Un email pe zi este solutia prin care echipa ta devine mai performanta iar tu, in calitate de manager petreci mai putin timp "stingand focuri".

1. Un email pe zi
(de la membrii echipei proprii)
Bogdan Tudor (c)

2. Un email pe zi
Strategia prin care cei cu care
lucrezi direct iti trimit un singur
email zilnic.

3. Cum am descoperit
‘Un email pe zi’ ?

4. Se obtineau mai
multe rezultate
la birou atunci
cand eram
plecat in
concediu

5. Ce se schimbase?
Facand o analiza, am constatat ca
singurul lucru pe care il
schimbasem a fost sa cer colegilor
sa imi trimita „un singur email pe
zi” in care sa concentreze
rezultatele obtinute si deciziile de
care aveau nevoie

6. Ce obtinusem de fapt?
Atunci cand ai o echipa competenta,
faptul ca nu esti la birou genereaza
o perceptie mai mare de:
1. Autonomie
2. Responsabilitate
3. Asumare

7. Interesant, asta
inseamna ca
trebuie sa stau
mai mult in
concediu 

8. In ce situatie te afli acum
cu echipa ta?

9. Cel mai probabil
De la o parte din
membri echipei
primesti zilnic
un numar
considerabil de
mesaje (de
obicei intre 3 si
10)

10. Pe de alta parte
De la ceilalti,
primesti foarte
rar mesaje
(doar atunci
cand arde)

11. Care este situatia ‘buna’?
Nici una dintre cele doua.

12. Analiza situatiei curente

13. Intre 3 si 10
mesaje zilnic
Ti se ‘paseaza
maimuta’
Exista perceptia
ca ‘nu se misca
un pai fara tine’

14. Efectul asupra echipei
Cultura activitatii, nu a rezultatului
Lipsa autonomiei in cadrul echipei
Blocaje ale activitatii (atunci cand
managerul nu este disponibil)

15. Efectul asupra membrilor
Evolutie profesionala limitata
Autonomie mica
Competente reduse

16. Efectul asupra managerilor
Intreruperi frecvente
Clientul de email care ocupa tot
timpul
Lipsa rezultatelor proprii

17. Mai putin de un
mesaj zilnic
Probabil ca nu
prea esti la
curent cu ceea
ce se intampla
in echipa ta

18. Efectul asupra echipei
Lipsa de aliniere
Risc de derapaj a performantei
Sedinte lunare sau saptamanale
interminabile

19. Efectul asupra membrilor
Efort intr-o directie gresita
Vizibilitate redusa a rezultatelor
Lipsa confirmarilor afecteaza
motivatia

20. Efectul asupra managerilor
Implicare redusa a membrilor
Lipsa informatiilor necesare
Imposibilitatea de interventie
atunci cand este nevoie

21. Solutia?
Un email pe zi

22. Toti membrii echipei trimit
nici mai mult nici mai putin de
un email in fiecare zi, intr-un
format comun

23. Ce contine emai-ul zilnic?
Rezultatele zilei
Informari sau decizii necesare
Obiectivele zilei urmatoare

24. Rezultatele zilei
Ce rezultate am obtinut,
concret si masurabil, in ziua
curenta
Nu activitati, rezultate

25. Informari sau decizii
Orice subiect care este relevant
pentru management
Decizii, nu intrebari
(o decizie este emiterea unei
solutii proprii, pe care
managerul o poate confirma)

26. Obiectivele zilei urmatoare
Vei obtine mai multe rezultate
daca stii exact ce vrei sa obtii
(rezultatele se vor imbunatatii
considerabil, aparent fara o
explicatie pertinenta)

27. Exemplu
Asa da
Salut Bogdan,
Astazi, am identificat doi candidati
potriviti pentru postul de sales (sunt
foarte incantata).
Trebuie sa iti spun insa, ca Mihai de la
tehnic m-a anuntat astazi ca vrea sa
plece de la noi. Eu ma gandesc sa nu ii
facem o contra-propunere, e ok?
Maine continui la sales, obiectivul meu
este sa finalizez procesul chiar maine si
sa il gasesc pe ultimul sales guy si sa
inchid.
O seara buna,
Asa nu
Salut Bogdan,
Am avut sapte interviuri azi si a venit si
am avut si un interviu la telefon (sunt
epuizata).
Spune-mi cum sa fac cu Mihai care vrea
sa plece de la noi. Apropos, si nu mi-ai
raspuns la intrebarea de dimineata, ce
sa fac cu invoirile?
Nu stiu cum o sa ma descurc maine ca
am 12 interviuri, cred ca o sa o rog si
pe Ana sa ma ajute cumva,
O seara buna,

28. Un email pe zi
• Clar
• Concis
• Scurt
• La obiect
• Complet

29. Cine poate folosi
Un email pe zi

30. ‘Un email pe zi’ NU este pentru
• O echipa in formare
• Membrii echipei aflati in primele 90
de zile in companie
• Membrii care nu performeaza

31. ‘Un email pe zi’ este pentru
• O echipa rodata, solida
• Membrii performanti care isi doresc
sa evolueze

32. Rezultatele
Un email pe zi

33. ‘Un email pe zi’ este o strategie
prin care:
• Echipa ta sa creasca
• Incurajeaza initiativa
• Promoveaza Bottom-Up vs. Top-
Down
• Ofera mai multe oportunitati de
apreciere a situatiilor pozitive
• Imbunatateste rezultatele

34. Alte detalii
Un email pe zi

35. Cand trebuie trimise mesajele?
Cel mai bun moment identificat de mine
este finalul programului, dar pot fi
situatii in care se pot trimite la inceput
de zi
Trebuie sa raspund la emailurile
primite?
Obligatoriu si fara exceptie, cel putin un
„Multumesc, e in regula”

36. Uneori, sunt situatii care nu pot
astepta, exista si exceptii?
Da, sunt situatii urgente pentru care nu
se poate astepta email-ul zilnic,
probabil insa ca in acea situatie un
telefon ar fi mai potrivit.
Daca ceea ce pare o exceptie pentru un
membru al echipei nu este de fapt?
Se regleaza pe parcurs prin dialog si
aliniere a asteptarilor.

37. Cand citesc si raspund la mesaje?
Probabil ca manager, esti deja obisnuit
sa pleci mai tarziu sau sa te trezesti mai
devreme si sa ajungi inainte celorlalti la
birou 
Cum selectez membri echipei care se
pot califica?
Daca identifici membri care nu se pot
califica, sustine-i si dezvolta-i inainte sa
ii incluzi in aceasta strategie.

38. START
Un email pe zi