Dans la plupart des organisations, la gestion de portefeuille de projets en place est insuffisante pour faire face au raccourcissement des cycles d’affaires et à la volatilité de l’environnement. Cela se traduit par de grands projets peu flexibles, un long délai entre idée et réalisation, et une sélection des investissements mal alignée avec les objectifs stratégiques.
Nous allons explorer comment appliquer les principes de l’Agilité à la gestion de portefeuille de projets pour permettre à l’organisation d’exécuter sa stratégie de manière fluide et disciplinée.
5. Collecter et Valider des Idées
5
Portefeuille
Objectif d’affaires
Doublons
Quelques demandeurs
Niveau exécutif
Petit nombre d'initiatives
Dossier d'affaires
Nombreux demandeurs
Experts en la matière
Grand nombre d'idées
Demande facile
13. Tampons de Portefeuille
13
Niveau portefeuille
Un projet en bonne santé peut
transférer son tampon à un
projet en mauvaise santé
Niveau projet
Chaque projet a un tampon
portée, temps, ou budget
selon le risque encouru
Agrégation du risque
au niveau portefeuille
14. Kanban
14
Candidat Prêt En cours Garantie Livré
Définition "prêt" Fluidité des
ressources
2
8
Flux
Limite des en-cours
18. Comparaison
18
Traditionnel Agile
Cycle planification
stratégique
Plus d’un an
Stable
1 ans ou moins
Volatile
Choix des initiatives Top-down, hiérarchique Transversal, experts
Temps idée à initiative 2-4 mois 2-4 semaines
Temps idée à valeur livrée 9-18 mois
Projets complets
3-6 mois
Incréments
Analyse et conception Détaillée tôt dans cycle Juste assez, juste-à-temps
Acquisition ressources >3 mois à l’avance 2-6 semaines à l’avance
Référence portée Portée projets Valeur affaires portefeuille
Référence coût Somme budgets projets Budget fixe portefeuille
Référence temps Projets Périodes fixes portefeuille
19. 19
Conclusion
• Équilibre top-down / bottom-up
• Large panel de demandeurs "affaires"
• Système de capture simple et discipliné
Collecte
• Estimation juste-assez, juste-à-temps
• Classement relatif
• Petits projets; Incréments de valeur d'affaires
Priorisation
• Théorie des contraintes; Fluidité des ressources
• Étalement des projets
• Tampons au niveau portefeuille
Flux de projets
• Définition de "valeur d'affaires livrée"
• Contrat sur la valeur d'affaires et non la portée
• Lien explicite objectifs strat. du portefeuille
Bénéfices
réalisés
Pourquoi est-ce important?
Environnement volatile (compétitif, légal…), besoin d’Agilité d’Affaires
Avant de faire les choses bien, il faut s'assurer de faire les bonnes choses. 42% des projets ne sont pas alignés avec la stratégie.
Les projets longs réduisent la capacité à ajuster la stratégie. Nécessité de livrer le la valeur plus rapidement, réduction de 12 mois à 4,5 mois entre idée et livraison de valeur
Agile a fait ses preuves au niveau projet mais peine à réaliser ses promesses au niveau portefeuille
Pourquoi suis-je qualifié pour en parler?
Améliorer les orgs à exécuter leur stratégie, à atteindre l’Agilité d’Affaires
Approche favorite = rendre la GPP et la GP Agile
Contexte: organisations complexes, sujettes à nbrx besoins de gouvernance
Montréal, Belgique, Shanghai
Partage
EXP 1: 15+ demandeurs, 120 demandes
EXP 2: placer la barre au bon niveau: simple email vs. Intake projet
EXP 3: éduquer demandeurs à formuler leurs besoins en termes "affaires"
Portefeuille = boîte vide ou divisée en thèmes.
Nombreux demandeurs et experts en la matière: vs. top-down via quelques demandeurs exécutifs
Facile de formuler une demande, mais pas trop facile: une heure
Agile?
Processus très simple. Qualité dépend des personnes de terrains
Objectif d’affaires permettra de mener à la VA
EXP 1: obtenir estimation prend 2 mois car trop détaillée. Surévaluation, effort d'estimation, faible intérêt de valeur absolue pour priorisation
EXP 2: Souvent « trop cher » mais 70% de la valeur avec 30% du coût. 1ère phase = Solution minimale
Estimation taille:
TP / P / M…
Pas de promesse
Par ceux qui vont effectuer le travail
Découpe en solution incrémentale
Instance centrale pour évaluer la VA
Effort d’estimation max 1h pour taille et VA, max deux semaines
Agile?
Basé sur VA
Analyser que ce que nous pouvons analyser
Priorisation: on ne pourra pas tout faire.
EXP: prioriser 10+ demandes par mois dans un portefeuille de plus de 100 initiatives. D'abord trop de discussion car VA non quantifiée
Démontre objectivement comment l’initiative contribue à l’objectif stratégique
Force à se poser les bonnes questions
Balance global/local (objectifs « corporatifs » et demandes pragmatiques des gens du terrain) ex shadow IT nait du fait que ce que les personnes de terrain pensent important ne se retrouve pas dans les projets
Évaluation par une instance centrale indépendante sur base des bénéfices d’affaires formulés par le demandeur et de l’intérêt des autres demandeurs (vote)
Synergies opérationnelles vs. Silos
Piège: système scientifique
Objectif = un système simple et flexible permettant d'optimiser la livraison de valeur en tenant compte de la capacité réelle
Exemple: démarrage des projets selon ressources disponibles et non pas priorité. TOC
Horizons de planification
Feuille de route:
Thèmes stratégiques
Dépendances entre initiatives
Ressources génériques:
Analyse JAT implique qu'on ne connait pas encore les profils requis
Générique: on réserve une capacité dans un domaine sans préciser les spécialités. Par exemple, "développement logiciel" sans préciser les technos
Lien avec la gestion de projets Agile
Exemple: architecture est la contrainte principale. Impossible d'utiliser la capacité des équipes de développement
Théorie des contraintes TOC
Une manière d'optimiser le débit est d'étaler les démarrage de projets
Ressemble à cascade mais ne l'est pas: réalité du phasage et des silos
Buffering n'augmente pas seulement le débit mais surtout la fiabilité (la moyenne de projets réussis augmente)
Portefeuille composé de projets en bonne et en mauvaise santé
Projets s'affectent négativement si tampons strictement au niveau projet
Projet en bonne santé proche de terminé bon candidat pour libérer ses tampons
Kanban permet de gérer et visualiser un système "pull" limité par la capacité réelle
Petits morceaux livrant de la valeur
Prêt = projet max X mois, besoins compris, conception haut-niveau, ressources disponibles
Fluidité des ressources: fonctionne mieux avec équipes généralistes
Limiter les en-cours: au lieu de donner des dates finales
Métriques de performance de temps dans chaque statut très utiles pour améliorer le flux
Itération: durée selon granularité. Au niveau portefeuille, généralement 1-3 mois
Les équipes travaillent sur des work items plus petits dans des itérations plus courtes 2 semaines
Piège: planification déterminée par les ressources (resource-led planning)
Piège: silos techniques empêchant la fluidité des ressources
EXP: difficile de mesurer le résultat et la contribution du projet aux objectifs stratégiques
Mesurer l'efficacité de l'exécution stratégique.
Comment la réalisation du projet contribue réellement à l'objectif stratégique du portefeuille
Importance des personnes: Basé sur ce que les principaux intéressés en pensent
EXP: communiquer les résultats à tous les intervenants. Vue bout-à-bout "line of sight"
VA livrée = solution utilisée et satisfaisant les utilisateurs
Contrat sur la valeur d’affaires, pas sur la portée
De quel type de gestion de portefeuille avez-vous besoin?
EXP: Objectif est de maximiser la valeur d'affaires au niveau portefeuille, par trimestre et à budget fixe. Et non le succès des projets individuellement.
La plupart des orgs se situent entre traditionnel et Agile
Compatibilité des systèmes de gouvernance, ex finance
Pourquoi les orgs n’implémentent-elles pas toutes GPP Agile?
Les organisations dont les objectifs stratégiques sont stables (tout est prévisible) ne bénéficieront pas de la GPP Agile
Amélioration des façons de faire et transformation ont un coût et risque
Mise en place GPPA semble simple
Ne pas superposer aux processus existants: nécessite une simplification
Contre-intuitif: impression de perte de contrôle changement de mindset
Que pouvez-vous mettre en pratique dans votre organisation la semaine prochaine?