Este documento describe el proyecto para desarrollar un Sistema Integrado de Gestión de Compras (SIGECOM) para el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile. El SIGECOM automatizará y mejorará los procesos de compras, permitiendo la planificación, ejecución, gestión, control y seguimiento de compras de manera centralizada e integrada. El proyecto se implementará en 10 meses utilizando SharePoint 2010 y .NET y contará con el apoyo y compromiso de varias unidades y líderes del Ministerio.

1. Ministerio de Relaciones Exteriores
DICOMPRAS – Agosto 25 de 2010
Sistema Integrado para la
g p
Gestión de Compras de la
Cancillería
C ill í
“S I G E C O M”
S I G E C O M
Preparada por Ximena Sandoval

2. Contenido
Cómo nace este Proyecto Tecnológico
Procesos Involucrados
Descripción del Proyecto
p y
Solución Tecnológica
Solución de Proceso
Plan de Trabajo
Equipos de Trabajo
Factores Claves de Éxito

3. Cuán visibles estamos!!
CONTRALORIA
Sistema
GOBIERNO
Compras Públicas
Tribunal de
Compras
CONGRESO
AGENTES
Opinión Pública
Proveedores / Prensa
Total Ordenes de Compra 1.317
Móneda UF 7.871,95
Moneda Peso ($) 1.937.073.277,63
Moneda Dólar (USD) 4.028.079,46

4. Cómo nace este Proyecto Tecnológico
1. Se rediseña e implementa Modelo de Gestión de Compras,
basado en:
Una estructura orgánica centralizada, con Unidades Operativas y de
Gestión especializadas
Asignación de funciones y responsabilidades específicas para sus
A i ió d f i bilid d ífi
integrantes
La Definición de productos y/o servicios que brinda
Procedimientos documentados y declarados que incluya referencias
normativas
Incorporación de mecanismos de evaluación, satisfacción de clientes y
medición de brechas de competencias
Sistematizar la información de los procesos instalados en la organización.

5. 2.
2 Delimitación de las Temáticas del Área:
A. Uso Plataforma www.mercadopublico.cl - Ambiente Público y Privado
B.
B Manejo de Convenios Marco
C. Conocimiento de Normativa Compras Públicas
D. Elaboración de Bases de Licitación
E. Planificación de Compras
F. Administración de Contratos
G. Evaluación de Proveedores Gestión de
Abastecimiento
H. Gestión de la Calidad
Desde la
Planificación /
Hasta la Gestión
Hasta la Gestión
Uso de la de Pago a
Plataforma Proveedores
Normativa de
Compras Públicas

6. 3. Tratamiento de la Petición de Compra (PC)
Analiza Disponibilidad
de Recursos
DIFYP
Detecta una Analiza la CDP
N id d
Necesidad pertinencia
ti i
RR.HH. PC
Unidad
Demandante
D d Autorizada Continúa
C ti ú
DINFOCOM Proceso de
DICOMPRA Compra
DIRASAD
Programa
Subt. 24
Envía PC

7. 4. Tratamiento Gestión Previa al Pago
Recepción Conformidad Antecedentes
Pago a 30
Facturas vía Prestación y para enviar a
días
O.Partes Validación Pago
DICOMPRAS DIFYP

8. Descripción del Proyecto
Alcance:
Diseñar, Parametrizar y Mantener de un Sistema Integrado de
Gestión de Compras.
Integrar la Planificación, Ejecución, Gestión, Control y Seguimiento
Integrar la Planificación Ejecución Gestión Control y Seguimiento
de las Compras y Contrataciones del Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Exteriores
Desarrollar y Configurar en ambiente SharePoint 2010 y .NET.

9. Objetivos:
Objeti os
Automatización de Servicios vía WEB
Automatización de Servicios vía WEB
Disminuir los tiempos administrativos de los procesos
Información centralizada en línea
Información centralizada en línea
Registro de la información transparente para el usuario
g
Integración con la Administración Electrónica
Mejorar la gestión de los procesos, contando con un sistema de
alertas, control por estados
Capacidad de elaboración de reportes a medida
Aumentar la confiabilidad y seguridad de la información
Integración con sistemas contables internos, Mercado Público y
Sigfe

10. Procesos Involucrados (9):

12. Solución Propuesta
Arquitectura de Solución
Control y Seguridad
Capas de Software
Integración
Repositorio de Datos
Re portabilidad
Workflow
Procesos
de
Negocio

13. Solución Propuesta
Etapas Impactadas
Generación de
Evaluación de
Evaluación de Información
• Tramitación
Administrativa del Ofertas •Trazabilidad del Proceso
Proceso (Firma •Tramitación Recepción • Formatos Estándar para
Electrónica) • Envío de Ofertas con Conforme y validación los procesos
• Reserva Presupuestaria Cliente Interno Factura
• Información disponible,
p ,
• Saldos en Línea • Tabla y/o Acta de •Tramitación con Difyp en línea / tiempo real
• Estados del Proceso y Evaluación •Disponibilidad • Sistema de Alertas Ciclo
seguimiento on line • Memorándums con información de pago para del Proceso
aprobaciones el proveedor
• Futura integración
• Ajustes Presupuestarios
Ajustes Presupuestarios Sistemas del Estado
Sistemas del Estado
Petición de
P ti ió d
Compra Gestión Previa
al Pago

14. Plan de Trabajo
j
10 Meses 3 Años
Desarrollo
del
Proyecto
Puesta en
Producción
Soporte al Mantenimiento
HOY
Levantamiento

15. Equipos de Trabajo
q p j
DIGAD (S) / ROBERTO ARAOS
DINFOCOM / CARLOS FUENTES
DIMOGES / LORENA HENRÍQUEZ • COMITÉ ALTA DIRECCIÓN
DIFYP / LEONOR CAMPOS
/
AUDIMIN / LUIS NARVAEZ
DICOMPRAS / XIMENA SANDOVAL •GERENCIA DEL PROYECTO
DIMOGES / SANDRA CONCHA
DINFO / CARLOS FUENTES
•LIDERES TECNOLÓGICOS
JUAN ESCOBAR
ROBERTO GOTTSCHALK
ROBERTO GOTTSCHALK
ANDRES MEDEL

16. Equipos de Trabajo
q p j
MARIBEL GUTIÉRREZ / ADQUISICIONES
MARIBEL AVILA / OPERACIONES
HÉCTOR PLAZAOLA / LEGALIDAD DE LOS
É
PROCESOS •LIDERES FUNCIONALES
DICOMPRAS
CAROLINA MORAGA / GESTION DE
CONTRATOS
MARIA A. HERNÁNDEZ / GESTIÓN Y PMG
MARCO ROZAS / DIFYP
•LIDERES FUNCIONALES OTRAS
MARCELA POBLETE / DEPRESEG
DIRECCIONES
JUAN JOSÉ MUSTER / RRHH
É
RAMIRO RIQUELME / DIGEN
CAROLINA GUERRO / DICOEX
FERNANDO MUÑOZ / DINFRA
FERNANDO MUÑOZ / DINFRA

17. Factores Clave de Éxito
Profundizar y reiterar el Compromiso de la Institución a través de
sus Actores Claves
Levantamiento, Implementación y Ejecución del SIGECOM para la Cancillería.
, p y j p
Integrarla como “la herramienta” de trabajo cotidiano, que
permite acudir directo a la fuente de información.
i di di l f d i f ió
Darle sentido como medio para la gestión y la automatización, No
como sustituto de la relación entre las personas
Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente
Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente
Profundizar e instalar aprendizaje sobre el Modelo Cartera de Clientes

18. MUCHAS GRACIAS POR SU
PARTICIPACIÓN
INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO
EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!!
“S I G E C O M”
S I G E C O M