1. PLANNING & PROGRAMME FOR DISASTER PREPAREDNESS PLAN
TUGAS MATA KULIAH
LIBRARY PRESERVATION
Disusun Oleh:
Anggi Hafiz Al Hakam
K1D040016
PROGRAM STUDI ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2006

2. Planning & Programme for Disaster Preparedness Plan
(Perencanaan dan Program untuk Rencana Kesiapan Bencana)
Pendahuluan
Preservasi sering disamakan dengan kegiatan pelestarian. Karena itu,
kegiatan ini merupakan kegiatan yang mencakup unsur-unsur pengelolaan
bahan pustaka dan keuangan, termasuk cara-cara penyimpanan dan alat-alat
bantunya, taraf tenaga kerja yang dibutuhkan, kebijaksanaan teknik dan metode
yang diterapkan untuk melestarkan pustaka dan arsip serta informasi yang
digunakan.
Pada hakikatnya, kegiatan preservasi adalah untuk memperpanjang usia
pendayagunaan informasi. Informasi yang terkandung didalam koleksi bahan
pustaka yang ada di perpustakaan akan sia-sia dan tidak termanfaatkan dengan
baik bila tidak ada usaha untuk melestarikannya.
Sedangkan, tujuan dari preservasi sendiri adalah untuk melestarikan
kandungan informasi ilmiah dan melestarikan kondisi fisik isi asli dari koleksi
perpustakaan dan arsip.
Kegiatan preservasi timbul dikarenakan banyaknya faktor penyebab
terjadinya kerusakan pada koleksi bahan pustaka. Secara umum, ada dua faktor
penyebab kerusakan bahan pustaka. Pertama, faktor internal yang meliputi
material penyusun bahan pustaka, seperti kertas, tinta, perekat, dll. Yang kedua,
faktor eksternal yang meliputi kondisi lingkungan diluar bahan pustaka, seperti
suhu dan kelembaban udara, cahaya matahari, polusi, debu, dll.
Selain faktor-faktor tersebut ada faktor lainnya yang bisa menyebabkan
kerusakan yang sangat fatal terhadap bahan pustaka yaitu faktor bencana baik
yang disebabkan oleh bencana alam maupun bencana yang disebabkan
kesalahan manusia (human error).
Bencana apapun bentuknya bisa terjadi sewaktu-waktu tanpa peringatan
terlebih dahulu. Berhubungan dengan hal tersebut bencana memiliki empat
faktor utama, yaitu tiba-tiba, tidak diharapkan, bersifat merusak, dan kurang
perencanaan.
Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang
ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhdap

3. kemungkinan timbulnya bencana. Rencana persiapan, pencegahan, dan
perbaikan/pemulihan dapat membantu melindungi semua aset organisasi,
termasuk sumber daya manusia, pekerjaan, data-data dan dokumen penting,
serta fasilitas organisasi.
Karena kecenderungan untuk terjadinya bencana sangat tinggi maka
perpustakaan memerlukan sebuah konsep perencanaan untuk program
persiapan bencana.
Perencanaan program kesiapan bencana yang baik dan berkelanjutan
akan sangat berguna bagi perpustakaan untuk melindungi dan memberikan
jaminan bagi kelestarian koleksi bahan pustaka maupun kandungan informasi
yang ada didalamnya.
Perencanaan Program Kesiapan Bencana
Untuk merencanakan sebuah program persiapan bencana bagi
perpustakaan diperlukan proses manajemen dan perencanaan yang baik untuk
membantu menyediakan infrastruktur bagi perpustakaan dalam
mengimplementasikan misinya.
Landasan bagi setiap program preservasi melibatkan kegiatan harian dari
perpustakaan tentang bagaimana koleksi dipegang, dimasukkan ke dalam rak,
keadaan lingkungan penyimpanan koleksi, dan perhitungan preventatif yang
harus diambil untuk menjamin proteksi dan ketahan bahan pustaka.
Dalam merencanakan sebuah program persiapan bencana ada beberapa
hal yang harus diperhatikan. Pertama, indentifikasi resiko melalui audit resiko
dan fasilitas. Kedua, tindakan preventif yang akan diambil dan kesiapan untuk
memperkecil dampak dari bencana. Dan yang terakhir, respon penyelamatan
untuk meyelamatkan koleksi dan memulihkan fasilitas yang rusak.
Ketiga hal ini harus dilakukan secara sistematis dan kooperatif dengan
lembaga penaung perpustakaan maupun pihak terkait lainnya diluar
perpustakaan.
Disaster Preparedness Plan merupakan program yang tertulis dan telah
disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang
memfokuskan pada semua tindakan yang dianggap perlu dilakukan sbelum,
ketika, dan sesudah terjadi bencana.

4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun disaster preparedness
plan, antara lain:
- Keamanan staf dan pengunjung perpustakaan ketika terjadi bencana
- Penyelamatan koleksi-koleksi yang penting
- Memastikan keamanan fasilitas perpustakaan
- Memastikan ketersediaan perlengkapan dan peralatan pencegah
bencana
- Kegiatan pemulihan (recovery) fasilitas perpustakaan maupun koleksi-
koleksi yang terkena dampak bencana
Sedangkan, informasi yang harus terkandung dalam disaster
preparedness plan, yaitu:
- Mengidentifikasi dan memberi proteksi yang cukup terhadap data,
informasi, dan arsip yang penting bagi perpustakaan
- Pengurangan resiko bencana dengan mengadakan program pelatihan,
pemeliharaan, dan pengamanan
- Memastikan kemampuan perpustakaan untuk merekonstruksi kembali
informasi dan rekord-rekord (data, arsip) yang rusak dengan cepat
- Memastikan perpustakaan untuk beroperasi kembali secara efektif
setelah terjadinya bencana dengan penerapan kebijakan manajemen,
prosedur, dan sumber daya.
Proses perencanaan untuk disaster preparedness programme memiliki
elemen-elemen sebagai berikut:
- One Person
One person adalah seseorang yang pertama kali dihubungi ketika
terjadi bencana sehingga bisa mengkoordinasikan penyelamatan
koleksi dan arsip berharga yang ada di perpustakaan. Salah satu cara
untuk mengembangkan hal ini adalah dengan menggunakan disaster

5. telephone tree (pohon telepon bencana) atau yang biasa kita sebut
sebagai jarkom (jaringan komunikasi)
Jaringan komunikasi ini meliputi otoritas/badan penanggung jawab
perpustakaan, direktur/kepala perpustakaan, manager/pustakawan,
staf, dan koordinator keadaan gawat darurat, dan pihak lain yang biasa
menangani keadaan bencana, seperti Pemadam Kebakaran, Polisi, dll
- Educated Comitee/Trained Staffs
Educated comitee/trained staff adalah semacam komite/kumpulan
orang di dalam perpustakaan yang telah dilatih untuk menangani
bencana minor maupun bencana mayor. Dengan adanya kelompok ini
maka keahlian mereka akan sangat berguna ketika terjadi bencana
sehingga tindakan penyelamatan akan lebih mudah dan leluasa.
Setelah adanya hal-hal tersebut maka disaster action team members
harus dibentuk agar bisa bekerja dengan efektif dan efisien sebagi
sebuah tim khusus.
- Defined Scope
Pembatasan masalah bencana yang biasa terjadi di sekitar lingkungan
perpustakaan harus dipertimbangkan juga mengingat tindakan
pertama apakah yang harus diambil untuk menyelamatkan koleksi dan
arsip. Dengan adanya pembatasan masalah tadi ruang lingkup dari
tindakan disaster preparedness akan lebih spesifik.
- Goal Establishing
Penetapan tujuan dari dibuatnya disaster preparedness programme
akan memudahkan pengelola/manajemen perpustakaan untuk
melakukan recovery (pemulihan) serta evaluasi program.
Tanpa adanya tujuan yang jelas dari sebuah program disaster
preparedness, pengelola perpustakaan tidak akan memiliki panduan

6. arah kebijakan yang jelas berkaitan dengan hal pencegahan dan
penanggulangan bencana.
- Set Priorities
Selain penetapan tujuan, penetapan prioritas tindakan penyelamatan
juga memiliki peran yang tidak kalah pentingnya. Dengan adanya
prioritas yang jelas akan mempermudah dan memperlancar kerja dari
tim khusus kesiapan bencana.
Prioritas ini berlaku tidak hanya bagi prioritas tindakan saja tetapi juga
meliputi koleksi mana yang harus diselamatkan terlebih dahulu ketika
terjadi bencana.
- Report
Pelaporan dari proses apa saja yang telah ditempuh oleh
perpustakaan dalam mengembangkan disaster preparedness
programme sangat berguna untuk tujuan evaluasi. Hal-hal yang
dilaporkan biasanya meliputi, perawatan fasilitas perpustakaan
(gedung, rak buku, ruangan, komputer, dll) serta progress (kemajuan)
keahlian staf dalam kesiapannya menghadapi bencana.
Laporan juga bisa berisi mengenai pembaruan program. Seiring
berjalannya waktu yang selalu menuntut perubahan maka
perpustakaan diharapkan selalu siap sedia dalam menangani
bencana.
Program Jangka Panjang dari Disaster Preparedness Programme
Program jangka panjang dibuat sebagai persiapan antisipasi dan
kesiagaan untuk sekitar 5 tahun ke depan dengan mengutamakan aspek-aspek
konseptual dalam penyusunannya namun harus tetap relevan dengan kenyataan
yang terjadi.
Program jangka panjang ini bisa berupa:

7. - Pelatihan staf yang berkesinambungan yang disesuaikan dengan
perkembangan di lapangan
- Pengadaan fasilitas peringatan dini (early warning system) untuk
menangkal bencana terlebih dahulu
- Analisis komprehensif mengenai kemungkinan bencana yang akan
terjadi disekitar lingkungan perpustakaan berada
- Menyusun media penyimpanan koleksi khusus, dokumen-dokumen,
dan arsip-arsip penting agar mudah diselamatkan
- Penataan ruangan perpustakaan
- Penetapan prosedur penyelamatan koleksi
- Evaluasi kinerja kesiapan bencana secara menyeluruh mulai dari audit
fasilitas (gedung) hingga pencegahan bencana., dll
Program Jangka Menengah dari Disaster Preparedness Programme
Program untuk jangka menengah biasanya disusun untuk persiapan
sekitar 2 tahun ke depan. Dalam program ini sudah mulai melibatkan aspek
praktis.
Programnya bisa berupa:
- Memberikan pemahaman bagi pengguna tentang bagaimana tindakan
yang harus diambil ketika terjadi bencana
- Pengorganisasian dokumen dan koleksi perpustakaan yang lebih rapih
- Meningkatkan pemahaman staf tentang bagaimana untuk bertindak
pada saat terjadi bencana.
Program Jangka Pendek dari Disaster Preparedness Programme
Program jangka pendek biasanya disusun hanya untuk satu tahun dan
dievaluasi setiap akhir tahun. Karena waktunya singkat, program ini berisi
tentang aspek praktis yang bisa diterapkan oleh pengguna maupun pengelola
perpustakaan.
Programnya bisa berupa simulasi bencana yang tidak terkondisi
(unconditioned simulation) sehingga pengelola bisa mengevaluasi kekurangan
secara menyeluruh.

8. Selain itu juga, perpustakaan bisa melakukan audit program tahunan
untuk menganalisa keefektifan dan efisiensi program sehingga diharapkan terjadi
perubahan berkesinambungan dalam hal kesiapan bencana
Disaster Recovery Plan
Setelah bencana terjadi dengan dampaknya yang buruk terhadap kondisi
perpustakaan dibutuhkan suatu perencanaan untuk mengembalikan
perpustakaan kepada kondisi normal semula.
Dalam hal ini, waktu memegang peranan yang begitu penting karena bila
proses recovery tidak bisa dilakukan secara cepat maka dikhawatirkan fasilitas
fisik baik gedung, koleksi, invenstori, dokumen, dan arisp akan mengalami
kerusakan yang lebih parah dan tidak bisa diselamatkan lagi.
Seperti halnya disaster preparedness programme, proses recovery pun
harus dirancang dengan komprehensif. Analisis berantai merupakan teknik yang
berguna untuk proses pemulihan aset fisik perpustakaan.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan mengenai proses pembuatan disaster
recovery plan, antara lain:
- Kerusakan fasilitas fisik (gedung, inventori)
- Akses ke fasilitas perpustakaan lainnya
- Informasi (Koleksi, dokumen dan arsip)
Disaster recovery plan seringkali mengalami perubahan karena bencana
yang dihadapi tidak selalu sama dan membutuhkan cara penanggulangan yang
berbeda. Oleh karena itu, audit terhadap kebijakan yang telah dibuat pun harus
dilaksanakan agar perpustakaan mengetahui kelemahan-kelemahan dari
kebijakan sebelumnya.
Dengan adanya audit tersebut maka perpustakaan tinggal melakukan
pembaruan terhadap kebijakannya atau dengan kata lain membuat kebijakan
baru.
Setelah perpustakaan memiliki panduan yang lengkap untuk menghadapi
bencana maka perpustakaan tinggal menjalankan semua prosedur tanggap

9. bencana yang telah dibuat seperti disaster preparedness programme dan
disaster recovery plan.
Kesimpulan
Disaster peparedness programme dan disaster recovery plan adalah dua
hal yang saling berkaitan. Dalam perencanaannya pun hampir memiliki
kesamaan.
Disaster preparedness programme lebih menekankan pada aspek
konseptual dan praktis yang harus dipertimbangkan untuk mengantisipasi segala
kemungkinan yang disebabkan oleh bencana.
Sedangkan, disaster recovery plan lebih fokus pada usaha atau tindakan
yang diambil setelah bencana terjadi dengan mengutamakan aspek waktu.

10. Daftar Pustaka
- Catatan kuliah Library Preservation
- Disaster Preparedness and Business Continuity Planning. MTI UI
- www.librarypreservation.org