1. Aula 18 - Trabalhando com documentos
Sumário
Compartilhando documentos em outros formatos
Salvando em outro formato
Salvando num formato padrão
Salvando como HTML
Impressão
Visualização da impressão
Comando Impressão Rápida
Comando Imprimir
Comando Imprimir (cont.)
Criação e impressão de etiquetas
Criação e impressão de etiquetas (cont.)
Criação e impressão de envelopes
Criação e impressão de envelopes (cont.)
Aula 18 - Trabalhando com documentos
Compartilhando documentos em outros formatos
O compartilhamento de documentos é o ponto final do trabalho com um editor de textos, ou seja, é aqui que,
ao terminar um trabalho, ele é encaminhado ao seu destino final.
Esse destino pode ser o envio para outra pessoa ou a sua impressão. Pode ser a transformação do
documento do Word num outro formato ou sua publicação na Internet. É possível, também, o envio desse
mesmo documento a diversos destinatários, constituindo o que é chamado de Mala Direta.
Aula 18 - Trabalhando com documentos
Salvando em outro formato
Em primeiro lugar, abra o documento A Informática no Mundo Global para, depois, convertê-lo para um
formato diferente:
abra o documento A Informática no Mundo Global;
acesse o Botão Office, aponte para Salvar como e clique em Outros Formatos;

2. na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado Tipo;
neste campo, selecione o nome do programa para o qual deseja converter seu documento do Word ou
a versão do próprio Word que receberá este arquivo.
Salvando o documento numa versão anterior
Caso a extensão usada pelo outro formato seja diferente do Word, não há necessidade de se alterar o
nome do arquivo.
clique no botão Salvar.
O arquivo está convertido e pronto para ser aberto pelo outro software, mas, por enquanto, continua a
visualizá-lo com os "olhos" do Word. Precisa, então, fechá-lo. Para isso:
feche o documento;
abra-o novamente para ver se houve modificações em relação à versão original.
Aula 18 - Trabalhando com documentos
Salvando num formato padrão
Este formato é o formato Texto sem Formatação. São formatos convencionais, reconhecidos por
qualquer software e qualquer equipamento de hardware, mas não apresentam nenhuma formatação.
Para salvar o documento neste formato:
abra novamente o arquivo A Informática no Mundo Global;
acesse o Botão Office, aponte para Salvar como e clique em Outros Formatos;
na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado Tipo;
selecione a opção Texto sem Formatação (*.txt). O Word apresenta a janela de diálogo
denominada Conversão de arquivo.

3. Janela de diálogo Conversão de arquivo
Conheça as opções desta janela:
Windows (padrão) - codifica o documento com a codificação padrão do seu sistema.
MS-DOS - codificação do MS-DOS padrão do seu sistema.
Outra codificação - permite selecionar um padrão de codificação específico. Se o arquivo é
compartilhado com usuários que trabalham em outros idiomas ou com usuários de outros sistemas
de computador, convém escolher o padrão de codificação. O Microsoft Word usa o padrão de
codificação para converter o arquivo para Unicode.
Inserir quebras de linha - insere quebras de linha no final de cada linha de texto do parágrafo e
preserva o layout do arquivo de texto.
Terminar linhas com - especifica a seqüência de caracteres de controle que o Word deve usar para
representar o fim da linha e o fim do parágrafo.
Permitir substituição de caracteres - Permite que o Word substitua alguns símbolos por texto
similar. Por exemplo, o Word exibiria o símbolo de copyright (direito autoral) como (c) com essa
opção ativada.
Selecione as opções desejadas e clique no botão OK. O Word apresenta uma advertência
relacionada à conversão do arquivo.
Agora verifique como ficou o arquivo convertido. Procure na pasta onde armazenou o documento
convertido e abra o arquivo com a extensão TXT.

4. Arquivo convertido em TXT
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Salvando como HTML
HTML é o formato padrão para documentos da Internet, sendo a linguagem usada para construção
dos sites que acessamos através do navegador ou browser.
O Office facilita a possibilidade de se fazer um documento do Word (ou nos outros integrantes da
família Office), e salvar no formato HTML. Para exemplificar, continue com o arquivo-exemplo:
abra o documento A Informática no Mundo Global original;
acesse o Botão Office, aponte para Salvar como e clique em Outros Formatos;
na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado Tipo;
selecione a opção Página da Web (*.htm;*.html);
clique no botão Salvar;
feche o arquivo e abra a pasta onde armazenou o documento;
dê um duplo clique no arquivo com a extensão HTML.

5. Aula 18 - Trabalhando com documentos
Impressão
A impressão ainda possui importância fundamental na manipulação de documentos e é um dos
meios preferidos de transferência de informações e registro de acontecimentos.
Aula 18 - Trabalhando com documentos
Visualização da impressão
Dentro da filosofia de só imprimir o estritamente necessário, sempre é bom verificar o layout
das páginas antes de enviá-las para a impressora. Faça isto, através do comando
Visualização de Impressão. Para usar esse comando:
abra novamente o arquivo A Informática no Mundo Global;
acesse o Botão Office, aponte para Imprimir e clique em Visualização de Impressão;
O modo de visualização da impressão, ativado por este comando, mostra uma visão prévia
exata da aparência do documento impresso.

6. Visualização prévia de impressão
Você pode usar o controle de Zoom normalmente para aproximar e afastar a viusalização,
assim, terá idéia de como será feita a impressão.
Este modo de visualização também apresenta um botão Zoom na guia Visualização da
Impressão. Ela dá acesso a caixa de diálogo de mesmo nome. Esta janela permite escolher
quantas páginas deseja visualizar simultaneamente: Para visualizar várias páginas
simultaneamente:
clique no botão Zoom na guia Visualização da Impressão;
no botão Várias páginas arraste o ponteiro do mouse até o número de páginas que
deseja visualizar simultaneamente;
clique no botão OK para aplicar.

7. Definindo 4 páginas simultaneamente
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Comando Impressão Rápida
Acesse o Botão Office, aponte para Imprimir e clique em Impressão Rápida.
O documento é enviado para a impressora configurada como padrão do Windows e
impresso, não importando o número de páginas, sem qualquer tipo de configuração de
impressão específica.
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Comando Imprimir
Este comando permite controlar e personalizar as opções de impressão, assim, você
pode imprimir apenas o necessário.
Acesse o Botão Office, aponte para Imprimir e clique em Imprimir.

8. Caixa de diálogo Imprimir
Nesta janela você poderá:
selecionar a impressora que deseja imprimir, especialmente útil num ambiente de
rede ou quando possui mais de uma impressora compartilhada.
No quadro Intervalo de páginas, selecionar as páginas que serão impressas, de
acordo com as seguintes opções:
Todas: imprime todas as páginas do documento. É um modo semelhante ao
comando Imprimir visto anteriormente;
Página atual: imprime apenas a página onde está posicionado o ponto de
inserção;
Páginas: pode especificar as páginas que deseja imprimir. Separe com ponto e
vírgula os números e/ou intervalos de páginas a serem impressos;
Seleção: imprime apenas o texto selecionado previamente.
No quadro Cópias poderá definir o número de cópias a serem impressas;
No campo Imprimir, define o que será impresso: Todas as páginas do intervalo,
somente as Páginas pares ou somente as Páginas ímpares.
No quadro Zoom encontra-se os campos:
Páginas por folha para selecionar o número de páginas do documento que
será impresso em cada folha de papel.
Ajustar ao tamanho do papel para selecionar o tamanho do papel que
imprimirá o documento. Por exemplo, é possível especificar que documento do
tamanho Letter (21,59 X 27,94cm) seja impresso em papel A5 (14,8 X 21 cm), o
tamanho da fonte e dos elementos gráficos diminui para ajustar ao papel. Este
recurso é similar ao recurso reduzir/ampliar de uma máquina fotocopiadora.

9. Aula 18 - Trabalhando com
documentos
Comando Imprimir (cont.)
Botão Opções ativa as Opções do Word relacionadas à impressão do
documento.
Opções de impressão
Observe algumas opções disponíveis:
Imprimir desenhos criados no Word: imprime todos os objetos de
desenho, como formas e caixas de texto. Se for desmarcada, o processo de
impressão é acelerado, porque o Word imprime uma caixa em branco no
lugar de cada objeto de desenho.
Imprimir cores e imagens de plano de fundo: imprime todas as cores e
imagens de plano de fundo.
Imprimir propriedades de documentos: imprime as informações
resumidas do documento em uma página separada depois que o
documento for impresso.
Imprimir texto oculto: imprime todo o texto que foi formatado como oculto.
Atualizar campos antes da impressão: atualiza todos os campos de um
documento antes de imprimi-lo.
Atualizar dados vinculados antes da impressão: atualiza todas as
informações vinculadas de um documento antes de imprimi-lo.

10. Aula 18 - Trabalhando com
documentos
Criação e impressão de etiquetas
O recurso Etiquetas pode ser usado para imprimir o mesmo endereço em uma
única etiqueta ou em uma folha inteira de etiquetas. É possível, também, usá-lo
para criar outros tipos de etiquetas e cartões, como etiquetas de pastas de
arquivo, crachás, cartões comerciais, cartões rotativos e postais.
Após criar as etiquetas, elas podem ser impressas imediatamente. É possível
também salvar as etiquetas em um novo documento para editar e imprimir mais
tarde.
Para criar e imprimir etiqueta:
Acesse a guia Correspondências, no grupo Criar clique em Etiquetas. A
caixa de diálogo Envelopes e etiquetas é apresentada.
Caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, Guia Etiquetas
na caixa Endereço: digite o endereço desejado. Se ativar a caixa de
verificação Usar remetente padrão, será inserido o nome do seu
computador;
na caixa Imprimir, mantenha ativa a opção Página inteira - mesma
etiqueta;
clique no botão Opções para escolher o tamanho da etiqueta.

11. Aula 18 - Trabalhando com
documentos
Criação e impressão de etiquetas
(cont.)
É apresentada a caixa de diálogo Opções de etiqueta;
escolha o número de série da etiqueta. No exemplo selecione Microsoft 30 por página.
Caixa de diálogo Opções de etiqueta
Ou,
utilize o botão Nova etiqueta se desejar criar uma etiqueta de tamanho
personalizado;
na caixa de diálogo Envelopes e etiquetas clique no botão OK;
clique agora no botão Novo documento, para levar as informações a um
novo documento que será impresso depois.

12. Criar etiqueta personalizada
Aula 18 - Trabalhando com
documentos
Criação e impressão de envelopes
Na guia Correspondência não podia faltar o recurso de criação de
Envelopes. Você pode criar e imprimir um único envelope ou quantos
forem necessários. Caso queira salvá-lo para posterior edição e
impressão, pode anexar o envelope ao documento atual. O envelope
anexado é adicionado como uma seção separada no início do
documento.
Para criar o envelope:
Acesse a guia Correspondências, no grupo Criar clique em
Envelopes. A caixa de diálogo Envelopes e etiquetas é apresentada
novamente, mas agora com a guia Envelopes ativa.

13. Caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, guia Envelopes
na caixa Endereço do destinatário: digite o nome e o endereço do
destinatário;
na caixa Remetente: digite o nome e endereço de retorno. Caso não
queira imprimir um endereço de retorno ative a caixa de verificação
Omitir.
clique no botão Opções para escolher o tamanho do envelope.
Aula 18 - Trabalhando com
documentos
Criação e impressão de envelopes
(cont.)
Surgirá a caixa de diálogo Opções de envelope com as guias
"Opções de envelope" e "Opções de impressão".

14. Guia Opções de envelope
Guia Opções de impressão
escolha o tamanho de envelope, fonte de destinatário e fonte de
remetente na guia Opções de envelope;

15. na guia Opções de impressão defina a posição do envelope e
alimentação de papel na impressora;
clique no botão OK. Voltará para a caixa de diálogo Envelopes e
etiquetas;
clique em Imprimir; Ou,
clique no botão Adicionar ao documento, para levar as
informações do envelope em uma nova seção no início do
documento.