Procedimiento de control de documentos

1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
1
BIOCONCIENTES
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
BIOCONCIENTES

2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
2
BIOCONCIENTES
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión número: Cambios realizados: Fecha:
Dependencia del
responsable:
Reviso: Aprobó:
TABLA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma:
Revisado por: Cargo: Fecha: Firma:
Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma:

3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
3
BIOCONCIENTES
TABLA DE CONTENIDO
PAG
1. OBJETIVO .............................................................................................4
2. ALCANCE...............................................................................................4
3. RESPONSABLE......................................................................................4
4. TERMINOLOGÍA....................................................................................4
5. CONDICIONES GENERALES..................................................................6
6. FLUJOGRAMA .......................................................................................7

4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
4
BIOCONCIENTES
1. OBJETIVO
Establecer la metodología adecuada para controlar y administrar la documentación
y registros de BIOCONCIENTES LTDA., definiendo los requisitos para elaborar,
aprobar, divulgar, modificar, revisar, actualizar, almacenar, proteger y el adecuado
diligenciamiento de los documentos y registros, para optimizar procedimientos y
garantizar la mejora continua de nuestros procesos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
de la organización.
3. RESPONSABLE
Coordinador HSEQ
4. TERMINOLOGÍA
ACTUALIZACIÓN: Cambios que se efectúan cuando el documento se encuentra
vigente. Se requiere previa aprobación para la modificación. Estos ajustes al
documento requieren cambios de versión.
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades orientadas a
elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar y consultar los
documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.
APROBACIÓN: Verificación de que la información documentada es adecuada y
corresponde con la política, objetivos o requisitos de calidad y constituye la
autorización para continuar o iniciar su aplicación.
CARACTERIZACION DE PROCESOS: Identificación y descripción detallada de todos
los factores que intervienen en un proceso.
CONTROL: Conjunto de actividades que comprende la revisión, aprobación,
emisión distribución y cambios de cada uno de los documentos del Sistema de

5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
5
BIOCONCIENTES
Gestión de Calidad, con la finalidad de estar en conformidad con los planes
adoptados y localizar puntos débiles o desviaciones para rectificarlos y evitar que
se traduzcan en errores.
COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometido a revisión, de manera que
se controle el número de copias existentes y su distribución es efectuada mediante
un formato de entrega de copias.
COPIA NO CONTROLADA: Documento en el cual se tiene control sobre su versión y
su adecuado diligenciamiento, pero no sobre el número de copias al cual pueda ser
sometido.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Se refiere a los procesos que se deben
aplicar una vez vencidos los términos en los archivos de gestión y central.
DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del sistema.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma.
DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su
eliminación, pierde su vigencia. El cambio de un documento obsoleto implica un
cambio en el No. de versión y en la fecha de emisión.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad mediante la cual, la documentación
interna o externa es entregada a los interesados y/o responsables.
DOCUMENTO INTERNO: Son todos los documentos elaborados por la Organización
y que son requeridos por la organización para asegurar la planeación, operación y
control de sus procesos.
DOCUMENTO EXTERNO: Documentos elaborados por otras entidades y que
marcan directrices para la realización de las funciones.
EVIDENCIA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
FORMATO: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad.

6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
6
BIOCONCIENTES
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan
para generar un valor y las cuales transforman entradas en resultados
REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
REVISIÓN: Verificación de que lo que está escrito corresponde con la realidad o
con condiciones previstas o planificadas.
5. CONDICIONES GENERALES
 Todos los documentos de la organización se realizaran bajo las condiciones
establecidas en el Manual de Estandarización de Documentos – PE.GE.M-01
 Todos los documentos externos que sean necesarios para el funcionamiento
de la organización y su SGC, debe estar controlado por el Coordinador HSEQ
y estarán almacenados en su archivo interno. Su divulgación se realizará a
través de la intranet, para la consulta de los funcionarios de la organización.
 Todos los formatos de manejo interno de la organización tendrán la opción
de ser impresos en papel reutilizable con la precaución de que en lado ya
utilizado se tracen 2 líneas diagonales con un esfero negro.
Nota: El papel reutilizable solo podrá ser usado para impresión de Formatos.

7. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
7
BIOCONCIENTES
6. FLUJOGRAMA
INICIO
1. Identificar la necesidad de
elaborar, modificar o eliminar
un documento o registro.
2. Solicitar la elaboración,
modificación o eliminación de
un documento o registro.
3. Revisar la solicitud de
elaboración, modificación o
eliminación de documento o
registro.
4. ¿La solicitud fue
aprobada?
5. Dar respuesta al solicitante o
solicitantes.
No
6. Realizar la elaboración,
modificación o eliminación
de los documentos o
registros.
7. Actualizar el Listado
Maestro de Documentos y
registros.
8. Aprobar los documentos
o registros.
10. Divulgar toda
elaboración, modificación o
eliminación de los
documentos.
12. Almacenar y proteger
los documentos y registros.
FIN
Si
FIN
11. Administrar y gestionar
adecuadamente los
documentos y registros.
9. ¿Fue Aprobado el
Documento?
Si
No
6

8. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
8
BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
INICIO
1
Identificar la
necesidad de
elaborar,
modificar o
eliminar un
documento o
registro.
Todos los funcionarios involucrados
en el SGC, en el desarrollo de sus
funciones y en busca de la mejora
continúa de los procesos, identifica
la necesidad de elaborar, modificar
o eliminar un documento o registró
que pertenezca al SGC de la
organización.
Todos los
funcionarios
.
N/A
2
Solicitar la
elaboración,
modificación o
eliminación de
un documento
o registro.
Las solicitudes para la elaboración,
modificación o eliminación de los
documentos, deben ser enviadas al
Coordinador HSEQ por correo
electrónico, por la persona o
personas que intervienen en el
proceso, exponiendo las razones,
necesidades y diligenciando el
formato PE.GE.F-01 “Solicitud de
elaboración, modificación o
eliminación de documentos y
registros”.
Directores
de Procesos.
PE.GE.F-01
“Solicitud
de
elaboració
n,
modificació
n o
eliminación
de
documento
s y
registros”.
3
Revisar la
solicitud de
elaboración,
modificación o
eliminación de
documento o
registro.
El Coordinador HSEQ, en un periodo
no mayor a 3 días hábiles, dará
respuesta a la solicitud por correo
electrónico, con su justificación
correspondiente.
Coordinador
HSEQ.
N/A
4
¿La solicitud
fue aprobada?

9. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
9
BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
5
NO: Dar
respuesta al
solicitante o
solicitantes.
De no ser aprobada la solicitud, el
Coordinador HSEQ expone que no
hay razones justificables para la
elaboración, modificación o
eliminación del documento y
registro, esto se comunicará por
correo electrónico al solicitante o
solicitantes. ESTA ACTIVIDAD VA A
FIN.
Coordinador
HSEQ.
N/A
6
SI: Realizar la
elaboración,
modificación o
eliminación de
los
documentos o
registros.
EN CASO DE ELABORAR O
MODIFICAR: Citar a reunión al
funcionario o funcionarios
solicitantes y su jefe directo para
iniciar la elaboración y modificación
del documento y registro. Se
actualiza la tabla de control de
cambios del documento o registro.
Coordinador
HSEQ,
Director del
proceso
solicitante, y
funcionarios
involucrados
.
PE.GE.M-
01 Manual
de
Estandariz
ación.
EN CASO DE ELIMINAR: El
Coordinador HSEQ eliminará el
acceso del documento o registro de
la intranét,
7
Actualizar el
Listado
Maestro de
Documentos y
registros.
El Coordinador HSEQ, realizará los
cambios correspondientes en el
listado maestro de documentos
teniendo en cuenta la necesidad:
Elaboración: Se incluye el nuevo
documento diligenciando los
espacios del formato del listado
maestro. Modificación: Se cambia la
versión y la fecha de vigencia en el
listado maestro y se diligencia el
campo de observaciones.
Eliminación: Se cambia el estado del
documento o registro en el listado
maestro por el de documento
obsoleto y se diligencia el campo de
Coordinador
HSEQ.
Código.
Listado
maestro de
Document
os y
Registros.

10. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
10
BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
observaciones.
8
Aprobar los
documentos o
registros.
El Coordinador HSEQ entregará una
copia impresa del documento o
registro al Director del proceso
solicitante para que en un periodo
no mayor a 5 días, de su firma de
aprobación en el espacio de Tabla
de Control de Documentos y lo
devuelva al Coordinador HSEQ para
ser almacenado en su respectivo
archivo.
Coordinador
HSEQ,
Director del
Proceso
Solicitante.
N/A
9
¿Fue
aprobado el
documento?
NO: Volver a
la actividad
No. 6
1
0
Divulgar toda
elaboración,
modificación o
eliminación de
los
documentos.
Divulgar toda elaboración,
modificación o eliminación de los
documentos o registros en la
intranet y correo electrónico interno
de todo el personal involucrado con
el SGC. El Director de cada proceso
decidirá cuando es necesario
realizar capacitaciones informativas
referentes a los cambios en los
documentos y registros.
Coordinador
HSEQ,
Directores
de Cada
Proceso.
PE.GA.F-01
Formato
de
Capacitacio
nes y
Asistencia.
1
1
Administrar y
gestionar
adecuadamen
te los
documentos y
registros.
Los documentos y registros que
sean diligenciados deberán cumplir
las siguientes condiciones.
Todos los
funcionarios
.
Norma ISO
9001:2008
,
PE.GE.M-
01 Manual
de
Estandariz
ación
Deben ser legibles
Deben ser fácilmente identificables
Deben tener una reacción
coherente.
No deben tener enmendaduras ni
tachones

11. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
x
Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
11
BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
Se debe prevenir el uso de
documentos obsoletos teniendo en
cuenta su versión.
Para diligenciar los formatos
digitales se debe escribir en el
mismo tipo de letra y tamaño que
tenga el formato.
1
2
Almacenar y
proteger los
documentos y
registros
Los documentos y registros del SGC
que se encuentren en formato
digital en archivos editables, estarán
bajo la responsabilidad del
Coordinador HSEQ. Los documentos
en formato digital protegidos,
estarán publicados en la intranet de
la organización solo para consulta,
los registros digitales protegidos
tendrán permisos de impresión. Los
documentos impresos del SGC, se
encontraran almacenados en un
archivo bajo la custodia del
Coordinador HSEQ. Cada proceso
tendrá una copia controlada según
su necesidad ya sea Procedimiento,
Manuales e Instructivos, emitida por
el coordinador HSEQ al responsable
de cada proceso. Los registros
estarán almacenados y protegidos
en el archivo de cada proceso.
Todos los
funcionarios
.
N/A
FIN