Sistem informasi merupakan faktor penting bagi kesuksesan perusahaan. Implementasi sistem informasi dapat berhasil atau gagal tergantung pada beberapa faktor seperti keterlibatan pengguna, dukungan manajemen, perencanaan, dan kejelasan tujuan. Kegagalan dapat disebabkan oleh keterlibatan pengguna yang terbatas, dukungan manajemen yang rendah, serta perencanaan yang kurang memadai.

1. KESUKSESAN DAN KEGAGALAN
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
Posted on December 3, 2010 by Mira Aji Indrasari
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di
dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing,
lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada
akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu
meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang.
Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan
competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan
perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.
Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan
sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem
informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output,
teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah
sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar
kegagalan sistem informasi dapat dihindari.
Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan
adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu masuk ke
dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan
produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.
B. Tujuan
Makalah ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan sistem
informasi.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem
yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu
tujuan.

2. Sistem menurut O’Brien (2004) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses
pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang
mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:
1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi
yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,
2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah
input menjadi output, dan terakhir
3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai
tujuan akhir yang diinginkan.
Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam
suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus
didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang
telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan
operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.1. Siklus Informasi
Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat
diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995),
kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan
perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada
menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan
sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam
penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya
meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan
tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia
untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem
kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya,
sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam
sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut
ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam
pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang
ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh
manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia
Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam
membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi
yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk
mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas
masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh
gambar berikut:

3. Gambar 2.2. Model Umum Suatu Sistem
Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi
dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk
melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian
mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai
dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat
dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan
operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya
yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi
menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data
dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage,
dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi
penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang
dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat
mempunyai beberapa fungsi antara lain:
Menambah pengetahuan
Mengurangi ketidakpastian
Mengurangi resiko kegagalan
Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang
menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-
data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan
rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap
kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu
memberikan dukungan pada proses-proses berikut:
Proses perencanaan
Proses pengendalian
Proses pengambilan keputusan
2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis
Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga
penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak
non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang

4. dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai
berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu,
berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat
atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.
Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana
diperlihatkan pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3. Level Manajemen dan Organisasi
Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada
level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah
keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah
ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen
yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan
yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat
bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional
dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-
tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah
semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan
horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan
vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan
pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
III. PEMBAHASAN
3.1. Kegagalan Implementasi Sistem Informasi
Menurut Sugiarso dalam majalah SWA (2003) permasalahan dalam sistem informasi adalah
keterlibatan pengguna (user) yang terbatas, dukungan manajemen yang rendah, persyaratan
fungsional yang tidak lengkap, perencanaan yang tidak memadai, harapan yang tidak
realistis, kurangnya keterampilan, ketiadaan kepemilikan, strategi dan tujuan yang tidak jelas,
kurangnya komitmen dan keterlibatan, sumberdaya yang tidak cukup, tidak jelasnya
kebutuhan terhadap sistem dan kurangnya kendali terhadap teknologi informasi.
Kegagalan implementasi sistem informasi disebabkan karena keterlibatan pengguna yang
terbatas. Misalnya dalam penerapan sistem informasi, perusahaan hanya berfokus pada level
manajer sehingga dalam implementasinya sistem informasi kurang dapat digunakan oleh
seluruh karyawan dalam perusahaan tersebut. Selain itu, kegagalan implementasi juga dapat
dikarenakan para petinggi perusahaan enggan mempelajari mengenai sistem informasi yang
diterapkan, sehingga hal ini dapat menjadi penghambat misalnya dalam proses pengambilan
keputusan. Manajemen memiliki pengaruh terhadap kegagalan dari penerapan sistem
informasi. Hal ini dapat ditunjukan dari penerapan sistem yang tidak sesuai dengan
kebutuhan user.
Sebuah informasi dapat menjadi tidak sempurna karena beberapa hal seperti:

5. 1. Tidak praktis dan terlalu mahal.
2. Ketidak tersedianya informasi secara lengkap.
3. Tidak mampu meramalkan dan mengontrol masa depan
4. Tidak diketahuinya keberadaan informasi. Misalnya informasi dalam format yang
salah.
Penyebab lain dari kegagalan penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah
kurangnya perencanaan. Tahapan pengimplementasian sistem informasi adalah : evaluasi
bisnis, penentuan tujuan bisnis yang ingin dicapai dengan implementasi sistem informasi,
pembuatan strategi bisnis, pendefinisian kebutuhan sistem informasi untuk menunjang
strategi bisnis dan inisiatif yang sudah dimiliki, pembuatan desain sistem informasi yang
disesuaikan dengan kebutuhan, dan evaluasi. Tahapan ini merupakan tahap yang penting dan
sebaiknya dilalui terutama untuk menilai tingkat kepentingan perusahaan terhadap
implementasi sistem informasi. Dengan melalui tahap-tahapan ini, perusahaan dapat
mengenali permasalahan yang dihadapi sehingga kemudian memungkinkan pihak manajemen
dapat lebih objektif menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui sistem informasi.
Salah satu penyebab kegagalan sistem informasi adalah tidak jelasnya kebutuhan terhadap
sistem. Perlunya identifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan
bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam
perencanaan perusahaan. Implementasi sistem sebaiknya dapat membantu perusahaan
mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif,
mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam
perusahaan. Ketidaktahuan atau ketimpangan antara biaya dan sistem informasi yang
diberikan/dibuat menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar.
Permasalahan yang mungkin timbul adalah ketika perusahaan menerapkan sistem informasi,
namun pembelian tersebut melebihi kebutuhan bisnis sehingga alokasi biaya menjadi
bengkak. Perusahaan juga dapat mengalami kerugian jika tidak dapat mempertimbangkan
kemampuan perusahaan menggunakan capital dan operating expenditure dalam hal
pengadaan peralatan.
Pengalihan sistem informasi lama dapat berakibat kegagalan dalam pengimplementasian
sistem informasi baru. Hal ini dapat terjadi karena sumber daya belum siap dalam
implementasi, adanya kesalahan prosedur pelaksanaan, dan kurangnya komunikasi.
Contoh kegagalan sistem informasi adalah yang terjadi pada Hershey Food Corporation tahun
1996. Saat itu, sistem informasi mereka diperbaharui baik dari software maupun hardware.
Namun, karena sumberdaya manusia belum siap menghadapi perubahan sistem informasi
yang baru, maka implementasi ini mengalami kegagalan dan diperbaiki selama bertahun-
tahun.
Contoh lain adalah sistem infomasi yang diterapkan di New Zealand. SI ini berisi mengenai
metode penggajian para guru. Pada 6 bulan pertama, sistem ini berjalan dengan baik dan
mampu menghemat dana anggaran. Namun kemudian diprotes oleh beberapa guru sehingga
pemerintah New Zealand memutuskan menarik kembali sistem ini.
2.2. Keberhasilan Implementasi Sistem Informasi
Terdapat beberapa contoh implementasi sistem informasi yang berhasil, diantaranya :

6. 1. Sistem informasi yang mendukung proses dan operasi bisnis.
Contoh: Toko retail Alfamart menggunakan sebuah sistem yang berguna untuk mencatat
pembelian dan menelusuri sisa persediaan, serta untuk mengevaluasi trend penjualan.
Alfamart telah lama menggunakan sistem ini dan manfaatnya dapat dirasakan dalam hal re-
stocking yang tidak pernah terlambat sehingga persediaan barang di rak tidak pernah kosong.
2. Sistem informasi mendukung pengambilan keputusan.
Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk
membuat keputusan yang lebih baik. Contohnya keputusan mengenai produk yang perlu
ditambah atau dihentikan, atau mengenai jenis investasi apa yang mereka butuhkan, biasanya
di buat setelah sebuah analisis diberikan oleh sistem informasi berbasis komputer.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Contohnya adalah toko pakaian lokal bernama Bloopendorse dimana manajemen membuat
keputusan untuk menyediakan komputer dengan layar sentuh dalam semua toko mereka, hal
ini mampu memudahkan pegawai mereka dalam melayani transaksi pelanggan yang pada
hari sabtu-minggu mengantri cukup panjang. Selain itu, sistem informasi ini juga yang
terhubung dengan situs e-commerce untuk belanja online.
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Kegagalan dalam sistem informasi dapat dsebabkan oleh terbatasnya keterlibatan pengguna
(user), dukungan manajemen yang rendah, persyaratan fungsional yang tidak lengkap,
perencanaan yang tidak memadai, harapan yang tidak realistis, kurangnya keterampilan,
ketiadaan kepemilikan, strategi dan tujuan yang tidak jelas, kurangnya komitmen dan
keterlibatan, sumberdaya yang tidak cukup, tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem dan
kurangnya kendali terhadap teknologi informasi.
Keberhasilan implementasi sistem informasi adalah sistem informasi yang mampu
mendukung proses dan operasi bisnis, sistem informasi mampu mendukung proses
pengambilan keputusan dan mendukung berbagai strategi agar memperoleh keunggulan
kompetitif.
4.2. Saran
Agar tidak terjadi kegagalan sistem informasi maka diperlukan : pelatihan dan
penginformasian kepada pengguna, perencanaan sistem informasi yang tepat dengan
kebutuhan dan menyesuaikan kemampuan perusahaan dengan sistem informasi yang akan
digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management
Information System.

7. McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition. Prentice-Hall
Inc, New Jersey.
O’Brien, James., George M. Marakas. 2004. Management Information System, Seventh
Edition. Mc Graw-Hill Irwin Publisher, New York.
Sugiarsono, Joko. 2003. Sajian Utama, Potret Kebingungan Investasi TI. SWA Edisi
02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003. P. 24 – 31.