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Das Problem
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Das Problem
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Die Folge
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Aufgaben des Change Management
•  Alle rechtzeitig/frühestmöglich über das Geplante und dessen
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Aufgaben des Change Management
•  Durch eine Vision und Ziele Veränderungsanreize liefern.
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Change Management bei System-Implementierung

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In einer Welt des raschen Wandels stehen die Unternehmen vor der Herausforderung wettbewerbsfähig zu bleiben. Dafür muss sich ein Unternehmen immer wieder nach neuen Entwicklungen, wie z.B. Digitalisierung, orientieren, sich diesen anpassen oder sogar neu ausrichten.

Oft müssen die Prozesse überdacht, Abläufe optimiert und die eigene IT für die Zukunft neu aufgestellt werden. In diesem Zusammenhang werden bestehende Systeme gegen neue ausgetauscht oder zusätzliche Software implementiert.

Leider werden solche Veränderungen nur als Austausch technischer Komponenten angesehen und es wird außer Acht gelassen, dass auch solche Veränderungen Prozesse / Abläufe und damit auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verändern. Damit der Systemwechsel bzw. die Einführung erfolgreich ist, die neuen Prozesse sich etablieren und gelebt werden sowie die Unternehmensziele erreicht werden, müssen die Mitarbeiter mitziehen. Ohne Sie kann ein Unternehmen nicht wettbewerbsfähig werden und bleiben.

Der Wandel des Unternehmens ist ein Wandel der Mitarbeiter. Dabei stellt der Wandel ein anspruchsvolles Vorhaben dar, denn es gilt:
• den Veränderungsprozess ganzheitlich zu planen und frühzeitig zu kommunizieren,
• den Change erfolgreich durchzuführen,
• ihn zu stabilisieren und zu kontrollieren
• und dabei die Betroffenen aktiv einzubinden.

Es zeigt sich immer wieder bei IT-Projekten, dass
• Projekte wesentlich mehr Kommunikation brauchen!
• die Kommunikation muss ausgeprägt bidirektional sein müssen!
• die Projekte aktiv für ihr Thema „Marketing“ betreiben müssen!

Das Change Management hilft diese Herausforderung zu meistern. Es sorgt für den menschlichen Aspekt beim Wandel - damit die Veränderung am Ende die Wettbewerbsfähigkeit sowie die gewünschte Effizienz hinsichtlich Kosten, Zeit und Ertrag gesichert wird und dabei die Mitarbeiterzufriedenheit nicht außer Acht gelassen wird.

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Change Management bei System-Implementierung

  1. 1. Change Management (Veränderungsmanagement) bei IT-Projekten ?!?! (Software-/System- Implementierungen) Veränderungskompetenz für IT-Projekte
  2. 2. Häufige Ausgangslage Differenzierte Sicht und Denke Das Problem und die Folge Change Management Nutzen I II III IV V Blue Change Solutions
  3. 3. Häufige Ausgangslage Veraltet   Integriert   Historisch   Komplex   Kostspielig   Stückwerk   Unwirtscha:lich   Prozesse  werden     nicht  op>mal     unterstützt   Nicht  zukun:sorien>ert   Blue Change Solutions
  4. 4. Häufige Ausgangslage •  Aus betriebswirtschaftlichen Gründen muss die bestehende betriebswirtschaftliche Software (z.B. ERP System) ausgetauscht werden. •  Das bestehende System, sofern es als „System“ bezeichnet werden kann, wird meist schon seit vielen Jahren benutzt und ist nicht mehr zeitgemäß. •  Allerdings besteht ein hohes Maß an Gewohnheit mit dem System. •  Arbeitsabläufe sind rund um das System über die Jahre hinweg entstanden. Unzulänglichkeiten wurden durch temporäre Hilfslösungen überwunden. Blue Change Solutions
  5. 5. Drei Beteiligte, drei differenzierte Sichten auf das aktuelle System. •  Das Altsystem ist nicht mehr auf dem Stand der Dinge. •  Es ist sehr aufwendig es am Leben zu halten. •  Neue Techniken würden viel mehr Möglichkeiten bieten. •  An dem Altsystem wurde so viel „angeflanscht“, dass keiner mehr durchblickt. •  Wartung wird immer aufwendiger. •  Es macht keinen Spaß und nervt nur! •  Es ist nicht perfekt aber ich habe es „lieb“ gewonnen. •  Ich kenne alle Funktionen. •  Ich bediene es im Schlaf ohne viel nachdenken zu müssen. •  Die momentanen Prozesse kenne ich in- und auswendig. •  Ich weiß, was - wann - wo - wie gemacht werden muss. •  Das Altsystem muss ausgetauscht werden. •  Es verhindert Innovation und Wettbewerbs-fähigkeit bzw. Wachstum. •  Der Unterhalt wird immer teurer. •  Das System unterstützt die Unternehmenssteuerung sehr schlecht. •  Die Unternehmensprozesse werden nicht optimal unterstützt. IT   Unternehmen   Mitarbeiter   Blue Change Solutions
  6. 6. Das Problem •  Es besteht ein gegenseitiges Unverständnis für die Position der Anderen. •  Zudem gibt es „sprachliche“ Barrieren. •  Der Wechsel wird nur als technischer Austausch eines Systems angesehen. •  Das neue System verändert die Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter meist extrem. •  Die Betroffenen sehen die Notwendigkeit, den Vorteil des neuen Systems und das Ziel des Ganzen oftmals nicht. •  Einige Betroffene haben bereits weniger erfolgreiche Veränderungs- maßnahmen im Unternehmen erlebt und glauben nicht an den Erfolg bzw. erfolgreiche Implementierung des neuen Systems. Blue Change Solutions
  7. 7. Das Problem •  Die emotionale Bindung der Mitarbeiter an das Altsystem, auch wenn es eine „Hassliebe“ ist, wird nicht berücksichtigt. •  Sie fühlen sich verunsichert und sind besorgt, welche möglichen Auswirkungen dieser Systemaustauch haben könnte (z.B. Umstrukturierung, Rationalisierung, Entlassungen). •  Die emotionale Seite eines Changevorhabens wird meist unterschätzt! Das  Altsystem  ist  wie  ein  in  die  Jahre  gekommener  Sessel.  Für  die  einen  ist  es  ein   verschlissener  und  von  Mo=en  zerfressener  Sperrmüll.  Für  die  anderen  der  perfekt   eingesessene  Stuhl.  Beide  Parteien  haben  eine,  wenn  auch  sehr  unterschiedliche,   emoEonale  Bindung  zu  dem  Sessel!   (Fortsetzung)   Blue Change Solutions
  8. 8. Die Folge •  Die Mitarbeiter blockieren sich gegen das neue System, die damit verbundenen Veränderungen und die Mehrarbeit. •  Die allgemeine Motivation sinkt. •  Das Sich-Befassen mit der anstehenden Systemeinführung bzw. dem Systemwechsel, lenkt die Mitarbeiter von ihrem Tagesgeschäft ab und führt zu einem Produktivitätseinbruch. •  Das Projekt kommt kaum oder nur schleppenden voran. •  Geld, Zeit und Ressourcen werden vergeudet. •  Die betriebswirtschaftlichen Ziele können nicht erreicht werden. Blue Change Solutions
  9. 9. Auswirkung Blue Change Solutions
  10. 10. Change Management hilft! •  ... indem es Bewusstsein für die Wichtigkeit des menschlichen Aspektes (Emotionen / Widerstand) und dem Umgang mit diesem schafft. •  ... indem es dafür sogt, dass der Sinn & Zweck, die Notwendigkeit und das Ziel des Changes (die Einführung / der Wechsel des Systems) nachvollziehbar vermittelt wird. •  .... indem es Bedenken, Erwartungen, Bedürfnisse aller beteiligten Gruppen (z.B. Anwender, IT, Geschäftsführung) thematisiert und harmonisiert. •  ... indem es dafür sorgt, dass das Ideenpotential der Mitarbeiter gesehen und genutzt wird. •  ... indem es die Veränderungsbereitschaft und –fähigkeit auf- und ausbaut. Blue Change Solutions
  11. 11. Change Management hilft! •  ... indem es dafür sorgt, dass der Veränderungsprozess transparent wird und bleibt. •  ... indem Rollen und Verantwortungen sichtbar werden. •  ... indem eine kontinuierliche Kommunikation sichergestellt wird. •  ... indem es Bewusstsein für die verschiedenen Phasen und Hürden schafft und damit Akzeptanz und Engagement der Beteiligten sichert. •  ... indem es alle Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv und angemessen in den Prozess einbindet. •  ... (Fortsetzung)   Blue Change Solutions
  12. 12. Aufgaben des Change Management •  Alle rechtzeitig/frühestmöglich über das Geplante und dessen Auswirkungen informieren. •  Die Notwendigkeit der Veränderung z.B. Einführung/Wechsel eines IT Systems nachvollziehbar kommunizieren und erläutern. •  Bedenken, Erwartungen, Bedürfnisse aller beteiligten Gruppen (z.B. Anwender, IT, Geschäftsführung) thematisieren und harmonisieren. •  Alle Betroffene / Beteiligte aktiv in den Veränderungsprozess einbinden und Veränderungsbereitschaft aufbauen. •  Rücksicht auf die menschlichen Aspekte, d.h. die Emotionen, zu nehmen, um Ängste, Widerstände und Denkblockaden auflösen bzw. verhindern. •  Ideenpotential der Beteiligten nutzen. •  Akzeptanz und Engagement der Beteiligten sichern. Blue Change Solutions
  13. 13. Aufgaben des Change Management •  Durch eine Vision und Ziele Veränderungsanreize liefern. •  Sicherstellen, dass Vision, Ziele und Strategien klar definiert werden. •  Mit den Verlierern des Changes fair umgehen. •  Kompetente und qualifizierte Führungskräfte als Vorbild und Multiplikator vorbereiten. •  Einen realistischen und umsetzbaren Chang-Aktionsplan entwickeln. •  Veränderungsprozess transparent halten, Rollen und Verantwortungen sichtbar machen. •  Bei der realistische Zeit- und Ressourcenplanung und Einhaltung dieser unterstützen. •  Sicherstellen, dass Beteiligte für neue Aufgaben qualifiziert werden. •  Zwischenerfolge anerkennen. (Fortsetzung)   Blue Change Solutions
  14. 14. Entscheidende Faktoren Es hat sich gezeigt, dass verschiedene Faktoren den Erfolg eines Changevorhabens sehr stark beeinflussen. Wenn vor allem •  die Vision •  die Fähigkeiten •  der Anreiz •  die Ressourcen •  der Aktionsplan fehlen, ist das Scheitern des Vorhabens sicher. Das Change Management greift diese Faktoren auf und sorgt dafür, dass sie bei der Projektplanung und -durchführung eingebunden werden. Allein das Fehlen eines dieser Faktoren, lassen ein Scheitern sehr wahrscheinlich werden. Blue Change Solutions
  15. 15. Wenn ein Faktor fehlt, dann... In  Anlehnung  an  folgende  Quellen:  Ambrose,  T.  Knoster,  Dr.  M.  Lippit   ERFOLG   Verwirrung   Angst   Widerstand   Frustra>on   Fehlstarts   Vision   Vision   Vision   Vision   Vision   Fähigkeiten   Anreiz   Anreiz   Anreiz   Anreiz   Ressourcen   Ressourcen   Ressourcen   Ressourcen   Ressourcen   Ak>onsplan   Ak>onsplan   Ak>onsplan   Ak>onsplan   Ak>onsplan   Fähigkeiten   Fähigkeiten   Fähigkeiten   Anreiz   = = = = = =Fähigkeiten   Blue Change Solutions
  16. 16. Der konkrete Nutzen von Change Management •  Engagement der Mitarbeiter sichern durch Akzeptanz und Transparenz der Veränderungsprozesse. •  Produktivitätseinbruch mindern. •  Ideenpotentiale nutzen durch frühe Einbindung der Betroffenen / Beteiligten. •  Schnellere Integration des Systems. •  Steigerung der Effektivität. •  Bessere Einhaltung des Budgets und des Zeitplans. Blue Change Solutions
  17. 17. Der konkrete Nutzen von Change Management •  Reduzierung der nachträglichen (kosten- und zeitaufwendigen) Anpassungen des Systems. •  Senkung der Zusatz- und Folgekosten. •  Schnellerer Aufbau der neuen Tagesroutine. •  Nachhaltigere Sicherung der Investition / eines adäquaten ROI. •  Unterstützung der strategischen Unternehmensziele. •  Zufriedenere Kunden und Mitarbeiter. (Fortsetzung)   Blue Change Solutions
  18. 18. Coaching   Consul>ng   Training   Am  BonifaCusbrunnen  45     60438  Frankfurt  am  Main   T:  +49  69  25616953   M:  dialog@bluechange.de   W:  www.bluechange.de   F:  www.facebook.com/bluechange.de  

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