Gobernabilidad en SharePoint ¿Qué es Gobernabilidad? Beneficios Plan de Gobernabilidad Equipos, Roles y Responsabilidades Gobernabilidad y Tipos de Sitios Políticas El día después Entrenamiento

1. SharePoint
Gobernabilidad
Ariel García Sobrino
Senior Consultant - Microsoft
Community Manager – Comunidad
SharePoint de Argentina

2. Ariel García Sobrino
Presentación
“Un veterano de la tecnología”
Trabajando con SharePoint desde la primera versión (2001)
Ha interactuado con la tecnología desde diferentes roles:
soporte técnico, desarrollo, líder técnico. Analista funcional,
líder de proyecto, coordinar de equipos de desarrollo,
entrenador, consultor… y usuario final.
Trabajó tres años como Premier Field Engineer en
Microsoft. Durante ese tiempo, entrenó administradores de
SharePoint y usuarios finales en diversos países de
Latinoamérica.
En 2009 fundó la Comunidad SharePoint de Argentina.
Organiza reuniones periódicas con los miembros y comparte
su conocimiento y experiencia con la Comunidad.
Actualmente se desempeña como Consultor Senior, Líder
de Proyecto y Entrenador en Microsoft.

3. Agenda
¿Qué es Gobernabilidad?
Beneficios
Plan de Gobernabilidad
Equipos
Roles y Responsabilidades
Gobernabilidad y Tipos de Sitios
Políticas
El día después
Entrenamiento
Resumen

4. ¿Qué es Gobernabilidad?
Definición
No es una solución de hardware, de software o de
recursos humanos.
Es el conjunto de directivas, roles,
responsabilidades y procesos que guían, dirigen
y controlan la forma en que las divisiones de
negocio y equipos de TI de una organización
cooperan para lograr objetivos empresariales.
Cada organización tiene necesidades y objetivos
únicos que influirán en su enfoque de gobierno.

5. Beneficios
¿Por qué invertir tiempo en Gobernabilidad?
Asegura que el sistema sea administrado y usado
de acuerdo a sus propósitos originales, y previene
que la administración se torne compleja.
Simplifica la implementación de productos como
SharePoint Server 2010.
Protege a la empresa ante amenazas de seguridad
o responsabilidades por incumplimiento.
Garantiza el mejor rendimiento de la inversión en
tecnología.
Aplicando prácticas recomendadas en la
administración de contenido o arquitectura de la
información.

6. Plan de Gobernabilidad
Definiciones
Guía que define los roles, responsabilidades y
políticas necesarias para soportar ambientes de
Microsoft SharePoint Server 2010.
Crucial para todo proyecto SharePoint.
Identifica qué necesita ser gobernado.
Se establece el dominio de las personas del
negocio y técnicas definiendo quién es
responsable por cada área del sistema.
Incluye las funcionalidades de SharePoint
utilizadas para el cumplimiento de las políticas.

7. Gobernabilidad en SharePoint
¿Para qué?
Optimización del uso de la plataforma
Mejora del acceso a la información
Administración
Mantenimiento
Escalabilidad
Rápida respuesta a requerimientos del negocio

8. Equipos
Equipo de Gobernabilidad
Estrategia
(Comité)
Equipo Táctico
Infraestructura
Operaciones
Soporte Arquitectura Desarrollo
Funcional
Usuarios

9. Equipo de estrategia
Roles y responsabilidades
Proveer una visión estratégica y de dirección para
las iniciativas a implementar sobre la plataforma.
También conocido como Comité de Gobernabilidad.
Tiene la responsabilidad de identificar qué objetivos
de negocio pueden ser cumplidos con SharePoint.
Reuniones periódicas
Políticas y su actualización.
Evolución del uso de la plataforma y nuevos requerimientos
Plan de acción
Comunicación de políticas y cambios

10. Equipo de estrategia
¿Cómo constituir este equipo?
Balance entre referentes del negocio y líderes de
tecnología
Roles involucrados
Coordinador que posea experiencia en Project Management.
Sponsor ejecutivo.
Si es un comité central, los propietarios de negocio de
SharePoint de todos los departamentos deberían estar
representados en este equipo.
Ejemplo:
Área Usuarios
Tecnología
Arquitectura
Seguridad IT

11. Equipo Táctico
Roles y responsabilidades
Brindar soporte a las directivas del equipo de
estrategia.
Controlar la aplicación de las políticas definidas.
Definir y priorizar las soluciones tecnológicas
basadas en los objetivos del negocio y las directivas
del Comité.
Los miembros de este equipo están principalmente
focalizados en operaciones, administración y
mantenimiento de la plataforma, configuración,
soporte, diseño funcional, y desarrollo de
funcionalidades.

12. Equipo Táctico
¿Cómo se constituye este equipo?
El equipo táctico consiste en 3 sub-equipos
Operaciones
Desarrollo
Soporte

13. Equipo Táctico - Operaciones
Función, Integrantes y Responsabilidades
Provee soporte operacional y mantenimiento sobre
la infraestructura del sistema.
¿Quiénes lo integran?
Infraestructura, Redes, Administradores de AD, Servidores,
Seguridad, Bases de datos, Administrador SharePoint.
Responsabilidades
Asegurar el cumplimiento del Plan de Gobernabilidad
Plan de Disaster recovery
Almacenamiento y políticas de cuotas
Planes de Monitoreo
Planes de Mantenimiento
Acuerdos a nivel de servicio
Políticas de seguridad
Procesos de implementación, políticas y planificación

14. Equipo Táctico - Desarrollo
Función, Integrantes y Responsabilidades
Personalizar, configurar, y usar SharePoint
respondiendo a las oportunidades del negocio
identificadas por el Comité.
¿Quiénes lo integran?
Desarrolladores, Diseñadores, QA.
Responsabilidades
Requerimientos de cambio, nuevas funcionalidades
Desarrollo de soluciones personalizadas
Guías de branding
Política de uso de SharePoint Designer
Políticas de Workflows
Estándares de programación (incluyendo OOTB vs. custom)
Políticas de ambientes de desarrollo
Requerimientos de testing
Procesos de implementación, políticas y planificación

15. Equipo Táctico - Soporte
Función, Integrantes y Responsabilidades
Provee soporte de las aplicaciones SharePoint a los
usuarios finales.
¿Quiénes lo integran?
Propietarios de Sitios, Funcionales, Mesa de Ayuda, Soporte.
Responsabilidades
Clasificación de sitios
Proceso de provisión de sitios
Acuerdos de soporte
Entrenamiento y planes de comunicación
Políticas de sitios personales (fotos)
Administración de taxonomías
Políticas sociales
Estándares de contenido
Administración de la Búsqueda

16. Roles de Usuarios
Responsabilidades
Propietarios del sitio
Conocer y hacer aplicar las políticas de gobernabilidad en
sus sitios
Direccionar los nuevos requerimientos
Administración de usuarios y permisos
Administración del contenido del sitio
Referente del sitio para los usuarios
Usuarios del sitio
Conocer y aplicar las políticas de gobernabilidad en los
sitios en los que son miembros
Utilizar los sitios para los objetivos para los cuales fueron
definidos

17. Gobernabilidad y Tipos de Sitios
Diferentes políticas
+ Portal /
+
Intranet
Sitios
Políticas de Departamentales
Impacto
Gobernabilidad
Sitios de Colaboracion
Sitios de Proyectos
- Sitios Personales -

18. Políticas
Información
Construcción
Soporte
Despliegue
Operaciones

19. Políticas de Información
¿Qué definen?
Estructura de sitios
Asegurar el uso consistente de los sitios en el tiempo.
Web Applications, Application Pools, Site Collections / Sub-sites.
Administración de Permisos
Utilización de los grupos y niveles de permisos
Administradores de Sitios, Grupos, Niveles de permisos,
herencia de permisos.
Auditoría
Define que acciones se auditarán
Abrir, Editar, Mover, Copiar, Borrar, etc. Reportes.
Plantillas para Cuotas
Define las plantillas de acuerdo al Tipo de Sitio.
Sitios Personales, Proyectos, Colaborativos, etc.
Creación de Sitios (auto creación)
Describe el proceso de creación de Sitios y Sub-Sitios.
Solicitar al administrador, auto-creación.

20. Políticas de Información
¿Qué definen?
Administración del ciclo de vida de los sitios
Describe el ciclo de vida de los sitios activos y los sitios en
desuso
Reportes de actividad/uso de los sitios.
Servicio de Metadatos
Clasificación de contenidos, mantenimiento de taxonomías,
navegación, filtros.
Cantidad de servicios de metadatos y taxonomías, clasificación
por criterios de negocio y niveles de confidencialidad,
administración de términos, idioma.
Administración de Registros
Qué es un registro, administración y tiempo retención.
Centro de Registros, Registros In-place, Organizador de
contenido

21. Políticas de Información
¿Qué definen?
Política de Personalización
Soluciones OOB vs Personalización
Catálogo de soluciones personalizadas (páginas, plantillas, web
parts)
Branding
Definición de patrones de diseño e implementación
Branding de sitios de acuerdo al uso. Edición de Páginas
Maestras, CSS y Page layouts. Features. Uso de Temas.
Plantillas de Sitios
Define las reglas para el uso de Plantillas (OOB vs
Personalizadas)
Elección de plantillas, características a activar en los sitios,
Despliegue de personalizaciones.
Soluciones Sandboxed
Uso y ambiente en el cual se implementarán.
Disponibilidad en ambientes de Desarrollo. Administración.

22. Construcción, Soporte y Despliegue
¿Qué definen?
Flujos de Trabajo
Escenarios de uso, reglas, herramientas de desarrollo.
OOB, SharePoint Designer, Visual Studio, otras herramientas.
Ambiente de Desarrollo
Características del ambiente de Desarrollo (soft, hard)
Desarrollo local, Desarrollo en servidor compartido, VMs.
Proceso de Desarrollo
Ciclo de vida del desarrollo
Desarrollo, despliegue de la solución, seguimiento y corrección
de errores, pasaje entre ambientes.
Versionado y control de código fuente
Definición de estrategia y herramientas
Repositorio centralizado de código fuente y sus artefactos.
Features
Define como se implementarán las funcionalidades
Implementar como Features. Empaquetar como Soluciones.
Utilizar feature stapling. Nivel de activación.

23. Construcción, Soporte y Despliegue
¿Qué definen?
Uso de SharePoint Designer
Ambientes y roles que lo utilizarán
Sólo disponible en Desarrollo. Migración de Soluciones a Visual
Studio. Nivel de Permisos de Diseñador.
Responsables de Ambientes y pasajes entre Ambientes
Quién es el encargado de cada ambiente
Responsable del ambiente. Nivel de actualización.
Implementación de soluciones mediante scripts. Prueba en
Desarrollo y Testing.
Pruebas de soluciones personalizadas
Cómo se probarán
Pruebas con diferentes perfiles de usuarios. Ejecución con
mínimos privilegios.
Registro (Log)
Filtro de eventos, retención de logs
Sólo eventos de prioridad alta. Almacenar los últimos 10 días.
Los componentes personalizados deben registrar sus eventos.

24. Políticas de Operaciones
¿Qué definen?
Administración de Logs
Responsables. Disponibilidad, crecimiento, retención.
Logs de respaldos, IIS, transacciones SQL, SMTP, etc.
Monitoreo
Responsables. Objetos a monitorear. Estrategia.
Listas y archivos de gran tamaño. Sitios huérfanos.
Límites de tamaño de Sitios y Bases de
contenido
Responsables. Estrategia.
Monitorear y direccionar la creación de colecciones de
sitios en las distintas bases de contenido.
Backup y Restore
Responsables. Estrategia. Componentes. Herramientas.
Respaldos completos de la granja semanales e
incrementales diarios. Powershell.

25. El día después
¿Podemos realizar las siguientes afirmaciones?
Se revisan y actualizan las políticas proactivamente
basados en datos de uso y necesidades de negocio.
Los usuarios de negocio tienen asegurada la
protección de los datos, y el modelo de seguridad
es conocido y se cumple.
Los acuerdos de Nivel de Servicios se encuentran
definidos, el rendimiento de la plataforma es
aceptable y cualquier código personalizado está
probado.
Los sitios se crean utilizando plantillas de sitios.
El crecimiento de la granja de servidores
(almacenamiento y servidores) es predecible.

26. Entrenamiento
Necesidad
La Gobernabilidad no funciona sin la adopción del
usuario y su conformidad.
Entrenar a los usuarios en la utilización de
SharePoint de acuerdo a las políticas de
Gobernabilidad.
Es crítico explicar a los usuarios por qué esos
estándares y prácticas son importantes.

27. Resumen
Pasos para lograr una Gobernabilidad efectiva
1. Entender la necesidad de la Gobernabilidad
2. Armar los Equipos y definir responsabilidades
3. Entender cómo Es/Debería ser utilizado
SharePoint
4. Definir las Políticas
5. Construir una guía práctica de implementación
6. Implementar y controlar el cumplimiento de las
políticas
7. Iterar entre los pasos 2 y 6.

28. Preguntas

29. Contacto @arielgsobrino
Comunidad SharePoint de Argentina

30. Muchas gracias!!!