Desarrollo de colecciones

2010

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE TABASCO

Políticas internas de los
Servicios Bibliotecarios.

Este documento presenta la integración de un Comité de
Biblioteca y de la normatividad que describa los procedimientos
a seguir para el desarrollo de las colecciones con el objetivo de
que sirvan como guía para lograr la adquisición de materiales
acorde a los intereses y necesidades reales de la academia.

M. en A. Soledad Cecilia Rodríguez Pares
18/06/2010

Universidad Tecnológica de Tabasco 2010
Secretaría Académica
Biblioteca “José Francisco Fuentes Esperón”

JUSTIFICACION

El desarrollo de las colecciones bibliográficas y de materiales de apoyo
didáctico en una biblioteca, obedece directamente a su filosofía, reflejada en la
misión y visión de esta institución educativa, cuyo objetivo primordial es la
enseñanza tecnológica.

El diseño de políticas de adquisición de materiales bibliográficos y de apoyo
didáctico en general, debe desarrollarse en un plan estrechamente ligado al
cumplimiento de los planes y programas académicos, de investigación y
extensión educativa. De acuerdo a las prioridades y objetivos de la institución
debe considerar la participación de un Comité de Biblioteca, conformado por
representantes de las academias, investigadores, responsables de la extensión
educativa y de aquellos que demuestren motivos específicos para participar en
la selección de los citados materiales.

Es la estructura académica, representada en este comité, quien determine las
adquisiciones y a fin de cuentas el desarrollo de las colecciones.

El departamento de servicios bibliotecarios plantea la integración de un Comité
de Biblioteca y la normatividad que describa los procedimientos a seguir
para el desarrollo de las colecciones, acorde a los intereses y necesidades
reales de las academias y de la biblioteca con el objetivo de que sirvan como
guía para lograr la adquisición de materiales de utilidad a nuestros usuarios.

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Contenido

1. INTEGRACIÓN DE UN COMITÉ DE BIBLIOTECA ..............................................................4
1.1 Responsabilidades del comité en las Adquisiciones. .......................................................... 4
1.2 Responsabilidades de los bibliotecarios en las adquisiciones. ........................................... 4
1.3 Reuniones del comité de biblioteca .................................................................................... 5
1.4 Selección de materiales documentales ............................................................................... 5
1.5 Criterios para la selección ................................................................................................... 6
2. POLITICAS INTERNAS DE LOS SERVICIOS BIBLIOTECARIOS ..............................................7
2.1 POLITICAS DE ADQUISICIÓN ................................................................................................ 7
a) Compra de materiales ................................................................................................... 7
b) Canje .............................................................................................................................. 7
3. Donaciones .................................................................................................................... 8
2.2 POLÍTICAS DE MANTENIMIENTO Y PRESERVACIÓN DE LA COLECCIÓN ............................ 12
2.3 POLÍTICAS DE DESCARTE ................................................................................................... 13
2.4 POLÍTICAS DE INVENTARIO................................................................................................ 16

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1. INTEGRACIÓN DE UN COMITÉ DE BIBLIOTECA

Se pretende la creación de un Comité de Biblioteca para la selección del
acervo, el cual estará conformado por representantes de las academias,
responsables de la extensión educativa y de aquellos que demuestren motivos
específicos para participar en la selección de los citados materiales:

Un representante de la academia.
Un representante de educación continúa.
Un representante de cada división o carrera.
Dos trabajadores de biblioteca: uno de proceso técnico y otro de referencia.

1.1 Responsabilidades del comité en las Adquisiciones.

Convocar a reuniones de academia para solicitar la participación de los
profesores en el proceso de selección y elaboración del listado de sugerencias.

Recoger las listas de sugerencias bibliográficas de los profesores a quienes
representan.

Entregar listados de sugerencias al representante de biblioteca y copia a su
coordinador de división o carrera.

Estar al pendiente de los resultados.

1.2 Responsabilidades de los bibliotecarios en las adquisiciones.

1. Solicitar la colaboración a los profesores, investigadores e interesados en
general, que así lo justifiquen, antes de cada proceso de compra para conocer
sus necesidades.

2. Asegurar la participación de los representantes de cada División, Carrera,
Academia y Extensión Educativa en el proceso de selección.

3. Participar en las reuniones de academia.

4. Los encargados de biblioteca tienen la responsabilidad de promover la
adquisición de materiales bibliográficos considerando las necesidades o
carencias de la colección de su biblioteca.

5. Aclarar la situación en que se encuentran los procesos de compra de sus
solicitudes.

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6. Los listados de sugerencias deberán ser entregados lo más completo posible
al coordinador de la biblioteca.

1.3 Reuniones del comité de biblioteca

El departamento de servicios Bibliotecarios enviará el aviso correspondiente a
la apertura de sugerencias bibliográficas a todas y cada una de las divisiones y
academias.

Considerando que es a inicio de año cuando la Administración hace las
solicitudes presupuestales, este proceso iniciará en la segunda semana del
mes de septiembre, con el objetivo de tener concluidas las listas de selecciones
bibliográficas al inicio del año siguiente.

Cada representante de academia solicitará a sus compañeros lista de
sugerencias de su materia, diferenciando libros de texto y libros de apoyo.

A las reuniones de academia puede asistir, si lo consideran necesario, un
representante de biblioteca.

El representante de academia entregará en disco e impresas en papel, las
listas de sugerencias solicitadas y las observaciones pertinentes a su jefe de
división.

Los jefes de división, representantes de investigación y de extensión educativa
entregarán a los representantes de biblioteca las sugerencias bibliográficas y
didácticas definitivas.

El Jefe de Departamento recibirá los listados y es su responsabilidad promover
su adquisición ante la administración o autoridad correspondiente.

La Jefatura de biblioteca consultará, si el presupuesto así lo indica, con los
representantes de academia, los ajustes que fuesen necesarios en la lista final.

1.4 Selección de materiales documentales

Los catálogos recientes se entregarán a los coordinadores de división, quienes
a su vez son responsables de recomendarlos a los coordinadores de
Academia.

El coordinador de Academia es responsable de solicitar a los profesores que
trabajan las distintas materias, las bibliografías anotando su característica
como libro de texto o lectura complementarios.

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El coordinador de Academia, maestro investigador y bibliotecario del comité,
son responsables de la selección del material y de la emisión de la lista
definitiva.

1.5 Criterios para la selección

Libros.
Adquirir material bibliográfico de acuerdo a los intereses de nuestros usuarios,
de ediciones recientes, preferentemente no mayores a dos años de antigüedad,
dando prioridad en el idioma Español. Considerando que no toda la información
de interés para los usuarios se produce en nuestro idioma, en áreas como
computación, electrónica, fármacos y alimentos, ciencia y tecnología, el Ingles,
es la lengua de edición más común para estas especialidades. Sin embargo, no
hay que olvidar la importancia de la promoción de nuestro idioma, el Español,
el aprendizaje de su gramática, su lectura y correcto ejercicio.

Revistas.
La contratación de suscripciones representa un proceso selectivo más
delicado. El gran número de revistas que se editan en el mundo, las diversas
especialidades y los espectros de calidad en presentación y contenidos,
además de que el formato en línea ha adquirido gran relevancia en los últimos
años, exigen de nuestra parte mayor atención en las elecciones a tomar ya que
estas publicaciones exhiben el conocimiento novedoso de la intelectualidad
humana.

Material audiovisual.
Adquirir videos científicos, tecnológicos y culturales bajo los mismos criterios de
edición anteriores y considerando los avances del sistema DVD en la
multimedia.

Reportes de estadía.
Muestra de la capacidad y aptitudes de los profesionales que formamos, son un
rasgo distintivo de cada institución educativa. A esta biblioteca se entregará un
ejemplar impreso y digital en formato pdf, por cada alumno que egrese.

CD-ROM.
El desarrollo de colecciones en DVD y CDROM tiene particulares atractivos
adicionales al texto: animación y sonido. Los criterios de adquisición deben
ajustarse a las necesidades de nuestros usuarios, ediciones recientes no
mayores a dos años, dando prioridad al idioma español.

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2. POLITICAS INTERNAS DE LOS SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS

La presente normatividad, pretende informar a la comunidad las políticas
generales de acción para la selección y adquisición de los materiales
documentales e información digitalizada y audiovisual.

2.1 POLITICAS DE ADQUISICIÓN

Las adquisiciones bibliográficas y de materiales de apoyo didáctico se realizan
mediante:

a) Compra de materiales

Teniendo en cuenta las características de las bibliotecas de las
universidades tecnológicas, los criterios a considerar en la selección del
material bibliográfico son los establecidos por el SIBISUT y adicionalmente
se tienen otras consideraciones tales como:

Libros de texto: mínimo de cinco ejemplares por materia.
Libros complementarios: dos ejemplares por materia siempre y cuando se
trate de títulos diferentes.
Obras de consulta: un título por biblioteca.
Revistas. Una suscripción por publicación solicitada.
Material audio-visual. Un ejemplar por título.
CD ROM. Un ejemplar por título.

b) Canje
El canje representa no solo un medio para conocer el trabajo de las
instituciones educativas y de investigación, también significan la posibilidad de
estrechar relaciones ínter –institucionales y colaboraciones en el desarrollo de
proyectos ínter -disciplinarios.

 El canje se llevara a cabo mediante convenios de apoyo y ayuda.
 El convenio de canje deberá establecerse de Institución a Institución.
 El canje deberá realizarse bajo acuerdo mutuo de las instituciones
involucradas.
 Será objeto de canje, el material bibliográfico, hemerográfico o
documental producido por la UTTAB.
 También se ofrece a canje el material bibliográfico descartado

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3. Donaciones

La Universidad Tecnológica de Tabasco, solicita y promueve donaciones de
material documental, fondos didácticos, culturales y científicos, que fortalezcan
y enriquezcan el fondo bibliográfico, permitiendo promover la generación de
nuevo conocimiento en todos los ámbitos del saber, de tal manera que
contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales y sobre todo, que
faciliten el proceso de enseñanza-aprendizaje, siempre y cuando el material se
ajuste a sus necesidades e intereses, para ello se establecen las siguientes
políticas:

Políticas de Recepción de Donaciones

Para que una donación -independiente de su volumen- sea ingresada a la
colección, debe cumplir con determinadas condiciones y características:

a. Procedencia
Se debe señalar la procedencia del material y quien efectúa la donación.

b. Selección y aceptación
Una vez convenido el material que será aceptado en donación por la Biblioteca,
éste será recibido, analizado y seleccionado por la Jefatura del departamento
de servicios bibliotecarios y el área de procesos técnicos, con el fin de
determinar la utilidad y el estado del mismo.

Con lo anterior, la Biblioteca se adjudica el derecho sobre el material y no
podrá aceptar exigencias tales como:

 Distribución temática que difiera con el sistema normalizado existente.
 Almacenamiento privilegiado frente al resto de la colección.
 Trato preferencial y uso restringido. (Sólo se asignará estas características
de uso, a material que sea catalogado como histórico, raro o valioso).
 Asignar los nombres de sus donantes a las salas o de ubicar el material
según el deseo de los donantes, ajustándose a sus criterios normalizados
de catálogo.

De igual forma la Biblioteca podrá determinar la derivación del material que no
se ajuste a sus necesidades.

El área de procesos técnicos procederá a lo siguiente:

a) Elaboración de acuse de recibo, si así lo desea el donante.
b) Dictaminar qué material es susceptible de pasar a la colección y cuál no.
c) Separar el material que no es para la colección.
d) Enviar a encuadernación el material para la colección que lo requiera.

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e) Enviar a otras bibliotecas, el material no recibido o duplicado.
f) Programar el material que deberá pasar a la colección para su proceso.
g) Colocar el sello “donado por” con el nombre del donante.
h) Catalogar y clasificar el material para que forme parte de la colección.

Criterios de selección

Estado: La Biblioteca se abstiene de recibir material dañado, con hongos,
humedad, polilla y otros problemas que puedan comprometer el buen estado
de las colecciones existentes.

En el caso de que el material se encuentre dañado, pero que por su antigüedad
deba estar en la colección, se separará provisoriamente para evaluar su
recuperación de daño y sólo en ese caso se ingresará a la colección. Bajo esta
excepción se encuentra el material considerado como histórico, que la
Biblioteca ha definido como los títulos con fecha de publicación anterior a 1910.
Dicho material recibirá un trato diferenciado y no será ingresado a la Colección
General para que su uso sea restringido y controlado.

• Existencia: se ingresará a la colección solamente el material que no se
encuentre duplicado o que registre altos niveles de uso (cantidad de
préstamos). En el caso de ser un título que se encuentre como bibliografía
básica, será ingresado a la colección hasta complementar la cantidad de
copias.

• Vigencia: se han establecido diferentes parámetros de acuerdo con la
disciplina como por ejemplo la fecha de edición y actualizaciones posteriores
del mismo autor sobre el tema, entre otros.

 Humanidades (literatura, arte, filosofía, historia):
Si el título no existe en el acervo o que exista una sola copia. No importa
el año de edición.
 Ciencias Sociales (derecho, economía, finanzas, mercadotecnia):
Si el título no existe en el acervo o que sólo exista una copia, y que la
edición no tenga más de cinco años de antigüedad.
 Ciencias Exactas: (matemáticas, física, química, biotecnología):
Si el título no existe en el acervo o que sólo exista una copia, y que la
edición no tenga más de cinco años de antigüedad.
 Ingenierías (Ing. Civil, Ing. Eléctrica, Ing. Industrial, Ing. Química, Ing.
Mecánica): Si el título no existe en el acervo y que la edición no tenga
más de cinco años de antigüedad.

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 Computación (Software, Hardware, Redes): Si el título no existe en el
acervo, y que la edición no tenga más de dos años de antigüedad.
 Materia: se considerará si la temática del material guarda relación con
los programas de estudios, objetivos y visión de la Universidad.
 Libros raros y valiosos: se considerará material raro y valioso aquel que
posea características tales como:
• Dedicatorias del autor o de personajes que puedan ser considerados
de importancia en el ámbito cultural y para la Universidad.
• Ediciones únicas
• Ediciones de corto tiraje

Otras consideraciones

Fondos

No se crearán nuevos fondos de colecciones, a menos de que se trate de
personajes de relevancia nacional, condición que será propuesta al
departamento de servicios bibliotecarios, por la unidad académica
correspondiente al área del conocimiento involucrada. La creación de fondos
deberá ser aprobada por Rectoría.

Volumen de la colección donada

Se deberá considerar si al momento de recibir una donación de grandes
proporciones -sobre 1.000 volúmenes- la Biblioteca cuenta con los insumos,
infraestructura y el personal necesario para el procesamiento, manejo y
almacenamiento del material donado.

Publicaciones Periódicas

Respecto a la donación de revistas, éstas serán utilizadas para completar
colecciones, y sólo se ingresarán a la colección, cuando la existencia de
volúmenes o números supere los 5 fascículos.

Agradecimientos

El departamento de Servicios Bibliotecarios agradecerá toda donación a través
de una carta formal donde se especifique que el material será analizado y
seleccionado.

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¿Qué donaciones NO interesan a la Biblioteca?:

Libros de literatura infantil.
Libros de carácter obsceno o pornográfico.
Novelas de divulgación.
Libros manchados, mojados o rayados
Libros cuyo tamaño o número de páginas no permite el tratamiento adecuado
por parte de la Biblioteca.
Libros cuyo contenido no sea relevante para el perfil académico.

¿Qué pasos deben seguirse?

Si el material cuenta con los requisitos anteriores:
 Tomar contacto con la persona encargada de donativos en la Biblioteca:
mail: biblioteca@uttab.edu.mx , Tel. 3582222 Ext. 2260
 Traer el material a la Biblioteca
 Horario de recepción: Únicamente de lunes a viernes de 8:00 a 12:00
horas.
 Solicitar el recibo correspondiente.

Nota.- Estas políticas de donaciones serán actualizadas cada 5 años.

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2.2 POLÍTICAS DE MANTENIMIENTO Y PRESERVACIÓN DE LA
COLECCIÓN

 Es responsabilidad de la biblioteca asegurar que los materiales que
constituyen la colección permanente se conserven en buen estado y la
biblioteca cuenta con los medios y la autoridad necesaria para reparar o
encuadernar los materiales.
 El personal de la biblioteca tienen la obligación de revisar los materiales
para evaluar su estado y de hacer rondas en la sala para verificar que
los usuarios hacen buen uso de ellos.
 La limpieza de los materiales bibliográficos es responsabilidad del
personal de biblioteca y se organiza de tal manera que, por etapas, se
realiza completamente cuando menos una vez cada tres meses. Se
hace una limpieza a fondo cada año cuando se hace el inventario.
 El trato que se da a los materiales durante el proceso físico y la
colocación en estantería es un trato adecuado para preservarlos.
 Las estanterías no se llenan a más del 85% de su capacidad para
facilitar el movimiento de los materiales. Se usan separadores para
sostenerlos y así evitar que se doblen o se caigan.
 Las reparaciones necesarias se detectan en el mostrador de circulación,
durante la recolocación o los inventarios Siempre se da prioridad al
material de mayor uso. Cuando la reparación es muy importante se
prefiere una encuadernación doméstica pero sólida. Si la reparación es
más cara que la reposición y el material amerite conservación, se
repone.
 Las revistas se mandan a encuadernar una vez al año en el que caso de
las suscripciones.
 Dado que una fumigación tradicional de la biblioteca no basta para
garantizar la integridad de los libros, se recurre a fumigaciones
específicas del material cuando se detectan posibilidades de
contaminación.

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2.3 POLÍTICAS DE DESCARTE

Dado que la biblioteca es un organismo dinámico que está en continuo
crecimiento, hay partes de la colección que van dejando de usarse en la misma
medida en que los cambios y progresos científicos se van reflejando en la
docencia y en la investigación realizada por la Institución.

Por esto toda biblioteca debe dotarse de un Plan de descarte que, a modo de
selección negativa, sirva de contrapeso a la continua entrada de fondos en la
colección evitando que a la larga una cantidad importante de volúmenes de
nulo o escaso uso entorpezcan, sobre todo en bibliotecas de acceso directo, la
búsqueda de información, además de ocupar un espacio casi siempre escaso
en las bibliotecas.

Así pues, el descarte constituye una operación que la Biblioteca
periódicamente debe realizar para favorecer la accesibilidad e, incluso, la
conservación de la colección.

Podemos concluir que el descarte es el precio que hay que pagar por la
limitación espacial de las bibliotecas y por la incesante evolución del
conocimiento humano.

Principios generales

Mejorar
la calidad y accesibilidad de la colección, eliminando o trasladando
documentos obsoletos o no pertinentes.
Construircolecciones relevantes para los intereses de los usuarios, haciendo
una oferta bibliográfica atractiva y manejable para la consulta en acceso directo
Ahorrar espacio y costos de almacenamiento.
Eldescarte supone la evaluación previa de la colección, especialmente en lo
referido a la adecuación temática, obsolescencia y estudios de uso.
Supone también la evaluación del impacto sobre el personal y especialmente
sobre los servicios técnicos.
En los fondos procedentes de donaciones, el descarte será una tarea previa
a su integración en la colección.
El
descarte será realizado por los bibliotecarios encargados de la gestión de
las colecciones asesorados, en caso necesario, por personal docente e
investigador.
La decisión final del descarte corresponderá a la Jefatura de la biblioteca.

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Criterios de descarte

Contenido temático. Se tendrá en cuenta la inadecuación a los planes de
estudio y a las líneas de investigación del centro, la desactualización temática u
obsolescencia de la información, así como la existencia de la misma obra en
ediciones posteriores.

Previsiónde uso. En función de la fecha del último préstamo se fijará un
período de tiempo a partir del cual la obra será trasladada o descartada. Este
método puede ser suplido o complementado, según el caso, con estimaciones
de uso en función de la fecha de publicación, de la fecha de adquisición, de la
lengua de la publicación, etc.

Redundancia. Se tendrá en cuenta la existencia de múltiples copias de la
misma edición o la duplicación del contenido en otras obras o formatos.

Disponibilidad.Se valorará la existencia de los mismos documentos (de uso
infrecuente) en otras bibliotecas próximas.

Estadofísico. Los documentos deteriorados se eliminarán o retirarán, según
el caso, bien porque se transfieran a otro soporte o bien como medida de
conservación hasta que se puedan restaurar o trasladar a otro soporte.

Tipos de descarte

Según su previsible uso, su grado de obsolescencia o de interés histórico para
el futuro, el material de descarte puede tener los siguientes destinos:

Paso de acceso directo a acceso cerrado dentro de la misma biblioteca
(material de uso infrecuente o volcado a otro soporte)
Paso de biblioteca activa a biblioteca depósito (almacenamiento de reserva
dentro de la misma institución.
Donación y/o intercambio a/con otras bibliotecas, centros o servicios de
información (previa autorización de la institución).
Descarte (eliminación). Se contemplará como último paso, después de
valorar los criterios anteriores, si su permanencia en el fondo es totalmente
innecesaria o incluso perjudicial.

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Otras consideraciones de Descarte

 Se descartan anualmente los materiales cuyo valor y condición no justifican
la reparación, encuadernación o almacenamiento.
 Se descartarán los materiales obsoletos, con conocimiento de la academia.
 En áreas de ciencias y tecnología, 10 años se consideran obsolescencia.
 En el área de computación, salvo por lo que refiere a principios generales,
los últimos tres años abarcan lo actual.
 Las colecciones de humanidad rara vez alcanzan la obsolescencia.
 Las de letras se pueden conservar indefinidamente, las de ciencias
sociales, de historia y de historia del arte sufren cambios, pero sólo
ameritan descarte cuando un conocimiento nuevo viene a invalidar uno
anterior.
 Son obsoletos también los libros de texto que hayan dejado de usarse en
los últimos 5 años y estén repetidos.
 Los materiales cuyo estado físico no permite aprovecharlos: películas
rayadas, transparencias ennegrecidas, libros ilegibles...
 Se descartan también los títulos duplicados en una misma edición cuando
forman volúmenes individuales y no son los libros de texto base puestos a
disposición de los académicos.
 Se conserva un ejemplar de cada libro o material en buen estado ya que
estos pueden llegar a ser útiles para precisar el marco histórico de las
investigaciones.
 Las revistas a las cuales la escuela está suscrita o que recibe regularmente
por canje o donación se encuadernan semestralmente, conservando,
cuando existen dos ejemplares, el más sano para el encuadernado. Las
revistas no encuadernadas que no responden a un interés muy especial se
descartan al cabo de un semestre. El término "muy especial" será definido
por el bibliotecario quien tomará entonces las medidas de protección que se
imponen.
 Los periódicos se descartan cada mes.
 El material descartado se sella y se desactiva la alarma.
 Se elabora constancia del descarte y se archiva.

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2.4 POLÍTICAS DE INVENTARIO

 Se hace inventario una vez por año en el periodo de ausencia de los
alumnos. Si, por alguna razón, no se alcanza hacer un inventario, se llevan
a cabo inventarios parciales en el transcurso del semestre.
 El inventario es tarea exclusiva del personal de biblioteca.
 El inventario se planea con anticipación.
 El inventario es la oportunidad de evaluar el estado de los materiales, de
hacer descarte y reparaciones.
 Para asegurar la validez del inventario, se usa un sistema de códigos de
barras.
 Al término del inventario, se genera un reporte de resultados sugiriendo
acciones (reparar, remplazar, adquirir).

El desconocimiento de estas políticas no exime ni de su cumplimiento ni de su
responsabilidad.

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