Este documento ofrece consejos sobre la administración efectiva del tiempo, incluyendo identificar el estilo organizacional propio, establecer metas específicas, crear una agenda y priorizar tareas. También identifica desperdiciadores comunes de tiempo como la falta de planificación y la reactividad, y recomienda estrategias como la delegación y decir "no" cuando sea necesario. El objetivo final es concentrarse en las actividades y relaciones más importantes.

1. Administración del Tiempo
Sergio F. Sosa Sánchez

2. Para empezar...
 ¿Qué conocimientos espero “pescar”
en esta experiencia de aprendizaje?
 ¿Qué puede impedir nuestro
aprendizaje?
 ¿Cómo voy a contribuir con el
desarrollo de esta experiencia de
aprendizaje?

3. Objetivos
 Identificar tu estilo organizacional
 Ayudarte a establecer metas
 Identificar desperdiciadores de
tiempo
 Organizar el día de trabajo de una
forma más eficiente
 Mantener tu agenda

4. Estilos Organizacionales
 El Saltón  El Todo a la Vista
 El Ultraperfeccionista  El Nada a la Vista
 El Alérgico a los  El Perfecto
detalles Ordenador
 El Indeciso  El Guardoso
 El Desidioso  El Descuidado

5. ¡Escribe esto!
 El secreto para organizarme en
cualquier circunstancia y en
cualquier situación es dominar mi
estilo organizacional en lugar de
dejarme dominar por él.

6. Usted será más eficaz si se fija metas
 Fijarse metas potentes y
estimulantes le incitarán a trabajar
con disciplina y a concentrarse en
lo que hace, sin caer en la rutina ni
en la divagación.

7. Usted será más eficaz si se fija metas
 Las metas le ayudan a
concentrarse y a imprimirle una
dirección cierta a sus actividades,
y lo estimulan a esforzarse más
allá de su nivel de comodidad.

8. Usted será más eficaz si se fija metas
 Fijarse metas es el mecanismo que
lo impulsa a dar lo mejor de sí y a
concentrar sus esfuerzos.

9. Usted será más eficaz si se fija metas
 Fijarse metas es la manera de
empezar a ejercer control sobre su
trabajo.

10. Sobre las agendas...
 Uno no puede ser proactivo y
trabajar una agenda si primero no
tiene una agenda.
 Una agenda es un plan para
alcanzar cierto fin.
 Una agenda empieza con un
potente conjunto de metas.

11. ¡Escribe tus metas!
 Empleo
 Recreación
 Carrera
 Comunidad
 Desarrollo
 Material
Personal
 Finanzas
 Relaciones
 Espiritual
 Salud

12. ¿Tus metas son específicas?
 ¿Dice cada meta, en detalle,
exactamente lo que usted quiere
lograr?
 ¿Puede especificarlas más?

13. ¿Tus metas pueden medirse?
 ¿Puede alguna otra persona
comprobar si usted logró su meta?
 ¿Las ha escrito en términos que se
pueden medir?

14. ¿Son realistas tus metas?
 Sus metas deben requerir que
usted dé lo mejor de sí, pero no
deben ser tan optimistas que no
haya posibilidad de lograrlas.

15. ¿Fijaste un plazo para cada una de tus
metas?
 Toda meta debe tener un plazo.
 Una meta sin plazo no estimula.
 Para cada meta, especifique la
fecha en que debe ser alcanzada.

16. ¿Valen la pena tus metas?
 ¿Es una meta meritoria que
aplaudirán otros si la logras?
 ¿Es algo de lo que estarás
orgulloso?

17. Divide cada meta en:
 Actividades
 Obstáculos
 Formas de vencer los obstáculos

18. Matriz de la Administración del Tiempo
Stephen R. Covey
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE Crisis Prevención
Problemas Construir relaciones
apremiantes Planificación
Proyectos cuyas Recreación
fechas vencen Reconocer
oportunidades
NO IMPORTANTE Interrupciones Trivialidades
Algunas llamadas Ajetreo inútil
Correo Algunas cartas
Algunos informes Algunas llamadas
Algunas reuniones Pérdidas de tiempo
Actividades Actividades
populares agradables

19. •Dibuje una matriz de la
administración del tiempo y haga
una estimación del porcentaje de su
tiempo que usted destina a cada
cuadrante. ¿Está satisfecho con el
modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué
necesita para cambiar?

20. •¿Qué puede hacer usted, que no esté
haciendo ahora y que si lo hiciera
regularmente, representaría una tremenda
diferencia en su vida personal?
•¿Qué produciría resultados similares en
su vida profesional o en su empresa?
•¿En qué cuadrante encajan sus
respuestas?

21. •Identifique una actividad del
cuadrante 2 que usted sabe que ha
descuidado en su vida, una actividad
que bien realizada tendrá un efecto
significativo en su vida, personal o
profesionalmente. Póngala por
escrito y comprométase a realizarla.

22. APRENDER A DECIR “NO”
Siempre le estamos diciendo “no” a algo.
Si no lo decimos a lo aparente y urgente,
probablemente se lo estemos diciendo a
cosas más fundamentales y altamente
importantes.

23. TIPOS DE DELEGACIÓN
•Delegación en mandaderos.
•Delegación en encargados.

24. La delegación en encargados supone la comprensión clara y el
compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las
expectativas en las siguientes áreas:
•Resultados deseados
•Directrices
•Recursos
•Rendición de cuentas
•Consecuencias

25. •Haga una lista de las actividades
que podría delegar y de las personas
que podrían hacerse cargo de ellas,
o que podrían adiestrarse para
asumirlas. Determine lo necesario
para iniciar el proceso de delegación
o adiestramiento.

26. Cómo hacer que una buena organización del tiempo
se convierta en una costumbre
•Reconocer dificultades.
•Desarrollar mejores posibilidades para
realizar los objetivos.
•Ser consecuente al establecer las
nuevas costumbres.
•Comunicar los proyectos a las personas
cercanas.
•Aprovechar cada oportunidad para
practicar y afianzar las nuevas
costumbres.

27. Principales desperdiciadores de
tiempo
 Reactividad versus Proactividad
 Cortoplacismo
 Preparación inadecuada
 Atención excesiva a los detalles
 Fallas en la delegación

28. Principales desperdiciadores de
tiempo (cont.)
 Comunicación
defectuosa
 Falta de claridad en
los objetivos
 Sobrecompromisos
 Indecisión
 Mala organización

29. 10 mandamientos:
 Planifique con precisión el uso de
su tiempo
 Haga planes para aprovechar el
tiempo que le hacen perder
 Establezca prioridades diariamente
 Evalúe constantemente su
efectividad

30. 10 mandamientos:
 Agrupe las actividades similares
 Cree un sistema para manejar los
asuntos de rutina
 Utilice la estrategia apropiada al
tamaño y potencial de cada
proyecto

31. 10 mandamientos:
 Tome en cuenta las cosas que le
hacen perder tiempo y haga un
esfuerzo por eliminarlas
 No caiga en la trampa de la
reacción inmediata

32. Planificadores y Organizadores
 Mantenga una agenda “maestra” en su
oficina
 Transfiera esa información a una
agenda de bolsillo
 Siempre lleve consigo su agenda
 Tome notas
 Actualice su agenda constantemente

33. Establecer prioridades
 Coloque sus tareas en función de su
importancia y urgencia
 Reserve tiempo para los imprevistos
 Deje espacio para el pensamiento y la
planificación
 Mantenga la flexibilidad
 Asuma que no puede hacerlo todo y
que no puede estar en todas partes

34. Interrupciones
 Establece límites
 Ir al grano
 No dejes conversaciones
pendientes
 Usa el correo de voz
 Encuentra un lugar tranquilo fuera
de la oficina

35. Papeleo
 Bota
 Toma acciones
 Hazlo a un lado
 Archiva

36. Gestionando a las personas que
controlan tu tiempo
 Jefe
 Colaboradores
 Colegas
 Clientes

37. Manejando las Emergencias...
 No hagas todo a un lado para
atender la emergencia
 Sólo usa el tiempo necesario
 Regresa a tu agenda lo más pronto
posible

38. Haga un uso constructivo de sus
tiempos de espera
 Pensar
 Planificar

39. Para terminar, una Reflexión...
La lucha se desencadena cuando
percibimos una brecha entre el
reloj y la brújula, cuando lo que
hacemos no contribuye a lo que es
más importante en nuestras vidas.
Stephen R. Covey

40. “Sólo podremos ocuparnos de lo
fundamental si descartamos el resto y
dedicamos nuestro tiempo y nuestros
esfuerzos a lo que verdaderamente
importa”
Stephen Covey
Primero, lo primero.