Ce support explique l'administration Salesforce.

1. 01/04/2013
ADMINISTRER SALESFORCE
www.axelkamalak.eu | Axel KAMALAK

2. Table des matières
CONNEXION A SALESFORCE .......................................................................................................................................... 2
CARACTERISTIQUES SFDC ............................................................................................................................................. 3
MULTITENANT .......................................................................................................................................................... 3
OUTIL COLLABORATIF............................................................................................................................................. 3
DATA CENTRIC......................................................................................................................................................... 3
INTERFACE UTILISATEUR................................................................................................................................................ 4
APPLICATION .................................................................................................................................................................... 4
TABS .................................................................................................................................................................................. 8
WEB TABS............................................................................................................................................................... 12
TABS CUSTOM OBJECT......................................................................................................................................... 13
TABS VISUALFORCE.............................................................................................................................................. 14
LES PROFILS ................................................................................................................................................................... 15
LES AUTORISATIONS D’ACCES ( IP, HEURES DE CONNEXION)........................................................................ 16
DROIT D’ACCES AUX OBJETS............................................................................................................................... 16
LES DROITS D’ACCES DES TABS ......................................................................................................................... 17
DROIT D’ACCES SUR LES APPLICATIONS ........................................................................................................... 18
LA PRESENTATION DE PAGE................................................................................................................................ 18
LES OBJETS .................................................................................................................................................................... 21
CHAMPS STANDARDS ET CHAMPS PERSONNALISES ...................................................................................... 21
TYPE DE CHAMPS.................................................................................................................................................. 21
DEPENDANT PICKLIST........................................................................................................................................... 23
LOOKUP .................................................................................................................................................................. 24
MASTER DETAIL..................................................................................................................................................... 25
LA PRESENTATION DE PAGE................................................................................................................................ 26
REGLE DE VALIDATION ......................................................................................................................................... 28
LES WORKFLOW .................................................................................................................................................... 31
WORKFLOW TIME TRIGGERS ............................................................................................................................... 35
LES ROLES ...................................................................................................................................................................... 35
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3. CONNEXION A SALESFORCE
Pour se connecter sur Salesforce, il faudra aller sur l’adresse :
https://login.salesforce.com pour un environnement de production. Où bien
https://test.salesforce.com/ pour un environnement de test et développement.
Pour se connecter à Salesforce, il faudra entrer son login et son mot de passe.
Si vous avez oubliez votre mot de passe, il faudra cliquer sur « Forgot password ?».
Il faudra entrer votre login et Salesforce enverra un lien par email pour réinitialiser son
mot de passe.
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4. CARACTERISTIQUES SFDC
Salesforce dispose de 3 caractéristiques importantes :
 Multitenant
 Outil collaboratif
 Data Centric Application
MULTITENANT
Salesforce est un système multi tenant. Tous les utilisateurs partagent la même
infrastructure. C’est-à-dire avec une seule instance, le système est apte à répondre à tous les
utilisateurs avec des profils différents. Cette qualité est aussi bien valable pour les règles
métiers, où bien les processus. Ainsi, Paul qui a un profil « administrateur » aura une vue
différente de « Jeanne » qui a un profil « Manager ».
OUTIL COLLABORATIF
Salesforce est un outil collaboratif. Tous les utilisateurs accèdent aux mêmes données en
temps réel par le biais d’un navigateur web. Salesforce centralise, qualifie et uniformise le
mode de description des données de référence afin de garantir une prise en compte juste et
cohérente. Autrement dit, Pierre saisit un nouveau compte à Marseille alors John qui est à
Lille pourra voir ce contrat à l’instant immédiatement.
Les règles de sécurité permettent de contrôler les droits d’accès aux objets et aux
enregistrements.
Les règles de workflow permettent d’assigner des tâches à un utilisateur, de mettre à jour
des champs, d’envoyer un email d’alerte lorsque la condition est valide. Les processus
d’approbation permettent de mettre en place un scénario de validation pour un
enregistrement.
DATA CENTRIC
Salesforce est une application basée autour d’une base de données, centrée sur les
données. Elle repose sur une coopération structurée, cohérente des informations comme on
peut le retrouver dans une base de données.
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5. INTERFACE UTILISATEUR
Sur la page utilisateur, nous pouvons voir tous les objets que l’utilisateur peut voir. Cet
écran peut être paramétrable par chaque utilisateur. Par exemple, l’utilisateur « Paul »
peut vouloir voir l’onglet « Film » en premier et l’objet « Formation » en dernier.
APPLICATION
Une application est un ensemble de Tabs. L’application permet de définir l’ordre
d’affichage des tabs.
Pour chaque application, on pourra afficher des tabs que l’on souhaite. Par exemple, le
tabs « films » peut être affiché en dernier pour le marketing et en premier pour les
commerciaux.
Pour configurer cela, vous devez cliquer sur « My personal information » puis « Change
My Display » et appuyer sur le bouton « Customize My Tabs ».
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6. 1- On choisit l’application
2- On va voir tous les tabs disponible que l’on pourra afficher
3- Ce sont tous les tabs qui sont affichés.
 Le bouton Add permet d’ajouter le tabs
 Le bouton Remove permet de supprimer le tabs
 Le bouton Up permet de remonter le tabs
 Le bouton Down permet de baisser le niveau du tabs.
Pour créer une application, il faudra cliquer sur « Create » puis « Apps ».
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7. Cliquer sur le bouton « new »
Sélectionner « Custom app »
Remplir le formulaire
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8. Vous pouvez placer un logo
Vous pouvez placer tous les tabs que vous souhaitez afficher.
Le default landing tab vous permet de choisir le tabs que vous souhaitez afficher au
lancement de l’application.
Vous pouvez choisir de donner la visibilité à chaque profil de votre choix.
Voici le résultat
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9. TABS
Il existe 3 types de tabs :
- Objets personnalisés tabs
- Web tabs
- Visualforce tabs
Les tabs permettent d’organiser les objets et les enregistrements. Un tab peut
uniquement appartenir à un seul objet. Chaque tab aura une image, une étiquette, une
couleur.
Pour retrouver un enregistrement dans les résultats de recherche, il faudra que l’objet
dispose d’un tabs et que le profil puisse le voir.
Pour la création d’un tabs, il faudra cliquer sur « Create » puis « tabs »
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10. Pour un objet personnalisé, cliquer sur new au niveau de custom object tabs
- Il faudra choisir l’objet
- Il faudra choisir le type du style
- Vous pouvez entrer un commentaire
Il faudra choisir la visibilité pour les profils.
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11. Default On : la tabs est accessible par le profil par défaut et sera affiché dans la liste des
tabs.
Default Off : la tabs est accessible par le profil en appuyant sur le +.
Tab Hidden : La tabs n’est ni accessible ni visible.
Il est possible d’appliquer le même droit pour tous les profils en cliquant sur « Apply one
tab visibility to all profiles » . Il est aussi possible d’appliquer un droit différent pour chaque
profil, alors il faudra cliquer sur « Apply a different tab visibility for each profile. »
Pour un tab pour une page visualforce, il faudra appuyer sur « New » au niveau de la
section « Visualforce Tabs »
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12. Il faudra remplir le formulaire.
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13. WEB TABS
Il permet d’ouvrir une page web dans Salesforce.
Appuyer sur le bouton « New » et remplir le formulaire.
Dans le mode « Full page width », la page web est affichée en bas de la page.
En mode « 2 colunms »
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14. Il est aussi possible de voir l’ensemble des tabs que l’on peut voir. Pour cela, il faudra
appuyer sur le lien « + » situé en dernier.
Le lien « Customize my tabs » permet aussi de modifier l’affichage.
TABS CUSTOM OBJECT
Le tabs « films » pointe sur un objet personnalisé : films.
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15. TABS VISUALFORCE
Dans cet exemple, le tabs films pointe sur la page visualforce « film »
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16. LES PROFILS
Un profil est un ensemble de droits que l’on peut attribuer à un ou plusieurs utilisateurs.
Par exemple, l’utilisateur qui a le profil « Read Only » pourra seulement lire les
enregistrements sous Salesforce. Il ne pourra en aucun cas effectuer une modification. Et
l’utilisateur qui a le profil « Administrateur Système » aura tous les droits.
L’édition professionnel de Salesforce vous offre la possibilité d’avoir au maximum 6
standards profiles.
 System Administrator
 Standard User
 Read-Only
 Contract Manager
 Solution Manager
 Marketing User
Le profil « System Administrator » ne peut pas être modifiés, un utilisateur au minimum
doit obligatoirement avoir ce profil. Pour créer des profils personnalisés, il faudra cloner ce
profil et faire les modifications souhaitées.
On peut voir la liste des profils en effectuant la manipulation suivante :
 Cliquer sur Gérer les utilisateurs
 Cliquer sur Profils
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17. LES AUTORISATIONS D’ACCES ( IP, HEURES DE CONNEXION)
Pour configurer les heures de connexion, il faudra appuyer sur le bouton « modifier ».
Un utilisateur ayant le profil : « Vendeur » pourra se connecter à Salesforce de 9h à 19h.
En dehors de cette zone horaire, il ne pourra pas se connecter. S’il est connecté à 19h00, il
sera automatiquement déconnecté ;
Pour la plage horaire, l’utilisateur ne pourra se connecter à Salesforce uniquement
depuis un ip compris dans la plage d’ip sécurisé. Si un utilisateur tente de se connecter en
dehors de cette zone, Salesforce ne lui donnera pas l’accès.
DROIT D’ACCES AUX OBJETS
L’administrateur peut restreindre la visibilité d’un objet pour un profil.
Par exemple, le service Ressources humaines peut voir l’objet « Candidats » et les autres
services n’ont pas accès.
Il faudra aller dans le profil
Les autorisations d’accès sont définies dans la section « Autorisation de l’objet »
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18. Lire : L’utilisateur peut lire les enregistrements
Créer : L’utilisateur peut créer des enregistrements
Modifier : L’utilisateur peut modifier les enregistrements
Supprimer : L’utilisateur peut supprimer les enregistrements
Afficher tout : L’utilisateur peut voir tous les enregistrements y compris celui de ses
collègues.
Modifier tout : L’utilisateur peut modifier tous les enregistrements y compris celui de ses
collègues.
LES DROITS D’ACCES DES TABS
Pour chaque profil, on pourra choisir une option parmi les 3 disponibles pour chaque
tabs.
Default On : la tabs est accessible par le profil par défaut et sera affiché dans la liste des
tabs.
Default Off : la tabs est accessible par le profil en appuyant sur le +.
Tab Hidden : La tabs n’est ni accessible ni visible
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19. DROIT D’ACCES SUR LES APPLICATIONS
Si vous cochez la case « Visible », alors l’application sera accessible par l’utilisateur ayant
ce profil.
Si vous décochez la case « Visible », alors l’application ne sera pas accessible par
l’utilisateur ayant ce profil.
LA PRESENTATION DE PAGE
Une présentation de page peut être définie pour chaque profil. On pourra définir les
champs visibles, la disposition des champs pour chaque présentation de page On pourra
créer des sections.
Présentation de page pour un profil « Manager »
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20. Présentation de page pour un profil « Consultant »
La présentation de page peut être modifiée à partir de la fiche de l’enregistrement.
Dans le profil, sections Présentation de page, l’administrateur pourra choisir la
présentation de page qu’il souhaite attribuer pour chaque objet.
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21. 20

22. LES OBJETS
Salesforce dispose de plusieurs objets standards :
 Accounts
 Contacts
 Leads
 Cases
 Solutions
 Contracts
 Opportunities
CHAMPS STANDARDS ET CHAMPS PERSONNALISES
Un objet dispose des champs standards et des champs personnalisés. Dans l’édition
entreprise, on peut avoir 200 objets personnalisés et 500 champs personnalisés.
TYPE DE CHAMPS
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23. Name du film : c’est un champ standard. Il est obligatoire. Il peut recevoir une chaine de 80
caractères maximum. Si vous entrez plus de caractère, le système va tronquer votre chaine à 80
caractères.
Type : c’est une liste déroulante qui nous permet de choisir une valeur parmi celle proposée. Ce
n’est pas un champ obligatoire.
Is3D : c’est une case à coché. Elle peut prendre deux valeurs true ou false.
Prix du ticket : c’est un champ de type Currency(10,2). Il peut comporter un nombre de 10
caractères maximum et 2 caractères après la virgule.
Site du film : c’est un champ de type URL(255). L’adresse web peut comporter au maximum 255
caractères.
Description du film : c’est un champ de type long text area (32758). On peut écrire un texte avec
32758 caractères maximum.
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24. Nombre d’entrée : c’est un champ de type nombre(18,0) : il peut contenir uniquement des
nombres. Pas de nombre après la virgule.
Prochaine séance : c’est un champ de type date/time. On peut définir la date et l’heure.
Acteur : c’est un champ de type multi picklist. On peut choisir plusieurs valeurs parmi les valeurs
proposées.
Contact : il s’agit d’une picklist vers l’objet Contact. On peut choisir un contact. On peut au
maximum 25 picklist sur un objet. Si le parent est supprimé, cela ne supprime pas l’enregistrement
enfant.
Nombre de jours restants en vision : c’est un champ de type formule. L’utilisateur ne peut pas le
voir en mode edit. Il est calculé automatiquement à partir de sa formule .
DEPENDANT PICKLIST
Les listes de sélection dépendante : une liste de sélection dépendra d’une autre.
Il faudra créer deux listes de sélection
Cliquer sur le bouton « Field Dependencies »
Cliquer sur New puis choisir la liste de sélection parente et enfant.
Faire le lien entre les deux listes de sélection.
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25. Choisir chaque valeur et appuyer sur le bouton « include values »
Voici le résultat
LOOKUP
On peut avoir 25 lookups dans un objet. Les enregistrements enfants ne sont pas supprimés si le
parent est supprimé. Il ne s’agit pas d’un champ obligatoire.
Une lookup est representé avec une loop.
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26. MASTER DETAIL
On peut avoir 2 relations master détails dans un objet. Il s’agit d’une relation (1,n) Les
enregistrements enfants sont supprimés si le parent est supprimé. Il s’agit d’une relation forte.
Autrement dit, c’est un champ obligatoire. Le propriétaire de l’objet parent devient le propriétaire de
l’objet enfant. L’objet enfant hérite des règles de partage et des règles de sécurité de son père. Un
champ master detail ne peut pas subir un update où upsert en masse.
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27. Un champ obligatoire est présent sur toutes les présentations de page. Il n’est pas possible de
le supprimer de la présentation de la page. Pour créer un champ master détail, il ne faut pas avoir
aucun enregistrement présent dans Salesforce.
LA PRESENTATION DE PAGE
Il est possible d’avoir différent type de présentation de page pour les objets. Pour cela, il faudra
aller dans le menu.
Cliquer sur new
On va donner un nom à notre présentation de page. On peut aussi copier un modèle existant. Ici,
je vais prendre Présentation film.
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28. On peut créer des sections : il faudra prendre une section dans le menu et le déplacer sur la
page.
Ici, j’ai créé une section nommé « Cinéma ».
Je peux aussi mettre des zones vides, il faudra prendre un composant « blank space » et le
déplacer sur la page.
Pour changer l’emplacement des champs, il faudra prendre le champ pour le mettre à
l’emplacement souhaité.
Sur la page, il est aussi possible de mettre des pages visualforce. Il faut cliquer sur « Visualforce
Pages » et prendre une page visualforce disponible pour le placer au niveau de la page.
On peut aussi placer une related list par le même biais.
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29. REGLE DE VALIDATION
Une règle de validation va contrôler les saisies de l’utilisateur selon la règle définie. Si l’utilisateur
n’a pas respecté la règle, il va générer un message d’erreur et bloquer l’enregistrement.
Pour créer une règle de validation, il faudra cliquer sur « View Object »
Cliquer sur le bouton « New » au niveau de la validation rules.
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30. 1. Remplir le champ Rule Name
2. Cocher la case Active
Entrez la condition pour laquelle l’erreur sera déclenché.
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31. Entrez le message qui sera affichés. Et choisissez le lieu d’affichage du message. Soit au niveau
du champ, il faudra cocher « Field » et choisir le champ. Ou sinon Top of Page, pour afficher le
message en haut de la page.
Voici le résultat :
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32. LES WORKFLOW
Une règle de workflow est composée :
- Critère d’exécution de la règle de workflow : Toute modification de l’enregistrement qui
répond au critère du workflow peut déclencher le ou les actions du workflow.
 Action immédiate : Salesforce va effectuer une action immédiatement. Par
exemple, si l’utilisateur passe le statut du champ « Etat de la commande » à
« Validé », alors le champ « date de validation » prendra la date du jour.
 Action chronologique : Salesforce peut placer les actions chronologiques
dans la file d’attente. Pour voir ces actions, l’utilisateur peut aller dans la file
d’attente du workflow pour contrôler les actions en attente.
Pour créer un workflow, il faudra cliquer sur « Create »
Cliquer sur « Workflow & Approvals »
Cliquer sur « Workflow Rules. »
Cliquer sur « New Rules »
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33. Sélectionner l’objet
Remplir le formulaire
Evaluation Criteria : Vous pouvez choisir si le workflow doit se lancer à la création, à la mise où les 2.
 Created : le workflow se lancera uniquement à la création de l’enregistrement.
Ainsi le workflow ne pourra être exécuté une seule fois.
 Created, edited and every time it’s edited: le workflow se lancera à la mise à
jour, ainsi que la création d’un enregistrement qui respecte la condition.
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34.  created, and any time it’s edited to subsequently meet criteria : le workflow
sera lancera à la creation et la mise à jour. Pour un nouvel enregistrement, il va
vérifier que les critères sont remplis. Pour une mise à jour, il vérifiera que la
condition est respectée après la mise à jour.
A ce niveau, vous pouvez choisir d’entrer la condition directement sur ce formulaire. Pour cela, il
faudra choisir « Criteria are meet ».
Par exemple, on a choisi « is3D » equals à « True » et Type equals « Animation »
Au niveau du « filter Logic », j’ai choisi 1 AND 2. Ainsi le workflow ne pourra s’exécuter si et
seulement si les 2 conditions sont valides. Si j’aurais écrit 1 OR 2, il aura fallu qu’une des deux
conditions soit valides.
Si je sélectionne « formula evaluates to true », alors je pourrais écrire la formule.
 La liste déroulante « functions » me permet de sélectionner les fonctions accessibles.
 Le bouton « insert field » me permet de sélectionner les champs de l’objet
 Le bouton « insert Operator » me permet de sélectionner les opérateurs.
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35. La règle de workflow est maintenant définie, il faudra maintenant définir les différentes actions.
- Le workflow peut effectuer les actions suivantes :
 Envoyer un email à un ou plusieurs utilisateurs. Par exemple, un email sera
envoyé au directeur des ventes pour l’informer qu’il ne reste plus de place
disponible pour le spectacle de Samedi prochain.
 Attribuer des tâches : un workflow peut attribuer des tâches
automatiquement à des utilisateurs, des rôles, où à un responsable
d’enregistrement.
 Mettre à jour un champ : Si l’utilisateur remplit le champ A , il faudra mettre
à jour le champ B.
 Envoyer un message sortant : Il peut envoyer un message API configurable à
un système extérieur.
 Sélectionner une action existante : Il est possible de sélectionner une action
existante.
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36. WORKFLOW TIME TRIGGERS
Le workflow va s’exécuter à un moment définit par la règle. On peut définir des jours comme des
heures et on pourra s’appuyer sur des champs de type date et date time. Il est possible d’ajouter une
ou plusieurs actions à un workflow programmé. Les workflows programmé par des dates ne sont pas
exécutés indépendamment. Ils vont être regroupés à travers un seul batch. Ce qui peut causer des
problèmes de limites si votre workflow a un lien avec votre code Apex. Ils seront évalués par rapport
à l’heure de l’organisation. Ainsi, les utilisateurs appartenant à des zones horaires différentes
peuvent avoir des comportements différents.
LES ROLES
Le mécanisme de rôle est un moyen de partager des données. Une hiérarchie des rôles
représente les niveaux d’accès entre les différents utilisateurs. Par exemple, un manager peut voir
tous les enregistrements de ses subordonnées. Un utilisateur peut avoir uniquement un seul rôle.
Pour chaque hiérarchie, on peut avoir 500 rôles maximum.
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37. La personne ayant le role A peut voir tous les données car il est placés au-dessus de tous les
rôles. Même chose pour C qui peut toutes les données de CA. Chaque niveau dans la hiérarchie
représente un niveau d’accès aux données.
Pour voir les rôles, il faudra cliquer sur « Manage Users » et puis sur « Rôles »
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38. On peut voir les rôles sous forme d’arbre.
Il existe différent option pour voir les rôles.
Pour assigner un ou plusieurs utilisateurs à un rôle, il est possible de le faire sur la
hiérarchie des rôles.
Pour cela, il faudra appuyer sur « Assign » situé à côté du nom d’un rôle.
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39. On pourra configurer les rôles pour un ou plusieurs utilisateurs via ce formulaire.
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40. Du même auteur : Développement Apex et Visualforce :
http://fr.slideshare.net/axelkam/salesforce
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