1. TAREA No. 3
GESTION DOCUMENTAL
Adriana lucia trujillo tamayo
Presentación asignatura
Gestión documental
Tutora
Luz marina arias González
Universidad del Quindío
Facultad de ciencias humanas y bellas artes
Programa ciencia de la información y la documentación
Bibliotecología y archivística
Noviembre 2013

2. TAREA No. 3
GESTION DOCUMENTAL
DATOS
SENA
UNIVERSIDAD
COOPERATIVA
NOMBRE PERSONA ENCARGADA DE
LA OFICINA DE GESTION
DOCUMENTAL
SHIRLEY MENDEZ JENNY PALACIOS
GOMEZ
DIRECCION
KM. 5 VIA
ESPINAL IBAGUE
CALLE 10 1-23
TELEFONO
2709600
2611129

3. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
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•
•
PRODUCCION O RECEPCION
DISTRIBUCION Y TRAMITE
CONSULTA
RETENCION
ALMACENAMIENTO
PRESERVACION
DISPOSICION FINAL (CONSERVACION DEFINITIVA O
ELIMINACION)

4. CONCEPTOS
•
ARCHIVO TOTAL: COMPRENDE PROCESOS TALES COMO LA PRODUCCION O RECEPCION, DIISTRIBUCION,
CONSULTA, ORGANIZACIÓN, RECUPERACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
•
PROCESO INTEGRAL DE LA FORMACION DEL ARCHIVO EN SU CICLO DE VIDA: producción, recepción, distribución,
y tramite, consulta retención, almacenamiento, preservación y disposición final (conservación definitiva o eliminación)
•
FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es
objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo.
•
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo Historias Clínicas, Contratos,
Actas
•
SUBSERIE. Conjunto de unidades documentales que agrupan a unidades documentales derivadas de las series. Ejemplo:
Contrato de Arrendamiento
•
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Según la Ley 594 de 2000 trata de la conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen , este principio es fundamental de la teoría archivistica que establece que los
documentos producidos por una institución o organización no debe mezclarse con los otros.
•
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGIINAL: Según la Ley 594 de 2000 ordenación interna de un fondo documental, manteniendo
la estructura que tuvo durante el servicio activo. Acuerdo 027 de 2006 principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los tramites que la produjo.

5. Ejemplos donde se evidencia
la serie – subserie y tipo documental
SERIE:
SUBSERIE:
TIPO DOCUMENTAL:
CONVENIOS
SENA – MINISTERIO DE AGRICULTURA
Acta de Inicio
SERIE:
SUBSERIE:
TIPO DOCUMENTAL:
CONTRATOS
CONTRATO DE VIGILANCIA M&O
Póliza
SERIE:
SUBSERIE:
TIPO DOCUMENTAL:
ACTAS
ACTA COMITÉ TECNICO DE CENTRO
Lista de Asistencia

6. Foliación de los documentos
• Se debe hacer con lápiz de mina negra o esfero
negro
• Se escribe el numero en el vértice superior
derecho de cada folio
• Solamente se anota un numero por folio

7. Ordenación documental
•
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada una de las dependencias.
•
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes y los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha
mas antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al
abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al fina de la misma.
•
Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las
series y subseries, estarán debidamente foliadas con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control. La foliación se podrá realizar con lápiz o
esfero al extremo superior de la hoja.

8. Datos que deben tener las etiquetas
de las carpetas y las cajas
2021-02
ACTAS
2021-02-13 Actas de Comité Nacional de SSEMI
Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2002
Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2003
2021-41
CONCEPTOS
2021-41-03 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI
Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2002

9. ARCHIVO DE GESTION
PRODUCCION
La Producción Documental comprende los aspectos de origen,
creación y
diseño de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
RECEPCION
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica. (GRGA)
DISTRIBUCION
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario. (GRGA)

10. ARCHIVO DE GESTION
TRAMITE
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
ORGANIZACIÓN
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los
procesos
archivísticos (GRGA)
CONSULTA
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen. (GRGA)
CONSERVACION
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido (GRGA)

11. ARCHIVO DE GESTION
DISPOCISION
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental. (GRGA)

12. Archivo central
Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestion
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general. Ley General de Archivos 594 de
2000.
PROCESO INVOLUCRADOS EN ESTA FASE
Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de
Documentos

13. Archivo historico
A el se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
que son de conservación permanente. Ley General de Archivos Ley
594 de 2000
Ya en esta fase final se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de
Documentos.

14. Decreto 2609 de 2012
Reglamenta del Titulo VI de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la Ley 1473 de
2011
IMPORTANCIA DEL DECRETO:
Eficiencia
Eficacia
Economia
Transparencia
Medio ambiente
Cultura archivisita
Interoperabilidad
Neutralidad tecnologica
Orientacion al ciudadano

15. ACUERDO 004 DE 2013
POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LOS DECRETOS 2578 Y 2609 DE 2012 Y SE MODIFICA EL PROCEDIMIENO PARA
LA ELABORACION, PRESENTACION, EVALUACION, APROBACION E IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Todas las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que
cumplen funciones publicas, deberán evaluar, aprobar, implementar, actualizar sus tablas de retención documental
y sus tablas de valoración documental.
Estas tablas de retención documental se deben elaborar para documentos físicos y electrónicos
Para la elaboración de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta:
•
•
•
Idoneidad
Análisis contextual
Trazabilidad y control
Estas tablas deberán ser suscritas por el secretario general o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.
Las tablas de retención documental y tablas de valoración documental deben ser aprobadas mediante un acto
administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa
Las tablas de retencion documental y tablas de valoracion documental deben ser publicadas en la respetiva pagina web
de las entidades publicas y mantenerse en dichos sitios web.

16. Acuerdo 005 de 2014
POR EL CUAL SE ESTABLECEN CRITERIOS BASICOS PARA LA CLASIFICACION, ORDENACION Y
DESCRIPCION DE LOS ARCHIVOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PUBLICAS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSCIONES.
Este acuerdo aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital,
municipal de las entidades territoriales que se creen por Ley.
Las entidades deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacion
representando en niveles y subniveles, fondo, subfondo, sección, subseccion, serie, subserie, unidad documental
compuesta, unidad documental simple.
Las entidades publicas deberán desarrollar procesos de ordenación documental garantizando la adecuada control de
documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia
establecido en las tablas de retención.
Las entidades del estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes
instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el
archivo, apoyar y estimular la difusion de la informacion.

17. conclusiones
•
La gestión documental en Colombia se convierte en una herramienta que resuelve algunos
problemas inherentes a la producción de documentos, tales como el incremento en volumen de
material documental y la susceptibilidad del medio en el que se almacene la información.
•
Dichos problemas han hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso
indispensable para cualquier entorno organización con un flujo considerable de documentos.
•
El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una
estrategia de gestión documental que se adecue al tipo y al tamaño del negocio y que además
sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.

18. Referencias bibliograficas
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Ley General de Archivos, Ley 594 de
2000, Imprenta Nacional de Colombia. Bogotá, noviembre 2000
Guía para la Gestión Documental en las dependencias del SENA
UNIQUINDIO, Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes. Programa de
Ciencia de la Información, la Documentación, Archivística y Bibliotecología.