Projektmanagement und Ehrenamt

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Projektmanagement und Ehrenamt

  1. 1. Projektmanagement & Ehrenamt Ehrenamt bei der Baunataler Diakonie Kassel [Projektbericht und Gedankenaustausch] Heiko Bartlog GPM Heilbronn 30. November 2010 Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe. Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung. Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.
  2. 2. Ein etabliertes und dynamisches UnternehmenCampana & Schott – UnternehmenÜberblick Allianzen Seit 1992 am Markt Hamburg Inhabergeführtes Berlin Unternehmen Köln Niederlassungen in Premier Project Partner Frankfurt Deutschland, Frankreich, Stuttgart Österreich, Schweiz Paris Inner Circle ECM Partner München Wien Derzeit über 170 Mitarbeiter Zürich Business Intelligence Partner Starke Allianzen und weltweites Partnernetz Process Integration PartnerKunden weltweit…auch in Australien, Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland,Großbritannien, Kosovo, Niederlande, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA…Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 2/29
  3. 3. Beratung – Technologie – UmsetzungCampana & Schott – Kompetenzen Managementberatung Projektmanagement Prozessoptimierung  PM-Prozesse  Workflow Applications Realisierung  PM-Systeme  Collaboration  Professionelles  PM Offices  Content Management Projektmanagement  PM Services  Enterprise Search  Projektportfolio-Mgmt.  Business Intelligence  Automatisierung von Prozessen  IT-Lösungen Microsoft-Technologien SW-Produkte, Integration  Training und Support MS Project Server  Bereitstellung von MS SharePoint Server Projektmanagern MS SQL Server MS Biztalk Server  Management MS Office (OBA) … of Change TechnologieberatungProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 3/29
  4. 4. Zu Beginn eine kleine Runde GehirnjoggingProjektmanagement & Ehrenamt … Ehren- Ehren- amtliche amtliche im Projekt- Projekt- leiter team PM & Ehren- amt Projekt- PM als orientierte Werkzeug Einbindung für Ehren- von Ehren- amtliche amtlichen PM für Ehrenamts- InitiativenProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 4/29
  5. 5. Die Würde des Menschen ist unantastbar – sie wirdniemals durch Krankheit oder Behinderung gemindertBaunataler Diakonie KasselQuelle: http://www.baunataler-diakonie-kassel.de/Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 5/29
  6. 6. Tue Gutes und rede darüber.Es gibt nichts Gutes. Außer man tut es. [Erich Kästner]Grundlage unserer Zusammenarbeit  Idee: • Weihnachtsgeschenk • Gemeinnütziger Zweck  Thema: • Projektmanagement • Ehrenamt  Umfang: • Konzeption • UmsetzungProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 6/29
  7. 7. Der Projektscope
  8. 8. Gesamtprogramm (strategische Richtungsvorgaben) undEinzelprojekte verlaufen „Hand in Hand“Übersichtsskizze: Projektverlauf 2010 Gesamtprogramm Kick-off: Laufende Scoping Rückkopplung Pilotprojekt „Ehrenamt“ Analyse: Konzeption: Umsetzung/ Abschluss Probleme Maßnahmen Steuerung … Weitere EinzelprojekteProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 8/29
  9. 9. Bitte stellen Sie sich und Ihre Erwartungen an denheutigen Workshop kurz vorLeitfragen zum Workshop Was muss passieren, damit ich mit dem Workshop zufrieden bin? Welche Fragen sollten heute unbedingt beantwortet werden? Welche Themen sollten heute angesprochen werden? Welche Themen sollten abgegrenzt werden? Welche Ergebnisse verspreche ich mir von dem heutigen Workshop? Welche Ergebnisse möchte ich eher vermeiden?Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 9/29
  10. 10. Mithilfe von Leitfragen zu vier wichtigen Dimensionenwurde das Thema diskutiert und das Projekt skizziertLeitfragen zum ProjektIst-Situation  Wie werden Ehrenamtliche aktuell in die Aufgaben  Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema PM der Diakonie eingebunden? In welche Aufgaben? und mit der Einbindung von Ehrenamtlichen?  Was läuft heute sehr gut und soll bewahrt werden?  Wer sind die heutigen Ehrenamtlichen?  Gab es schon einmal ähnliche Initiativen?Nutzen/ Zielsetzung  Welche Probleme sollen nicht mehr auftreten?  Wie stelle ich mir die Situation nach Abschluss des  Welche Nutzeneffekte sollen auftreten? Vorhabens vor?  Welche Potentiale sollen durch das Vorhaben  Was soll sich dadurch künftig verbessern? gehoben werden?Potentiale/ Handlungsfelder  Können neue Zielgruppen eingebunden werden?  Welche Aufgaben könnten künftig von  Sind Kooperationspartner denkbar? Ehrenamtlichen übernommen werden?  Was motiviert zum ehrenamtlichen Engagement?  Sind neue Formen der Einbindung denkbar?  Welche Barrieren könnten Engagement verhindern? Beteiligte & Betroffene  Welche Personen/ Personengruppen sind negativ  Welche Personen/ Personengruppen sind potentiell betroffen – wer wird von der Veränderung vom Ergebnis/ von der Durchführung betroffen? profitieren können?  Welche Betroffenen sind aktiv einzubinden?  Welche Betroffenen sind zu informieren?Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 10/29
  11. 11. Zu jeder Dimension wurden Ideen auf Kartenfestgehalten und anschließend gemeinsam diskutiertEinige DiskussionsergebnisseProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 11/29
  12. 12. Die im Wesentlichen zu betrachtenden Themen lassensich in 5 Bereiche gliedernThemenblöcke1. Ziele, Strategie, Standpunkte formulieren • Für die Einbindung des Ehrenamtes • Als Teil einer Gesamtstrategie2. Akquise/Öffentlichkeitsarbeit3. Taktische Maßnahmen (mittelfristig) • Entwicklung der eigenen Strukturen ( Effizienz) • Entwicklung von Ehrenamtlichen ( Qualifizierung) • Entwicklung von Einsatzmöglichkeiten ( Betätigungsfelder)4. Operative Maßnahmen (kurzfristig) • Konkrete Einbindung in die Aufgaben und Prozesse ( z.B. im Geschäftsbereich)5. Organisation, Verankerung, KoordinationProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 12/29
  13. 13. Welche Maßnahme soll in einem ersten Schrittangegangen werden?Identifikation eines passenden Pilotprojektes Was wäre ein passendes Maßnahmenpaket für Phase 1? • Gut abgrenzbar (organisatorisch) • Hohe Akzeptanz • Schnell umsetzbar • Schnelle Überprüfbarkeit der Nutzeneffekte Konkreter Projektauftrag: • Was soll geschehen? • Wer übernimmt die Leitung? • Wer ist Steuerungsgremium? • Wer ist weiterhin einzubinden? • Wann soll die Maßnahme begonnen werden? • Bis wann soll die Maßnahme abgeschlossen sein?Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 13/29
  14. 14. Das Pilotprojekt
  15. 15. Grundlage des Projektes ist der formale Projektauftragdurch Vorstand und GB-Leitungen als LenkungsgremiumFormaler ProjektauftragProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 15/29
  16. 16. Die grobe Projektstruktur setzt sich aus den mehrerenKomponenten zusammenThemengebiete, Instrumente, VorgehensskizzeThemengebiete Instrumente EINSATZGEBIETE  Ist-Analyse (inkl. Historie): • Dokumente ANNERKENNUNGSKULTUR • Interviews (intern) AKQUISE • Workshop (WS)  Ideen und Soll-Konzept: KOORDINATION • Interviews (intern/ extern) REGELUNGEN • Workshop (WS) Dokumentenanalyse Erstellung Interviews Handbuch/ WS Interview- (intern/ extern) Umsetzung erster leitfaden Maßnahmen Mai Juni/ Juli August September Oktober/ November/ DezemberProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 16/29
  17. 17. Die Befragung der ehrenamtlichen Mitarbeiter brachtewichtige Erkenntnisse für die weitere AusgestaltungExemplarische Auswertung 2) Was motiviert Sie, diese ehrenamtliche Tätigkeit auszuüben? Arbeitssuche Atmosphäre i. d. Einrichtung Aufbau von Kontakten / Arbeitskraft anbieten Dankbarkeit Eigene Betroffenheit Eigene Fertigkeiten nutzen / einbringen (Hobby) Eigene Fertigkeiten vermitteln Freude und Dankbarkeit der BW / WfbM Beschäftigten Gute Zusammenarbeit mit Mitarbeitern Spaß an der Arbeit mit Menschen mit Behinderung Suche nach (sinnvoller) Aufgabe Suche nach (sinnvoller) Aufgabe im RuhestandProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 17/29
  18. 18. Pilotprojekt Ehrenamt HofgeismarBeispielhafter Statusbericht Aktivitäten seit dem letzten Bericht Anstehende Aktivitäten► Durchführung des überwiegenden Teils der ► Fortsetzung und Abschluss der Durchführung der Interviews Interviews► Erfassung des aktuellen Standes der ► Gesamterfassung und Darstellung der Ergebnisse Interviewdurchführung der Interviews► Befragungen der Mitwirkungsgremien und ► Festlegung der Auswertungsverfahren Mitarbeitende in den Bereichen Werkstatt und Arbeit konnten teilweise bereits durchgeführt ► Ergänzung Überarbeitung und abschließende werden Festlegung des Katalogs der Auswahlkriterien► In Vorbereitung des geplanten Workshops am ► Durchführung der Auswertung 27.07.2010 wurden die Ergebnisse in einer ersten Annäherung in qualitativ und / oder quantitativ unterschieden und in einem ersten Versuch ► Darstellung und Zusammenfassung der Kriterien zur Auswertung der Ergebnisse Ergebnisse, Ableiten von Schlussfolgerungen aus entwickelt. den Ergebnissen Entscheidungsbedarfe Sonstiges z. Z. sind keine Entscheidungen offen Die Interviewpartner zeigten sich sehr kooperativ bei der Durchführung der Interviews, die bisher sehr sachgerecht und engagiert erfolgte.
  19. 19. Tätigkeiten für EA werden den Einsatzfeldernzugeordnet, Anforderungsprofile abgeleitetSkizze für eine spätere Einordnung der Erkenntnisse Geschäftsbereiche der Diakonie/ Einsatzfelder x – o – – o – – x o x o x x – x o – – o x o – o – o o o o – o – – x – – – o x o Ableitung von Anforderungs- profilen an EA*) Legende: "x": bereits eingesetzt, "o": Potential, "-": nicht möglichProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 19/29
  20. 20. Nachhaltiges Projektergebnis wird der Entwurf einesHandbuchs Ehrenamt als Organisationsbasis seinInhalte Handbuch Ehrenamt Bedeutung (Ziele, Nutzen) des Ehrenamtes und Leitsätze Abgrenzung zwischen Hauptamt und Ehrenamt Organisation der Ehrenamtsarbeit • Neue Stelle: Ehrenamtskoordinator (AKV und Schnittstellen) • Ehrenamtsbeauftragte in den Geschäftsbereichen/ Standorten • Arbeitsgruppe und Lenkungsgremium Ehrenamt Schlüsselprozesse der Ehrenamtsarbeit • Bedarfsermittlung, Akquise, Erstkontakt, Eignungsprüfung, Vertragsabschluss, Konfliktklärung, Beendigung der Tätigkeit Zusammenarbeit zwischen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen • Umgang, Integration, Einarbeitung, Begleitung, Weiterbildung Exemplarische Stellenprofile für ehrenamtliche Tätigkeiten Würdigung des Ehrenamts/ AnerkennungskulturProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 20/29
  21. 21. Aktuell suchen wir Nikoläuse – der Bürgermeister hatbereits zugesagt!Hofgeismar sucht Nikoläuse … und andere Freiwillige Helfen Sie uns, am 6. Dezember in den Werkstätten und Wohnhäusern der Diakonie in Hofgeismar und Calden eine Freude bereiten! Wann und wo genau, stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab. Um das Kostüm und die Geschenke kümmern selbstverständlich wir uns. Sie sind kein Nikolaus oder haben am 6. Dezember keine Zeit, möchten sich aber gerne trotzdem ehrenamtlich engagieren? Sie haben Freude daran, mit anderen Menschen zu musizieren, zu basteln, zu malen, spazieren zu gehen, ihnen vorzulesen oder andere Dinge zu tun? Dann melden Sie sich bitte bei uns. Wir freuen uns auf Ihr Engagement!Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 21/29
  22. 22. Ausblick
  23. 23. Über das konkrete Projekt hinaus gedacht …Hypothese und offene Frage Früher waren Einzelpersonen teilweise von Kindesbeinen an, ein Leben lang ehrenamtlich in Vereinen tätig Durch den gesellschaftlichen Wandel (insb. häufigere Wechsel des Arbeitsplatzes, verbunden mit Umzügen) ist eine solche Kontinuität kaum noch möglich – zumindest nur schwer planbar Das Interesse daran, sich ehrenamtlich für einen guten und nachhaltigen Zweck zu engagieren, ist aber weiterhin vorhanden Somit müsste eine große Chance darin bestehen, auch das Ehrenamt verstärkt projektorientiert zu organisieren!Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 23/29
  24. 24. Quelle: http://www.fc-union-berlin.de/stadion/stadionumbau-200809/bautagebuch/Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 24/29
  25. 25. Quelle: http://www.ehrenamt-caritas-aachen.de/projekte_suchen.htmlProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 25/29
  26. 26. Quelle: http://www.ehrenamtnetzwerk.de/Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 26/29
  27. 27. Was können Sie tun?Projekte verändern die Welt Als Projektmanager können Sie durch ihr persönliches Engagement in gemeinnützigen Projekten viele weitere Freiwillige mitreißen und damit mehr Gutes bewirken als allein! Projekte sind ein leichter Einstieg in ehrenamtliches Engagement! Gemeinnützige Projekte können Organisationsstrukturen überwinden, für Vernetzung sorgen und Synergien heben! Der Dank ist Ihnen gewiss!Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 27/29
  28. 28. Wir werden uns auch im nächsten Jahr wieder aktiv mitunserem PM-Know-how ehrenamtlich engagierenProjektmanagement-Qualifizierungen für Unicef  Idee: • Weihnachtsgeschenk • Gemeinnütziger Zweck • Hilfe zur Selbsthilfe  Thema: • Projektmanagement als Werkzeug/ Fertigkeit  Umfang: • Konzeption • TrainingsProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 28/29
  29. 29. Ich freue mich auf einen inspirierendenGedankenaustausch!Heiko Bartlog  Diplom-Kaufmann, Georg-August-Universität Göttingen  Seit 2001 bei Campana & Schott • Manager für die Region Deutschland-Südwest • Web: http://www.campana-schott.com • E-Mail: heiko.bartlog@campana-schott.com  Fachverbandsengagement, u. a. bei PMI, GPM, GFO und ProSTEP Projektleitercoaching, Trainings, Moderation von Workshops Analyse, Einführung bzw. Optimierung von (Multi-) Projektmanagement (Methoden, Prozesse und Organisation) Auswahl, Konzeption und Einführung von passgenauen IT-Systemen für Zusammenarbeit, Büroabläufe und Projektmanagement Ideen- und Innovationsmanagement, Wissensmanagement, innovative Ansätze im Projektmanagement, …Projektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 29/29
  30. 30. We add valueCampana & Schott – Leitbild und Ansatz Wir professionalisieren Projektmanagement und optimieren Prozesse Dadurch helfen wir unseren Kunden • ihre Unternehmensstrategie besser umzusetzen und • die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern Unser ganzheitliches Vorgehen verbindet Menschen, Organisation, Abläufe und Technologien und hat seinen Erfolg in Hunderten von Kundenprojekten bewiesen Wertschöpfung Umsetzungskompetenz (Projekte und Prozesse) Menschen Organisation Abläufe TechnologienProjektmanagement und Ehrenamt © Campana & Schott 30/29
  31. 31. Campana & Schott-UnternehmensgruppeFrankfurt (Hauptsitz)Gräfstr. 99D-60487 Frankfurt am MainTel. + 49 (69) 97 78 83-0Berlin Köln MünchenFriedrichstr. 122/123 Mittelstr. 15-17 Oettingenstr. 2D-10117 Berlin D-50672 Köln D-80538 MünchenTel. + 49 (30) 28 04 46-83 Tel. + 49 (221) 258 89 83-0 Tel. + 49 (89) 210 29 78-0Paris Wien Zürich5 rue de Médicis Schwindgasse 7 Heinrichstr. 262F-75006 Paris A-1040 Wien CH-8005 ZürichTel. + 33 (1) 77 62 46 99 Tel. + 43 (1) 812 01 23 Tel. + 41 (43) 960 33 22 info@campana-schott.com www.campana-schott.com

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