Este documento proporciona instrucciones para la preparación y realización de reuniones y eventos virtuales. Explica los pasos clave como establecer objetivos, definir roles como anfitrión, expositor y panelista, planificar la agenda, ensayar el evento, y ofrecer una presentación interactiva con preguntas y respuestas. El objetivo es brindar una guía práctica para organizar eventos en línea de manera efectiva.

1. Preparación y Realización de
Reuniones y Eventos
Manual de Ayuda

2. Preparación
Establecer los objetivos del evento
Preparar un concepto del evento,
escenario, cita a los expositores
Planificar un evento y enviar invitaciones a
los asistentes, expositores, panelistas
Preparar todo los materiales y subirlos a la
sala virtual

3. Definición roles
Rol Descripción
Es el participante que programa, comienza, maneja y finaliza el
evento, designa a los expositores y panelistas.
Anfitrión del
El anfitrión de evento inicialmente es el presentador. Después invita a
evento /reunión los panelistas a unirse al evento, el anfitrión puede pasar el control a
alguno de los panelistas en cualquier momento durante el evento
El participante con el símbolo del control de la presentación , es le
Expositor responsable por compartir y presentar la información durante el
evento.
Un participante que es el principal responsable por ayudar al expositor
Panelista
y a otros participantes en la presentación
Un participante que principalmente escucha o ve y no debe presentar
Asistente información durante el evento

4. Definición roles
Anfitrión del Expositor Panelista Asistentes
evento /reunión
Programar
reuniones
/eventos
Manejar el panel
Presentar
materiales
Manejar la
conversacion
Pass control
Participar en la
discusión
Escuchar y mirar

5. Antes de comenzar un evento
• 1 día antes
 Asegúrate de que todos los materiales estén preparados
 Realizar un ensayo del evento con todos los expositores
y panelistas
 Preparar preguntas para la encuesta.
 Comprueba que sabes como pasar las diapositivas en la
presentación, encuesta, pizarra y compartir la pantalla

6. Antes de comenzar un evento
• 1 hora antes
Probar el equipo (micrófono, video, audio)
 Puedes Hacer una diapositiva con música
Organiza todos los materiales que va a usar
Asegúrate de que el lugar es cómodo y sin
interferencias

7. Comienzo de un evento
Bienvenida
Agenda
Presentación a los expositores
Compartir algo sobre las reglas:
conversaciones (uso del chat)sesión de
preguntas y respuestas, encuesta etc.

8. Haz siempre un ensayo Recuerda el código de Deja tiempo para
No olvides hacer click en
general del evento. El vestimenta, maquillaje, comentarios, preguntas
grabar antes de iniciar
mejor evento es el que peinado, la imagen de y respuestas en el chat
un evento
está preparado fondo “cuida tu rostro” El panelista es responsable
por la conversación
Pide retroalimentación al
final de la conferencia
10 tips para realizar los virtual. Puedes hacer un
formato de encuesta (no más
de 2 -5 preguntas)
mejores eventos por
online
Más imágenes y menos
Esfuerzate para que tu Tu voz es tu principal Mantén el tiempo. Lo palabras. Los participantes
evento sea interactivo. herramienta. Debe ser optimo para una deben escuchar y no leer
Incluye encuesta, pizarra, enérgica y clara conferencia virtual es de el texto
video, animaciones 60 min

9. Preguntas y respuestas
¿Cómo puedo unirme a una reunión?
A través del link que te llega por correo
¿Cuáles son las buenas prácticas para el uso del audio en
una reunión?
Al inicio todos dejan su audio en silencio, solo si quiere
participar se habilita

10. Preguntas y respuestas
¿Es gratis asistir a una reunión?
SI
¿Puedo invitar a gente a mi reunión desde la aplicación?
Solo el organizador/Controlador dentro de la aplicación puede
invitar a nuevos asistentes usando el icono “ invitar y recordatorios”
Un asistente solo puede invitar re enviando el link y la clave de la
presentación que le llego por mail

11. Preguntas y respuestas
¿Dónde puedo encontrar y/o bajar los archivos de la reunión?
Solo si el organizador ha planificado y autorizado una descargo de
archivo los asistentes lo podrán hacer
¿Cómo me pongo en contacto con el servicio de asistencia técnica?
Dentro del mismo perfil de la cuenta, hay una opción de soporte
para contacto

12. ¡Esperamos tengas exitosas
reuniones y eventos en Online!