Stratégie de projets de l'Office de Tourisme de Cognac sur 3 ans. Congrès national des Offices de tourisme - Dijon 2015

1. J’ai une stratégie de
projets sur 3 ans
30e Congrès National des Offices de Tourisme
Dijon – 24, 25 et 26 septembre 2015
Stéphanie TONON, Directrice de l’Office de Tourisme de Cognac, Charente.

2. Un projet pourquoi ?
 Sans dessein ni objectif, un Office de Tourisme vit au jour le jour. Le projet donne la feuille de route
et permet de définir ses plans d’actions annuels.
 Afficher clairement les ambitions et la volonté de faire progresser la structure et le territoire
 Valoriser les compétences du personnel. Faire que chacun s’épanouisse… Un projet réussit c’est
du management par et pour l’intelligence collective
 Donner ou redonner du sens aux missions de l’Office.
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3. Un projet …Pour qui?
 Pour l’équipe : Le projet est une motivation. Le salarié s’inscrit dans une ou plusieurs actions. Le
bilan du travail et les objectifs annuels sont fixés lors des entretiens individuels d’évaluation
 Pour les administrateurs : Grâce au projet, ils sont en mesure d’avoir une visibilité sur l’avenir de
la structure à 3 ans au moins
 Pour la collectivités : Le projet permet d’avoir une vision des prévisions budgétaires sur le moyen
terme, notamment en cas de demande de subventions exceptionnelles, ou de demande de hausse
de subvention de fonctionnement, si besoin d’une embauche.
 Pour les adhérents : certaines actions peuvent les concerner. Il est donc important de les mettre
au fait du projet.
 …pour soi !
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4. Méthodologie
 Faire un diagnostic de la structure, du territoire : atouts / faiblesses. Mais s’inspirer aussi de la
prospective et des innovations.
 Définir des objectifs et les actions : Ecrire!
Prévoir les modalités de mise en œuvre :
 Répartir les actions sur 3 ans ou 5 ans
 Etablir les budgets estimatifs par action
 Estimer le temps passé >>>embauche ?
 Mettre en place des indicateurs annuels
(plan d’action annuel)
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5. Je définis mes objectifs
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Décrire
précisément la
situation attendue
Implique un
effort, un
challenge ; outils
de motivation et
d’amélioration
Inscrit dans le
temps
Suivi par des
indicateurs
Prendre en
compte les
moyens et les
compétences
disponibles

6. J’écris !...et je me
demande pour qui ?
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A l’équipe
Elus
DGS
CA
Bureau
Projet dans sa totalité
Tableaux de bord
Fiches actions

7. Les modalités de mise en
œuvre…
Prévoir les modalités de mise en œuvre c’est organiser le déroulement de l’action, la planifier
dans le temps et définir les moyens nécessaires pour garantir sa réalisation
Validation par le CA ou le CoDir
Plan d’action annuel (classement – DQ + présentation au vœux de l’OT par exemple)
 Lister et organiser les différentes taches à accomplir chaque année
 Définir pour chacune des actions, Qui fait quoi ? Comment ? Où ? Quand ? Combien ? Le temps ?
 Réaliser et tenir à jour des outils : échéancier, tableau de bord, indicateurs…
 Préparation du budget
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8. Exemple de Cognac
Ecrire le projet permet de concrétiser les objectifs en écrivant la marche à suivre pour
atteindre le résultat visé
Formuler les objectifs généraux dans un projet rédigé :
Exemple à Cognac :
Axe 1 : Fonctionnement interne / accueil de l’OT
Axe 2 : Projets d’actions et de développement touristique
Définir les actions que je dois mettre en œuvre pour chaque objectif pour faire aboutir les
résultats que je me suis fixée :
 Fiches actions
 Pourquoi ? Comment ? Pour qui ? Quand ? et à quel prix ?
Synthétiser le tout :
 Tableaux prévisionnels de répartition du temps, des coûts…
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9. Exemple projets de
Cognac…bis
Axe 1 – Fonctionnement interne / accueil à Office de tourisme
Démarche qualité (+RV particuliers, eductours locaux)
Tourisme et Handicap
Réaménagement de l’espace d’accueil (+ boutique)
Axe 2 – Développement touristique
Communication / numérique
-La newsletter
-Le guide du partenaire
-Le site internet
-Les réseaux sociaux
-L’animation numérique de territoire
-La mobilité (+twizzy)
Développement territorial
-Les ambassadeurs
-Les greeters
-Commercialisation des produits touristiques (+ Verralia)
-Création d’un office de pôle ( fusion)
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10. Exemple de fiche action
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Axe 2 – Projet d’action et de développement touristique
Le site internet / Mobilité
A quoi sert cette action ?
A faire du net une véritable vitrine de l’offre touristique du territoire. A renforcer l’attractivité de notre destination et poser l’office de tourisme comme référent
territorial pour la clientèle.
Pour qui ?
Les internautes
Comment ?
- Travail en interne avec Mlle Chaillot sur le contenu du site internet, ses fonctionnalités et graphisme.
- Rencontre avec des agences Web susceptibles de réaliser le site.
- Réalisation d’un cahier des charges
- Demande de devis
- Choix du prestataire
- Réalisation du site et mise en ligne
Quand ?
- Septembre 2012 : Travail interne et rencontres avec les agences Web
- Octobre/décembre 2012 : Réalisation du cahier des charges + demande de devis
- 2013 : réalisation du site
Coût ?: 18 000 € HT + 4 000 € HT d’achat de photo + consolidation du site en 2014 : 4 000 € HT
Temps de travail estimé : 30h en 2012 puis 320H/an

11. Exemple de tableau de
répartition budgétaire
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Répartition du budget par action
AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT
Démarche Qualité 4 500,00 € 4 500,00 €
AXE 1 Comité local de qualité 300,00 € 300,00 € 600,00 €
FONCTIONNEMENT
INTERNE Tourisme et handicap 1 500,00 € 1 500,00 €
ACCUEIL
OT Réaménagement de l’espace d’accueil 20 000,00 € 20 000,00 € 20 000,00 €
Création d’une boutique 20 000,00 € 20 000,00 €
SOUS TOTAL AXE 1 - € 26 000,00 € 40 300,00 € 300,00 € 46 600,00 €
AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT
Newsletter 0,00 €
Le guide du partenaire 300,00 € 400,00 € 400,00 € 400,00 € 1 500,00 €
Site Internet 22 000,00 € 4 000,00 € 26 000,00 €
/ facebook / mobile
AXE 2 Pack Numérique - €
PROJET D'ACTION
ET DE Les ambassadeurs 2 000,00 € 1 000,00 € 1 000,00 € 4 000,00 €
DEVELOPPEMENT
TOURISTIQUE
Les greeters - €
Commercialisation 13 900,00 € 13 900,00 € 13 900,00 € 41 700,00 €
2 600,00 € 2 600,00 € 5 200,00 €
Création d’un office de pôle 22 000,00 € 22 000,00 €
SOUS TOTAL AXE 2 300,00 € 40 900,00 € 41 300,00 € 17 900,00 € 100 400,00 €
TOTAL PROGRAMME D'ACTIONS 300,00 € 66 900,00 € 81 600,00 € 18 200,00 € 147 000,00 €

12. Exemple de tableaux :
actions, temps, budgets
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Répartition des actions par année, budget d'actions et heures
AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Estimation heure/an Consolidation horaire
160 h/ 2012
Démarche Qualité × × 4 500,00 € 200 h / an 2013 480
120 h / an années suivantes
AXE 1 Comité local de qualité × 300,00 € 30 h /an 60
FONCTIONNEMENT
INTERNE Tourisme et handicap × 1 500,00 € 70 h / an en 2013 70
ACCUEIL
OT Réaménagement de l’espace d’accueil soit en 2013 ou en 2014
× × 15 000,00 € Mobilier 140
5 000,00 € Scopelec
70 h
Création d’une boutique × 20 000,00 € 105 h / an 2014 + 650h/an fonct. 755
SOUS TOTAL AXE 1 1505
AXE ACTIONS 2012 2013 2014 2015 Coût HT Estimation heure/an Consolidation horaire
Newsletter × 34h en 2012 puis 108 h / an 358
Le guide du partenaire × 400,00 € 35 h / en 2012 puis 14h/an 77
Site Internet × × 26 000,00 € 30 h / en 2012 puis 320h / an 990
/ facebook / mobile
AXE 2 Pack Numérique × × - € 160h / an 480
PROJET D'ACTION
ET DE Les ambassadeurs × 1 000,00 € 300 cartes + brochures + flyers
DEVELOPPEMENT 1 000,00 € Communication en ville (105 h / an) 315
TOURISTIQUE
Les greeters × × 3 500,00 € Frais de stages 2013
1 500,00 € Frais de stages 2014
Commercialisation × × × 13 900,00 € Assist. Commercialisation 1/2 temps sup. 2 412
2 600,00 € Brochure + CD Rom 80
Création d’un office de pôle × 20 000,00 € Etude
2 000,00 € Coordination 300
SOUS TOTAL AXE 2 5 012
TOTAL PROGRAMME D'ACTIONS - € 6 517

13. Le projet…une
démarche de progrès
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14. En conclusion : le projet
c’est l’ossature de la
structure
Le projet de service est l’ossature qui permet au responsable de manager sa structure, de
valoriser et d’utiliser au mieux le potentiel de son équipe, d’impulser un nouveau souffle, de
remotiver le personnel et d’impliquer les administrateurs afin d’avancer dans une même
direction avec un but commun…d’être crédible auprès de sa collectivité de tutelle.
En cours d’année, de nouvelles actions qui n’avaient pas forcement été prévues peuvent être
validées si elles rentrent dans le contexte général des axes définis.
Ex : accueil mobile en twizzy, petits dej’, cafés, connec’thé… etc…
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