2. Synthèse des besoins de l'organisation
•
Gestion est présentement non-existante
•
Pas ou très peu de gestion en matière d'information
Système en place est un réseau ShareDrive
Informations et images sont dispersées un peu partout
Mise sur pied d'un plan stratégique de gestion
des documents
Préserver l'information pertinente en format numérique
et en format papier
Rassembler toutes les informations aux mêmes endroits
Sensibiliser les employés à l'importance de la gestion de
3. Synthèse des besoins de l'organisme
•
Intégration
Sites web
Courriels
Capacité de supporter plusieurs types de fichiers
•
Logiciels de traitement de texte
Capacité d'intégrer les documents répartis dans
plusieurs locations
Évaluation de plusieurs systèmes de gestion
DocuShare, Open Text, SharePoint et Alfresco
Découvrir quel système serait le mieux adapté aux
4. Plan d'action : Étape I
Évaluation des systèmes en place et de leur utilité
Établissement d’une politique de GIDA :
objectifs stratégiques
directives précisant rôles et responsabilités
procédures quotidiennes à suivre lors de la
gestion de documents
Élaboration des stratégies de gestion des
documents et des archives - Inventaire des
documents
Systèmes de gestion des dossiers (disque dur
partagé, Outlook, Wiki)
Mise en place du champ d’application, du cadre
juridique et des objectifs de l’organisation quant à la
gestion de documents, ainsi que la mise au point des
rôles et responsabilités des acteurs impliqués.
Identification de types de documents selon leur
importance, formats et volume afin d’établir des
objectifs à atteindre à court, à moyen, et à long
terme.
5. Plan d'action : Étape II
Plan d'action : Étape I
Adaptation du système existant AI Index
Établissement d’un calendrier de conservation
Le système en place, développé par le Secrétariat
International, a besoin d’être adapté aux besoins de
la section canadienne anglophone afin de permettre
la création d’un plan de classification uniforme.
Définir la durée de vie des documents selon leur
valeur respective, tout en tenant compte de l’espace
de stockage disponible.
Établissement d’un schéma de métadonnées à
utiliser lors de la gestion de documents
L’adoption d’un schéma de métadonnées (e.g.
Dublin Core) à appliquer lors de la création de
documents d’archives afin de faciliter par la suite le
repérage de ces mêmes documents
Établissement d’un thésaurus de terminologie
La création d’un vocabulaire contrôlé.
6. Plan d'action : Étape III
Implantation d’un système intégré de Gestion des
documents et des archives : étude de faisabilité
Choix de système à mettre en place selon la décision
exécutive de la haute direction et le financement
disponible.
Implantation d’un Système intégré de Gestion des
documents et des archives : Mise en essai
Vérification du fonctionnement du nouveau système.
Implantation d’un Système intégré de Gestion des documents
et des archives : Séances d’information et formation
Identifier les problèmes et relever les soucis soulevés
par les employé(e)s.
Implantation d’un Système intégré de Gestion des
documents : Mise en activité
Mise en place du système révisé selon la rétroaction
des utilisateurs.
Soumission d’un rapport d’évaluation
Ce rapport, rédigé en collaboration étroite avec la
professionnelle de l’information et la coordinatrice
des systèmes IT, représente l’étape finale.
7. Comparaison des systèmes
Il y a plusieurs systèmes de gestion du contenu
Un tri s'impose à faire entre les systèmes suivants: Alfresco,
Docu share, Open Text ECM Suite et SharePoint
Il est nécessaire d'opérer un choix en fonction des besoins
de l'entreprise
Les systèmes ont des fonctionnalités qui se ressemblent
8. Comparaison des systèmes
Quelques points communs
•
Intégration facile aux logiciels de bureautique usuels
•
Ajout automatique de métadonnées
•
Contrôle de l'accès à l'information
•
Ajout des métadonnées relatives aux actions
administratives effectuées
9. Comparaison des systèmes / Les besoins
d'AIC
•
•
•
•
•
Une gestion avancée des documents qui va au-delà des
points communs dont nous avons parlé dans la
diapositive précédente.
L'AIC a besoin d'un système capable de gérer les
documents et les archives électroniques, ainsi
qu'analogues
Un dispositif de haute capacité de contrôle pour les
conventions de nommage
Des fonctionnalités de repérage puissantes et efficaces
Un environnement de collaboration des catégories de
classification modernes et flexibles etc...
10. Comparaison des systèmes
Alfresco et Docu-Share sont lacunaires par rapport aux
besoins d'AIC
SharePoint et OpenText ECM sont des outils ayant le
gabarit necessaire; ils ne sont pourtant pas dépourvus de
faiblesses
Ainsi, à titre d'exemple, OpenText ECM offre plusieurs
fonctionnalités utiles, mais il s'agit d'un système qui est
complètement en ligne
Sharepoint est à la fois basé sur le Web et permettant une
variante locale; il est bien équipé pour répondre aux
difficultés de gestion de l'AIC
11. SharePoint 2013: La
solution
Aucune solution n'est satisfaisante à 100%
SharePoint 2013 a su combiner les fonctionnalités d’un bon outil de collaboration avec une bonne gestion
des documents et archives.
SharePoint satisfait au moins 80 % des exigences du Standard de la CIA.
Les 20 % des fonctionnalités manquantes concernent principalement le module de préservation des
documents déclarés archives.
Selon l'étude de Wise Technology Management, SharePoint 2010 est à 88% de conformité avec le
standard du CIA.
Fierce Pharma /2011-10-1
•
•
•
125 millions de licenses;
65,000 clients;
67% des clients utilisent Sharepoint pour toute l'organisation
12. SharePoint 2013 : Points forts
- Facilité d'utilisation et intégration des applications bureautiques.
- Prise en charge et sauvegarde des médias sociaux (Wikis, Blogs) avec la possibilité de publication,
d’édition, de suivi et d'archivage.
- Entrée automatique des métadonnées et ajout manuel de mots clés.
- Utilisation du plan de classification pour la création des dossiers et des sous-dossiers et l’ajout
automatique des métadonnées aux documents qui y sont classés.
- Les politiques de rétention (Retention Policy) : Cette option permet d’appliquer automatiquement des
règles de disposition ou d’archivage. Ces politiques peuvent être appliquées au plus haut niveau
du site.
- Possibilité de créer un dépôt d’archives indépendant .
- SharePoint permet aussi un archivage à même le site.
13. SharePoint 2013 : Limitations
La préservation à long terme n’est pas garantie (migration vers de nouveaux
format de fichiers). Ceci nécessite un autre investissement dans une
solution alternative.
La sauvegarde (back up) se fait sur la même plate-forme : la sécurité des
données est compromise en cas de défaillance du système ou piratage
informatique
SharePoint n’est pas un produit en accès libre (open source). Ceci limite son
interopérabilité avec d’autres plate-formes et applications nécessaires pour
le rendre à 100 % conforme.
"We have a number of users working with iPhones and tablets that would like
to access SharePoint data from those devices," says Edmonton Catholic
School system's Lakusta.
14. Conclusion
Un bon système de collaboration est essentiel pour une gestion optimale des documents et des archives
(moins de duplication, perte minimale de l'information, sécurité des données...)
La configuration des fonctionnalités d'archivage en arrière plan du système permet une intégration plus
facile de l'aspect d'archivage dans les activités quotidiennes.
AIC peut considérer l'option de SharePoint2013 en ligne ( moins coûteuse)
AIC peut considérer de consulter les autres branches d'Amnesty pour partager les frais d'acquisition.
AIC peut considérer consulter AI pour prendre en charge la préservation à long terme
http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW-SharePoint-Puzzle_2012.pdf
