Il mercato sta cambiando nella direzione di un grande ecosistema. Internet e i social media sono gli strumenti del cambiamento, mentre le persone ne sono gli autori. Non si parla piu' di comunicazione aziendale, ma di comunicazione sociale. Le imprese possono migliorarsi, seguendo l'esempio dei social media, traendone immensi vantaggi per il proprio business. "Archiviazione 2.0" vuole essere uno spunto per le imprese, cercando di accostare il concetto di "Archiviazione Documentale" e quello di "Condivisione Documentale" in un'ottica web 2.0.

1. Archiviazione 2.0
dall'Archiviazione
alla
Condivisione
Documentale
Gian Angelo Geminiani
digital strategist
http://www.smartfeeling.org/blog

2. Il contesto
Non stiamo parlando di una
semplice gestione di files,
ma di un piu' complesso
sistema di gestione della
CONOSCENZA

3. La conoscenza
Appartiene agli “esperti”
Deve essere conservata
Deve essere catalogata
Deve essere resa accessibile
Deve essere distribuita
Deve essere aggiornata nel tempo

4. La conoscenza
tag cloud
contesto Identificare i problemi
apprendere
condividere
conservare catalogare
CONOSCENZA formare
sicurezza
manutenere profilazione
idee Identificare gli esperti accrescere
Identificare le soluzioni

5. La conoscenza
tag cloud
contesto Identificare i problemi
apprendere
condividere
conservare catalogare
ARCHIVIAZIONE
sicurezza O formare
CONDIVISIONE ?
manutenere profilazione
idee Identificare gli esperti accrescere
Identificare le soluzioni

6. L'archiviazione

7. L'archiviazione
Si concentra particolarmente su:
FILES - per:
Conservazione
Catalogazione

8. L'archiviazione
Catalogazione
Conservazione

9. L'archiviazione
Ha difficoltà quando si tratta di:
Identificare gli “esperti”
Rendere accessibile e proteggere
Condividere e Distribuire
Manutenere e Sviluppare

10. L'archiviazione
RIASSUMENDO:
L'archiviazione di un'informazione o di un
documento non garantisce la
conservazione nel tempo della
conoscenza, non affronta il problema della
sua diffusione in ambito aziendale e non
facilita ne' stimola la collaborazione.
Garantisce solo la conservazione
ordinata del documento stesso.

11. L'archiviazione
Catalogazione
Conservazione

12. Alternative?
In quale altro modo è possibile
gestire ed organizzare i documenti
aziendali perché garantiscano la
conservazione ed allo stesso
tempo la condivisione della
conoscenza aziendale nella
massima sicurezza?

13. L'archiviazione 2.0
(archiviaz. collaborativa)
Si concentra particolarmente su:
Conoscenza
Conservazione
Catalogazione
Identificare gli “esperti”
Rendere accessibile e proteggere
Condividere e Distribuire
Manutenere e Sviluppare

14. L'archiviazione 2.0
(archiviaz. collaborativa)
Condivisione vs. Archiviazione
Documentale
Conoscenza Files
Conservazione Conservazione
Catalogazione Catalogazione
Identificare gli “esperti”
Rendere accessibile e proteggere
Condividere e Distribuire
Manutenere e Sviluppare

15. L'archiviazione 2.0
(archiviaz. collaborativa)

16. L'archiviazione 2.0
(archiviaz. collaborativa)
Rendere accessibile e proteggere
Catalogazione
Condividere e Distribuire
Identificare gli “esperti”
Conservazione
Manutenere e Sviluppare

17. L'archiviazione 2.0
tag cloud
contesto Identificare i problemi
apprendere
condividere
conservare catalogare
sicurezza formare
manutenere profilazione
idee Identificare gli esperti accrescere
Identificare le soluzioni

18. L'archiviazione 2.0
il wiki aziendale
Qual'è la soluzione piu' simile a
Wikipedia da poter utilizzare in
ambito Enterprise, per poter
implementare una soluzione di
“Condivisione Documentale”?

19. L'archiviazione 2.0
il wiki aziendale
Qual'è la soluzione piu' simile a
Wikipedia da poter utilizzare in
ambito Enterprise, per poter
implementare una soluzione di
“Condivisione Documentale”?

20. L'archiviazione 2.0
il wiki aziendale
Il Wiki Aziendale.
Con funzionalità di profilazione utenti
Che implementi il tagging dei contenuti
Che semplifichi la condivisione
Che migliori la ricerca
Con la possibilità di allegati
Con documenti annotabili
Integrato alla extranet

21. L'archiviazione 2.0
il wiki aziendale
Il Wiki.
Identificare gli “esperti”
Catalogazione
Conservazione
Manutenere e
Sviluppare
Condividere e Distribuire
Rendere accessibile e
proteggere

22. L'archiviazione 2.0
il wiki aziendale
Il Wiki Aziendale.
Identificare gli “esperti” Sicurezza
Profilazione
Catalogazione
Tagging Sociale
Conservazione
Mashup
Manutenere e Social Rating
Sviluppare
Condividere e Distribuire Data Store JSR-000170
Rendere accessibile e Search Engine
proteggere

23. L'archiviazione 2.0
per le imprese 2.0
Social Workplace Social Marketplace
spazio di lavoro condiviso conversazioni tra clienti, tra
dipendenti-clienti, rivenditori,
consulenti, fornitori
Social Compliance
prevenzione scambi non
autorizzati

24. L'archiviazione 2.0
per le imprese 2.0
Social Workplace Social Marketplace
spazio di lavoro condiviso conversazioni tra clienti, tra
dipendenti-clienti, rivenditori,
consulenti, fornitori
maggior consolidamento
produttività relazioni nuove
maggior idee
partecipazione
nuovi
valorizzazione e conservazione mercati supporto
della memoria aziendale ai partners
(processi decisionali)
Social Compliance
prevenzione scambi non
autorizzati

25. Social Workplace
per le imprese 2.0
I dipendenti condividono attivamente la propria conoscenza:
sono riconosciuti come esperti
In azienda si costituiscono canali di comunicazione piu' forti:
scambio di informazioni piu' rapido ed incremento della produttività
I dipendenti sono maggiormente gratificati dal loro lavoro:
autovalutazione, senso di appartenenza, responsabilizzazione
Il management ha la possibilità di comunicare strategie ed obiettivi:
politiche di governance piu' chiare, condivisione degli obiettivi con i dipendenti
Il Workplace è sempre disponibile e raggiungibile on-line:
possibilità di lavoro da remoto, collaborazione con esterni, 365-7-24

26. Social Marketplace
per le imprese 2.0
L'azienda è in grado di migliorare i canali comunicativi con i partner:
miglioramento dei processi e riduzione di tempi e costi di gestione.
L'azienda può supportare i partner nella formazione:
crescita del partner, maggior fidelizzazione, miglioramento del servizio
Possono essere avviati gruppi di discussione e help-desk:
miglioramento del customer-service, CRM evoluto, meno costi assitenza
E' possibile interagire con altri market-place:
nuove opportunità di business in luoghi inaspettati
L'azienda ha la possibilità di conversare coi propri clienti:
nuove idee, miglioramento dei servizi e dei prodotti, fidelizzazione

27. Social Compliance
per le imprese 2.0
Le informazioni sono legate al ruolo dell'utente:
non tutti possono fare o vedere tutto, il profilo dell'utente ne regola le funzionalità
Il sistema è in grado di tracciare le revisioni:
è sempre possibile effettuare il rollback ad una versione precedente
I responsabili di divisione possono creare canali ed autorizzare utenti:
abbattimento dei costi di amministrazione degli account
Il controllo e la gestione amministrativa resta all'Azienda:
gestione delle politiche di accesso sotto il pieno controllo aziendale
Cala la necessità di inviare documenti ed informazioni via e-mail:
riduzione dei rischi di diffusione delle informazioni verso destinazioni remote

28. L'archiviazione 2.0
conclusioni
Il Wiki Aziendale ci aiuta a conservare
i documenti, ma anche nella
condivisione degli stessi e semplifica
la collaborazione inter-dipartimentale.
Allo stesso tempo una soluzione
“Enterprise” garantisce la massima
sicurezza e la profilazione delle aree
di accesso alle informazioni riservate.

29. L'archiviazione 2.0
lo strumento

30. L'archiviazione 2.0
lo strumento

31. L'archiviazione 2.0
Risorse
Sito web BEEing:
http://www.smartfeeling.org/beeing
Progetto BEEing:
http://kenai.com/projects/beeing

32. Gian Angelo Geminiani
digital strategist
http://www.smartfeeling.org/blog
Archiviazione 2.0
dall'Archiviazione
alla
Condivisione
Documentale