de los pequeños
12 mesas especiales para trabajar en archivo
5 impresoras Zebras
4. ¿Con qué Software y Hardware cuenta el archivo?
Cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado Orfeo, sistema
que le permite a la entidad acceder fácilmente mediante cualquier
navegador atreves de internet o intranet para gestionar la trazabilidad
de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de
documentos físicos. Y la mayoría de hardware son equipos HP, DELL y
KODAK.

15. 5. ¿Cuál es el perfil de quienes laboran en el archivo Central? ¿cuáles son
sus funciones?
Profesional, tecnólogo, técnico y operativo.

ANDREA BENAVIDES VEGA: Profesional en Administración de Empresas, Líder
MERY ALEXANDRA CACERES: Profesional en Ciencia de la Información y la
documentación, Bibliotecología y Archivística, encargada de las tablas de
retención documental TRD.
MAYRA ALEJANDRA LUNA: Auxiliar de archivo, clasificar, organiza y ordena la
documentación.
FERNANDO ROA: Encargado de Digitar, radicar, y digitalizar.
YENNY CAROLINA MONDRAGON: Es la persona encargada de alimentar los
expedientes de acurdo los documentos recibidos.
LUZ MARINA DIAZ: Estudiante de Ciencia de la información, encargada de la
atención a las consultas.
MAICOL BOLIVAR: Encargado de organiza, depurar y encarpetar por series.
Y 22 personas aproximadamente encargadas de foliar, clasificar, inventariar y
rotular las carpetas y cajas.

16. 
6. ¿A qué le llaman serie documental?
A las unidades documentales que bien pueden ser simples o complejas
(diferentes). Documentación producida y recibida por las oficinas.
7. ¿Qué serie identifica?
Contratos, Convenios, Informes,
Historias
Laborales,
Actas,
Resoluciones,
Expedientes,
Acciones
Constitucionales,
Certificaciones, Derechos de
Petición, Respuestas, Registros
de
comunicaciones,
Constancias, etc.
8.
¿Que
información?
es
resguardar
Es duplicar la información de
nuestra computadora, a un
medio electrónico.

17. 
9.
¿Qué
funciones
cumplen los archivos?
Dos son las funciones básicas que
cumplen los archivos: el servicio a
la investigación y el servicio a los
administrados.
Partiendo
de
esa
premisa
podemos afirmar que los principios
y su desarrollo normativo son: por
un lado la conservación del
patrimonio
documental
como
testimonio y memoria de la Historia
de una Nación y por otro, la
transparencia y eficacia de la
Administración Pública en el
desarrollo de sus actuaciones y
procedimientos administrativos.

18. 
10. ¿Qué vía debemos considerar para la protección de los
documentos públicos durante todo su ciclo vital, a fin de que
cuando sean requeridos cumplan con su función de información?
Una de las vías más eficaces para lograr la protección de los
documentos públicos, es la legislación archivística por lo que debería
de ser una tarea impostergable de todos los gobiernos contar con
normas eficaces dirigidas a los diversos aspectos de la archivística y los
documentos.
Por lo tanto, será necesario tratar de mantener una legislación
coherente y actualizada acorde con los cambios tecnológicos de los
últimos tiempos; el interés de los gobiernos de todo el mundo que
guardan estrecha vinculación con los archivos, como: la transparencia
de la función pública y el acceso a la información, la rendición de
cuentas documentada, el gobierno electrónico, la ética pública, etc.
En conclusión, los profesionales de la archivística, deben tener claro
que lo aprendido en clase es sólo la base teórico metodológica, pero
que la realidad es más que eso, que deben actualizarse según las
exigencias del entorno.

19. 
Identificación de las etapas o fases del
ciclo Vital de los Documentos
Primera Fase: Archivo de Gestión
Conformados
por
los
documentos
producidos por una oficina durante su
gestión; son documentos activos, en
circulación, resguardados y organizados por
la misma oficina productora,
Segunda Fase: Archivo Central
Se reúnen y se protegen por un tiempo
prudencial, los documentos que han
cumplido el trámite que los originó y que son
transferidos por las oficinas desde sus
archivos de gestión para ser consultados de
forma semi-permanente. Transferidos y
determinados por las TRD de cada oficina.
Tercera Fase: Archivo Histórico
Pasado su tiempo de retención en la fase de archivo central, pasa luego a su selección y
valoración, para resguardar de forma permanente por el valor histórico que representan
para la investigación, la extensión y la formación. Para conservar su integridad, su orden
de producción natural y su procedencia.

20. 2. Identificación y explicación (personal) los conceptos:
Archivo Total
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.

Ciclo Vital de los Documentos
Describe en que etapa del ciclo se encuentra la unidad documental
identificada: Archivo Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Principio de Procedencia
Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole recibidos
o generados por una unidad responsable, área, oficina o por una persona moral
y física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la
base para la recuperación de información contenida en los archivos.

Principio de Orden Original
Los documentos “deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones
que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los
manejo”.


21. Folio
Pieza documental numerada que forma parte de un documento de
archivo o expediente.

Legajo
Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

Fondo
El fondo se denomina con el
nombre completo de la Entidad
Productora
(Institución
o
Persona).
Subfondo
Subdivisión del fondo consistente
en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se
corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institución u
organismo que lo origina, y
cuando esto no es posible, con
agrupaciones
geográficas,
cronológicas, funcionales
o
similares
de
la
propia
documentación.


22. Serie
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneo, emanado de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
Ejemplo Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subserie
División o divisiones de una serie documental con el propósito de
delimitar de una forma más clara el conjunto de unidades
documentales que hacen parte de la misma.

Tipo Documental
Unidad Mínima que reúne todas las características necesarias para
ser
considerada
documento. Son
ejemplos
de
piezas
documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Tablas de Valoración
Se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna
tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su
disposición final.


23. Tablas de Retención Documental
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Valor Primario
Es
el
que
tienen
los
documentos mientras sirven a
la institución productora y al
iniciador,
destinatario
o
beneficiario del documento.
Es decir a los involucrados en
el tema o en el asunto.

Valor Secundario
Es el que interesa a los
investigadores
de
información
retrospectiva,
surge una vez agotado el
valor
inmediatamente
anterior o primario. Los
documentos que tienen este
tipo de valor se conservan
permanentemente.


24. Explicación
concepto:
personal
de
cada
Archivo Total
Es el que hace referencia a todos los
soportes documentales y al proceso
integral de la formación del archivo
en su ciclo vital. Producción o
recepción,
distribución,
consulta,
retención,
almacenamiento,
preservación y disposición final.

Ciclo Vital de los Documentos
Son la etapas sucesivas de la vida de
los documentos, desde su producción
o recepción en las dependencias y
oficinas, conservación temporal hasta
su eliminación o integración al Archivo
Histórico.

Principio de Procedencia
Establece
que
los
documentos
producidos por una institución
u
organismo que no deben mezclarse
con los de otros. Consiste en mantener
agrupados
los
documentos
de
cualquier naturaleza, recibidos o
generados por un organismo público
o privado determinado, sin mezclarlos
con otros.


25. Principio de Orden Original
Por ejemplo:
DOCUMENTO

-Orden de pago
-Autorización de pago
-Contrato
-Póliza
ORDEN
8 de enero 2002
15 de febrero 2002
20 de febrero 2002
10 de marzo 2002
Folio
Es el documento que forma parte de un expediente.

Legajo
Documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Fondo
Por ejemplo:

TIPO DE FONDO
Fondo generado por
Institución
Fondo
generado
personas
DENOMINACION
- Departamento para la Prosperidad
Social - DPS
por - Inmobiliaria Pedro Gómez y Cía

26. Subfondo
Subfondo o Sección es una de
corresponden a un fondo. Ejemplo:

las
dependencias

Fondo: Departamento para la Prosperidad Social

que
Subfondo: La dependencia, Secretaria General.
Serie
Se refieren a documentos administrativos que son comunes en
todas las dependencias, también conocidos como documentos
Facilitativos, ya sea por información, consulta o trámite.

Subserie
Son subdivisiones que se general a partir de la serie documental.


27. Tipo Documental
Unidad Documental Simple, con características internas y externas que lo
definen y distinguen como tal.

Tablas de Valoración
Son el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que
presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales
con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y
los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Tablas de Retención Documental
Es una guía o instructivo archivístico creado para el manejo de la
documentación en una empresa o entidad.

Valor Primario
Es el que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede
ser legal, jurídico, administrativo y contable.

Valor Secundario
El que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y
tiene utilidad histórica y social.


28. 
Ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos
por sus valores primarios y secundarios
Valor primario. Aquel que tiene el documento a partir de su
creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y
contable.
Ejemplos:
Programas o proyectos de trabajo
Documentos técnicos, como guías
Instructivos
Manuales
Valor secundario. Es aquel que adquiere el documento una vez
que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social.
Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas,
informes.

29. 4. Ejemplos de Serie, Subserie, y Tipo Documental
CONCEPTO
SERIE
EJEMPLOS
ACTAS
CONTRATOS
SUBSERIE
Acta
Reuniones
TIPO
DOCUMENTAL
Listado y anexos
INFORMES
de Contrato de Prestación de Informe a organismos de
Servicios
control
Hoja de vida
Plan de mejoramiento
5. Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son
archivados.
Los documentos de poyo informativo, así como aquellas carpetas
integradas por documentos sueltos de control interno temporal como:

- Los controles de correspondencia de entrada y salida, con excepción
de los minutarios que integran los documentos, correspondencia y
oficios firmados por el mismo funcionario.

- Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.

30. 
- Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se
encuentran en un expediente de archivo, tales como los que reúnen copias
de talonarios de faxes, de fotocopias, para registrar entrada y salida del
personal entre otras.


- Las carpetas con copias y fotocopias de diversos temas.
- Las carpetas que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio
o dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí.

- Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

- Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte del
documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de
documentos que no reflejan una acción o tramite.
En cuanto a disposición final de los documentos de apoyo informativo y de
control interno temporal, al igual que de otros no considerados como
documentos de archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los
archivos en lo que corresponde a levantamiento de inventario, transferencia al
archivo de concentración y autorizaciones de baja por parte del grupo del
Archivo Central, Oficina de Tecnología o de las Instituciones normativas.

31. 6. Resumen: de cómo se lleva a cabo la
foliación de los documentos.
En esta visita observamos que para foliar la
documentación debe estar depurada, se
deben retirar duplicados idénticos, folios en
blanco y documentos de apoyo. Se deben
ordenar
en
orden
cronológico,
correspondiendo
al
primer
folio
del
documento que dio inicio al trámite, iniciando
con el numero 1 y con la fecha más antigua.
En el caso de series documentales simples la
foliación,
se
ejecutada
de
manera
independiente por carpeta, tomo o legajo.
Pero cuando son series documentales
complejas (Contratos, historias laborales etc),
cada una de estas carpetas tendrá una sola
felicitación de manera continua, y si se
encuentra repartida en más de 2, 3
expedientes la foliación se ejecutara de forma
tal que la segunda y/o tercera será la
continuación de la primera.

32. 7. Organización de los documentos dentro de las carpetas
Se almacena en carpetas de conservación; es decir al abril la carpeta
debe encontrarse el primer documento que género el trámite y al final
de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se
evidencia el desarrollo de los trámites. Documentación que deberá
estar libre de material metálico, como ganchos de cosedora, clic,
entre otros. Y guardadas en cajas de conservación de izquierda a
derecha.

33. 
Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas

34. 
Datos que deben tener la etiquetas de las cajas

35. 9. Explicación de:
a). Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en
el Archivo de Gestión de la entidad visitada:

Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Distribución: Actividades tendientes
documentos lleguen a su destinatario.

Trámite: Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución,
como parte integral de los procesos archivísticos.
a
garantizar
que
los

36. 
Consulta: Acceso a un
documento o grupo de
documentos con el fin de
conocer la información que
contienen.

Conservación: Conjunto de
medidas
preventivas
o
correctivas,
adoptadas
para
garantizar
la
integridad física y funcional
de los documentos de
archivo,
sin
alterar
su
contenido.

Disposición
final
de
documentos: Selección de
los
documentos
en
cualquier etapa del ciclo
vital, con miras a su
conservación
temporal, permanente, o a
su eliminación conforme a
lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o
Tablas
de
Valoración
Documental.

37. b. Los Procesos del Programa
de Gestión Documental que se
desarrollan en la entidad
visitada en el Archivo Central:

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final
documentos
de
los

38. 
Organización:
El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias
documentales primarias en las unidades de conservación
(carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y realiza el cotejo.
Luego ubica los documentos de acuerdo con la estructura
orgánica y conforme a las TRD. Adopta los sistemas de ordenación
que permiten ubicar: secciones, subsecciones series y subseries
para velar por la correcta organización e instalación de las
unidades de conservación y almacenamiento.
A partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el
inventario general de documentos con todos los elementos que
facilitan la localización de los mismos y de ser necesario elabora los
instrumentos de consulta requeridos.
Aplicando el procedimiento establecido en la TRD; en primera
instancia archivará las series documentales hasta que se cumpla la
fecha establecida.

39. 
Consulta:
Cuando el Usuario interno o externo hace una consulta
sobre un asunto o documento, se le orienta al usuario
sobre el procedimiento para acceder a los fondos
documentales y se le informa sobre el Reglamento de
Consulta de la Entidad.
Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe
cumplir para acceder a la consulta de los documentos.
Sobre la condición de prudencia y se le facilita el
acceso a otra fuente o soporte.
Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta
para suministrar la información, de ser necesario se
diseñan e implementan servicios de archivo.
El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio
de documentos y atiende a las instrucciones para el
acceso, la utilización y reproducción de los
documentos. Y La Dependencia registra el préstamo
en la planilla de préstamo, o en la base de datos,
dejando constancias (testigos) en los espacios de los
documentos prestados. Además se hace el control de
la devolución.

40. 
Conservación:
En este proceso el Archivo Central debe garantizar las condiciones
mínimas orientadas a la protección de los documentos, el
establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El
almacenamiento
de
documentos
consiste
en
guardar
sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de
conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación
del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes
acciones:
Diagnóstico integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastres.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de áreas y documentos.
Control de plagas.

41. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación
(Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de
mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y
almacenamiento).
Apoyo a la reproducción.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantación de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
Además de definir la conservación permanente de una serie se
debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de
reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información,
evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales
pueda facilitar su deterioro.

42. 
Disposición final de documentos:
Para este proceso cada dependencia de la entidad con el aval
del comité de archivo identifica y determinan la disposición final de
las series y subseries documentales con base en la tabla o en los
asuntos de la tabla de valoración documental.
El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o
digitalización, en los términos establecidos en la TRD o TVD o para
los casos requeridos.
Aplica metodología y criterios básicos para la microfilmación y/o
digitalización. Verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las
series y subseries; como también aplica metodología y criterios
básicos para la eliminación de documentos.
El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries. Realiza la
valoración correspondiente, en los términos establecidos en la TRD
o TVD de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad,
aplicando metodología y criterios básicos para la selección
documental.

43. 
c): Los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en la entidad visitada, en el Archivo Histórico
(Archivo General de la Nación – AGN) son:
Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos
El Archivo Central transfiere los documentos de archivo de
conservación permanente al Archivo Histórico, previamente
revisadas y cotejadas, con su respectivo inventario en las unidades
de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las
directrices establecidas.
El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la
estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios
para su organización. Como también mantendrá disponibles los
documentos mediante instrumentos de consulta actualizados con
su ejecución de servicios de archivo.

44. 10. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos
que se genera en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS,
hasta su etapa final de conservación o eliminación

HISTORIA LABORAL:
Se entiende por Historia Laboral el expediente documental, que tiene que
ver con la vinculación, permanencia y retiro de los funcionarios del
ministerio; en ella se incluyen todas las novedades que sirven de referente
para la calificación de su servicio, para el otorgamiento de estímulos e
incentivos y/o para el desarrollo de investigaciones disciplinarias.
Las historias laborales de los funcionarios inactivos, deben permanecer en
el archivo del Grupo de Talento Humano por el período establecido en la
Tabla de Retención Documental TRD, que es de 10 años, tiempo después
del cual debe ser transferido al archivo central manejado por el Grupo
Centro de Gestión Documental y Correspondencia de la entidad.
En el archivo central permanecerán por el período de 90 años de acuerdo
con la Tabla de Retención documental, tiempo después del cual se debe
seleccionar muestra representativa de los casos más especiales, microfilmar
y/o digitalizar y transferir al Archivo General de la Nación.

45. 2.Visita de un archivo en una Entidad Privada “Equión Energía
Limited”. Analizamos:
Equión Energía Limited
Se encuentra ubicado en la:



Calle: 100 Cra 9A – 45 Edificio Equidad Torre 2
Teléfono: 6284517
Nombre del Funcionario: Mayra Alejandra Gil Buitrago

COMENTARIO
La documentación se encuentra organizada de acuerdo a la tabla
de retención documental, y cada expediente se encuentra
organizado cronológicamente respetando el principio de orden
original

46. 2.2 Encuesta, respecto a la Gestión Documental
Preguntas:

1. ¿Qué importancia
documental?
tiene
para
la
entidad
la
gestión
La gestión documental es el reflejo de las decisiones y acciones que toma cada uno
de los miembros de la compañía, en pro de sus funciones. Los documentos son la
razón y la memoria de la compañía.

•
•
•
•
2. Conoce usted los procesos archivísticos
Identificación documental
Valoración documental
Disposición final
Descripción documental

47. 
•
•
•
3. Conoce la metodología para la elaboración de tablas de
retención documental.
Compilación de información institucional
Entrevista con productores de documentos
Análisis e interpretación de la información

4. ¿Cuáles son los beneficios de las tablas de retención
documental
•
Sirven
de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos
Determinan responsabilidades
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional
de los documentos
Facilitan el control y acceso de los documentos a través de
los tiempos de retención
•
•
•

48. 
5. Cuando se aplica la tabla de
valoración documental.
Se aplica para los fondos documentales
acumulados

6. ¿Cuál es La metodología para
realizar
las
transferencias
documentales?
•
Elaboración del cronograma (jefe o
responsable de archivo)
Elaboración
de
inventario,
(responsable cada oficina)
Recepción de transferencia (jefe o
responsable de archivo)
Revisión o cotejo
Verificación de foliación
Verificación retiro de copias y material
metálico
Ubicación
•
•
•
•
•
•

49. 
7. ¿Que entiende por expediente?
Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto,
producidos a medida que se desarrollan los tramites.

•
•
8. Cuales son los valores de los documentos
Valores primarios (administrativos, legales, fiscales, contables y
técnicos)
Valores secundarios (históricos, científicos y culturales)

50. 
9. ¿ Que es ordenación y cuales son los tipos de
ordenación?
Es el proceso de organizar y administrar la documentación. Consiste en
unir todos los elementos o unidades de un conjunto.
Tipos de ordenación
•
Cronológico
•
Alfabético
•
Alfabético-Onomástico
•
Alfabético-Geográfico

•
•
•
10. ¿Cuáles son los sistemas de clasificación?
Orgánico
Funcional
Orgánico-Funcional

51. Identificación de las
etapas o fases del ciclo Vital
de los Documentos
2.3
Primera Fase: Archivo de
Gestión
Archivo
de
gestión
(oficina), donde se producen y/o
reciben los documentos.

Segunda Fase: Archivo Central
Archivo
central
(intermedio)histórico,
este
archivo
es
custodiado por un tercero y ellos
se encargan del proceso de
organización y custodia de los
documentos


52. Ejemplos
de
documentos que se
conservan en dichos
archivos
por
sus
valores primarios y
secundarios
2.4






Actas del comité de
Junta Directiva
Historias Laborales
Historias Clínicas
Procesos Legales
Acuerdos
Comerciales
Estudios Técnicos –
Documentación
referente a pozos
petroleros

53. 2.5 Ejemplos de serie, subserie y tipo documental.
CONCEPTO
SERIE
EJEMPLOS
ACTAS
CONCEPTOS
AUDITORIAS
SUBSERIE
Actas de Comité Conceptos Técnicos
de Auditoría
Auditorias Internas
TIPO
DOCUMENTAL
Citación
Acta
Anexos
Programa
Comunicación oficial
Acta
Informe
Anexos
Solicitud
Concepto
Comunicaciones

54. 2.6 Documentos que se deben eliminar en las Oficinas, que no son
archivados.

Documentos de apoyo: Aquellos documentos que no se
consideran como material de archivo, no son producidos o
tramitados por la Unidad y son de consulta personal, como: libros,
revistas, periódicos, tarjetas de invitación, plegables, circulares
informativas, documentos personales, leyes, decretos, acuerdos,
resoluciones, etc.

55. 2.7 Resumen: de cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos.
La documentación se:
•
Clasifica
•
Ordena
•
Depura
Se debe foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie, utilizando lápiz de mina negra y blando, en la parte superior
derecha de la cara del folio consecutivamente.

56. 7) Organización de los documentos
dentro de las carpetas
La apertura e identificación de las
carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada
unidad administrativa.
La ubicación física de los documentos
responderá a la conformación de los
expedientes, los tipos documentales
se ordenarán de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha
más antigua de producción, será el
primer documento que se encontrará
al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de la
misma.

57. 8)
Datos que deben tener la etiquetas de las carpetas y cajas
Identificación Carpeta
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ENTIDAD PRODUCTORA: Equión Energía Limited
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Vicepresidencia Comercial y Financiera
UNIDAD PRODUCTORA: Contraloría – Contabilidad General
CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 110
CÓDIGO SERIE: 30
CÓDIGO SUBSERIE: 03
FECHA INICIAL: 10/02/2008
FECHA FINAL: 21/12/2009
FOLIOS: 150
CAJA: 3
CARPETA: 4

58. Identificación caja
•
•
•
•
•
•
•
•
ENTIDAD PRODUCTORA: Equión Energía Limited
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Vicepresidencia Comercial y Financiera
UNIDAD PRODUCTORA: Contraloría – Contabilidad General
CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 110
FECHA INICIAL:
FECHA FINAL:
CAJA:
CARPETA:

59. 9) Explicación de:
a). Procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrolla en
el Archivo de Gestión de la entidad visitada:
La entidad no cuenta con el programa de gestión documental debido
a que es una empresa con trayectoria de dos años, igualmente el
archivo físico como tal lo administra un tercero y el archivo electrónico
esta a cargo de un grupo de gestores documentales. No ha sido
posible unificar el trabajo e implementar el PGD.

60. b. Los Procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en la
entidad visitada en el Archivo Central:

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final de los documentos
c. Procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en la
entidad visitada, en el Archivo Histórico
(si lo tiene la entidad) y en qué consiste
cada uno de ellos (organización,
Consulta, Conservación, y Disposición
final de los documentos)

61. 10. Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los documentos
que se genera en la dependencia de Contratación de la entidad del DPS,
hasta su etapa final de conservación o eliminación.
Documento orden de servicio
Dependencia: Contraloría-cuantas por pagar.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Orden de servicio (cualquier área de la entidad)
Se radica factura en la ventanilla
Recibe y liquida descuentos por retención
Elabora el cheque y el comprobante de pago
Registra el cheque girado en el libro de bancos
Anexa la factura al comprobante
Entrega para firma del responsable
Revisa, firma y devuelve a cuentas por pagar
Entrega el cheque al beneficiario y solicita su firma en el comprobante
de pago
Archiva el comprobante de pago y los soportes en la carpeta
correspondiente (la información es custodiada por terceros)

62. 
Ilustración del proceso que se lleva a cabo en uno de los
documentos que se genera en la dependencia de Secretaría
General de la entidad Universidad del Tolima, hasta su
etapa final de conservación o eliminación.
Documento: acuerdo de consejo académico
El Comité de Desarrollo de la Docencia genera una solicitud
que se lleva a la dependencia de Secretaria General para que
sea estudiado por el Consejo Académico una vez aprobado allí
se envía a la Vicerrectoría Académica donde se elabora el
acuerdo luego pasa a firmas y posteriormente se devuelve a
Secretaria General una vez se notifique el acuerdo este tendrá
un periodo de retención en el archivo de gestión de diez años
luego se transferirá al archivo central donde durara cinco años
y finalmente su exposición final será la microfilmación

63. 11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15
de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para
el país?
El AGN establece su importancia para el país de la siguiente manera:
«Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión
documental, y permitirá a las entidades públicas que hacen parte del
Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo
moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los
cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública,
que han impactado los procesos de gestión documental del Estado.
El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta
materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la
administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de
los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la
función archivística».

64. 
¿Cuáles son los cambios en los procesos de la Gestión
Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
«la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los
objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión
Documental Electrónica en las Entidades el Estado». AGN

65. 
Realice un cuadro comparativo entre los procesos del
Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609
de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión
Documental a partir de la expedición de dicho Decreto.

67. Indague, profundice y explique
 - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en
cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Decreto 2609 de diciembre de 2012
Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades
públicas, en la adecuada gestión de los documentos
públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el
Programa de Gestión Documental y la normalización de los
Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda
los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las
Entidades el Estado.

68. 
Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005
de marzo 15 de 2013
Acuerdo 003 (15 marzo 2013)
Trata del comité evaluador de los documentos de archivo del
AGN, que es un a instancia responsable de decidir sobra la
valoración y disposición final de los documentos con miras a
proteger el patrimonio cultural del país, de igual manera
evidencia la integración del comité, las funciones que debe
cumplir y cada cuanto se reúne.


69. 
Acuerdo 004 (15 marzo 2013)
Trata sobre el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”

Acuerdo 005 (15 marzo 2013)
Las entidades del estado están en la obligación de organizar los
documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de
manera integral los procesos de clasificación, ordenación y
descripción, cada uno de estos procesos se detalla claramente
en el acuerdo, de igual manera trata sobre sistemas
automatizados de descripción documental.

70. CONCLUSIONES

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las
etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su
proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su
eliminación o su conservación permanente.

La Transferencia de Documentos, es un procedimiento
archivístico que consiste en el traslado de los documentos de
un archivo a otro al vencimiento de los períodos de
retención, establecidos en el Programa de Control de
Documentos.

El Decreto 2609 de 2012, establece la normalización de los
Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y
brinda los lineamientos para la Gestión Documental
Electrónica en las Entidades el Estado.

71. •
Acuerdo 003 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259
[Consultado: 01 de noviembre de 2013]
•
Acuerdo 004 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=826
0# [Consultado: 01 de noviembre de 2013]
•
Acuerdo 005 de 2013.pdf. [En línea]. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261
[Consultado: 01 de noviembre de 2013]