EA und BPM Zwischen Anspruch und Wirklichkeit Jakob Freund
Test: Sie haben  einen  Wunsch frei! <ul><li>Transparente Prozesse : Wer macht wann was? </li></ul><ul><li>oder </li></ul>...
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BPM – Die nächste große Welle? Jakob Freund
„ Unsere Prozesse? Haben wir voll im Griff!“ Organisation und Systeme Geschäftsprozesse Jakob Freund BPM – Die nächste gro...
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Hoffnungen vs. Erfahrungen Jakob Freund
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Chancen Jakob Freund
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Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen Jakob Freund
Die BPM-Expertenkreise der gfo Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
BPM Body of Knowledge: Wie geht es weiter? <ul><li>BoK wurde von der IABPM übernommen: International Association for BPM <...
BPM-Netzwerk.de Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
Entwicklung und Zusammensetzung Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
Prinzip des BPM-Profils: 76 Themen zu BPM Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
Notationen und Execution Languages Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
BPM-Software Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
Das richtige Werkzeug finden Jakob Freund
Befragung „BPM-Software 2007“ Jakob Freund <ul><li>Hintergrund: Konzeption eines Empfehlungssystems für BPM-Software </li>...
Warum BPM-Software (in Deutschland) gekauft wird Quelle: BPM-Software 2007, eine Befragung von BPM-Guide.de Jakob Freund D...
Problematik der BPM-Toolauswahl Jakob Freund Probleme  bleiben ungelöst U. wissen generell nicht, was  BPM-Tools sind/biet...
Sinnvolle Aktivitäten im BPM-Tool-Auswahlprozess <ul><li>Priorisierung der Einsatzszenarien (evtl. Stufensystem) </li></ul...
Tool-Vergleich über Nutzwertanalyse Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden Kriterium Gewicht Tool 1 Tool 2 Beurteilung ...
Das Problem: Erfüllungsgrade <ul><li>Abschätzung des „Erfüllungsgrades“ bei einer BPM-Software ist extrem schwierig </li><...
Ein Empfehlungssystem für BPM-Software Jakob Freund 10 76 246 >30 Das richtige Werkzeug finden
Vielen Dank – Fragen? Jakob Freund Später fragen: [email_address]
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20071122 OMG Days EA und BPM - Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

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20071122 OMG Days EA und BPM - Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

  1. 1. EA und BPM Zwischen Anspruch und Wirklichkeit Jakob Freund
  2. 2. Test: Sie haben einen Wunsch frei! <ul><li>Transparente Prozesse : Wer macht wann was? </li></ul><ul><li>oder </li></ul><ul><li>Effiziente Prozesse : Wie senke ich Zeiten/Kosten? </li></ul><ul><li>oder </li></ul><ul><li>Agile Prozesse : Wie erreiche ich schnelle Anpassungen? </li></ul>Jakob Freund
  3. 3. Kurzvita Jakob Freund (Master of Science in Business Computing) Jakob Freund 2005 2007 2008 Geschäftsführer Consultant Solution Architect Gründer / Analyst / Berater Leiter BPM Expertenkreis Berlin / Co-Autor BPM Body of Knowledge Gründer / Gesamtkoordinator Autor / Gastdozent
  4. 4. BPM – Die nächste große Welle? Jakob Freund
  5. 5. „ Unsere Prozesse? Haben wir voll im Griff!“ Organisation und Systeme Geschäftsprozesse Jakob Freund BPM – Die nächste große Welle?
  6. 6. BPM und Gartner: Wohin die Reise geht… <ul><li>„ Auf dem derzeit in London stattfindenden Gartner BPM Summit prognostizierten die Analysten dieser Produktkategorie ein durchschnittliches Umsatzplus von 24 Prozent pro Jahr - und zwar für den Zeitraum 2006 bis 2011. </li></ul><ul><li>[…] </li></ul><ul><li>Bezüglich des Produktangebots gibt es auch klare Vorstellungen. Während sich reine BPM-Software bislang dadurch auszeichnet, dass sie lediglich den zwischenmenschlichen oder systemtechnischen Workflow unterstützt, reicht dies in Zukunft nicht mehr. Inzwischen geht es um das Handling des gesamten Prozess-Lebenszyklus.“ </li></ul>Jakob Freund Aus: Computerwoche.de, 28.03.2007: Business-Process-Management verspricht gute Geschäfte, http://www.computerwoche.de/nachrichten/590647/ BPM – Die nächste große Welle?
  7. 7. Die zwei Strömungen von BPM Ablauforganisation Business Process Reengineering - BPR Geschäftsprozess- Management - GPM Workflow-Management SOA => Service-Orchestrierung Dokumenten-Management – Systeme – DMS (u.a.) Enterprise Appliation Integration – EAI Organisationslehre bis 1990 1990 - 2000 ab 2000 ab 2004 ab 2000 ab 2005 Business Process Management - BPM Organisation IT Jakob Freund BPM – Die nächste große Welle?
  8. 8. Erhebungen zu BPM (Beispiel) Jakob Freund Aktueller Stand bei der Umsetzung von BPM Erhebung in Q2/2007: > 100 „Entscheider“ aus D.A.CH. Durchgeführt von: PAC / IDS Scheer AG <ul><li>Vorrangig Modellierung und QM </li></ul><ul><li>Ziele: Standardisierung und Effizienz </li></ul><ul><li>Compliance-Bedeutung sinkt </li></ul><ul><li>„ Outsourcing wichtig“: ca. 16 % </li></ul><ul><li>Prozessorientierung „befriedigend“ </li></ul><ul><li>Prozessverantwortung: </li></ul><ul><ul><li>39% IT </li></ul></ul><ul><ul><li>38% GF / Process Owner </li></ul></ul><ul><ul><li>30% nicht geregelt </li></ul></ul><ul><ul><li>22% Fachabteilung </li></ul></ul><ul><li>Intensive Evaluierung: EAM/SOA </li></ul>BPM – Die nächste große Welle? Häufig unklar: Repräsentationsfähigkeit von Stichproben
  9. 9. Hoffnungen vs. Erfahrungen Jakob Freund
  10. 10. Ernüchterung: „Schrankware“ Jakob Freund Daily Doing ändert sich Schwer Verfügbare Modelle Fehler in der Erhebung Unklare Modelle Falsche Modelle Veraltete Modelle Ungenaue Modelle Schrank- ware Mangelnde Akzeptanz „ Prozess- Tapeten“ Unbekannte Modelle Hoffnungen vs. Erfahrungen
  11. 11. Ernüchterung: „There‘s no magic!“ Modelling Monitoring EAI / SOA Human Workflow Business IT Magic Process Engine Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  12. 12. Bis zur Magie ist es noch ein weiter Weg <ul><li>Praxismängel in Standardisierungen werden durch proprietäre Lösungen kompensiert (Herstellerabhängigkeit) </li></ul><ul><li>Fachliche Prozessmodelle können nicht ausreichend auf technische Workflowbeschreibungen gemapped werden </li></ul><ul><li>Round-Trip-Engineering funktioniert bestenfalls für „dankbare Szenarien“ (z.B. Urlaubsantrag) </li></ul><ul><li>BPM-Software wird eingesetzt, um auf deklarativer Ebene zu programmieren </li></ul><ul><li>Prozessimplementierung erfolgt nach wie vor durch Spezialisten </li></ul><ul><li>Versprochene Agilität in Bezug auf Prozessänderungen ist nicht gegeben </li></ul><ul><li>Für die Prozessbewertung relevante Kennzahlen können in automatisierten Workflows häufig nicht vollständig gemessen werden </li></ul>Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  13. 13. Weitere Schwierigkeiten <ul><li>Prozess-Simulation kann aufgrund mangelnder Präzision der Modelle und Parameter selten praktiziert werden </li></ul><ul><li>Referenzmodelle sind entweder zu allgemein oder zu spezifisch </li></ul><ul><li>Standards sind noch nicht ausgereift bzw. im ständigen Wandel </li></ul><ul><li>Toolmarkt ist intransparent </li></ul><ul><li>… </li></ul>Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  14. 14. … und was lernen wir daraus? BPM funktioniert nicht wie versprochen ? BPM wird zukünftig ignoriert Man beschäftigt sich „bodenständig“ mit BPM Chancen verpassen Chancen erkennen Jakob Freund Hoffnungen vs. Erfahrungen
  15. 15. Chancen Jakob Freund
  16. 16. Beispiel - Transparenter Prozess? Jakob Freund Quelle: Abubakker, „ How To Create Better Looking Process Maps”, www.bpmenterprise.com Chancen
  17. 17. (Anti-)Pattern helfen bei der Modellierung Jakob Freund Quelle: Abubakker, „ How To Create Better Looking Process Maps”, www.bpmenterprise.com Chancen
  18. 18. Prozesse können rollenspezifisch kommuniziert werden Jakob Freund Prozesslandkarte Prozessdiagramm Prozessdokumentation Prozessmodell Chancen
  19. 19. Notationen werden präziser Jakob Freund Chancen BPMN
  20. 20. Prozessautomatisierung = Automatisierte Steuerung Jakob Freund Task Zuweisung Service Aufruf Task Zuweisung IT Δ Durchlaufzeit Execution Engine Human Workflow Human Workflow SOA IT IT Chancen
  21. 21. Prozessautomatisierung sichert Prozessziele <ul><li>Entsorger: Rechnungsprüfung (Prozessdurchlaufzeit 1-3 Tage) </li></ul><ul><ul><li>Initiierung durch Erfassung im ERP-System </li></ul></ul><ul><ul><li>Einbindung der Prozessbeteiligten über Intranet-Portal </li></ul></ul><ul><ul><li>Verbuchung und Zahlungsanweisung nach Freigabe im ERP-System </li></ul></ul><ul><li>Handelskonzern: Filialumstellung (Prozessdurchlaufzeit ca. 4 Monate) </li></ul><ul><ul><li>Initiierung durch Email-Empfang (Excel Sheet als Attachment) </li></ul></ul><ul><ul><li>Email-Versand zum Initiieren manueller Aktivitäten </li></ul></ul><ul><ul><li>Email-Empfang zur Kennzeichnung der Fertigstellung </li></ul></ul><ul><li>Telko-Dienstleister: Monatsreport (Prozessdurchlaufzeit 2 Tage) </li></ul><ul><ul><li>Initiierung durch Termin (monatlich) </li></ul></ul><ul><ul><li>Prüfung im ERP-System, ob alle Buchungen > 1 Mio. EUR kommentiert </li></ul></ul><ul><ul><li>Email an Verantwortliche bei fehlenden Kommentaren </li></ul></ul><ul><ul><li>Erstellung einer Excel-Tabelle über alle kommentierten Buchungen </li></ul></ul><ul><li>Zusammenfassung: Prozesse im Griff dank… </li></ul><ul><ul><li>… Visualisierung des Fortschritts in Echtzeit </li></ul></ul><ul><ul><li>… Eskalation bei Verzögerungen </li></ul></ul><ul><ul><li>… KPI-Messung und Reporting mit präzisem Drill-Down </li></ul></ul>Jakob Freund Chancen
  22. 22. Prozessorientierung kann „sanft“ etabliert werden Jakob Freund Quelle: BPM Body of Knowledge der gfo Chancen
  23. 23. Möglichkeiten zur Orientierung: Gesamtkonzepte Jakob Freund
  24. 24. BPM LifeCycle Jakob Freund <ul><li>Unternehmensstrategie als Grundlage </li></ul><ul><li>Prozessorientierung etablieren </li></ul><ul><li>Strategische Prozessausrichtung konzipieren </li></ul><ul><li>BPM-Projekte planen und priorisieren </li></ul>Strategy <ul><li>Projektziele als Grundlage </li></ul><ul><li>Ist-Prozesse erheben und modellieren </li></ul><ul><li>Ist-Prozesse analysieren, Prozessziele definieren </li></ul><ul><li>Soll-Prozesse entwerfen </li></ul>Design <ul><li>Fachliche Soll-Prozessmodelle als Grundlage </li></ul><ul><li>Change Management </li></ul><ul><li>Human Workflow Management </li></ul><ul><li>Systemintegration mit EAI und SOA </li></ul>Implementation <ul><li>Gemessene Kennzahlen als Grundlage (BAM) </li></ul><ul><li>Abgleich mit Prozesszielen, Feedback zur Strategie </li></ul><ul><li>Absicherung der Prozesse (Monitoring, Eskalation) </li></ul><ul><li>Kontinuierliche Verbesserung (KVP) </li></ul>Controlling Möglichkeiten zur Orientierung: Gesamtkonzepte
  25. 25. BPM Body of Knowledge 1 Business Process Management (BPM) 1.1 BPM-Einführung mit Strategie 1.2 Entwicklung BPM-Konzept 1.3 Kosten/Nutzen von BPM 2 Personal und Struktur 2.1 BPM-Rollen und Verantwortlichkeiten 2.2 Prozessorientierte Aufbauorganisation 2.3 Personalentwicklung für BPM 6 IT beim BPM 6.1 BPM-Softwareprodukte 6.2 Prozessautomatisierung 6.3 Prozessorientiertes IT-Management 3 Strategische Prozessausrichtung 3.1 Strategieorientierung und -umsetzung 3.2 Prozessmodelle 3.3 Kernprozesse 3.4 Outsourcing von Prozessen 4 Prozessgestaltung 4.1 Prozessziele 4.2 Prozessdesign 4.3 Prozessmodellierung 4.4 Prozesssimulation und -bewertung 5 Prozesscontrolling und -optimierung 5.1 Prozesscontrolling 5.2 Prozessbenchmarking 5.3 Prozessoptimierung 5.4 Prozessrisikomanagement 7 Kultur beim BPM 7.1 Prozessorientierte Unternehmenskultur 7.2 Kommunikationskonzept 7.3 Mitarbeitereinbindung Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Gesamtkonzepte
  26. 26. Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen Jakob Freund
  27. 27. Die BPM-Expertenkreise der gfo Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  28. 28. BPM Body of Knowledge: Wie geht es weiter? <ul><li>BoK wurde von der IABPM übernommen: International Association for BPM </li></ul><ul><li>Internationalisierung </li></ul><ul><ul><li>Übersetzung ins Englische abgeschlossen </li></ul></ul><ul><ul><li>Übersetzung ins Französische steht bevor </li></ul></ul><ul><li>Zertifizierung über akkreditierte Trägerorganisationen (gem. ISO 17024) </li></ul><ul><li>Kontinuierliche Weiterentwicklung des BoK ist geplant </li></ul><ul><li>BoK-Team trifft sich in regionalen Meetings (siehe BPM-Netzwerk) </li></ul>Jakob Freund … Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  29. 29. BPM-Netzwerk.de Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  30. 30. Entwicklung und Zusammensetzung Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  31. 31. Prinzip des BPM-Profils: 76 Themen zu BPM Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  32. 32. Notationen und Execution Languages Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  33. 33. BPM-Software Jakob Freund Möglichkeiten zur Orientierung: Initiativen
  34. 34. Das richtige Werkzeug finden Jakob Freund
  35. 35. Befragung „BPM-Software 2007“ Jakob Freund <ul><li>Hintergrund: Konzeption eines Empfehlungssystems für BPM-Software </li></ul><ul><li>Zielsetzung: Prüfung getroffener Annahmen, weitere Impulse </li></ul><ul><li>Durchführung: Zwei Online-Befragungen im Zeitraum Feb-Mrz 2007 </li></ul><ul><ul><li>Befragung „Erfahrungsberichte“ (108 Teilnehmer) </li></ul></ul><ul><ul><li>Befragung „Bedarfserfassung“ (93 Teilnehmer) </li></ul></ul><ul><li>Ergebnisse (Auszug) </li></ul><ul><ul><li>Jede dritte Beschaffung ist zumindest teilweise ein Fehlkauf </li></ul></ul><ul><ul><li>Geplantes und tatsächliches Investitionsvolumen divergieren stark </li></ul></ul><ul><ul><li>BPM-Software vorrangig für Visualisierung/Dokumentation von Prozessen </li></ul></ul><ul><ul><li>Prozesslandkarten und Modellpublikationen spielen eine große Rolle </li></ul></ul><ul><ul><li>Anspruchsvolle Methoden und Referenzmodelle weniger relevant </li></ul></ul><ul><ul><li>Business Process Modeling Notation ist in D.A.CH. angekommen </li></ul></ul>Das richtige Werkzeug finden
  36. 36. Warum BPM-Software (in Deutschland) gekauft wird Quelle: BPM-Software 2007, eine Befragung von BPM-Guide.de Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden
  37. 37. Problematik der BPM-Toolauswahl Jakob Freund Probleme bleiben ungelöst U. wissen generell nicht, was BPM-Tools sind/bieten U. brechen Evaluierungen ab U. wählen ungeeignete Tools aus BPM als Thema ist allgemein und abstrakt Verschiedene Methoden unter dem Begriff „ BPM“ Hohe Hetero- genität des Marktes „ BPM“ ist Buzz-Word Potentiale werden nicht realisiert Es wird keine BPM-Software beschafft Auch völlig themenfremde Tools „können“ BPM U. können Produktmerkmale nicht nutzenorientiert intepretieren Abbildung der Methodenvielfalt Im Toolmarkt geringe Transparenz des Marktes U.-Berater sind nicht neutral Große Anbieter verkaufen eigene Tools über Cross-Selling BPM-Projekte scheitern BPM ist als Thema nicht mehr akzeptiert Studien/Events betrachten nur Bruchteil des Marktes U. finden kein geeignetes Tool Geringe Abgrenz- barkeit des Marktes
  38. 38. Sinnvolle Aktivitäten im BPM-Tool-Auswahlprozess <ul><li>Priorisierung der Einsatzszenarien (evtl. Stufensystem) </li></ul><ul><ul><li>Visualisierung und Dokumentation </li></ul></ul><ul><ul><li>Analyse und Simulation </li></ul></ul><ul><ul><li>Human Workflow Management und SOA </li></ul></ul><ul><li>Erstellung eines groben Kriterienkataloges (insbesondere K.O.-Kriterien) </li></ul><ul><li>Scannen und Filtern des Marktes </li></ul><ul><ul><li>Marketing Material </li></ul></ul><ul><ul><li>Veranstaltungen (z.B. OMG infodays, gfo Process Solutions Day, Cebit, SYSTEMS, …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Studien (z.B. Fraunhofer, BARC) </li></ul></ul><ul><ul><li>Webseiten (z.B. BPM-Guide.de, BPM-Netzwerk.de, Seiten der Hersteller) </li></ul></ul><ul><li>Erstellung eines feinen Kriterienkataloges </li></ul><ul><li>Kontaktaufnahme mit den Herstellern </li></ul><ul><ul><li>Anfordern von Testversionen </li></ul></ul><ul><ul><li>Live-Präsentation (2-stufig: Internet und vor Ort) </li></ul></ul><ul><ul><li>Optional: Erstellung eines Prototypen (z.B. für Musterprozess, bei Workflow/SOA sehr zu empfehlen) </li></ul></ul><ul><li>Finale Entscheidung </li></ul>Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden
  39. 39. Tool-Vergleich über Nutzwertanalyse Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden Kriterium Gewicht Tool 1 Tool 2 Beurteilung Bewertung Beurteilung Bewertung Kriterium 1 4 50 200 80 320 Kriterium 2 2 60 120 90 180 Kriterium 3 1 50 50 50 50 Entscheidung 370 550
  40. 40. Das Problem: Erfüllungsgrade <ul><li>Abschätzung des „Erfüllungsgrades“ bei einer BPM-Software ist extrem schwierig </li></ul><ul><ul><li>„ Einfache Bedienung zu 80% erfüllt“ </li></ul></ul><ul><ul><li>„ Anpassbarkeit der Prozessreports zu 40% erfüllt“ </li></ul></ul><ul><ul><li>„ Wartbarkeit des Modells zu 70% erfüllt“ </li></ul></ul><ul><li>Deshalb: Verfeinerung von Kriterien </li></ul><ul><li>Zielsetzung ist „atomares“ Niveau, also die Abfrage von Eigenschaften, die eine Software entweder besitzt oder nicht </li></ul><ul><ul><li>„ Neue Elemente können per Drag‘n Drop auf die Zeichenfläche gebracht werden (Ja/Nein)“ </li></ul></ul><ul><ul><li>„ Prozessreport kann hinsichtlich der verwendeten Farben frei konfiguriert werden (Ja/Nein)“ </li></ul></ul><ul><ul><li>„ Alte Modell-Versionen werden nicht überschrieben, sondern in der Historie archiviert (Ja/Nein“ </li></ul></ul>Jakob Freund Das richtige Werkzeug finden
  41. 41. Ein Empfehlungssystem für BPM-Software Jakob Freund 10 76 246 >30 Das richtige Werkzeug finden
  42. 42. Vielen Dank – Fragen? Jakob Freund Später fragen: [email_address]

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