El documento describe el sistema de gestión documental implementado por Comfenalco Tolima. Comfenalco estableció formalmente su Programa de Gestión Documental en 1998 para organizar y almacenar sus documentos de manera accesible. El programa incluye una oficina de administración de documentos con áreas como archivo central e histórico. El sistema de gestión documental ha ayudado a Comfenalco a mejorar el control y administración de sus documentos internos y externos.

1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

2. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
BEATRIZ MARTÍNEZ GÓMEZ
Docente:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GRUPO 4
Septiembre de 2013

3. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones se ven enfrentadas al desafío de mantener
organizada su documentación, de tal manera que pueda ser
fácilmente almacenada y recuperada en el menor tiempo
posible, además de permitir su distribución e intercambio.
Para hacer frente a ese desafío nacen los Sistemas de Gestión
Documental, cuyo objetivo es garantizar el acceso y la
disponibilidad de la información, entre muchos otros beneficios
para la organización.
Para implantar un Sistema de Gestión documental o Sistema
Gestor de Archivos se deben tener en cuenta varios aspectos
que van más allá del recurso humano, puesto que se debe elegir
entre el cúmulo de ofertas, el software y hardware que cubrirán
los requerimientos funcionales, técnicos y de integración de la
entidad.

4. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
OBJETIVOS
Saber del programa de Gestión Documental que Comfenalco
institucionalizo para la empresa.
Dar a conocer la importancia de implementar un sistema de
gestión que ayude a mejorar y desarrollar una serie de
actividades, procesos y procedimientos encaminados a un
mejor servicio.

5. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

6. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFENALCO
TOLIMA

7. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
COMFENALCO TOLIMA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Caja institucionalizó el PGD Programa de Gestión
Documental, mediante acto administrativo (Acta de
creación oficina administración de documentos) el 01 de
octubre de 1998; Inicialmente dentro de la estructura
orgánica, fue ubicada en la línea jerárquica de la División
Financiera y el Departamento de Servicios Generales.
A partir del año 2006, fue trasladada a depender de la
Secretaría General de la Caja hasta la fecha.

8. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
 Oficina Coordinación de documentos.
 Oficina radicación de correspondencia recibida externa.
 Oficina radicación de correspondencia despachada
externa.
 Archivo Central.
 Archivo histórico.
Las áreas que componen la oficina de administración
de documentos:

9. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

10. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO

11. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
COMPRAS
REVISORIA FISCAL
ADMON DOCUMENTOS
DPTO RECREACION
DPTO CAPACITACION
DPTO TESORERIA
DIVISION VIVIENDA

12. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
DIVISIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO SUBSIDIO
Y APORTES

13. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
GESTIÓN HUMANA
AUDITORIA INTERNA
ARS

14. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
PROGRAMAS
ESPECIALESDIVISIÓN VIVIENDA

15. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
PROGRAMAS
ESPECIALES
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
CRÉDITOS
GESTIÓN
HUMANA
DESARROLLO
ESTRATEGICO
DIVISIÓN JURÍDICA

16. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN JURÍDICA
CRÉDITOS
GESTIÓN
HUMANA
DESARROLLO
ESTRATEGICO

17. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
DIVISIÓN VIVIENDA
PLANOTECA

18. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
VISIÓN GENERAL

19. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
CONTABILIDAD

20. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
ESPACIOS DISPONIBLES
PARA
TRANSFERENCIA

21. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
CONTABILIDAD

22. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
EPS - S

23. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
CEV
CONTABILIDAD

24. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
CEV
CONTABILIDAD

25. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
DOCUMENTOS
VARIOS

26. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
CEV
CONTABILIDAD
ESPACIOS DISPONIBLES
PARA
TRANSFERENCIA

27. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
EPS - S

28. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO BODEGA EXITO
VISIÓN GENERAL

29. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCLUCION
La importancia de implementar un sistema de gestión documental en Comfenalco
Tolima, radica en que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la caja de
compensación, una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a
lograr que las características del servicio cumplan los requerimientos del cliente.
La calidad es un proceso interactivo de los procedimientos de cada área e implican a
todos los directivos y trabajadores que compone Comfenalco Tolima.
Por otro lado fue como entonces Comfenalco institucionalizo el PGD como sistema
importante, Para que la empresa crezca en cuanto a la planificación, manejo y
organización de la documentación que se produce y recibe en la empresa. Este
programa fue implementado en Comfenalco, contribuyendo eficazmente en el control
y la administración de documentos que recibe y emite la empresa, esto ha sido posible
con la ayuda y colaboración de los directivos y los empleados de la empresa quienes
han contribuido directamente en la eficiente y efectiva implementación de este
programa (PGD)