Новые времена. Трансформация офиса управления проектами
1. 02.10.2009
В Вашу пользу. Всегда.
Новые времена. Трансформация офиса управления проектами
Переход от выполнения процессов к предоставлению сервисов
Алексей Федорищев
Управляющий директор
2009
Об авторе
В Вашу пользу. Всегда.
Алексей Федорищев
Образование:
• Московский авиационный институт
• MBA, Open University GB
Руководитель компании «Эдд Вэлью». Имеет
значительный опыт работы как в крупных российских
ИТ интеграторах, так и крупных российских банках.
Эксперт в области практического управления
проектами и бизнес анализа.
1
2. 02.10.2009
Содержание
В Вашу пользу. Всегда.
• Вызовы проектного офиса в эпоху перемен
• Перехват инициативы – создание штаба перемен
• Сервис как эволюция бизнес процесса
• Базовые сервисы офиса УП
• Архитектура приложений офиса УП
• Практический смысл трансформации
• Оценка эффектов трансформации
• Практические шаги по выполнению трансформации
(включая легитимизацию)
Актив как продукт проекта
В Вашу пользу. Всегда.
Библия «Капитала» в индустриальную эпоху
Деньги → Товар → Деньги
«Капитал» пост-индустриальной эпохи
пост-
Деньги → Проект → Актив → Деньги
2
3. 02.10.2009
Кто крайний .. за бонусом?
В Вашу пользу. Всегда.
Руководитель проектов отвечает за результат -
создание генерирующего прибыль актива и
создание условий чтобы актив приносил
ожидаемую прибыль
Цена вопроса для руководителя проектом??
проектом??
• осознанно берет риски на себя
• чтобы получить бонус - должен встать на
позицию владельца
Эпоха перемен
В Вашу пользу. Всегда.
• Резкое сокращение привлекаемых средств
• Снижение оборота компаний
• Обострение конкуренции за потребителя
• Переход от внешнего развития к внутреннему
улучшению
Спад 2008-2009-???
3
4. 02.10.2009
Вызовы проектного офиса
В Вашу пользу. Всегда.
• Сокращение бюджетов и сокращение
проектов роста и захвата рынков
• Снижение горизонта планирования до 0,5 -1 г.
• Резкое сокращение приемлемого диапазона
ROI проектов
• Унификация и интеграция функций с другими
подразделениями
• Новое направление задач – проведение
изменений: совершенствование и улучшение
Предпосылки к трансформации
роли проектного офиса
В Вашу пользу. Всегда.
2008 2009
Выполнение крупных Точная оценка
проектов эффектов и рисков
Мотивация на Сценарный анализ
конечный результат
Небольшие проекты и
критические проекты
Все проблемы
решаются
финансированием Большое количество
изменений
4
5. 02.10.2009
Сценарии развития
В Вашу пользу. Всегда.
Сценарий + (плюсы) - (минусы)
Экономия на «мелочах» Быстрый эффект Эффект недостаточен и
несопоставим с основными
операционными затратами
Запуск внутренних Ожидаются серьезные Результатов по факту нет
распределенных результаты
проектов по оптимизации
процессов
Авторитарное указание Быстрый эффект Высокий риск отторжения
сверху о новой ключевыми
орг.структуре подразделениями
Централизация Единый центр планирования •Требуется контроль всех
управления и ответственности за ключевых подразделений
распределенными трансформацию предприятия •Необходим сбор и
изменениями (проекты и процессы) тщательный анализ данных
Штаб перемен
В Вашу пользу. Всегда.
Новые ключевые свойства :
• Лидерство и ответственность за оптимизацию
и трансформацию
• Контроль исполнительской дисциплины
• Превентивный анализ влияния рисков
• Оперативная аналитическая отчетность
(развитая аналитическая функция)
• Обеспечение качества
5
6. 02.10.2009
Почему проектный офис?
В Вашу пользу. Всегда.
Проектные менеджеры
• Имеют прямой контакт с владельцами и
спонсорами проектов
• Вносят организованность и упорядоченность
• Коммуникабелен и имеет обширные
контакты в организации
• Динамичны и энергичны
ВЫВОД: наименее рискованное и самое продуктивное решение
Централизация
В Вашу пользу. Всегда.
Проектный офис вправе претендовать на роли:
ü Единый центр управления проектами и
изменениями
ü Единый центр планирования и контроля исполнения
ü Единый центр анализа и прогнозирования рисков
ü Единый аналитический центр по управлению
эффективностью использования ресурсов
ü Управление центром компетенций организации
ВЫВОД:
Проектный офис должен стать не просто энергичным и
результативным, но «Умным»; для своего выживания он
вынужден стать аналитическим центром организации
6
7. 02.10.2009
Архитектура сервисов
В Вашу пользу. Всегда.
Владельцы, спонсоры
Проектный
офис
Отчеты Топ-менеджеры
Контроль исполнения поручений
Аналитические материалы
Функциональные
Информационные системы: руководители
• Контроль исполнения поручений
•BI системы и Dashboards витрины
• Центр компетенций Сотрудники
• Системы комплексного сценарного
анализа и моделирования
Прямая аналогия - нервная система человека
Эволюция от процессов к
сервисам *) В Вашу пользу. Всегда.
Гарант.
Закупка и
Хранение Продажа обслужива-
обслужива-
доставка
ние
Процессы
Учет и размещение
на складах Контроль
сертификатов Продажа и отгрузка
Сервисы
Доставка и срока годности
на точку продаж
Хранение и ротация
на витринах
*) на примере компании - ритейлера
7
8. 02.10.2009
Интуитивно о сложном
В Вашу пользу. Всегда.
• Бизнес-процесс может существовать сам по
себе. Для себя. Его цель не привязана к цели
организации. Он может быть ненужным, но
жизнеспособным как вирус.
• Сервис востребован конечным потребителем,
возможно через цепочку других сервисов.
Невостребованный сервис легко обнаружить
и избавиться от него или трансформировать в
востребованный.
Выгоды от использования
сервисов *)
В Вашу пользу. Всегда.
Сервис Спонсоры и топ-менеджеры Функциональные
руководители и сотрудники
Контроль исполнения Оперативная информация о Актуальный перечень задач
поручений статусе исполнения поручений для исполнения
BI системы и Инструмент объективного • Контроль деятельности
Dashboards витрины контроля и мотивации подчиненных
•Объективные показатели
оценки
Центр компетенций Снижение количества ошибок и Снижение нагрузки на
непродуктивных затрат на экспертов в операционной
повторный поиск информации о деятельности
решениях Сокращение времени
обслуживания пользователей
Многофакторный •Выявление неявных Качественные анализ и
сценарный анализ и закономерностей прогнозирование задач и их
моделирование •Увеличение продаж объемов
•Снижение непродуктивных
затрат
*) дается кратко
8
9. 02.10.2009
Ключевые факторы успеха
В Вашу пользу. Всегда.
Проектный офис должен
• Предоставлять востребованные сервисы
• Владеть информацией из различных источников
• Иметь средства для её анализа и создания
отчетности
• Иметь развитые средства моделирования
• Адаптировать свою организационно-штатную
структуру под аналитические задачи
• Совершенствовать точность прогнозов и
моделирования
Программа развития
В Вашу пользу. Всегда.
Заручиться поддержкой спонсоров
Предложить первые 2-3 варианта
регулярных отчетов
Подобрать и внедрить
информационные системы
Подключать новые источники данных
Совершенствовать заложенные модели
9
10. 02.10.2009
Целевая архитектура
систем В Вашу пользу. Всегда.
Проектный офис – естественный заказчик интеграции
информации в единое хранилище
Оценка эффективности
решения
В Вашу пользу. Всегда.
• Учитываются только непродуктивные затраты
времени на повторный поиск информации по
имеющимся решениям
• Не учитывается влияние и затраты на
выявление и исправление неверных или не
протестированных решений (могут достигать
миллионов $)
10
11. 02.10.2009
Назначение решения
«Центр компетенций»
В Вашу пользу. Всегда.
• Формирование единого центра компетенции
путем публикации “know-how”
• Снижение непродуктивных затрат на поиск
повторяющихся и/или типовых решений
• Снижение затрат на пост-продажное
обслуживание пользователей
• Снижение риска реализации ошибочных
решений
• Увеличение гибкости и адаптивности
сервисов, технологий, процессов и персонала
Основной экран
В Вашу пользу. Всегда.
Лингвистический
поиск
Рубрики и
разделы
библиотеки
Разделы
библиотеки/
подразделения
11
12. 02.10.2009
Центр компетенций
(на примере ИТ департамента банка)
В Вашу пользу. Всегда.
Внедрение решения эквивалентно:
ROI=0.5
• высвобождению 5 человек в месяц
• или экономии от 8k usd/мес. и выше
Назначение решения
«Система анализа и прогнозирования»
В Вашу пользу. Всегда.
• оптимизация использования складских площадей
• оптимизация маршрутной сети и снижение
совокупной себестоимости
• оптимизация объемов централизованной доставки в целях
осуществления унитизации партии отгрузок одной или
нескольким заказчикам;
• выявление потенциальных потребностей заказчиков и
предложение для них новых услуг и тарифов (кросс продажи)
• оптимизация использования автопарка
• оптимизация заказов для одно-двух этапного кросс-докинга
• новая услуга для заказчиков – прогноз закупки с торговых
точек
*) приводится на примере логистической компании
12
14. 02.10.2009
Моделирование
поведения В Вашу пользу. Всегда.
Изменение
параметров
Результат
Комплексные правила
работы В Вашу пользу. Всегда.
Дерево Оценка
решений решения
Текст
правила
Представители
правила
14
15. 02.10.2009
Оценка эффекта от
внедрения В Вашу пользу. Всегда.
Оборот компании $20 млн.
% снижения издержек 2-5%
Объем снижения затрат $200-600 тыс.
«Система анализа и прогнозирования»
ROI=0.7-1.0
Потенциал снижения затрат
программы развития
В Вашу пользу. Всегда.
• Проработка и ранжирование требований к
внедряемым системам
• Выбор систем, ROI которых в пределах 1 года
(быстрое внедрение и быстрая отдача)
• Использование модели лицензирования
Open Source позволяет сократить объем
инвестиций на 40-50% без потери качества
• Поиск российских аналогов
• Приоритет внедрению специализированных
систем (не монолитные решения)
15
16. 02.10.2009
Заключение
В Вашу пользу. Всегда.
Трансформация проектного офиса к сервисной
модели «Умного проектного офиса» позволяет:
1. Не просто выжить …
2. … но и расширить сферу своего влияния (!)
3. Выявить и показать прибыль ранее уходившую в
прибыль,
непродуктивные операции
4. Инициировать новые проекты с реальной отдачей,
которая будет оценена руководством
Контакты
В Вашу пользу. Всегда.
Алексей Федорищев
E-mail: alexey.fedorischev@add-value.ru
Тел: +7 (495) 768-21-77
www.add-value.ru
16
