1. Gestión
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Guía 3. Nuclear
Presentado por
DIANA ALEIDY MALAGON MONCADA
LUZ MERY MARTÍNEZ AMEZQUITA
ASENETH MENESES CHITIVA
Presentado a
JOANNA PAOLA PRIETO RUIZ
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MERCADEO
BOGOTÁ
2. TABLA DE CONTENIDO
Introducción 3
Palabras Claves 4
1. Resumen 5
1.1 Abstract 5
2. Su misión, visión, valores, objetivos. 6
3. Matriz DOFA 7
4. Matriz PESTM 8
5. Diagnostico de Intcomex Colombia Ltda. 9
5.1. Definición de objetivos del diagnostico diferente al plan
Estratégico de comunicación organizacional 10
5.2 Selección de públicos internos. 10
5.3 Hallazgos encontrados situación enfermiza o saludable 11
6. Definición del plan estratégico de comunicación 12
7. Matriz de contacto 13
8. Matriz de verificación de objetivos 13
9. Revisión de los componentes, fases y recursos del plan. 16
10. Plan de Medios 16
11. Lista de chequeo 18
12. Mapa de Ruta 19
13. Matriz de Control Estratégico y Mejoramiento Continuo (CEMC) 21
14. Conclusiones 22
15. Referencias Bibliográficas 23
16. Fuentes de internet 23
2
3. INTRODUCCIÓN
Para el desarrollo de este trabajo tomamos a la multinacional INTCOMEX CORP. Con casa
matriz en Miami y específicamente la subsidiaria constituida en Colombia desde el año 2004, sus
inicios radicaron en el propósito de las directivas de crecer en las región de América Latina y el
Caribe, con expectativa de crecimiento y apoyados en la estabilidad económica de esta región.
Para realizar un diagnostico de la cultura organizacional nos enfocaremos en la filial radicada en
Colombia, sus propósitos y evolución desde su primer año hasta la fecha. Se presentaran algunas
entrevistas que nos entregaran los sentimientos logrados por el trabajo en esta organización, las
debilidades y oportunidades de mejora que se pueden identificar en las diferentes sensaciones
manifestadas por las algunos miembros del equipo. Tomamos dos áreas que están involucradas
constantemente como son el área Comercial y área de cartera, donde no solo en INTCOMEX
COLOMBIA, sino en la naturalidad de todas las organizaciones presentan múltiples altercados
por los desacuerdos y diferentes puntos de vista en el momento de analizar un cliente. Primero
ubicaremos al lector en la imagen Corporativa de la compañía y continuaremos con el análisis de
la cultura organizacional anterior y actual, posteriormente presentaremos nuestras observaciones
correspondientes a los diferentes eventos identificados durante la investigación
.
3
5. 1. RESUMEN
Es evidente que la cultura organizacional esta formada por los valores de los miembros que la
conforman y su interrelación le permite a la compañía lograr eficiencia de los objetivos y la
eficacia de los recursos presupuestados, por tanto este trabajo nos ha llevado a entender que la
comunicación dirigida a las diferentes áreas le permite a la organización generar sentido de
pertenencia y da fluidez y fortaleza al logro de los objetivos planeados. Entender los diferentes
problemas que presenta la organización y como estos van en detrimento del crecimiento de la
organización, le permite a los directores generales tomar decisiones en la resolución de estos
conflictos y trabajar en el perfil del recurso humano generando una participación y dando
transparencia a los propósitos, cambios y decisiones tomadas por la alta gerencia. La
comunicación es el bastón que permite a la empresa involucrar a todos los colaboradores en un
fin común, en la mejora del clima laboral y el apoyo de sus miembros en cada tarea asignada.
1.1. ABSTRAC
It is clear that organizational culture is formed by values that comprise members and their
interaction allows the company to achieve the objectives of efficiency and effectiveness of
budgeted resources, so this work has led us to understand that communication directed to
different areas allows the organization to generate a sense of belonging and gives fluidity and
strength to achieve the planned objectives. Understanding the different problems in the
organization and how they are detrimental to the growth of the organization, allows CEOs make
decisions in resolving these conflicts and work in the human resource profile generating
participation and providing transparency to purposes, changes and decisions made by senior
management. Communication is the stick that allows the company to engage all partners in a
common goal to improve the working environment and the support of its members in every
assignment.
5
6. 2. SU MISIÓN, VISIÓN, VALORES, OBJETIVOS.
Su Misión:
La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de alto volumen, accesorios,
artículos de consumo y ofrecer servicios de logística por toda Latinoamérica y el Caribe.
Nuestros clientes incluirán minoristas y distribuidores de los canales de distribución tradicional o
no tradicional
Estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes y de nuestros socios de negocios
ofreciéndoles una amplia red de operaciones locales en países en Latinoamérica; así como
selección de productos y servicios de logística. Nos guiamos por las necesidades de nuestros
clientes para la selección de productos y servicios ofrecidos y proveemos operaciones eficientes
con una ejecución precisa para apoyar su crecimiento y éxito
Su visión
Ser la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, con
presencia local expandida, crecimiento en ventas, diversidad de marcas, con productos de alta
rotación, logrando posicionamiento con nuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien mil
clientes.
Valores corporativos
Nuestros Valores éticos: la lealtad, perseverancia, entusiasmo, alegría, sentido de pertenencia,
profesionalidad. Principios Corporativos: ofrecer un excelente servicio a nuestros clientes
internos y externos, generar valor a nuestros accionistas, clientes y colaboradores,
comprometidos con la sociedad en la generación de programas sociales.
Objetivos
Crecer las ventas en el 100% en el 2015
Lograr rentabilidad bruta del 10%
Disminuir los gastos de la estructura invirtiendo el 6% de la rentabilidad de la compañía
Disminuir los días de inventario, haciendo mas eficiente la rotación
6
7. Disminuir los días de recaudo de cartera manejando un promedio de 30 días
3. MATRIZ DOFA
Fortalezas F Debilidades – D
1. Comunicación de contexto
1. Ágil adaptación al grupo de trabajo. impositivo, limitando la interacción y la
pro actividad de los empleados.
2. Altas expectativas de los
2. Eficiente desarrollo de los deberes trabajadores con respecto a lo que
en cada cargo reciben de la empresa. Genera
insatisfacción.
3. Se desarrollan valores culturales 3. Alto numero de cambios internos en
individuales en pro del mejoramiento cargos y funcionarios. Genera
del clima laboral. inestabilidad y desconfianza
4. Existe confusión de los empleados
4. Los roles de cada cargo son
con respecto al propósito corporativo y
eficientemente
los objetivos de la organización.
5. Se respeta la formalidad jerárquica
5. No hay un manejo de equipo desde
en cada área, independiente de la
la dirección general que integre el
dirección general, se evidencia una
grupo y unifique los esfuerzos hacia los
comunicación participativa.
objetivos de la compañía
6. Se vinculan pasantes muy jóvenes a 6. No se tienen motivadores hacia los
quienes se les traslada experiencia y empleados para evitar un trabajo
cordialidad de trabajo en grupo limitado solo a los cargos.
7. Aumentar el flujo de la información 7. El poco reconocimiento hace que los
con el fin de lograr el compromiso del empleados se sientan inconformes y
equipo en el crecimiento de la deterioren su compromiso con la
organización en el mercado empresa, como reputación e imagen.
7
8. Oportunidades O Amenazas A
1.Obtener conocimiento de otras 1. Competencia en búsqueda de
culturas para mejorar el desempeño personal con experiencia, con ofertas
local que pueden persuadir al cambio.
2. Entender el proceso adecuado de
divulgación de procesos por medio de 2. No existe una actividad que genere
consultorías para implementar un plan pertenencia en los empleados
de comunicación
3. Otras compañías del sector,
3. Implementar un mejor generan pertenencia en sus
relacionamiento con los clientes para colaboradores y mejoran su reputación
aumentar la cobertura como empresa, logrando mas
crecimiento en el mercado
4. Dar a conocer el portafolio, enviando
promociones y haciendo una oferta
competitiva
5. Aprovechar el crecimiento acelerado
de la tecnología para mejorar el nivel
de entrenamiento de los comerciales
4. MATRIZ PESTM
Político Económico
Implementación de la red 4G para Interés de accionistas extranjeros para
incrementar la cobertura del internet a nivel invertir en el mercado latinoamericano, por
nacional con el proyecto "plan vive digital un panorama estable en la economía de
lanzado por el gobierno" esta región
Cada vez los precios de los equipos como
Masificación de la necesidad de utilizar un
PCs y portátiles son mas bajos, haciendo
computador en el proceso educativo
mas fácil la adquisición en estratos 2 y 3
Los impuestos retenidos por la Dian y la
reformas manejadas a las multinacionales
Proyecto pague fácil, pague digital para
por su novel de facturación, afectan la
implementar herramientas tecnológicas en
dinámica y liquidez de la organización,
el sector postal para dinamizar el
esto por la demora en la recuperación de
comercio electrónico
impuestos y altos porcentajes pagados
en Ica y retención
Permanencia de la exclusión de IVA para
equipos de computo que cumplen con los
componentes necesarios para la
navegación en internet
8
9. Social Tecnológico
La sociedad esta migrando en adoptar
Ingreso de tecnología de punta al país, con
las herramientas de internet como medio
un nivel acelerado
de comunicación e interrelación cultural
Empresas como Fenalco incentivan a la
capacitación de las organizaciones del
Fabricantes de tecnología buscan
sector tecnológico para profesionalizar a
disminuir su línea de distribución,
su personal interno y sostener las
seleccionando mayoristas solidos
organizaciones con gente de perfiles
sobresalientes
Mediante el teletrabajo se busca estimular
a las compañías en la contratación de
personal reduciendo los costos fijos de la
empresa
Medio ambiente
Debido al alto nivel de residuos tecnológicos y la contaminación que estas exponen, la
entidad computadores para educar esta promoviendo la gestion integral de residuos
electrónicos involucrando a todos los fabricantes de estas tecnologías en su propósito
Centro Nacional de Producción más Limpia y Tecnologías Ambientales (CNPMLTA),
una entidad resultado de la cooperación de grupos de instituciones públicas,
empresas privadas, gremios, asociaciones, universidades, autoridades ambientales y
el propio Gobierno Suizo, que busca consolidarse como centro de referencia
colombiano para transferencia de conocimiento y tecnología en sobre Ecoeficiencia,
Producción Más Limpia y Tecnologías Ambientales.
Computadores para educar a la fecha ha gestionado y aprovechado más de 5.000
toneladas de desechos electrónicos, algo así como unas 350 tracto mulas cargadas
de esos materiales, que de no haber sido recuperados y dispuestos adecuadamente,
hubieran ido a parar a basureros a cielo abierto o a corrientes de agua, generando
contaminación
5. DIAGNOSTICO DE INTCOMEX COLOMBIA LTDA.
La organización actualmente integra 120 colaboradores en la filial de Colombia, si bien es
cierto, pertenece a una corporación multinacional con sede principal en Miami, los procesos,
las metas y la cultura organizacional se maneja localmente. La cultura que predomina en esta
compañía es la definida por el mercado por tal razón sus principios están orientados hacia la
9
10. productividad y los resultados, esto demanda alto grado de fluidez en la comunicación por
tanto, procederemosa revisar cual es el método usado actualmente, su nivel de eficiencia y
comprensión en el publico objetivo.
5.1. Definición de objetivos del diagnostico diferente al plan estratégico de
comunicación organizacional
Identificar la interpretación en los empleados del propósito general de la compañía.
Entender los medios de divulgación utilizados en la organización hacia los empleados
Identificar cual es el origen de los mensajes enviados a los colaboradores de la compañía
Identificar si existe aprobación de los mensajes entregados en la organización
Identificar la eficiencia de los objetivos parametrizados por la corporación hacia la filial y
su eficaz desarrollo obtenido por medio de la comunicación local
Verificar si el presupuestos de 2013 puede incluir implementación de la comunicación
Analizar el aporte que puede hacerse a la corporación con la planeación estratégica de la
comunicación
5.2. Selección de públicos internos.
Hemos tomado a los funcionarios que laboran en la sede de la calle 71 y que pertenecen a
los departamentos de Cartera y comercial, son colaboradores que se encuentran en la
compañía desde su constitución en Colombia hasta la fecha y personas que estuvieron en
la organización salieron de ella por restructuración y regresaron encontrando cambios
dentro de la cultura organizacional. Las personas encuestadas suman 38 personas,
distribuidas en los dos departamentos seleccionados. Esto nos lleva a un muestra del 35%
del censo total de la organización.
Utilizamos el método cualitativo verificando con una encuesta el sentir de los
funcionarios ubicados en la oficina Calle 71.
10
11. Anexosentrevista en Excel con las siguientes preguntas
¿Considera Usted recibe
Recibe mensajes de la Sabe cual es su
usted que la ¿ Su jefe inmediato información acerca
gerencia que ayuden en su responsabildad
comunicación entrega informacion de las decisiones de Puede mencionar esta
responsabilidad con el frente al proposito
de la acerca de las metas como la compañía de responsabilidad?
porposito de la general de intcomex
organización es organización manera formal
organización? ?
eficiente ? informal
si no Nunca algunas vecesSiempreNunca Algunas veces Siempre Formal Informal SI NO respuesta abierta
5.3. Hallazgos encontrados situación enfermiza o saludable
Después de realizar el levantamiento de información, encontramos:
Los empleados mas aun quienes reciben la información y parámetros de la
administración gerencial, a pesar de no estar de acuerdo con las decisiones
presentadas, se someten a estas medidas de manera impositiva y no generan
controversia de los posibles inconvenientes o malos resultados que esto pueda
ocasiona.
La organización presenta signos arraigados de individualismo, ya que cada
persona cumple sus funciones como medida para conservar su cargo y mantener
sus responsabilidades cumplidas, es decir por su propio prestigio y
reconocimiento. No se evidencia el propósito como organización que respalde la
necesidad del funcionario en la ejecución de los labores. Sin embargo cada
departamento ha logrado solidarizarse como área y crear metas conciliadas como
equipo apoyándose mutuamente para lograrlas en un periodo determinado.
Identificamos que la gerencia general no difunde los cambios o decisiones a nivel
general y la información llega por rumores o canales informales, dando una
inadecuada interpretación del mensaje
Determinamos que existe confusión en los empleados con respecto al propósito
establecido como organización.
Identificamos que no existe un plan de comunicación implementado en la
organización.
No están establecidos los medios de trasmisión de mensajes desde la
comunicación descendente.
11
12. 6. DEFINICIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN
Visión del plan
Consolidar el liderazgo de los diferentes departamentos de la organización y su integración
como un equipo sólido, que conoce y encamina sus esfuerzos en la consecución de los
objetivos del plan estratégico de la organización, estando concienciado de la importancia de
la comunicación eficiente y eficaz como base del mejoramiento continúo
Misión del plan
Lograr construir un equipo humano consolidado y eficientemente integrado, que encuentre
puntos de convergencia, discusión e interacción que permitan dar alcance a los objetivos
institucionales y mejora en la optimización de los procesos, centrando a la organización en
una eficiente comunicación, obteniendo la satisfacción y compromiso de los miembros de lo
organización
Objetivos del plan
Contratación de un profesional de la comunicación
Involucrar la Dirección General y los jefes áreas, a fin de identificar planes de mejora
y acciones detallados.
Campaña interna de sensibilización sobre la importancia de la comunicación y el rol
que cumple dentro de la organización
Campaña interna sobre el conocimiento de la misión, visión y objetivos de la
organización y el aporte de cada área para lograrlos
Alcances del plan:
Con este plan buscamos divulgar el plan estratégico general de la organización. La
filosofía de la organización esta dirigida en mantener un portafolio diversificado y
satisfacer la necesidad de nuestros clientes con el objetivo de otorgar un crecimiento en
ventas y rentabilidad a la compañía con eficientes costos generales
12
13. 7. MATRIZ DE CONTACTO
A continuación se plantean los involucrados en la divulgación del propósito general y
responsabilidades de cada colaborador.
EJECUTIVOS DE CLIENTES
AUDIENCIAS DIRECTOR GENERAL DIRECTORES DE AREA CREDITO Y COBRANZA ADMINISTRATIVO OPERACIONES
VENTAS EXTERNOS
VOCEROS
OFICIALES
Diagnostico,
levantamiento de
PROFESIONAL informacion y
DE LA presentacion del plan
COMUNICACION estrategico de
comunicación que debe
implementar
* Presentacion estado
* Difusion de la * Difusion de la
actual de la comunicación * Difusion de la imagen * Difusion de la
imagen corporativa imagen
DIRECTOR dentro de la Organizacion. corporativa de la imagen corporativa
de la organización corporativa de la
GENERAL * Plan estrategico de organización por medios de la organización
por medios organización por
comunicación que sera visuales por medios visuales
visuales medios visuales
implementado
* Reunion para
* Reunion para * Reunion para presentar el
presentar el presentar el proposito general
proposito general * Reunion para presentar proposito general de la
DIRECTORES DE de la organización. el proposito general de la de la organización. organización.
AREA * Concientizar la organización. * * Concientizar la * Concientizar la
participacion por Concientizar la participacion por participacion por
departamento e participacion por departamento e departamento e
individual en esta departamento e individual individual en esta individual en esta
meta en esta meta meta meta
Difusion del
mensaje en pro de
EJECUTIVOS DE
la reputacion
VENTAS
positiva de la
organización
Mensaje en busca
de lograr mejorar el
CREDITO Y
relacionamiento y
COBRANZA
cumplir con el
recaudo
Divulgar
Divulgar campañas Divulgar campañas Divulgar campañas
Divulgar campañas y campañas y
y actividades para y actividades para y actividades para
ADMINISTRATIVO actividades para alimentar actividades para
alimentar sentido alimentar sentido alimentar sentido
sentido de pertenencia alimentar sentido
de pertenencia de pertenencia de pertenencia
de pertenencia
8. MATRIZ DE VERIFICACIÓN DE OBJETIVOS
Plan estratégico de comunicación para la divulgación del propósito
organizacional
La misión de Intcomex es distribuir productos de tecnología de
alto volumen, accesorios, artículos de consumo y ofrecer
servicios de logística por toda Latinoamérica y el Caribe.
Nuestros clientes incluirán minoristas y distribuidores de los
canales de distribución tradicional o no tradicional
Estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes y de
13
14. Misión nuestros socios de negocios ofreciéndoles una amplia red de
operaciones locales en países en Latinoamérica; así como
selección de productos y servicios de logística. Nos guiamos por
las necesidades de nuestros clientes para la selección de
productos y servicios ofrecidos y proveemos operaciones
eficientes con una ejecución precisa para apoyar su crecimiento y
éxito
Ser la primera opción entre los distribuidores de tecnología para
Latinoamérica y el caribe, con presencia local expandida,
Visión
crecimiento en ventas, diversidad de marcas, con productos de
alta rotación, logrando posicionamiento con nuestras marcas
exclusivas y llegar a atender cien mil clientes
Nuestros Valores éticos: la lealtad, perseverancia, entusiasmo,
Valores
alegría, sentido de pertenencia, profesionalidad. Principios
corporativos
Corporativos: ofrecer un excelente servicio a nuestros clientes
internos y externos, generar valor a nuestros accionistas, clientes
y colaboradores, comprometidos con la sociedad en la
generación de programas sociales.
Direccionamient Objetivos Objetivos Estratégicos del Calificación
o Estratégico Estratégicos plan de comunicación de la
de la alineación
organización
Intcomex Crecer las Establecer las metas de 5
Colombia
ventas en el ventas con crecimientos
100% en el progresivos para los años
2015 2013, 2014 y 2015, de
acuerdo con comportamientos
y tendencias históricas
mensuales, distribuidas para
el Jefe de Ventas y los
vendedores, efectuando una
14
15. reunión para establecerlo y
comunicarlo de forma táctica
y hacer que el equipo
comprenda la importancia de
hacer el esfuerzo.
Lograr Optimizar el costo de las 5
rentabilidad ventas y establecer una
bruta del 10% reunión estratégica de ventas
para revisar las promociones
y descuentos.
Disminuir los Formular al equipo la 5
gastos de la importancia de aumentar las
estructura ventas para lograr el objetivo,
invirtiendo el buscando generar sentido de
6% de la pertenencia, pro-actividad,
rentabilidad de iniciativa y motivación de los
la compañía empleados, logrando
esfuerzos de todo el equipo
hacia un mismo fin
Disminuir los Comunicar y reforzar en el 5
días de equipo la importancia y
inventario, beneficios de la rotación
haciendo mas eficiente de los productos en
eficiente la un tiempo determinado para
rotación evitar sobre costos de
almacenamiento y
obsolescencia de productos
Disminuir los Establecer el proceso de 5
días de recaudo de cartera a 30 días y
recaudo de comunicar al departamento
15
16. cartera comercial sobre la
manejando un importancia de establecer
promedio de negociaciones con créditos no
30 días superiores a ese período de
tiempo.
9. REVISIÓN DE LOS COMPONENTES, FASES Y RECURSOS DEL PLAN.
A continuación detallamos los objetivos del plan de comunicación, las audiencias a impactar
y las estrategias y tácticas que implementaremos para dar mejora a la comunicación interna
de la organización. Se evidencia que el presupuesto asignado para los primeros 3 meses es de
treinta y seis millones doscientos veinte mil pesos ($36.220.000)
Adjunto Matriz de mando del plan con la siguiente información
Audiencia a impactar
Estrategia del objetivo
Táctica de la estrategia
Indicador de gestión
Medios a utilizar
Herramientas necesarias
Proveedor
Costos
10. PLAN DE MEDIOS
Implementación:
El principal objetivo que sigue el desarrollo del plan de medios, es tomar acciones
correctivas, hacia las falencias comunicativas internas establecidas en el diagnóstico, las
cuales sin duda, se constituyen en obstáculos para la consecución de los objetivos del plan
estratégico organizacional.
16
17. En el mismo, deben participar desde el Director General hasta el último de los
colaboradores, los líderes deben ser la Dirección General a las direcciones intermedias
con un vocero experto en Comunicación que será el líder y mediador, esta persona será
externa, será imparcial y sus habilidades de comunicador le permitirán lograr se genere la
participación requerida en el proceso.
Se encuentra dirigido a toda la organización sin excepciones, debido a que los
diagnósticos nos señalan como existen fallos de comunicación en todos los niveles
jerárquicos de la organización, lo que hace que su necesidad de implementación sea
inmediata, a fin de no perder más tiempo ni permitir se generen brechas mayores que van
en detrimento de la Comunicación Organizacional.
El proceso debe ser completamente humano, enfocado en el cumplimiento de los
objetivos, no debe señalar a ningún funcionario en particular por las falencias halladas,
sino hacia los procesos por mejorar. Debe lograr cohesión, participación y entusiasmo
por el equipo, por lo cual se recomienda sea inclusivo, amigable y poco impositivo.
Se destinará un presupuesto importante para llevar a cabo el proceso, que incluirá los
honorarios del Comunicador e inversiones en el desarrollo del mismo.
Dado al tipo de diagnóstico y audiencia que se manejará, los medios interpersonales serán
adecuados, debido a que se trata de grupos pequeños y es fundamental fomentar la
participación y la escucha activa hacia todos los actores y dueños de procesos. De igual
forma los medios visuales serán un soporte fundamental, ya que son adaptables,
permanente, permiten la comunicación y direccionamiento personal mensaje. En
audiovisuales se utilizarán en casos muy puntuales como la elaboración del video
institucional que se mantenga en el tiempo y se pueda actualizar para los colaboradores
que ingresen nuevos a la organización.
17
18. Listado de Medios propuestos:
• Documentos formales personalizados
• Carteleras informativas masivas
• Periódico ó Boletín interno semanal
• Correo electrónico
• Reuniones formales e informales
• Grupos de debates y conversación personal
• Material elaborado como videos y presentaciones
En cuanto a su rapidez y permanencia, se llevarán a cabo esfuerzos por mantener
información constante no saturada que mantenga en sintonía y expectativa a todas las
audiencias.
11. LISTA DE CHEQUEO
En esta matriz profundizamos en los mensajes entregados a la audiencia identificando que
insumos se requieren para implementar la táctica del plan de comunicación. Adjunto archivo
en excel.
18
19. Tactica Herramientas Medios Proveedor Mensaje Tono y Lenguaje Insumos requeridos
• Crear un comité de comunicación que * Codigo de acceso al * PC de cada colaborador * Incomex Colombia La participacion de La organización Imagen corporativa de la
identifique los medios de difusion mas sistema. * Correo electronico * Help Hunter todos los miembros esta hecha por las organización.
accequibles para todos los miembros *Perfil para solicitud de corporativo * Papeleria de la organización es personas por ello
de la organizacion reporte de ventas * Reportes del sistema * Departamento de vital para el haces parte de
• Establecer como fondos de pantalla la * Recursos humanos * Profesional de la sistemas crecimiento de la nuestra plan de
historia, misión y visión de la compañía * Impreson digital * comunicación misma crecimiento y
en una presentación de diseño y Resmas de papel * * Documentos formales cumplimiento de
simplicidad que le de recordación a Archivador personalizados nuestras metas.
todos los funcionarios sobre su
identidad y camino a seguir.
• Establecer una campaña interna, con * Temporal que suministre * Persona que realiza la * Adecco Importancia del Cuales son tus * Imagen del personaje
la colaboración del diseño y la persona para realizar encuesta * Departamento de cumplimiento de las funciones y como emblematico *
publicidad, creando un personaje encuestas a 120 miembros de * La intranet mercadeo responsabilidades y aportas en el base de datos recursos
emblemático que empiece a generar la organización * * Carteleras en la * Mercadeo Regional sentido de proposito de la humanos *
una campaña de expectativa y logre Tiempo del cafeteria pertenencia en el empresa? Siempre formulario con recepcion
comunicar la importancia del rol de cada Diseñador Grafico *Periódico ó Boletín desarrollo de las es posible un de informacion
colaborador y su proceso comunicativo interno semanal mismas esfuerzo adicional
con periodicidad semanal. * Material elaborado como para llegar a la
• Crear de un newsletter semanal, en el videos y presentaciones meta
cual la alta dirección y los
colaboradores en general publiquen
información relevante sobre la
compañía, las áreas, los procesos, las
negociaciones, logros e incluso
información de orden informal como
felicitaciones por cumpleaños, que
generen unidad y cohesión
* Abir campañas de postulacion interna
para los cargos que se generan en la
organizacion, prevalece el funcionario
ante el agente externo
• Planear un evento académico interno, * Restaurante campestre con *Actividad realizada en un * Restaurante en involucrar a los * Somos una cultura * Carteleras en cafeteria
en el cual se comuniquen la misión, capacidad para 100 personas espacio abierto. alrededores de miembros de la que esta en *difunción de informacion
visión y objetivos organizacionales a y disponibildad de jornada *Grupos de debates y Bogota. * organización en las formacion, cada dia individual
todos los colaboradores y por cada sabado de 8 a 12 conversación personal administracion ed. Cll diferentes es un aprendizaje
area, con material impreso, dando la * Auditorio Piso 1 Edificio cll * Una hora de labores por 71 actividades de personal y un aporte
relevancia, acentuando su importancia y 71 * empleado para el cambio * Recepcion motivacion e a la organización.
generando compromiso reserva de sala de juntas de rol intcomex iniciativa que se Pensemos en un
• Definir objetivos semanales de trabajo * Reuniones formales e estan nosotros como un
a cada equipo, publicando en carteleras informales implementando miembro mas de la
visibles encaminadas a los procesos de familia
comunicación, generando incentivos
para colaboradores que proporcionen
ideas de mejoramiento y las áreas que
interactúen con mayor asertividad y
entusiasmo considerandose asi en un
eslabon para la efectividad de las metas
* Realizar una actividad haciendo
intercambios de cargos por horas del
dia entre las areas con mayor
interaccion y aportantes en mayor
proporcionalidad al logro de las metas
establecidas
19
20. 12. MAPA DE RUTA
ÁREA RESPONSABLE: COMITÉ DE COMUNICACIONES
13. MATRIZ DE CONTROL ESTRATÉGICO Y MEJORAMIENTO CONTINUO
(CEMC)
Adjunto cuadro Matriz en excel
20
21. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Eficiencia, eficacia, rentabilidad, posicionamiento, crecimiento,
cobertura
OBJETIVO ESTRATÉGICO PLAN COMUNICACIÓN
Generar mayor sentido de pertenencia y compromiso por parte
de los colaboradores, a través de información veraz, completa y
oportuna por parte de sus directivos en un término de 3 meses,
medible en términos de clima organizacional.
ACCIÓN
Crear de un newsletter semanal, en el cual la alta dirección y los
colaboradores en general publiquen información relevante sobre
la compañía, las áreas, los procesos, las negociaciones, logros e
incluso información de orden informal como felicitaciones por
cumpleaños, que generen unidad y cohesión.
DEFINICIÓN DEFINICIÓN MEDICIÓN DE LOS
MENSAJES FEED BACK VARIABLES Y INDICADORES INDICADORES
ATRIBUTOS
Información clara, sencilla precisa y resumida sobre temas de
importancia en la organización. Pertinencia de la información 5 (Muy pertinente) 1 (No pertinente)
MEDIOS Cuantitativa: Encuestas Utilidad de la información 5 (Muy util) 1 (No útil)
Correo electrónico, cartelera, impresos. Relación de Claridad de la información 5 (Muy clara) 1 (No clara)
VOCEROS Concordancia Precisión de la información 5 (Muy precisa) 1 (No precisa)
Comunicador, Director General, Directores áreas Evaluada de acuerdo con la
Cualitativa: (Sondeos),
AUDIENCIA percepción y comentarios Comentarios ó posiciones adoptadas
grupos focales
Toda la compañía en general repetitivos por un número importante
14. CONCLUSIONES
21
22. Cuando la organización a logrado implementar en la mente de cada miembro de la organización
la presencia de una cultura organizacional basados en la identidad corporativa y esta a promovido
el firme cumplimiento de los objetivos de la organización dentro de sus colaboradores se puede
de una comunicación exitosa, centralizada en la necesidad de cada area, en la motivación de cada
departamento y en el triunfo de la empresa al lograr una estructura en recurso humano que le
permitirá mantenerse solido en el mercado y con el beneficio de contar con personas formadas
con el perfil de lucha hacia los lineamientos de la organización
.
15. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
22
23. Fernández Collado, Carlos. 2012. La Comunicación en las Organizaciones. México: Editorial
Trillas. Cultura organizacional y la cultura corporativa, 6, 98 - 119
Universidad de la Sabana. 2011. Comunicación empresarial. Plan estratégico como
herramienta gerencial y nuevos retos del comunicador en las organizaciones. Ejecución plan
estratégico de la comunicación, 6, 127 - 163
16. FUENTES DE INTERNET
Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. El Ministerio TIC
publica el segundo proyecto de resolución para la estructuración de la Subasta 4G.
http://www.mintic.gov.co/index.php/mn-news/1605-ministerio-tic-publica-segundo-
proyecto-resolucion-estructuracion-subasta-4g. publicación 09 de Noviembre de 2012.
Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Gobierno de
Colombia firma acuerdo con su homólogo suizo sobre residuos electrónicos.
http://www.mintic.gov.co/index.php/mn-news/1281-gobierno-de-colombia-firma-
acuerdo-con-su-homologo-suizo-sobre-residuos-electronicos. Publicado 29 de junio de
2012.
Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones.Sector postal analiza el
Proyecto de Ley "Pague fácil - pague digital. http://www.mintic.gov.co/index.php/mn-
news/1604-sector-postal-analiza-el-proyecto-de-ley-qpague-facil-pague-digitalq.
Publicado 08 de noviembre de 2012
23
24. MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN
Actividades Responsables Recursos Plazos Lugar Como Indicador
Asegurar alto nivel Conocimiento de la Comunicador / Comité Carta formal entregando en impresos la Inmediato Entrega personal Entrega personal
compañía, sus objetivos corporativos, misión, información correspondiente.
visión y plan estrategico organizacional
Boletín informativo de refuerzo Semanal Vía electrónica Envío de email blitz
Video institucional Una vez y material de Proyectado en reunión formal Reunión formal
consulta
Cartelera Semanal Exposición visible Material informativo que cambia
Determinar y corregir Brechas de la Comunicador Encuesta Inicio proceso Formatos impresos para entregar en Confidencial, con preguntas
comunicación la organización abiertas y cerradas, diagnóstico,
participativo.
Buzón de Sugerencias Instalación desde el inicio Lugar visible compañía Confidencial, participativo.
Reuniones formales Programación inmediata Sala de Juntas Reuniones de acuerdo con los
niveles jerárquicos y luego al
interior de cada departamento y
por temas puntuales.
Grupos de Debate Programación inmediata Sala de Juntas Grupos cerrados, por temas
puntuales, mediador.
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25. MATRIZ DE MANDO
Objetivo Audiencia a impactar Estrategia del objetivo Táctica de la estrategia Indicador de gestión Medios a utilizar Herramientas necesarias Proveedor Costos
Mejorar en un término de 6 meses, la fluidez * Dirección general • Contratación de un • Crear un comité de comunicación que * Analizar si los resultados en ventas y * PC de cada colaborador * Codigo de acceso al sistema. * Incomex Colombia $ 24.300.000
de la comunicación interna organizacional en * Jefes de Área profesional de la comunicación identifique los medios de difusión mas numero de clientes atendidos a sido * Correo electronico corporativo *Perfil para solicitud de * Help Hunter *
un 90%, a fin de lograr la interacción en * subordinados • Involucrar la Dirección accequibles para todos los miembros de incremental en los ultimos 3 meses * Reportes del sistema reporte de ventas Papeleria
tiempos razonables entre los departamentos, General y los jefes áreas, a fin la organización • Establecer *Realizar la medicion en los tiempo de * Profesional de la comunicación * Recursos humanos * Departamento de sistemas
generando mayor eficiencia y eficacia en de identificar planes de mejora como fondos de pantalla la historia, respuesta de los requerimientos * Documentos formales * Impreson digital
todos los procesos y redundando en y acciones detallados. misión y visión de la compañía en una realizados de un departamento a otro personalizados * Resmas de papel *
satisfacción para los clientes internos y presentación de diseño y simplicidad que cuando este depende en su totalidad Archivador
externos de la compañía. le de recordación a todos los funcionarios de gestion local
sobre su identidad y camino a seguir.
Generar mayor sentido de pertenencia y Todos los miembros de la • Campaña interna de • Establecer una campaña interna, con la * Realizar una nueva encuestra acerca * Persona que realiza la * Temporal que suministre * Adecco $ 720.000
compromiso por parte de los colaboradores, organización sensibilización sobre la colaboración del diseño y la publicidad, de la interpretacion del mensaje encuesta persona para realizar * Departamento de mercadeo
a través de información veraz, completa y importancia de la creando un personaje emblemático que entregado por el comunicador y el * La intranet * encuestas a 120 miembros de * Mercadeo Regional
oportuna por parte de sus directivos en un comunicación y el rol que empiece a generar una campaña de proposito generar de la organización. Carteleras en la cafeteria la organización *
término de 3 meses, medible en términos de cumple dentro de la expectativa y logre comunicar la * identificar el nivel de aceptacion al *Periódico ó Boletín interno Tiempo del
clima organizacional. organización. importancia del rol de cada colaborador y cambio y a las nuevas medidas de semanal * Diseñador Grafico
su proceso comunicativo con periodicidad comunicacion por parte de los Material elaborado como videos
semanal. miembros de la organizacion y presentaciones
• Crear de un newsletter semanal, en el * Medir el numero de postulaciones
cual la alta dirección y los colaboradores realizadas durante el ultimo trismestre
en general publiquen información comparado con las vacantes en el
relevante sobre la compañía, las áreas, mismo periodo
los procesos, las negociaciones, logros e
incluso información de orden informal
como felicitaciones por cumpleaños, que
generen unidad y cohesión
* Abir campañas de postulacion interna
para los cargos que se generan en la
organizacion, prevalece el funcionario
ante el agente externo
Consolidar los equipos y encaminar sus * Departamento comercial • Campaña interna sobre el • Planear un evento académico interno, * Hacer preguntas esporadicas en *Actividad realizada en un * Restaurante campestre con * Restaurante en alrededores $11.200.000
esfuerzos en la consecución de la visión y * Departamento de crédito y conocimiento de la misión, en el cual se comuniquen la misión, visión sitios de descanso de la oficina, como espacio abierto. *Grupos capacidad para 100 personas de Bogota. * administracion
los objetivos organizacionales trazados, cartera visión y objetivos de la y objetivos organizacionales a todos los la cafeteria acerca de la imagen de debates y conversación y disponibildad de jornada ed. Cll 71
principalmente en términos de crecimiento * Departamento logística organización y el aporte de colaboradores y por cada area, con corporativa de la organización personal sabado de 8 a 12 * Recepcionintcomex
en ventas, posicionamiento, rentabilidad, * Departamento de cada área para lograrlos material impreso, dando la relevancia, * Cuantificar las ideas expuestas por * Una hora de labores por * Auditorio Piso 1 Edificio cll
cobertura y eficiencia en el manejo de sus Mercadeo acentuando su importancia y generando las areas y cuales han sido empleado para el cambio de rol 71 *
inventarios. compromiso • implementadas o se encuentran es * Reuniones formales e reserva de sala de juntas
Definir objetivos semanales de trabajo a este proceso. informales
cada equipo, publicando en carteleras * indagar el conocimiento en las
visibles encaminadas a los procesos de funciones de las personas que han
comunicación, generando incentivos para sido involucradas con dependincias
colaboradores que proporcionen ideas de diferentes a las que naturalmente
mejoramiento y las áreas que interactúen pertenecen
con mayor asertividad y entusiasmo
considerandoseasi en un eslabon para la
efectividad de las metas * Realizar
una actividad haciendo intercambios de
cargos por horas del dia entre las areas
con mayor interaccion y aportantes en
mayor proporcionalidad al logro de las
metas establecidas
$36.220.000
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26. ENCUESTA
Cargo Jefe inmediato ¿Considera usted ¿ Su jefe inmediato entrega Recibe mensajes de la gerencia que Usted recibe Sabe cual es su Puede mencionar esta
que la información acerca de las metas como ayuden en su responsabilidad con el información acerca de responsabildad frente al responsabilidad?
comunicación de la organización propósito de la organización? las decisiones de la proposito general de
organización es compañía de manera intcomex ?
eficiente ? formal informal
si no Nunca algunas veces Siempre Nunca Algunas veces Siempre Formal Informal SI NO respuesta abierta
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Hacer la cuota asignada
Ejecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x Vender la cuota que
asingan mensualmente
Ejecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x Cumplir cobertura y ventas
Patricia Rubio x x x x x crecer las ventas
mensualmente
Ejecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x Tener mejor utilidad y ganar
negocios a la competencia
y dar soporte de facturacion
a los regionales
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Hacer la cuota
Ejecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x x Aumentar la base de
clientes del centro
comercial
Ejecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x Aumentar las ventas en mis
clientes
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Mejorar la cobertura
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Incrementar el toque de los
clientes mensuales
Ejecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x Aumentar las ventas y
mejorar la rentabilidad
Ejecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x hacer reclutamiento de
clientes e incrementar las
ventas en la costa
Ejecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x reactivar clientes y mejorar
las ventas
Ejecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x Hacer que el proceso de
ventas no tenga
ningunincovenientelogistico
y tener buen manejo de la
facturacion
Ejecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x Actuar con sentido de
pertenecia, mejorar mi
desempeño encaminada a
las expectativas que tienen
de mi labor
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27. Ejecutivo de venta senior Patricia Rubio x x x x x vender y dar a conocer el
portafolio en todos mis
clientes para mejorar las
ventas
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Aumentar las ventas y el
servicio hacia los clientes
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x x Aportar en las ventas de la
compañía y lograr tener
mas clientes
Patricia Rubio x x x x x Vender y rotar el inventario
que la compañía requiere
Ejecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x Reclutar clientes
corporativos de antioquia
tratando de que vean a
intcomex como proveedor
Patricia Rubio x x x x x Traer nuevos clientes delos
centros comerciales de
Medellin, incrementar las
ventas y la rotacion de
inventario
Ejecutivo de venta Senior Patricia Rubio x x x x x Hacer que Intcomex
Colombia sea reconocida
como un mayorista integral,
apoyando los canales con
mi labor y ofreciendo un
buen servicio
Ejecutivo de venta regional Patricia Rubio x x x x x incrementar, mantener y
superar las ventas y el
numero de clientes. Aunque
el proposito ahora no lo
tengo claro, hace 4 años
era pocisionamiento y
mejorar la crisis, hoy
estamos posicionados ya
no tengo claro el proposito.
Hay muchos cambios
Ejecutivo de ventas Corporativo Patricia Rubio x x x x x Mejorar la unidad
corporativa y aportar en su
crecimiento y estructura
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x x cumplir con la cuota de
ventas
jefe de ventas Patricia Rubio x x x x bajar la informacion
necesaria a mi equipo de
ventas para que ellos
logren cumplir la facturacion
que requiere la empresa
27
28. Ejecutivo de apoyo de oficina Patricia Rubio x x x x x dar soporte a las
facturacion, despachos y
notas credito de los
regionales de Bucaramanga
y cali
Ejecutivo de ventas Corporativo Patricia Rubio x x x x x Mejorar el servicio y los
tiempos de respuesta a los
clientes corporativos para
incrementar las ventas
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x Presentar a intcomex como
un mayorista de tecnologia
con buen portafolio y los
mejores precios
Ejecutivo de ventas Junior Patricia Rubio x x x x x hacer las llamadas diarias
para lograr aumentar la
base de datos y las ventas
con mejor utilidad
Gerente de credito y cartera Alexandra Alonso x x x x x Lograr el recaudo necesario
para cumplir con los pagos
a la corporacion y a
proveedores de manera
oportuna
Coordinadora de credito y cartera Alexandra Alonso x x x x x Hacer el cobro a los
almacenes de cadena y
mantener estas cuentas al
día en notas crédito y
recaudos
Jefe de credito y cartera Alexandra Alonso x x x x x realizar el cobro de clientes
corporativos y apoyar a los
cobradores en la liberación
de facturación con casos
excepcionales
Analista de credito Alexandra Alonso x x x x x analizar la documentación
de los clientes y revisar la,
garantizando a la empresa
un optimo y acertado
otorgamiento en el cupo de
crédito
Cobrador Alexandra Alonso x x x x x hacer el recaudo a los
clientes de Bogotá y Cali
Cobrador Alexandra Alonso x x x x x Realizar el cobro a clientes
de Medellín y centro
comercial de Bogotá
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29. MATRIZ DE CONTACTO
AUDIENCIAS DIRECTOR GENERAL DIRECTORES DE EJECUTIVOS DE CREDITO Y ADMINISTRATIVO OPERACIONES CLIENTES
AREA VENTAS COBRANZA EXTERNOS
VOCEROS
OFICIALES
PROFESIONAL Diagnostico,
DE LA levantamiento de
COMUNICACION informacion y
presentacion del plan
estrategico de
comunicación que
debe implementar
DIRECTOR * Presentacion estado * Difusion de la * Difusion de la imagen * Difusion de la * Difusion de la
GENERAL actual de la imagen corporativa de la imagen corporativa imagen
comunicación dentro de corporativa de la organización por medios de la organización corporativa de la
la Organizacion. organización por visuales por medios organización por
* Plan estrategico de medios visuales visuales medios visuales
comunicación que sera
implementado
DIRECTORES DE * Reunion para * Reunion para presentar * Reunion para * Reunion para
AREA presentar el el proposito general de la presentar el presentar el
proposito general organización. proposito general proposito
de la * Concientizar la de la organización. general de la
organización. participacion por * Concientizar la organización.
* Concientizar la departamento e participacion por * Concientizar la
participacion por individual en esta meta departamento e participacion por
departamento e individual en esta departamento e
individual en esta meta individual en
meta esta meta
EJECUTIVOS DE Difusion del
VENTAS mensaje en pro
de la reputacion
positiva de la
organización
CREDITO Y Mensaje en
COBRANZA busca de lograr
mejorar el
relacionamiento y
cumplir con el
recaudo
ADMINISTRATIVO Divulgar Divulgar campañas y Divulgar campañas Divulgar Divulgar
campañas y actividades para y actividades para campañas y campañas y
actividades para alimentar sentido de alimentar sentido actividades para actividades para
alimentar sentido pertenencia de pertenencia alimentar alimentar sentido
de pertenencia sentido de de pertenencia
pertenencia
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30. VISIÓN DE LA COMPAÑÍA
Ser la primera opción entre los distribuidores de tecnología para Latinoamérica y el caribe, con presencia local
expandida, crecimiento en ventas, diversidad de marcas, con productos de alta rotación, logrando posicionamiento con
nuestras marcas exclusivas y llegar a atender cien mil clientes.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Eficiencia, eficacia, rentabilidad, posicionamiento, crecimiento, cobertura
OBJETIVO ESTRATÉGICO PLAN COMUNICACIÓN
Generar mayor sentido de pertenencia y compromiso por parte de los colaboradores, a través de
información veraz, completa y oportuna por parte de sus directivos en un término de 3 meses,
medible en términos de clima organizacional.
ACCIÓN
Crear de un newsletter semanal, en el cual la alta dirección y los colaboradores en general
publiquen información relevante sobre la compañía, las áreas, los procesos, las negociaciones,
logros e incluso información de orden informal como felicitaciones por cumpleaños, que generen
unidad y cohesión.
MEDICIÓN DE LOS
MENSAJES FEED BACK DEFINICIÓN INDICADORES
INDICADORES
DEFINICIÓN VARIABLES Y ATRIBUTOS
Información clara, sencilla precisa y resumida sobre temas de importancia en la organización.
Pertinencia de la información 5 (Muy pertinente) 1 (No pertinente)
MEDIOS Cuantitativa: Encuestas Utilidad de la información 5 (Muy util) 1 (No útil)
Correo electrónico, cartelera, impresos. Claridad de la información 5 (Muy clara) 1 (No clara)
Relación de Concordancia
VOCEROS Precisión de la información 5 (Muy precisa) 1 (No precisa)
Comunicador, Director General, Directores áreas
AUDIENCIA Cualitativa: (Sondeos), grupos focales Comentarios ó posiciones adoptadas
Toda la compañía en general Evaluada de acuerdo con la percepción y comentarios repetitivos por un número importante
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