1. Mejore su sistema LIMS con la ayuda de ALTEN
Carles Prat
Responsable Área LIMS
2. Agenda
1. Introducción
• Características de SQL*LIMS
• Situaciones típicas
• Objetivos a conseguir
2. Descripción de los Servicios Propuestos
• Mantenimientos preventivos, correctivos y evolutivos
• Soporte a usuarios
3. Herramientas
• Sistemas informáticos
• Equipo de trabajo
• Seguimiento
4. Anexos
• Referencias
• Casos de éxito
4. 1.a Características SQL*LIMS
• SQL*LIMS es un sistema modular, abierto y escalable
Flujo de trabajo
Altamente Modelo de datos
Configurable Menús
Ayudas
SQL*QA
Módulos SL*Solution
Opcionales SQL*Stability
SQL*Schedule
Herramientas BI (Business Intelligence)
Enlazable con otros ERPs (SAP, JDEdwards, …)
Sistemas MsOffice (Word, Excel, y Access)
5. 1.a Características SQL*LIMS
• Tecnología 100% Oracle. Fácilmente adaptable a las necesidades de
la organización
Servidor BD Oracle 8i
SQL*LIMS v4 Runtime Oracle Developer 6i en los PCs (Forms y Reports)
Arquitectura
Compatibilidad con J2EE (Java)
Cliente/Servidor
Nota: versión obsoleta
Servidor BD 10g / 11g
SQL*LIMS v5x Servidor OAS 10g / WLS 11g (runtime Developer)
Arquitectura
de 3 capas Navegador en los PCs + Jinitiator / JVM
Compatibilidad con J2EE (Java)
Ampliación del modelo de datos
Adaptaciones Nuevos procesos con Oracle PL/SQL
a medida Nuevas pantallas con Oracle Forms
Nuevos listados con Oracle Reports
Incorporación de Business Intelligence
6. 1.b Situaciones típicas
• Instalaciones en v4. Sin soporte del fabricante. La v5 incorpora
multitud de mejoras
v4
Versión
actualizada
v5x
7. 1.b Situaciones típicas
• Múltiples instancias. Creadas para separar negocios o empresas.
Instancia Farma ☺ Simplifica las parametrizaciones independientes
Instancia Química Dificulta la parametrización compartida
Instancia I+D Complica el mantenimiento
Instancia Empresa 1 Complica la propagación de mejoras
Instancia Empresa 2 Requiere más recursos de Hardware
Aumentan los costes
Instancia …
Concentración de todas las instancias LIMS en una sola
Complica las parametrizaciones independientes
☺ Facilita la parametrización compartida
☺ Facilita el mantenimiento
Instancia LIMS Global
☺ Facilita la propagación de mejoras
☺ Requiere menos recursos de Hardware
☺ Disminuyen los costes
8. 1.b Situaciones típicas
• Ausencia de instancias para desarrollo y pruebas
Producción Inaceptable. Muy peligroso. Se usa para todo
Desarrollo y Test
+ Aceptable. Mínimo indispensable. Suficiente en pequeñas
Producción instalaciones
Desarrollo
+
Test ☺ Deseable. Suficiente incluso en grandes instalaciones
+
Producción
Desarrollo
+
Test
+ ☺ Ideal. Pocas instalaciones requieren llegar a este extremo
Preproducción
+
Producción
9. 1.b Situaciones típicas
• Bajo rendimiento y/o inestabilidad del Sistema
Listados
Listados y/o Pantallas que no funcionan
Pantallas
Listados y/o Pantallas excesivamente lentos
OAS/WLS (*)
Monitores LIMS (servicios) inestables
Monitores LIMS
Lentitud general del sistema
BD Datos y PL/SQL OAS/WLS y/o BD inestable
Estudio de estado del sistema y ejecución de actuaciones prioritarias.
Implantación de un mantenimiento preventivo continuado
Listados
Pantallas ☺ Listados y Pantallas sin errores
OAS/WLS (*) ☺ Listados y Pantallas optimizados
Monitores LIMS ☺ Monitores LIMS estables
☺ OAS/WLS y gestor de BD optimizados y estables
BD Datos y PL/SQL
(*) Sólo en SQL*LIMS v5
10. 1.b Situaciones típicas
• ¿Se aprovecha toda la potencia de SQL*LIMS?
Conocimiento limitado a operaciones habituales
Se desconoce aquello que no se usa
Consultoría funcional en SQL*LIMS
☺ Nuevas parametrizaciones aportan soluciones
rápidas, sencillas y baratas
☺ Implantación de módulos opcionales
☺ Análisis de procesos de negocio y diseño de
soluciones apropiadas
11. 1.b Situaciones típicas
• Pequeños evolutivos pendientes de desarrollar
Causas que frenan el desarrollo de evolutivos:
Coste elevado
Plazos de implantación elevados
Consecuencias:
La organización reacciona tarde
Descontento de los usuarios
Implantación de un mantenimiento evolutivo continuado
¿Cómo hacerlo posible?
☺ Minimizando costes de desarrollo
☺ Agilizando plazos de entrega
ADAPTADO Consecuencias:
☺ La Organización gana dinamismo
☺ Usuarios motivados
12. 1.b Situaciones típicas
• ¿Soporte remoto adecuado?
☺ Trato individualizado y cercano
☺ Aportación de ideas
☺ Compartición de experiencias
☺ Amplio equipo disponible
☺ Posibilidad de desplazamientos
(planificados o no)
13. 1.c Objetivos a conseguir
1. Mejorar la percepción de los usuarios respecto al sistema
Posibles actuaciones para conseguirlo:
Migración a v5
Unificación de instancias
Creación de instancia de test y actualización continua
Estudio del estado del sistema, y ejecución de actuaciones prioritarias
Implantación de un mantenimiento preventivo continuo
Recursos para correctivos y pequeños evolutivos
Prever disponibilidad de recursos para soporte reactivo de urgencia
Recursos para soporte en el uso de la aplicación
2. Mejorar los procesos organizativos
Posibles actuaciones para conseguirlo:
Implantar nuevos usos de la aplicación
Implantar nuevos evolutivos
Implantar una herramienta de BI (Business Intelligence)
15. 2.a Esquema de servicio
• ALTEN puede ayudar realizando servicios de Mantenimiento y Soporte
de SQL*LIMS
Soporte Operacional
Mantenimiento
Correctivo
(Planificado)
Mantenimiento
Preventivo Mantenimiento Soporte
(Planificado) Evolutivo Usuarios
(Planificado) (Urgente)
Facturación: Fijo al mes
Soporte
Reactivo
(Urgente)
Facturación: Fijo + variable según el volumen
de peticiones del mes
16. 2.b Mantenimiento preventivo descripción
• Acciones repetitivas
Monitorización, revisión, y limpieza (“logs”, etc.)
• Análisis del sistema
Búsqueda de indicios, tendencias, patrones, ...
Conclusiones
• Notificación semanal
Revisión del sistema mediante una “check-list”, y notificación del resultado
obtenido
• Informe mensual
Resumen de incidencias detectadas y acciones realizadas
Recomendación de acciones a realizar (fruto del Preventivo o del Reactivo),
que se gestionarán como parte del Mantenimiento Correctivo y Evolutivo
• Tarificación
Fijo al mes
17. 2.b Mantenimiento preventivo (Posibles modalidades)
• Mantenimiento Preventivo Completo
Garantiza una calidad de servicio muy elevada
Coste elevado
Puede incluir acceso al Soporte Reactivo de urgencia aplicando la misma
tarifa que para el Mantenimiento Correctivo
• Mantenimiento Preventivo Básico
Garantiza una calidad de servicio aceptable
Coste muy ajustado
No incluye acceso a la tarifa económica para el Soporte Reactivo de
urgencia. En caso de necesidad se facturaría por separado y con una tarifa
especial
18. 2.b Mantenimiento Correctivo y Evolutivo (Descripción)
• Tareas de corrección y mejoras (no urgentes)
Ejemplo de Correctivo: corrección de un listado donde aparece una cifra que se calcula
mal
Ejemplo de Evolutivo Obligado: modificación de un listado para que aparezca un pie de
página diferente motivado por un cambio en la razón social del Cliente
Ejemplo de Evolutivo No Obligado: desarrollo de un nuevo enlace de información entre
el ERP (SAP, JD Edwards, …) y el LIMS
• Servicio planificado
• Circuito básico a seguir
Responsable LIMS del Cliente informa vía e-mail a ALTEN (lims@tic.alten.es)
ALTEN registra la modificación a realizar
El Cliente y ALTEN pactan la fecha de entrega y presupuesto en caso de necesidad
ALTEN realiza la modificación
ALTEN actualiza el sistema y remite la documentación asociada al cambio al Cliente
para que actualice su base de datos de actuaciones
El responsable LIMS del Cliente y el key-user validan la actualización
• Disponible bolsa de horas “flexible”
Por ejemplo: dedicación entre 30 y 60 horas als mes
Tarificación: fijo equivalente a 30 horas + posible dedicación extra
19. 2.c Soporte Reactivo de Urgencia (Descripción)
• Solución de incidentes que no pueden esperar
• Ejemplo: el sistema no arranca y los usuarios no pueden trabajar. Se toman las medidas
de urgencia necesarias para que los usuarios puedan trabajar, y después se proponen
medidas correctivas a realizar para minimizar la probabilidad de que vuelva a pasar por
el mismo motivo.
• Servicio no planificado
• Circuito a seguir
Responsable LIMS del Cliente informa telefónicamente a ALTEN
ALTEN registra el incidente (antes de ½ h)
Un técnico de ALTEN comienza a trabajar en el incidente (antes de 2 h)
ALTEN aplica una solución que reestablezca el servicio (antes de 8 h para sistemas / 16
h para aplicación)
El responsable LIMS del Cliente y el key-user validan la solución adoptada
• Tarificación
Opción a): se facturan únicamente las horas consumidas al mes dedicadas a Soporte
Reactivo de urgencia (tarifa elevada)
Opción b): se factura un fijo al mes más las horas dedicadas a Soporte Reactivo de
urgencia (tarifa igual a la de Mantenimiento Correctivo)
20. 2.d Soporte a Usuarios (Descripción)
• Respuesta a consultas de los usuarios
Ejemplo 1: un usuario no puede identificarse en el sistema debido a que su clave ha
caducado, y necesita que se le asigne uno nuevo. Un saso similar es cuando se bloquea
la cuenta de un usuario tras varios intentos fallidos de conexión.
Ejemplo 2: un usuario tiene dudas respecto a la forma de comportarse de una plantilla
en concreto.
• Servicio no planificado
• Circuito a seguir
Servicio de Help Desk del Cliente transfiere llamada telefónica de un usuario a ALTEN
ALTEN resuelve la duda al usuario, o bien comunica al Help Desk la detección de un
nuevo incidente (necesidad de Mantenimiento Correctivo o Soporte Reactivo de
urgencia)
ALTEN registra la tarea realizada
• Tarificación
Fijo al mes más las horas dedicadas a Soporte a Usuarios (tarifa igual a la de
Mantenimiento Correctivo)
21. 2.e Restricciones
• Fuera del Alcance
Grandes Evolutivos. Proyectos externos al servicio
Mantenimiento del Hardware
• Lugar y Horarios
Servicio remoto desde ALTEN
Posibilidad de actuaciones “in-situ” (desplazamiento)
Calendario y horario laboral de ALTEN
L-J de 9:00 a 13:30 y de 14:30 a 18:30
V (y agosto) de 9:00 a 15:00
Posibilidad de guardias
23. 3.a Sistemas Informáticos SQL*LIMS v4
SQL*LIMS v4 PCs Usuarios
• Cliente SQL*LIMS
• Runtime Oracle 6i (Forms y Reports)
• SQL*Plus
• TOAD
Servidor BD Servidor Ficheros en Red
• Servicios LIMS • Pantallas
BD 8i • Enlaces con ERP • Listados
VPN (Internet)
PC’s ALTEN
• Oracle Developer (Pantallas y listados)
• PL/SQL Developer (Procesos)
• Visual Studio (Enlaces SAP)
• Oracle EM (Gestión de BD y OAS)
• BIS (Gestión de tareas)
24. 3.b Sistemas Informáticos SQL*LIMS v5x
PCs Usuarios
• Navegador
• OAS:Jinitiator
• WLS: JVM
SQL*LIMS v5
Servidor BD Servidor OAS / WLS
BD 9i /
• Servicios LIMS OAS10g /
• Pantallas LIMS
BD 11g • Enlaces con ERP WLS11g • Listados LIMS
VPN (Internet)
PC’s ALTEN
• Oracle Developer (Pantallas y listados)
• PL/SQL Developer (Procesos)
• Oracle BI (Business Ingelligence)
• Visual Studio (Enlaces SAP)
• Oracle EM (Gestión de BD y OAS/WLS)
• BIS (Gestión de tareas)
25. 3.c Equipo de trabajo típico
Gerente IT
Cliente
Responsable Aplicación Responsable Sistemas Key Users
•Farma
• Química
•…
Responsable
Servicio
Consultores LIMS Técnicos Sistemas
•Consultor 1 •Técnico 1
• Consultor 2 • Técnico 2
•… •…
26. 3.d Seguimiento del servicio
• Registro de Tareas a Realizar
Descripción del Incidente Urgente, Correctivo, Evolutivo, o Soporte a
usuarios
Planificación
• Registro de las Tareas Realizadas
Solución adoptada
Tiempo dedicado
• Informe Mensual
Tareas realizadas y tiempo dedicado
Diferenciación por:
Urgencias
Sistemas (posibilidad de diferenciar entre correctivo y evolutivo)
Aplicación (posibilidad de diferenciar entre correctivo y evolutivo)
Soporte a usuarios
29. 4.b Ejemplos de trabajos realizados
• Clonado de instancias LIMS
Necesidad: activación de una nueva instancia para gestionar un nuevo laboratorio de forma totalmente
independiente. La nueva instancia debía estar en un nuevo servidor por falta de espacio en el antiguo.
SQL*LIMS v4
Solución adoptada: se creó la nueva instancia en un nuevo servidor de BD, y se aprovechó para migrar
las instancias existentes al nuevo servidor, quedando el antiguo como entorno de test.
• Migración de v4 a v5
Necesidad: Migrar a v5 en un entorno con gran cantidad de evolutivos desarrollados a medida.
Solución adoptada: instalación de la v5 estándar, e incorporación de los desarrollos a medida (modelo
de BD, paquetes de BD, pantallas y listados). Se aprovechó para incorporar las pantallas desarrolladas
a medida en el entorno estándar de SQL*LIMS (pudiendo así disponer de utilidades como el “Client
time out”, “application options”, …)
30. 4.b Ejemplos de trabajos realizados
• Informes a medida
• Informes con datos multilingües
Necesidad: impresión de informes en varios idiomas, incluyendo la traducción de los datos y no
únicamente la de los literales.
Solución adoptada: implantación de una gestión para la traducción de los datos utilizados en los
informes, y modificación dichos informes para que generen dinámicamente la información en el idioma
deseado. Algunos ejemplos son el certificado de análisis, y un informe de datos de estabilidad ligados a
una muestra de liberación
• Ayudas al PQR (Product Quality Review)
Necesidad: facilitar la gestión del PQR
Solución adoptada: implantación de un listado que permita obtener los resultados de los lotes de
proveedor para un mismo producto, y la relación de los materiales utilizados en su elaboración. La
fuente de información puede estar en el LIMS, pero también puede venir de otros sistemas.
31. 4.b Ejemplos de trabajos realizados
• Utilidades para la optimización de procesos
• Registro de muestras de estabilidad bajo demanda
Necesidad: poder registrar las muestras de estabilidad sin tener que esperar a la ejecución del proceso
planificado diariamente.
Solución adoptada: implantación de un sistema que permita activar el monitor de Stability.
• Notificación de trabajo pendiente
Necesidad: conocer diariamente qué tareas hay pendientes de realizar.
Solución adoptada: envío periódico de información via e-mail o impresora a unas listas de distribución,
con información de tareas pendientes de realizar (muestras, estudios, y lotes).
• Aprobación de especificaciones de análisis en Documentum
Necesidad: gestionar en Documentum la aprobación de las especificaciones generadas desde LIMS
Solución adoptada: al crear en LIMS las especificaciones de análisis, estas se envían a Documentum
para su aprobación. Dichas especificaciones permanecen en estado congelado hasta que el LIMS
recupera la información de aprobación de Documentum.
32. 4.b Ejemplos de trabajos realizados
• Utilidades para la optimización de procesos
• Sincronización de procesos entre diferentes sistemas de información
Necesidad: sincronizar procesos entre el sistema LIMS y otros sistemas (SAP, ORTEMS, POMS, …),
como por ejemplo: registro y liberación de lotes, carga de trabajo de analistas, gestión de muestreos,
gestión de caducidades, gestión de maestros, etc.
Soluciones adoptadas: programación de interfases mediante PL/SQL y VB, e intercambio de ficheros
planos.
• Control de stocks en cámaras climáticas
Necesidad: control del stock de muestras en las cámaras climáticas.
Solución adoptada: desarrollo de una pantalla donde se pueden consultar fácilmente las muestras
pendientes de registro, y la disponibilidad de muestras en las cámaras. También se permite la gestión de
necesidades extraordinarias.
• Control de stocks de reactivos
Necesidad: gestionar el stock de reactivos, así como su reposición.
Solución adoptada: etiquetado por código de barras y conexión de las balanzas y lectores de códigos de
barra con el sistema LIMS. Generación de avisos previos a las roturas de stock.
33. 4.b Ejemplos de trabajos realizados
• Utilidades para el mantenimiento del sistema
• Auditoría automática del Sistema
Necesidad: avanzarse a posibles problemas deribados de incidencias típicas del sistema LIMS
Solución adoptada: implantación de un sistema que continuamente analiza el estado de ciertos
componentes del sistema (tamaño de las tablas, registro de muestras, cambios de estado, tiempos de
procesado, ...), y que notifica a los administradores de la aplicación sobre su estado
• Archivado de ficheros
Necesidad: gestionar los ficheros generados desde el LIMS (logs, trazas, listados, ...) de forma que no
sea un problema el espacio que ocupan en disco.
Solución adoptada: implantación de un sistema que combina la limpieza y el archivado de dichos
ficheros de forma automática.
• Optimización de Selects “pesadas”
Necesidad: optimizar el rendimiento del sistema
Solución adoptada: identificación y optimización de las SELECTS más pesadas
