2. Cuadro de Clasificación Documental - CDD Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo . No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.

18. G ESTION DE D OCUMENTO S

19. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS Disco Duro C: Directorio Raiz Nombre de la Dependencia Subdirectorio Nombre de la Serie Carpeta Nombre de la Subserie

20. ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Ordenación Cronológica : Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con relación a este, los documentos deben ser colocados en forma ascendente por año

21. TRATAMIENTO AUTOMATICO DEL TEXTO Propiedades del Documento Control de Cambios Guardar Versión Distribuir Documentos para su Revisión

22. C opias de R ESPLADO

23. RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC ¿Por qué se pierde la Información ?

24. ALMACENAMIENTO Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias.

25. IDENTIFICACION DE LA COPIA DE SEGURIDAD

26. BAS ES DE DATOS

27. Correspondencia - SIDECO

28. Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros

29. Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT Pantalla inicial de la Aplicación

30. Sistema de Archivo - ARCHISOFT Pantalla de Inventario de la Aplicación

31. Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS CLINIHISTORIAS s e encarga de llevar a cabo el control operativo de registro de las historias activas, inactivas e históricas como también de los traslados de un estado a otro.

32. D OCUM ENTO E LECTRONICO

34. FORMULARIO DE BUSQUEDA