Apostila nocoes de gestao de logistica

SECRETARIA DE DEFESA SOCIAL

ACADEMIA INTEGRADA DE DEFESA SOCIAL

CURSO DE APERFEIÇOAMENTO DE SARGENTO
POLICIAL MILITAR

APOSTILA BÁSICA DO CURSO DE
GESTÃO DE LOGÍSTICA

2010

Curso de Aperfeiçoamento de Sargento PM - Gestão de Logística 2
Elaborada pelo TC Clóvis Fernandes Dias Ramalho

Elaborada por:

Clóvis Fernandes Dias Ramalho
Tenente Coronel do Corpo de Bombeiros Militar de Pernambuco
Bacharel em Direito
Pregoeiro Público
Especialista em Logística e Licitações Públicas


Curso de Aperfeiçoamento de Sargento PM

DISCIPLINA GESTÃO DE LOGÍSTICA

ÍNDICE

1 GESTÃO DE LOGÍSTICA - CONCEITO, HISTÓRICO E ABRANGÊNCIA ..... 5

2 CONCEITOS BÁSICOS .................................................................................... 11

3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA GESTÃO DE LOGÍSTICA NA PMPE 13
3.1 Comissão Permanente de Auditoria .................................................................. 13
3.2 Assessoria Jurídica ........................................................................................... 13
3.3 Diretoria de Apoio Logístico .............................................................................. 13
3.4 6ª Seção do Estado Maior Geral ....................................................................... 13
3.5 Comissões Permanentes de Licitação .............................................................. 13

4 PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA 16
GESTÃO DE LOGÍSTICA – NÍVEL UNIDADE ADMINISTRATIVA .................
4.1 Comandante ...................................................................................................... 16
4.2 Fiscal Administrativo .......................................................................................... 16
4.3 Almoxarife e Aprovisionador .............................................................................. 17
4.4 Dos Auxiliares dos Setores Administrativos ...................................................... 19

5 RESPONSABILIDADES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO 20
DE LOGÍSTICA .................................................................................................
5.1 Generalidades ................................................................................................... 20
5.2 Da Responsabilidade Funcional ........................................................................ 21
5.3 Da Responsabilidade Pessoal ........................................................................... 22
5.4 Da Responsabilidade Coletiva .......................................................................... 23

6 FUNÇÕES PRECÍPUAS DA GESTÃO DE MATERIAIS APLICÁVEIS A 24
GESTÃO DE LOGÍSTICA .................................................................................
6.1 Racionalização .................................................................................................. 24
6.2 Simplificação ..................................................................................................... 24
6.3 Padronização ..................................................................................................... 24


7 FUNÇÕES ESPECÍFICAS DA GESTÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS 25
APLICÁVEIS A GESTÃO DE LOGÍSTICA .......................................................
7.1 Especificação Técnica de Bens e Serviços ....................................................... 25
7.2 Codificação de Bens e Serviços ........................................................................ 26
7.3 Cadastramento .................................................................................................. 27
7.3 Catalogação ...................................................................................................... 27

8 O FLUXO DA EXECUÇÃO DA DESPESA NA PMPE ..................................... 28
8.1 Previsão das Necessidades de Materiais e Serviços ............................. 28
8.2 Requisição (pedido) ................................................................................ 28
8.3 Processamento das Requisições ............................................................ 30
8.7 Licitação .................................................................................................. 31
8.8 Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação ................................................ 32
8.9 Nota de Empenho ou Contrato Administrativo ........................................ 32
8.10 Da execução Contratual .................................................................................... 33
8.11 Fiscalização Contratual ..................................................................................... 33
8.12 Recebimento Provisório e Definitivo de Bens, Serviços e Obras ...................... 34
8.13 Processo de Pagamento ......................................................................... 35

9 PRINCIPAIS LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS AO SISTEMA DA GESTÃO DE
LOGÍSTICA ....................................................................................................... 37

10 ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADOS ..................................................... 39
10.1 Estoque de Materiais ......................................................................................... 39
10.2 Classificação dos Estoques ............................................................................... 40
10.3 Vantagens e Desvantagens dos Estoques ........................................................ 40
10.4 Controle de Estoques ........................................................................................ 40
10.5 Armazenamento de Materiais ............................................................................ 42
10.6 Vantagens e Desvantagens da Armazenagem ................................................. 43
10.7 Fatores e Procedimentos para Armazenamento de Materiais .......................... 43
10.8 Locais de Armazenagem ................................................................................... 44
10.9 Aprovisionamento .............................................................................................. 45

11 DISTRIBUIÇÃO OU FORNECIMENTO DE MATERIAIS ................................. 47

12 GESTÃO DE PATRIMÔNIO ............................................................................. 48
12.1 Conceitos Básicos ............................................................................................. 48
12.2 Classificação dos Bens Patrimoniais ................................................................. 48
12.3 Incorporação, Registro e Tombamento ............................................................. 49
12.4 Distribuição de carga Patrimonial ...................................................................... 50
12.5 Responsabilidades pelo Uso, Guarda e Conservação ...................................... 51
12.6 Movimentação de Bens ..................................................................................... 53
12.7 Inventário Patrimonial ........................................................................................ 53
12.8 Baixa Patrimonial ............................................................................................... 54
12.9 Doação de Bens Patrimoniais ........................................................................... 55
12.10 Irregularidade Patrimonial ................................................................................. 56


1) GESTÃO DE LOGÍSTICA - CONCEITO, HISTÓRICO E ABRANGÊNCIA:
Gestão de Logística é uma da atividade meio (ou administrativa) desenvolvida por
todo organismo público ou privado que possua a
responsabilidade e competência para gerir bens e
serviços, objetivando a consecução de sua atividade
fim.
Nos órgãos Estatais essa gestão é pública,
devendo para tanto cumprir os princípios e normas
relativas a administração pública.
Gerir é administrar. Gerir recursos materiais
públicos é cumprir as premissas da Administração
Pública.
Cada órgão público exige um cabedal de recursos materiais específicos para o
atingimento de sua missão. Todas as etapas para que os materiais ou serviços venham
propiciar a execução da atividade meio ou fim da instituição é denominado Logística. É,
pois, a área da gestão responsável por prover recursos, equipamentos e informações
para a execução de todas as atividades de uma organização.
Gestão de Logística nas organizações públicas, a exemplo da Polícia Militar e
Corpo de Bombeiros, é a uniformidade de procedimentos no planejamento, na aquisição,
no recebimento, no armazenamento, no controle, no fornecimento e na gestão dos bens
permanentes e serviços, com objetivo de otimizar os recursos materiais e financeiros
disponibilizados à instituição. Inicia-se na verificação das necessidades e continua por
meio do planejamento das compras e serviços, enquadramento orçamentário e financeiro,
no procedimento licitatório, no recebimento, na inclusão em carga e tombamento (para os
bens permanentes), no armazenamento, na distribuição, no controle de estoque e
patrimonial.
A gestão de logística (ou administração de logística) tem assumido uma
importância muito grande, principalmente pelo rápido crescimento dos custos, da
escassez de recursos, da complexidade crescente dos materiais, produtos, serviços e
tecnologia.
A Secretaria de Defesa Social, através de seus órgãos operativos, similarmente a
qualquer outro órgão público, para o exercício de suas funções, seja operacional ou
administrativa, necessita de bens e serviço para desempenho das atribuições, os quais
devem ser geridos de forma a estarem sempre em condições de utilização. Para tanto, os


processos de planejamento, compra, armazenamento, distribuição, transporte, emprego,
manutenção e controle devem atender requisitos hábeis, que propiciem ações que tragam
eficiência nas atividades executadas.
Pela definição do Council of Supply Chain Management Professionals1, "Logística
é a parte do Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento que planeja, implementa e
controla o fluxo e armazenamento eficiente e econômico de matérias-primas, materiais
semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o
ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos
clientes" (Carvalho, 2002, p. 31).
Uma das principais ferramentas da logística é o WMS, Warehouse Management
System, em português - literalmente: sistema de automação e gerenciamento de
depósitos, armazéns e linhas de produção. O WMS é uma parte importante da cadeia de
suprimentos (ou supply chain) e fornece a rotação dirigida de estoques, diretivas
inteligentes de picking, consolidação automática e cross-docking para maximizar o uso do
valioso espaço do armazéns.
O termo logística, de acordo com o Dicionário Aurélio, vem do francês Logistique e
tem como uma de suas definições "a parte da arte da guerra que trata do planejamento e
da realização de: projeto e desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte,
distribuição, reparação, manutenção e evacuação de material para fins operativos ou
administrativos". Logística também pode ser definida como a satisfação do cliente ao
menor custo total (Ferreira, 1986, p. 1045). Pode-se dizer então que os termos Logística e
Cadeia de Suprimentos tem o mesmo significado, já que ambos têm a finalidade de
satisfazer o cliente com o menor custo possível.
Outros historiadores defendem que a palavra logística vem do antigo grego logos,
que significa razão, cálculo, pensar e analisar.
O Oxford English dicionário define logística como: "O ramo da ciência militar
responsável por obter, dar manutenção e transportar material, pessoas e equipamentos".
Outra definição para logística é: "O tempo relativo ao posicionamento de
recursos". Como tal, a logística geralmente se estende ao ramo da engenharia, gerando
sistemas humanos ao invés de máquinas.

1
O Council of Supply Chain Management Professional (CSCMP) é a principal associação mundial de
profissionais de gestão de cadeias de abastecimento. A CSCMP é uma associação sem fins lucrativos que
fornece a liderança no desenvolvimento, na definição e aperfeiçoamento nas profissões que lidam com
logística e gestão de cadeias de abastecimento. Tem como principal objectivo estar na vanguarda dos
avanços e desenvolvimentos de profissionais nas áreas de gestão de cadeias de abastecimento fazendo
com que os conhecimentos de difundam pela comunidade.


Desde os tempos bíblicos, os líderes militares já se utilizavam da logística. As
guerras eram longas e geralmente distantes e eram necessários grandes e constantes
deslocamentos de recursos. Para transportar as tropas, armamentos e carros de guerra
pesados aos locais de combate eram necessários o planejamento, organização e
execução de tarefas logísticas, que envolviam a definição de uma rota; nem sempre a
mais curta, pois era necessário ter uma fonte de água potável próxima, transporte,
armazenagem e ditribuição de equipamentos e suprimentos. Na antiga Grécia, Roma e no
Império Bizantino, os militares com o título de Logistikas eram os responsáveis por
garantir recursos e suprimentos para a guerra.
Carl von Clausewitz dividia a Arte da Guerra em dois ramos: a tática e a
estratégia. Não falava especificamente da logística, porém reconheceu que "em nossos
dias, existe na guerra um grande número de atividades que a sustentam (...), que devem
ser consideradas como uma preparação para esta".
É a Antoine-Henri Jomini, ou Jomini, contemporâneo de Clausewitz, que se deve,
pela primeira vez, o uso da palavra "logística", definindo-a como "a ação que conduz à
preparação e sustentação das campanhas", enquadrando-a como "a ciência dos detalhes
dentro dos Estados-Maiores".
Em 1888, o Tenente Rogers introduziu a Logística, como matéria, na Escola de
Guerra Naval dos Estados Unidos da América. Entretanto, demorou algum tempo para
que estes conceitos se desenvolvessem na literatura militar. A realidade é que, até a 1ª
Guerra Mundial, raramente aparecia a palavra Logística, empregando-se normalmente
termos tais como Administração, Organização e Economia de Guerra.
A verdadeira tomada de consciência da logística como ciência teve sua origem
nas teorias criadas e desenvolvidas pelo Tenente-Coronel Thorpe, do Corpo de Fuzileiros
Navais dos Estados Unidos da América que, no ano de 1917, publicou o livro "Logística
Pura: a ciência da preparação para a guerra". Segundo Thorpe, a estratégia e a tática
proporcionam o esquema da condução das operações militares, enquanto a logística
proporciona os meios". Assim, pela primeira vez, a logística situa-se no mesmo nível da
estratégia e da tática dentro da Arte da Guerra.
O Almirante Henry Eccles, em 1945, ao encontrar a obra de Thorpe empoeirada
nas estantes da biblioteca da Escola de Guerra Naval, em Newport, comentou que, se os
EUA seguissem seus ensinamentos teriam economizado milhões de dólares na condução
da 2ª Guerra Mundial. Eccles, Chefe da Divisão de Logística do Almirante Chester Nimitz,
na Campanha do Pacífico, foi um dos primeiros estudiosos da Logistica Militar, sendo


considerado como o "pai da logística moderna" Até o fim da Segunda Guerra Mundial a
Logística esteve associada apenas às atividades militares. Após este período, com o
avanço tecnológico e a necessidade de suprir os locais destruídos pela guerra, a logística
passou também a ser adotada pelas organizações e empresas civis.
Segundo o Centro de Comunicação Social do Exército Brasileiro, as primeiras
atividades logísticas desenvolvidas pelos militares brasileiros remontam a época imperial.
Em 1821, durante a regência de D. Pedro I, foram efetuadas as primeiras incumbências
referentes ao rancho da tropa, ao fardamento, ao equipamento, ao material de
acampamento, ao arreamento e aos utensílios usados no Exército.
Nas Forças Armadas do Brasil, a logística é parte integrante do Serviço de
Intendência – criado em 1920 com a vinda da Missão Militar Francesa. As atividades
logísticas desenvolvidas nas organizações militares do Brasil trabalham, tal qual nas
empresas, no sentido de desenvolver um planejamento eficaz e o provimento adequado,
nos locais especificados e nas devidas quantidades.
Já no meio empresarial, Martins e Alt (2003, p. 251) relatam que: “No Brasil, a
logística apareceu nos anos 1970, por meio de um de seus aspectos: a distribuição física,
tanto interna quanto externa[...]”. Ao perceberem que, em um país de dimensões
continentais como o Brasil as empresas deveriam ter um gerenciamento logístico eficaz,
os empresários atentaram definitivamente para a logística como um elemento que poder
gerar vantagem em relação à concorrência.
Após a Segunda Guerra Mundial, observou-se um grande avanço nas questões
ligadas a logística. Mendes (2000, p. 15-16) diz que algumas condições econômicas e
tecnológicas contribuíram também para o desenvolvimento da logística, como: “Alterações
nos padrões e atitudes da demanda dos consumidores, [...] pressão por custo, [...]
avanços na tecnologia de computadores, [...] experiência militar”.
A logística, através do Serviço de
Intendência, evoluiu muito dentro das Forças
Armadas. Hoje, este setor deixou de ser apenas
um serviço de apoio ao combate, mas sim, um
elemento de suma importância que pode definir
o curso de uma guerra. Em um recente conflito
da era Contemporânea, a Guerra do Golfo, pôde-se observar que o papel da logística foi
preponderante para a vitória das forças americanas – prevendo e provendo os recursos
de maneira eficaz e na hora certa.


O Centro de Comunicação Social do Exército Brasileiro divulga que o Serviço de
Intendência, atualmente, é responsável pela distribuição de fardamentos, equipamentos
etc., além dos variados tipos de munição e gêneros alimentícios. Dentro das organizações
militares, este setor é incumbido de outras missões, como transporte de pessoal e
suprimentos; serviço de banho e lavanderia; suprimentos reembolsáveis etc. Além disso,
os intendentes prestam o serviço de assessoramento aos comandantes de Unidades
Militares na parte de administração financeira, controle interno, contabilidade e
informática.
As novas exigências para a atividade logística no mundo passam pelo maior
controle e identificação de oportunidades de redução de custos, redução nos prazos de
entrega e aumento da qualidade no cumprimento do prazo, disponibilidade constante dos
produtos, programação das entregas, facilidade na gestão dos pedidos e flexibilização da
fabricação, análises de longo prazo com incrementos em inovação tecnológica, novas
metodologias de custeio, novas ferramentas para redefinição de processos e adequação
dos negócios. Apesar dessa evolução, até a década de 40 havia poucos estudos e
publicações sobre o tema. A partir dos anos 50 e 60, as empresas começaram a se
preocupar com a satisfação do cliente. Foi então que surgiu o conceito de logística
empresarial, motivado por uma nova atitude do consumidor. Os anos 70 assistem à
consolidação dos conceitos como o MRP (Material Requirements Planning).
Após os anos 80, a logística passa a ter realmente um desenvolvimento
revolucionário, empurrado pelas demandas ocasionadas pela globalização, pela alteração
da economia mundial e pelo grande uso de computadores na administração. Nesse novo
contexto da economia globalizada, as empresas passam a competir em nível mundial,
mesmo dentro de seu território local, sendo obrigadas a passar de moldes multinacionais
de operações para moldes mundiais de operação.
Pode-se observar que a concepção logística dentro das empresas foi evoluindo
consideravelmente no que tange a parte de fluxo de produtos e serviços.
A partir do momento em que os gerentes passaram a utilizar os ensinamentos que
o militares deixaram – principalmente após a Segunda Guerra Mundial – nas empresas,
controlando e coordenando de forma coletiva todas as atividades logísticas, houve um
salto muito grande de qualidade na prestação de serviço e no atendimento aos clientes.
Hoje em dia, os administradores deparam-se com inúmeras decisões referentes às
atividades logísticas devido ao crescimento do mercado, alargamento das linhas de
produtos e dos vários meios de comunicações existentes. Com isto, deve-se analisar


severamente todas as variáveis que circundam o sistema logístico, a fim de obter a
otimização das operações envolvidas no processo.
O tema logística estará sempre sob objeto de interesse dos empresários. A
redução dos custos logísticos aliados ao aumento de produtividade neste setor nunca
deixará de ser perseguido pelos gestores. Diante do mercado globalizado em que
vivemos e com constantes mudanças, qualquer alteração pode provocar incertezas para o
planejamento e operação das atividades logísticas. Isto exigirá habilidade e constante
atualização por parte da administração das empresas.


2) CONCEITOS BÁSICOS:
Para o estudo desta disciplina, imperioso se faz o conhecimento dos termos e
definições aplicáveis à Gestão de Logistica pública, como se ver abaixo:
AGENTE DA ADMINISTRAÇÃO: Todo agente que participa da administração do
patrimônio público.
ATIVIDADE ADMINISTRATIVA: Conjunto de operações que viabilizam a prática dos
atos e fatos administrativos resultantes da ação dos agentes da administração, em todos
os níveis considerados.
CADEIA DE SUPRIMENTO: Conjunto de órgãos de direção e execução que,
articulados entre si, acionam o sistema de suprimento.
CARGA: Conjunto dos bens patrimoniais da OME, permanentes e de consumo,
devidamente incorporados e escriturados.
COMANDANTE: Designação genérica equivalente a Chefe, Diretor, Ajudante Geral
ou outra denominação dada a bombeiro militar que, investido de autoridade legal, for
responsável pela administração, emprego, instrução e disciplina de uma OME.
COMISSÃO: Atribuição temporária de serviço a um agente, não catalogada na
estrutura organizacional de uma OME.
COMPRA: toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou
parceladamente.
CONTRATAÇÃO: Toda despesa efetuada com recursos do tesouro estadual, ou
decorrentes de convênios, sejam compras, serviços ou obras de engenharia.
FASES DO SUPRIMENTO: São as etapas que compõem a atividade logística de
suprimento, em número de quatro, como se segue: Determinação e cálculo das
necessidades; Obtenção; Armazenagem; e Distribuição.
GESTÃO: Tempo de permanência do agente em um cargo; gerência ou
administração de recursos (humanos, financeiros, materiais); ação do agente como
administrador.
LOGÍSTICA DE MATERIAIS: Conjunto de atividades relativas à previsão e provisão
dos meios necessários à realização das missões da organização, obedecendo aos
princípios básicos de flexibilidade, continuidade, economia, segurança, unidade de
direção e prioridade. Tem como base, os sistemas de suprimento, armazenamento,
transporte e tecnologia da informação de comunicação.


MANUTENÇÃO - Atividade logística que compreende as ações executadas para
conservar em condições de uso confiável todo o material existente, ou restaurá-lo a essa
situação.
OBRA: Toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada
por execução direta ou indireta, e que necessite de projeto aprovado por engenheiro e/ou
arquiteto habilitado.
OME: Organização Militar Estadual, abrangendo os Órgãos de Direção Geral e
Setorial, Órgãos de Apoio e Órgãos de Execução, que possua sob sua responsabilidade,
o controle e gerenciamento de bens patrimoniais.
SERVIÇO: Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para
a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação,
conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens,
publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais.
SISTEMA DE SUPRIMENTO: É um conjunto integrado de pessoal, instalações,
princípios, características, normas, métodos, processos e procedimentos, objetivando
suprir na quantidade exata, na qualidade requerida, no momento preciso e no local certo,
e da forma mais econômica.
SUPRIMENTO: É todo artigo necessário para equipar, instalar e proporcionar o
funcionamento, o treinamento e o emprego da tropa, estando dividido em grupos, classes
e famílias.


3) ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA GESTÃO DE LOGÍSTICA NA PMPE:
O apoio técnico-administrativo aos órgãos integrantes do Sistema de Aquisição de Bens e
Serviços da PMPE será prestado pela Comissão Permanente de Auditoria, Assessoria Jurídica,
Diretoria de Apoio Logístico, Diretoria de Finanças e 6ª Seção do Estado Maior Geral, e/ou por
outros Órgãos da Corporação, mediante determinação ou delegação do Comandante Geral,
através da execução das seguintes atividades:

3.1) Comissão Permanente de Auditoria: correição ordinária em todos os processos de licitação,
em qualquer fase do procedimento e especialmente antes das deliberações; propondo, quando for
o caso, retificações, revogações, anulações, medidas de modernização de serviços e todos os
demais atos de competência normativa.

3.2) Assessoria Jurídica: exame e aprovação de minutas dos editais de licitação, contratos,
acordos convênios ou ajustes, elaborados pelas respectivas Comissões, nos termos do parágrafo
único do artigo 38 da Lei Federal nº 8.666/93; emissão de pareceres e despachos nos processos
de dispensa e inexigibilidade de licitação ou quando solicitado pelo Presidente da Comissão
Central, em matéria referente às licitações e contratos administrativos.

3.3) Diretoria de Apoio Logístico: coordenação e controle da execução, no âmbito das comissões,
das atividades relativas a material, patrimônio e serviços, e todos os demais atos de competência
normativa.
A Diretoria de Apoio Logístico da PMPE (DAL) apóia a supervisão do Comandante Geral,
como também: planeja, coordena, fiscaliza, e controla as atividades de logística da Corporação,
além de propor padronização de normas, prioridades, distribuição, e critérios para aquisição de
diversos materiais e serviços.
A Diretoria de Apoio Logístico é composta pelos seguintes setores:
DAL/1 – Seção de Suprimentos.
DAL/2 – Seção de Patrimônio.
DAL/3 – Seção de Materiais.
DAL/4 – Seção de Expediente.
Os órgãos de Apoio Logístico subordinados à DAL, têm a seu cargo o atendimento das
necessidades de suprimento e manutenção de todas as OMEs, em observância as diretrizes e
políticas baixadas pelo Comandante Geral, sendo também responsável pela aquisição de
materiais, contratação de serviços, controle dos materiais fornecidos como também na prestação
dos serviços de logística, inclusive o de processamento eletrônico de dados.
São os seguintes os órgãos que compões a cadeia de apoio logístico da PMPE:


Centro de Suprimento e Manutenção – Material Bélico (CSM/MB):
Executa o suprimento e manutenção de todo o material de engenho bélico.
Mantém o registro e controle do estoque de material bélico da Corporação.
Controla a qualidade dos materiais adquiridos e da prestação dos serviços.

Centro de Suprimento e Manutenção – Intendência (CSM/Int):
Executa o suprimento e manutenção de material de intendência e de transporte e o apoio
de subsistência da PMPE.
Controla a qualidade dos materiais adquiridos e dos serviços prestados.

Centro de Suprimento e Manutenção – Telefonia (CSM/Tel):
Executa as atividades de suprimento de materiais, instalação e manutenção do sistema
telefônico.

Centro de Engenharia e Construção (CEC):
Controla a qualidade da execução das obras e serviços de manutenção, reforma e
ampliação das edificações da PMPE.

Centro de Processamento de Dados (CPD):
Executa a coleta de dados numéricos referentes ao funcionamento dos sistemas
integrantes da Corporação.
Analisa estatisticamente os dados apurados.
Executa o processamento eletrônico de dados.
Elabora o anuário estatístico da PMPE.

3.4) Diretoria de Finanças: coordenação e controle da execução, no âmbito das Comissões, das
atividades relativas a finanças e todos os demais atos de competência normativa.

3.5) 6ª Seção do Estado-Maior Geral: coordenação e controle da execução, no âmbito das
Comissões, das atividades relativas à dotação orçamentária e financeira e todos os demais atos
de competência normativa.

3.6) Comissões Permanentes de Licitação: Órgãos participantes do Sistema de Apoio Logístico da
PMPE. São compostos pelas seguintes comissões de licitação:
Comissão Permanente de Licitação Central – CPL/CENTRAL;
Comissão Permanente de Licitação para Contratação de Serviços e Obras – CPL/CSO;
Comissão Permanente de Licitação do Agreste – CPL/AGRESTE;
Comissão Permanente de Licitação do Sertão – CPL/SERTÃO;


Comissão Permanente de Licitação do Centro de Apoio ao Sistema de Saúde –
CPL/CASIS;
Comissão Permanente de Licitação do Centro de Assistência Social – CPL/CAS; e
Comissão Permanente de Licitação do Colégio da Polícia Militar – CPL/CPM-DGP.


4) PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO DE
LOGÍSTICA – NÍVEL UNIDADE ADMINISTRATIVA:
Os militares envolvidos e responsáveis pela gestão de recursos materiais, além outras
normas constantes de regulamentos específicos, devem cumprir as seguintes atribuições:

4.1) COMANDANTE:
Gerenciar todas as atividades administrativas da OME.
Fazer cumprir a fiscalização sobre todos os processos administrativos relacionados a
gestão de materiais e serviços, exigindo os relatórios e prestações de contas.
Adotar medidas administrativas cabíveis e necessárias sobre os resultados apontados nas
investigações e relatórios gerenciais.
Designar comissão específica para procedimentos de exame e aceitação de materiais e
serviços.
Designar comissão específica para os procedimentos do inventário de materiais.
Designar comissão específica para exame e descarga de materiais.
Designar encarregado para apurar através de Inquérito Técnico danos causados aos bens
da OME.

4.2) FISCAL ADMINISTRATIVO:
Assessorar o Comandante nos assuntos de administração patrimonial, material e
financeira da OME.
gerenciar o sistema de suprimentos da OME
Coadjuvar o Comandante no planejamento, na coordenação e no controle administrativo
da OME.
Informar ao Comandante, de imediato, sobre irregularidade que constatar ou que chegar
ao seu conhecimento, a fim de que sejam tomadas as providências julgadas necessárias, para
evitar danos e/ou prejuízos à Fazenda Estadual.
Fiscalizar e fazer cumprir através dos escalões subordinados, as normas e disposições
referentes à gestão financeira, patrimonial, aquisições e recebimento de materiais, transportes e
comunicações, segurança das instalações, manutenção dos bens móveis e imóveis, além dos
serviços gerais da OME.
Proceder a permanente fiscalização dos registros contábeis, referentes à administração
patrimonial, responsabilizando-se por sua conferencia e exatidão.
Diligenciar para que sejam dirimidas dúvidas e solucionadas questões dos demais agentes
a ele subordinados.
Diligenciar para que as despesas liquidadas sejam encaminhadas para pagamento.


Zelar para que sejam procedidos os registros contábeis dos bens móveis e imóveis da
OME, de acordo com os preceitos deste regulamento e das instruções que regulam o assunto.
Zelar para que os recursos gerados ou recebidos na OME, como resultado da exploração
econômica de bens móveis e/ou imóveis, por indenização e por motivos indicados em outras
instruções, sejam, de imediato, recolhidas à conta bancária específica, obedecidas as instruções
sobre o assunto.
Orientar e supervisionar o recebimento e o exame de material destinado a OME.
Solicitar ao Comandante, sempre que julgar necessário, a presença de técnicos ou peritos,
para exame qualitativo de material especializado a ser recebido pela OME.
Assistir, sempre que puder, ao fornecimento de material e a prestação de serviços à
frações da OME, diligenciado para a execução oportuna e de acordo com as tabelas em vigor.
Prestar informações e pareceres sobre assuntos de sua competência.
Participar, quando determinado, das reuniões de prestação de contas e ficar em condições
de apresentar as variações patrimoniais ocorridas.
Ter sob sua coordenação a redação dos atos e fatos administrativos que devem ser
publicados em boletim da OME.
Fiscalizar e orientar os trabalhos desenvolvidos pelas Comissões de Exame e
Recebimento de bens e das Comissões de Exame e Descarga de bens.
Acompanhar e orientar os trabalhos desenvolvidos pelos encarregados dos Inquéritos
Técnicos, de sorte a ser obtido resultado concreto das investigações.
Fazer cumprir as disposições referentes aos processos de Inventário, fiscalizando os
trabalhos desenvolvidos pelas Comissões designadas, e propondo ao Comandante a adoção de
mediadas administrativas relacionadas as alterações ocorridas.

4.3) ALMOXARIFE E APROVISIONADOR:
Responsabilizar-se pela gestão e contabilidade dos bens a seu cargo, mantendo em ordem
e em dia a respectiva escrituração, de acordo com a legislação e modelos em vigor, em especial o
estoque de materiais de consumo e a posição patrimonial de material permanente.
Providenciar a manutenção necessária dos bens, certificando-se sempre pelo correto
serviço de acordo com as prescrições previamente estabelecidas.
Efetuar pedidos de aquisição de material ou de prestação de serviços, submetendo-os ao
Fiscal Administrativo.
Participar à Divisão Administrativa, com a periodicidade estabelecida na legislação em
vigor, o movimento de entrada e saída de material do almoxarifado e depósitos, sob sua
responsabilidade.
Confeccionar a documentação que autoriza a despesa e apresentá-la ao Fiscal
Administrativo.


Distribuir aos setores da OME o material mandado fornecer mediante ordem em boletim ou
pedido regulamentar, após o mesmo ter sido submetido ao Fiscal Administrativo.
Receber, passando recibo nos documentos que lhe forem apresentados, o material
destinado à unidade, cuja entrega lhe seja feita diretamente pelos Órgãos Provedores, assumindo,
individualmente, toda responsabilidade, quer sob o ponto de vista quantitativo, quer sob o aspecto
qualitativo.
Possuir relação de todo o material distribuído sem responsável direto e permanente, com
designação dos lugares em que esse material se encontre.
Dirigir o armazenamento do material que deva ser remetido a qualquer setor ou a outro
destino, remetendo uma guia dentro do próprio volume e outra com o ofício de remessa.
Estar em dia com a legislação e ordens referentes ao material distribuído aos setores da
OME, a fim de que possa manter a contabilidade e escrituração respectivas dentro das normas
em vigor.
Zelar pelas boas condições de armazenamento todo o material da OME, agindo nas
necessidades de reparação ou substituição dos bens estragados ou extraviados, e certificar-se se
os serviços de limpeza e conservação do material obedecem às prescrições regulamentares.
Participar ao Fiscal Administrativo, logo que se verifique, a avaria ou a falta de qualquer
artigo sob sua responsabilidade, prestando-lhe os necessários esclarecimentos e indicando os
responsáveis, se for o caso.
Dirigir os trabalhos do rancho da OME, de acordo com os preceitos regulamentares,
executando ou fazendo executar a escrituração respectiva.
Receber, guardar, conservar nas melhores condições e distribuir os gêneros alimentícios
de conformidade com as tabelas em vigor.
Receber todo o material do rancho e zelar pela sua guarda e conservação.
Fiscalizar os serviços de rancho e zelar pela disciplina e higiene do pessoal das cozinhas,
copas e refeitórios.
Submeter ao Fiscal Administrativo, para verificação ou conferência e conseqüente
aposição do visto ou conferido conforme o caso, os documentos organizados no Setor de
Aprovisionamento.
Proceder, na forma de instruções específicas, ao controle dos gêneros alimentícios
existentes no almoxarifado.
Examinar, fazendo pesar, medir ou contar os gêneros alimentícios recebidos.
Cumprir e fazer cumprir, quando for o caso, as instruções específicas no tocante às
aquisições dos gêneros alimentícios.
Prestar informações e dar pareceres sobre assuntos de sua inteira competência.
Adotar providências para processamento do inventário, conforme regulamento específico.


4.4) DOS AUXILIARES DOS SETORES ADMINISTRATIVOS:
Os graduados e outras Praças das seções administrativas da OME são auxiliares diretos dos
respectivos chefes de seção, competindo-lhes:
Executar os trabalhos de escrituração nos serviços de tesouraria, almoxarifado, rancho,
serviços gerais, segurança predial e outros que lhes forem confiados, mantendo-os
permanentemente em ordem.
No serviço da tesouraria, a execução dos trabalhos de contabilidade, escrituração e
arquivo que lhes forem distribuídos;
No serviço do almoxarifado, a execução dos trabalhos de escrituração, na guarda, na
organização e na conservação dos bens armazenados e dos trabalhos de recebimento e
distribuição do material.
No serviço do aprovisionamento, a execução dos trabalhos de escrituração, o recebimento,
a conservação e a distribuição dos gêneros alimentícios, de conformidade com as disposições
regulamentares.
Ao graduado do rancho incumbe a direção do serviço de cozinha e de refeitório e o zelo
pela ordem, pelo asseio e pela disciplina e obediência às normas de prevenção de acidentes
nestas dependências.
Nas cozinhas incumbe o serviço de copa e faxina, o controle e manutenção do material
carga e do relacionado que lhes forem distribuídos e o fiel cumprimento das normas de prevenção
de acidentes.
Ao cozinheiro compete receber os gêneros alimentícios do dia, preparar as refeições em
conformidade com o cardápio estabelecido, proceder à entrega das mesmas aos auxiliares de
rancho para distribuição, zelar pela boa ordem do serviço na cozinha, pelo asseio e pela disciplina
e observância das normas de prevenção de acidentes e responder pela carga e conservação do
material que lhe for distribuído.


5) RESPONSABILIDADES DOS AGENTES RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO DE
LOGÍSTICA2:

5.1) GENERALIDADES:
A responsabilidade dos agentes da administração decorre do princípio da
prevalência total do interesse público ou coletivo sobre o particular, além da previsão
constitucional elencada no art. 37, § 6º.
Todo servidor, militar ou civil, investido em função, cargo ou encargo, que vier a
causar prejuízos ao patrimônio público, às pessoas físicas e/ou jurídicas ou ao serviço,
terá sua responsabilidade administrativa, civil e/ou criminal, vinculadas às omissões ou
atos ilegais em que incorrer ou praticar.
A responsabilidade será civil quando ocorrer prejuízos para o Estado ou para
pessoa física ou jurídica.
A responsabilidade civil não isenta o responsável da sanção administrativa e/ou
criminal relativa ao evento.
A responsabilidade civil imputada ao agente ou auxiliar culpado acarretará o
ressarcimento dos danos ou prejuízos causados ao Estado ou a terceiros, com as
cominações legais, em decorrência da respectiva ação regressiva promovida pelo Estado.
Os débitos resultantes de responsabilidade civil não se anulam pela absolvição
administrativa ou criminal do agente, exceto quando, em última instância, a ação civil
correspondente for julgada improcedente.
O ressarcimento dos danos sob responsabilidade do agente público (civil ou militar)
se dará de for administrativa ou judicial.
Os auxiliares dos agentes da administração respondem perante os respectivos
chefes diretos.
A responsabilidade que resultar de perda, dano ou extravio de recursos, valores ou
outros bens entregues aos auxiliares do agente, será a este imputada, exceto se ficar
comprovada a culpa de seu chefe ou de outrem.
O Estado responderá pelos danos que os agentes da administração causar a
terceiro, cabendo-lhe ação regressiva contra os responsáveis, nos casos de culpa ou
dolo.

2
Adaptado do Regulamento de Administração do Exército Brasileiro, Decreto nº 98.820, de 12 de janeiro de
1990.


A responsabilidade do estado é objetiva, estando presente o nexo de causalidade e
o dano. A responsabilidade do agente público é subjetiva, devendo estar presente a
culpa, o dano e o nexo de causalidade.
A comprovação de ausência ou exclusão de nexo causal, dano ou culpa isenta a
responsabilidade civil, quanto esta for objetiva e subjetiva.
A força maior, o causo fortuito, culpa da vítima e a culpa de terceiro são elementos
de exclusão do nexo causal.
Nos casos de roubo, furto, extorsão, incêndio ou dano material, a isenção de
responsabilidade fica dependente da ausência de culpa do agente da administração.
Nenhuma ordem emanada de autoridade superior ou responsável que venha
implicar em prejuízo para o Estado, ou contrariem a legislação vigente, deve ser
cumprida, sob pela de responsabilização solidária do agente executor, salvo as
decorrentes de atos lícitos previstas na lei (art. 5º, inc. XXV CRFB/88, art. 188 Código
civil, lei de licitações).
Ordens decorrentes de atos ilícitos nunca podem ser cumpridas, devendo ser
comunicadas para adoção das medidas cabíveis e necessárias a sua apuração.

5.2) DA RESPONSABILIDADE FUNCIONAL:
O servidor, militar ou civil, no desempenho de qualquer função administrativa, será
responsabilizado essencialmente:
1) Pelos atos que executar no exercício de suas funções, em desacordo com
leis, regulamentos e disposições vigentes;
2) Pelas omissões nos seus deveres funcionais;
3) Pela ineficiência de sua administração em qualquer cargo ou encargo;
4) Pelas conseqüências da não observância, por negligência, de disposições
legais ou de ordens emanadas de autoridades competentes;
5) Pelos compromissos que assumir em nome da OME, sem estar autorizado;
6) Pelas despesas ordenadas sem o respectivo crédito ou em desacordo com a
especificação orçamentária vigente;
7) Pelos erros que resultem em pagamentos indevidos;
8) Pelo cumprimento de ordem de natureza administrativa, que julgar ilegal ou
prejudicial ao Estado, sem providências para resguardar sua responsabilidade;
9) Quando, previamente avisado, não tomar providências oportunas e
adequadas para evitar e corrigir atos ilegais praticados por servidor subordinado;


10) Pelo atraso que causar às conferências de escrituração, prestações de
contas, tomadas de contas, passagens de bens, entregas ou transmissões de valores,
remessas de documentos e andamentos de processos;
11) Pela não efetivação dos descontos obrigatórios e autorizados;
12) Pelas faltas e irregularidades constatadas na passagem de bens,
transmissão de recursos e outros valores, tomada e prestação de contas, conferência de
escrituração, e no recebimento, distribuição, remessa, inclusão e exclusão de material.
13) Pelo desempenho incorreto das obrigações decorrente do seu cargo ou
encargo;
14) Pelo irregular enquadramento das despesas, em relação às finalidades
básicas exigidas pelas disposições pertinentes;
15) Pelas irregularidades na escrituração que lhe esteja afeta, sem a
observação das medidas corretivas aplicáveis.

5.3) DA RESPONSABILIDADE PESSOAL:
O agente encarregado da gestão de bens, valores e recursos públicos ou de
terceiros, responderá:
1) Pelos recursos recebidos, até a prestação de contas;
2) Pelos erros de cálculos;
3) Pelos pagamentos que efetuar;
4) Pelo emprego indevido dos bens, valores e recursos a seu cargo;
5) Pelos danos que cometer culposamente no exercício da função.
O agente que subscrever qualquer documento é responsável pela autenticidade
das informações nele contidas.
O agente encarregado de conferir documento administrativo responderá pela
exatidão dos cálculos e das quantias porventura inseridas em desacordo com as
observações registradas.

5.4) DA RESPONSABILIDADE COLETIVA:
A responsabilidade dos componentes da administração que participarem de
determinado evento é, em princípio, solidária.
A administração da OME ou o escalão imediatamente superior poderá atribuir
valores proporcionais às responsabilidades dos agentes e/ou auxiliares envolvidos no
evento.


A responsabilidade só não abrangerá aquele que através da indispensável
ponderação, seguida da participação escrita, definir sua discordância relativa ao fato
considerado.
Os membros das comissões serão todos responsabilizados quando, de comum
acordo, participarem de qualquer ata lesivo aos interesses do Estado ou de terceiros, ou
contrário às disposições vigentes.
As comissões ou encarregados designados para inspecionar ou examinar o
desempenho funcional dos agentes da administração de uma OME, terão
responsabilidade solidária, quando vierem a ser constatadas irregularidades ocorridas no
período considerado e ficar comprovado que aquelas comissões ou aqueles
encarregados tiveram informações ou dados para responsabilizar os faltosos e não o
fizerem.


6) FUNÇÕES PRECÍPUAS DA GESTÃO DE MATERIAIS APLICÁVEIS A GESTÃO DE
LOGÍSTICA:

6.1) RACIONALIZAÇÃO:
A racionalização é a luta contra o desperdício, sendo a simplificação sua principal
técnica para eliminar o desnecessário. Racionalizar é o melhor caminho para utilização
dos recursos, aplicando logicamente os elementos funcionais, para diminuir o nível de
desperdício de tempo, energia, material e oportunidade, a fim de se conseguir eficácia
(fazer a coisa certa), através da eficiência (uso racional dos recursos – fazer mais
gastando menos), aumentando a produtividade para alcançar a efetividade (mudança no
ambiente externo). Diminuir o desperdício.

6.2) SIMPLIFICAÇÃO:
A simplificação é a técnica organizacional que consiste em analisar o trabalho para
identificar o nível de participação de cada fase ou etapa de um fluxo ou uma rotina, para
consecução do propósito, objetivando classificá-las para eliminar as desnecessárias e
integrar logicamente as imprescindíveis, constituindo seqüências ou ciclos mais
produtivos e menos dispendiosos, para fazer incidir as energias e os recursos disponíveis
nas partes do conjunto que podem melhor aproveitar os investimentos. Eliminar o
desnecessário.

6.3) PADRONIZAÇÃO:
Análise de materiais a fim de permitir o seu intercâmbio, possibilitando a não-
entocagem de quantidade excessivas.
A padronização é conhecida pelos compradores como a melhor base para a
eficiência das compras, pois tende a obter para todas as necessidades similares o artigo
que a necessidade indica ser o melhor. Permite ao comprador adquirir em grandes
quantidades o que é possível somente quando o item deve ser adquirido para todas as
Unidades de serviço; facilita a permuta de artigo entre as mesmas, a manutenção dos
estoques pela eliminação de variedades desnecessárias e a concentração de atenção,
fazendo, portanto, que os itens de estoque prontos para uso etc. Similitude e reiteração
documentada.
A padronização pode ser de métodos, processos e critérios; tipos; dimensões;
qualidade; desempenho de performance.


7) FUNÇÕES ESPECÍFICAS DA GESTÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS APLICÁVEIS
A GESTÃO DE LOGÍSTICA:

7.1) ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DE BENS E SERVIÇOS:
Especificação técnica é a descrição minuciosa do bem ou serviço e possibilita melhor
entendimento entre o consumidor e o fornecedor quando ao tipo de material a ser requisitado,
identificando-o e distinguindo-o de seus similares. Deve-se especificar o formato, tamanho, peso,
medidas, material em que é fabricado. É o mesmo que descrição dos atributos do material.
Quanto maior a especificação (detalhada) mais informação sobre o item e menos dúvidas se
terá a respeito de sua composição e características. A especificação facilita as compras do item,
pois permite ao fornecedor uma idéia precisa do material a ser adquirido. Facilita a inspeção e o
exame do material no ato de recebimento.
Todo objeto pretendido na previsão de despesa deve ser devidamente especificado.
As principais vantagens de uma boa especificação são:
Facilita às tarefas de coleta de preços.
Facilita a negociação empreendida pelo comprador com o fornecedor.
Indica as informações necessárias ao transporte, identificação, inspeção,
armazenagem e preservação dos materiais.
Fixa os requisitos e características exigíveis na fabricação e no fornecimento de
materiais.
Elimina dúvidas na identificação de um material.
Possibilita que se efetue a padronização.
Possibilita a catalogação.
Os r requisitos básicos para especificar bens e serviços para a gestão de materiais e serviços
consiste em:
1) Observância do princípio constitucional3 da isonomia (igualdade de condições a todos os
licitantes), no sentido de não possibilitar o direcionamento das especificações para determinado
produto, bem como as previsões da legislação de licitação, notadamente os requisitos presentes
no art. 7° 14 e 15 da Lei n° 8.666/93, e demais normas afins.
,
2) Deve ser completa, objetiva, sem indicar marca ou referência do produto, salvo nos casos
que for tecnicamente necessário (peças originais de reposição, durante o período de garantia).
3) Deve conter ao indicativo da funcionalidade do bem ou serviço, não podendo restringir por
características inócuas ou que não interfiram no padrão de qualidade.

3
Art. 37, XXI CRFB/88.


4) Deve ser exigido os laudos de conformidade com normas de qualidade e/ou construção,
tais como: INMETRO, Certificado de Aprovação (CA) do Ministério do Trabalho e Emprego, CE,
ISI, NFPA, OSHO, IMCI, dentre outros.
5) Usar termos técnicos adequados e usuais e critério de qualidade para determinado uso.
6) A denominação deverá, em princípio, ser sempre no singular.
7) A denominação deverá prender-se ao material especificamente e não a sua forma ou
embalagem, apresentação ou uso;
8) Utilizar, sempre que possível, denominações únicas para materiais da mesma natureza.
9) Utilizar abreviaturas devidamente padronizadas.

7.2) CODIFICAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS:
Codificação (classificação ou identificação) de bens e serviços, com um conjunto de
caracteres, visa traduzir suas principais características.
Segundo VIANA (2000), “é a representação por meio de um conjunto de símbolos
alfanuméricos ou simplesmente numéricos que traduzem as características dos materiais, de
maneira racional, metódica e clara”.
Os principais objetivos da codificação consistem possibilitar:
rápida visualização das características gerais dos materiais.
simplificação da requisição do material quando permite que seja feita apenas pelo código.
utilização de sistemas automatizados de controle que:
• Facilitam a comunicação interna dentro da organização.
• Evitam a duplicidade de itens no estoque.
• Facilitam a padronização de materiais.
• Facilitam o controle contábil.
• Permite o pleno controle de estoque, de compras em andamento e de recebimento.
Nos órgãos da administração executiva do Estado de Pernambuco, o sistema de codificação
decimal é o utilizado para cadastramento de materiais, serviços e obras, contendo peculiaridades
específicas.
A codificação de produtos e serviços, precede a licitação e o empenhamento, é efetuado por
meio do Sistema E-FISCO, através da Gestão de Banco de Preços (GBP).
No GBP os itens a serem cadastrados se dividem em:
• GRUPO = nível máximo de classificação de materiais e serviços.
• CLASSE = segundo nível de classificação.
• MATERIAL/SERVIÇO = Descrição genérica.
• ITEM DE MATERIAL/SERVIÇO = Descrição detalhada.


Exemplo:
Grupo ---> 35 - Maquinas e Equipamentos para Serviços Gerais
Classe ---> 3520 - Equipamentos para Acondicionar e Embalar
Material ---> 3999 - 3 - Maquina para Embalagem
Item de Material ---> 27597 - 2 - Confeccionada em chapa de aço com
pintura Epoxi, utilizada para Embalagem de alimentos, 110/220 volts
com seletor de voltagem, pesando 6kg, peso c/ embalagem 6,5 Kg,
cubagem de 0,03m cúbicos, dimensão 300mm x 150mm.

7.3) CADASTRAMENTO:
O cadastramento de bens e serviços consiste em registrar em sistema informatizado ou fichas
de estoque, as especificações e códigos dos materiais.
Nos órgãos da Administração direta do Estado de Pernambuco, o cadastramento é efetuado
através do Sistema E-Fisco, na Gestão do Banco de Preços (GBP).
No sistema de Gestão de Banco de Preços (GBP) do E-FISCO, os materiais e serviços são
divididos em GRUPOS,

7.4) CATALOGAÇÃO:
Consiste em ordenar, de forma lógica, as informações relativas aos materiais cadastrados, de
forma a facilitar a consulta pelas diversas áreas da instituição.
As principais características da catalogação são
Oferecer diversas opções de na localização de informações.
Facilitar a procura correta do material desejado.
Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos materiais.


8) O FLUXO DA EXECUÇÃO DA DESPESA NA PMPE:
Na PMPE o fluxo da execução da despesa, além de seguir os dispositivos
constitucionais e legais, é também orientada e regida pelo Regimento Interno do Sistema
de Aquisição de Bens e Serviços, aprovada pela Portaria do Comando Geral nº 45, de
30/11/2009.

8.1) PREVISÃO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS E SERVIÇOS:
Pode decorrer das necessidades normais, atreladas ao exercício das atividades
meio e fim das missões institucionais, ou decorrer de situações anormais surgidas no
cumprimento dessas atividades.
Na primeira situação, a Administração deve possuir adequada estrutura e
planejamento para consecução das medidas ordinárias para manutenção de suas
atividades, sem que haja solução de continuidade.
No segundo caso, independente das situações fortuitas, decorrentes da
imprevisibilidade, a Administração deve manter as condições suficientes de manutenção
preventiva e corretiva das falhas, de forma a evitar a descontinuidade da prestação dos
serviços públicos.
Portanto, a previsibilidade das necessidades de compras e serviços deve ocorrer
com vistas as demandas normais e extraordinárias, todavia, sempre com a precisão e
celeridade adequadas.

8.2) REQUISIÇÃO (PEDIDO):
Diante da previsão de necessidades de compras ou serviços, deve o agente
administrativo proceder a respectiva requisição, que deve atender aos seguintes
requisitos mínimos, sob pena de devolução ao setor requisitante para as devidas
retificações:
Registro da existência de Dotação Orçamentária para fazer face às
despesas com o objeto pretendido (Art. 7º, § 2º, Inc. III; Art. 14 e Art. 38, Caput, tudo da
Lei nº 8.666/93).
Indicação da finalidade.
Especificação completa do bem a ser adquirido ou serviço a ser contratado
sem indicação de marca ou inclusão de características ou especificações exclusivas (sem
similaridade), de forma a direcionar o objeto a determinada marca ou o serviço a uma
empresa específica (Art. 7º, § 5º e Art. 15, § 7º, Inc. I da Lei nº. 8.666/93).


No caso de aquisições de bens e serviços comuns, os itens a serem
contratados deverão estar obrigatoriamente acompanhados dos códigos existentes em
sistema específico (E-FISCO ou outro que venha a substituí-lo), os quais poderão ser
obtidos através do Portal de Compras Corporativas do Estado.
No caso de aquisições de bens de qualquer natureza, definição das
unidades e quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis
(Art. 15, § 7º, Inc. II da Lei nº. 8.666/93).
Projetos Básicos nos casos de contratação de obras e serviços (Art. 7º, § 2º,
Inc. I da Lei 8.666/93).
Orçamento estimado de cada item a ser licitado em planilha de quantitativos
e preços unitários (Art. 40, § 2º, Inc. II da Lei nº. 8.666/93), com base nos valores
praticados no mercado, por ocasião da elaboração do pedido/requisição. Deverão ser
anexados no mínimo três cotações de empresas do ramo pertinente ao objeto a ser
licitado, ou ser justificado os motivos do não atendimento deste requisito.
Definição do local e do prazo de entrega do bem a ser adquirido ou do prazo
para conclusão da obra ou serviço a ser executado, ou ainda do cronograma de execução
ou de entrega de cada item licitado no caso de fornecimento de bens com entrega
parcelada (Art. 40, Inc. II da Lei nº. 8.666/93).
Registro do prazo de pagamento das despesas advindas do objeto a ser
licitado, observados o disposto no Art. 5º, § 3º e Art. 40, Inc. XIV, alínea “a” da Lei
8.666/93.
Definição do prazo de garantia ou de validade, quando for o caso, de acordo
com a natureza do objeto, além das condições de assistência técnica, fiscalização
contratual e sansões administrativas.
Outras informações julgadas pertinentes, devendo ainda ser observado o
disposto na Portaria SAD N° 316, de 04 de Março de 2008, ou outra que venha substituí-
la.
Concluído o processo licitatório efetuado por uma das Comissões de Licitação
integrante do Sistema de Aquisição de Bens e Serviços da PMPE, excertos do referido
procedimento será encaminhado pelo Presidente da respectiva Comissão à Unidade
requisitante, vez que, permanecerão descentralizados os Estágios da Despesa
(Empenho, Liquidação e Pagamento), bem como o processo de contratação, devendo o
empenhamento ocorrer por meio das Notas de Provisões de Crédito Orçamentário


encaminhadas às OMEs, ou, quando for o caso, formalizado pela própria Diretoria de
Finanças da Corporação ou Divisão de Finanças do CASIS.
As hipóteses de Dispensas de Licitação previstas nos Incisos I e II do Artigo 24 da
Lei Federal nº. 8.666/93, e suas alterações, poderão ser formalizadas pelas diversas
OMEs da Polícia Militar, através de seus respectivos Setores de Fiscalização
Administrativa.
Os órgãos e unidades que integram a Corporação, e não possuam Comissões
Permanentes de Licitação, deverão encaminhar suas requisições de bens e serviços para
a SUBCHEFIA DO ESTADO MAIOR GERAL, observando sempre a necessidade de
compilar os objetos idênticos e de mesma natureza para instauração de um único
procedimento licitatório, com conseqüente ganho de economia de escala.
No caso das unidades requisitantes serem integrantes do Sistema de Saúde da
Corporação, suas requisições deverão ser encaminhadas diretamente à CHEFIA DO
CENTRO DE APOIO A SISTEMA DE SAÚDE, que tomará as providências legais no
sentido de atender o pleiteado.
As requisições de despesas serão verificadas, observado sua conveniência e
finalidade, além da legalidade, formalidade da requisição e compatibilidade orçamentária
e financeira.

8.3) DO PROCESSAMENTO DAS REQUISIÇÕES:
Quando a requisição tratar de compra de bens, e não havendo disponibilidade em
estoque, ou não haja possibilidade de remanejamento de outra OME, e sendo aprovada a
pertinência da requisição, a SUBCHEFIA DO ESTADO MAIOR GERAL solicita ao
Comandante Geral (Ordenador de despesas) a liberação de recursos financeiros, para
execução da despesa nas seguintes situações:
1) Através de Nota de Provisão de Crédito Orçamentário (NPCO) diretamente pela
OME requisitante, verificado a possibilidade legal em razão do valor da despesa
elencada; ou
2) Através de licitação, devendo previamente encaminhar a documentação para a
Diretoria de Apoio Logístico que deverá elaborar o Termo de Referência (para bens e
serviços comuns) ou Projeto Básico (obras e serviços de engenharia), e a respectiva
Solicitação de Aquisição (SA) no E-FISCO. Quando se tratar de bens ou serviços relativos
ao sistema de saúde, o CASIS adotará similar procedimento.


Quando o objeto pretendido não houver sido cadastrado no E-FISCO, deverá ser
feito previamente a elaboração do Termo de referência, na condição de cadastro de
material ou serviço, ou item de material ou serviço, conforme o caso.
Termo de Referência está para o Pregão, assim como o Projeto Básico está para
as modalidades licitatórias ditas clássicas ou convencionais4, especialmente cujo objeto
seja obra e serviços de engenharia.
Tanto o Termo de Referência quanto no projeto básico, têm por objetivo, conter a
especificação do objeto, de forma clara, concisa e objetiva, o prazo de execução, prazo e
forma de pagamento, as sanções aplicáveis, as obrigações do contratado e do
contratante e demais elementos essenciais à execução do contrato5.

8.4) LICITAÇÃO:
Licitar é um comando constitucional, previsto no art. 37, inc. XXI, que preconiza,
ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e
alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure
igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam
obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei,
o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica
indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.
No Brasil, a Lei nº 8.999/93 estipula as regras gerais sobre licitações e contratos no
âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, dos poderes executivo,
legislativo e judiciário. A licitação destina-se a garantir a observância do princípio
constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração
e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da
legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade
administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos
que lhes são correlatos.
São modalidades de licitação prevista na lei de licitação, convite, tomada de
preços; concorrência, concurso e leilão. São aplicados de acordo com o tipo e o valor do
objeto a ser pretendido contratar.
A lei 10.520/2002 criou uma nova modalidade de licitação, o Pregão, que pode
ocorrer na forma eletrônica ou presencial. Este tipo de modalidade, que é utilizado para

4
Previstas no art. 22 da Lei nº 8.666/93.
5
Art. 13, § 1° do Decreto Estadual n° 32.539/08. Dispõe sobre a modalidade de licitação, denominada
pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns no âmbito do Poder Executivo
Estadual, e dá outras providências.


licitar pretensões contratuais cujo objeto sejam bens e serviços comuns, independente do
valor, trouxe celeridade, transparência, economia e eficiência aos procedimentos
licitatórios.
No Estado de Pernambuco o pregão é regido, além das previsões da lei nº
10.520/2002, nos termos da Lei n° 12.986, de 17 de março de 2006, e regulamentado
pelos Decretos n° 32.539/2008 (pregão eletrônico) e Decreto nº 32.541/2008 (pregão
presencial)
Quando se tratar de Sistema de Registro de Preços, observar-se-á o disposto nos
Decreto n° 34.314, de 27 de novembro de 2009.

8.5) DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO:
Nos termos dos art. 24 e 25 da Lei n° 8.666/93.

8.6) NOTA DE EMPENHO OU CONTRATO ADMINISTRATIVO:
Adjudicado o objeto em favor do licitante vencedor do certame e homologado o
respectivo processo licitatório, ou mesmo ratificado a dispensa ou inexigibilidade de
licitação, o termo de contrato poderá ser expedido, materializando-se apenas pela Nota
de Empenho ou através de Contrato Administrativo, conforme requisitos legais.
Em ambos, o contratado deverá adimplir o objeto licitado, conforme condições e
obrigações inicialmente estabelecidas no edital da licitação, que continuará vigido, em
razão do princípio da vinculação ao instrumento convocatório6.
O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de
preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos
nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a
Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato,
nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.
É dispensável o "termo de contrato", a critério da Administração e
independentemente de seu valor, nos casos de compra com entrega imediata e integral
dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência
técnica.
Compras para entrega imediata são aquelas com prazo de entrega até trinta dias
da data prevista para apresentação da proposta.

6
Art. 3° da Lei n° 8.666/93.


8.7) DA EXECUÇÃO CONTRATUAL:
Após a conclusão da licitação, através da Homologação pelo Ordenador de Despesa, será
procedida a contratação do fornecedor de bens, serviço ou obra, sendo expedido o competente
termo contratual, através da simples Nota de Empenho ou Contrato Formal.
Nas compras com entrega imediata e integral contratações de pronta entrega, entendidas
como aquelas cujo prazo de conclusão não exceda 30 (trinta) dias corridos, dos quais não
resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica, a Nota de Empenho servirá para
formalizar a contratação, ficando o fornecedor vinculado a todas as obrigações e determinações
contidas no instrumento convocatório da licitação.
Nos demais casos é obrigatório o Contrato formal, contendo todas as cláusulas necessárias e
suficientes para execução do objeto licitado.
Seja qual o meio de formalização, o objeto licitado deverá ter sua execução acompanhada por
um agente administrativo, comumente designado como Fiscal do Contrato, e quando da entrega
ou conclusão do serviço ou obra, deve ser atestado o recebimento definitivo por uma Comissão
específica, possibilitando o pagamento e inclusão no patrimônio da organização.

8.8) FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL:
O Ordenador de Despesa, ou autoridade competente, deverá desde a aprovação do Termo
de Referência, estabelecer quem será designado para o encargo de Fiscal do Contrato, com
menção expressa em cláusula contratual.
Compete ao Fiscal do Contrato, de posse da documentação hábil (contrato administrativo,
nota de empenho, proposta comercial da empresa e instrumento convocatório da licitação, termo
de referência, termo de especificações técnicas), o acompanhamento e fiscalização da execução
do objeto contratado, devendo adotar, dentre outras medidas:
Manter permanente contato com a empresa contratada, inteirando-se da execução do
objeto, auxiliando no que couber, para o fiel cumprimento das prescrições contratuais.
Analisar e emitir parecer quanto às solicitações para prorrogação do prazo de execução
dos contratos.
Registrar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o
que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, onde as decisões e
providências que ultrapassarem a sua competência, solicitando aos escalões competentes, em
tempo hábil, a adoção das medidas convenientes;
Emitir parecer sobre a solicitação formal de aditamento contratual pela empresa
contratada, com a finalidade de prorrogação de prazo, acréscimos ou supressões financeiras.
Solicitar a instauração de procedimento administrativo quando do descumprimento de
cláusulas do contrato, em especial o inadimplemento contratual, parcial ou total, de entrega,
execução ou prazo.
Auxiliar, no que couber, a Comissão de Exame e Recebimento.


Nos contratos de prestação de serviços ou obras, deverá certificar a nota Fiscal-Fatura e
remeter para o órgão competente pelo pagamento.
Nos contratos de serviço continuado, comunicar formalmente o término da vigência do
contrato, sugerindo ou não, a renovação ou nova contratação, sempre em tempo hábil, nos termos
do regulamento específico.
Elaborar e remeter a autoridade competente, Relatório de Fiscalização Contratual.

8.9) RECEBIMENTO PROVISÓRIO E DEFINITIVO DE BENS, SERVIÇOS E OBRAS:
Concluída a execução do contrato, com a entrega do bem ou finalização do serviço ou obra,
deverá ser procedida a análise quantitativa e qualitativa do objeto, verificando sua conformidade
com os termos do Instrumento Contratual ou mesmo com o instrumento convocatório da licitação.
Conforme art. 73 da Lei de Licitações, executado o contrato, em se tratando de obras e
serviços, o objeto será recebido Provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e
fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da
comunicação escrita do contratado. Será recebido Definitivamente, por servidor ou comissão
designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes,
após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos
termos contratuais.
Da mesma forma, conforme previsão da lei especial de licitações, em se tratando de compras
ou de locação de equipamentos, o objeto será recebido Provisoriamente, para efeito de posterior
verificação da conformidade do material com a especificação, e Definitivamente, após a
verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação.
O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e
segurança da obra ou do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato,
dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.
Conforme art. 74 da Lei de Licitações, poderá ser dispensado o recebimento provisório nos
casos de gêneros perecíveis e alimentação preparada, serviços profissionais, obras e serviços
contratadas no casos de dispensa de licitação por valor inferior ao limite de licitação, desde que
não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de
funcionamento e produtividade.
Recebimento é o ato pelo qual o material licitado é entregue no local previamente designado,
não implicando, necessariamente, em aceitação, transfere apenas a responsabilidade pela guarda
e conservação do material, do fornecedor à Unidade recebedora. A prova do recebimento é
constituída pela assinatura da autoridade competente, no documento fiscal e, serve apenas como
ressalva ao fornecedor, para os efeitos de comprovação da data de entrega.
A Aceitação é o ato pelo qual o servidor competente declara na Nota Fiscal ou em outro
documento hábil, haver recebido o bem que foi adquirido, tornando-se neste caso, responsável


pela quantidade e perfeita identificação do mesmo, de acordo com as especificações
estabelecidas na Nota de Empenho, contrato de aquisição ou outros instrumentos.
A Comissão de exame e aceitação devem ser compostas por no mínimo 03 (três) agentes
públicos (militares e/ou civis), devendo ser considerado a especialização e capacitação
profissional dos membros da Comissão, relativa ao tipo de compra, serviço ou obra. Conforme a
especificidade do material, serviço ou obra examinada, caso seja comprovadamente necessário, a
Comissão de Exame e Recebimento poderá, convidar empresas ou técnicos, habilitados para
colaborar com todo o processo de exame.
Compete a Comissão de Exame e Aceitação, dentre outras atribuições:
Efetuar a análise quantitativa e qualitativa do objeto, verificando sua conformidade com as
especificações previstas no contrato ou instrumento convocatório da licitação. A analise poderá
ser apenas física, por comparação de amostras ou padrões pré-estabelecidos, laudos ou
certificações de entidades técnicas, ou através de análise laboratorial.
Em caso de conformidade com as especificações exigidas, a Comissão deverá atestar o
recebimento definitivo favorável, firmando o respectivo Termo de Exame e Aceitação, remetendo-
o ao escalão competente.
Certificar a nota fiscal-fatura, a cargo do Presidente da Comissão.
Encaminhar os objetos examinados ao responsável pelo armazenamento.
Em caso de inadimplemento contratual, a Comissão deverá, em princípio expedir Termo de
Exigência, devendo solicitar as correções necessárias, em prazo determinado. Persistindo as
inconformidades a Comissão deverá rejeitar o objeto analisado, firmando Termo específico, que
possibilitará a instauração do procedimento administrativo próprio para apurar as
responsabilidades.

8.13) PROCESSO DE PAGAMENTO:
O órgão responsável pelo pagamento das despesas, ao receber as notas fiscais
devidamente certificadas, procedem a Liquidação da Despesa, que consiste na
verificação da legalidade e regularidade do contrato, ou seja, se o objeto da despesa foi
realmente prestado à administração, observando o valor exato e o credor deste recurso
público, conforme assevera o dispositivo da Lei nº 4.320/64 abaixo indicado:

“Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito
adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos
comprobatórios do respectivo crédito.
§ 1° Essa verificação tem por fim apurar:
I - a origem e o objeto do que se deve pagar;
II - a importância exata a pagar;
III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços
prestados terá por base:
I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo;


II - a nota de empenho;
III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva
do serviço”.

Assim como nos processos licitatórios, bem como nas dispensas e
inexigibilidade de licitação, os processos de liquidação da despesa deve,
obrigatoriamente, verificar a regularidade fiscal do contratado, em especial quanto:
1) Regularidade com a fazenda Pública (Nacional, Estadual ou Municipal)
conforme o caso:
2) Regularidade com o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS):
3) Regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS):
4) Regularidade dos fornecedores, com a verificação das empresas Impedidas
ou Suspensas de licitar ou contratar com órgãos da administração pública:


9) PRINCIPAIS LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS AO SISTEMA DA GESTÃO
DE LOGÍSTICA:
a) Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964 (Código Financeiro Federal).
b) Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966 (Código Tributário Nacional).
c) Lei nº 7.741/78 (Código de Administração Financeira de Pernambuco).
d) Art. 198, § 3° da CRFB/88 (regularidade com o INSS).
e) Decreto nº 98.820, de 12 de janeiro de 1990 (Regulamento de Administração
do Exército).
f) Lei nº 8.429, de 2 de junho de 1992 (improbidade administrativa).
g) Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (licitações e contratos).
h) Lei nº 9.012, de 30 de março de 1995 (regularidade do FGTS).
i) Lei nº 9.648, de 27 de maio de 1998 (limites para licitação).
j) Lei nº 9.854, de 27 de outubro de 1999 (declaração de empregabilidade de
menor).
k) Decreto nº 34.314, de 27 de novembro de 2009 (registro de preços).
l) Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Responsabilidade Fiscal).
m) Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002 (Pregão).
n) Portaria STN nº 448, de 13 de setembro de 2002 (Classificação Despesa
Pública).
o) Decreto nº 25.467, de 19 de maio de 2003 (Gestão Patrimonial Imobiliário do
Governo do Estado de Pernambuco).
p) Decreto nº 26.945, de 22 de julho de 2004 (compras corporativas).
q) Lei nº 12.676, de 22 de outubro de 2004 (altera o Código De Administração
Financeira).
r) Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005 (regulamenta o pregão).
s) Lei nº 12.986, de 17 de março de 2006 (Pregão).
t) Lei Complementar Nº 123, de 14 de dezembro de 2006 (ME & EPP).
u) Decreto nº 30.286, de 21 de março de 2007 (contratação serviços
terceirizados).
v) Decreto nº 30.492, de 01 de junho de 2007 (aquisições bens TI).
w) Decreto nº 31.058, de 23 de novembro de 2007 (contratação de serviços).
x) Decreto nº 31.276, de 04 de janeiro de 2008 (E-FISCO).
y) Lei nº 13.462, de 09 de junho de 2008 (serviços terceirizados).
z) Decreto nº 32.541, de 24 de outubro de 2008 (Pregão Presencial).


aa) Decreto nº 32.539, de 24 de outubro de 2008 (Pregão Eletrônico).
bb) Portaria do Comando Geral nº 45, de 30/11/2009 (Regimento Interno do
Sistema de Aquisição de Bens e Serviços da PMPE).
cc) Normas Administrativas Relativas ao Material de Motomecanização do
Exército;
dd) Regulamento Interno e dos Serviços Gerais – R-1.


10) ADMINISTRAÇÃO DE ALMOXARIFADOS:
Recebido definitivamente o bem, seja de consumo ou permanente, deverá ser incorporado ao
patrimônio da organização, seja para a manutenção das atividades diárias (materiais de
consumo), seja para agregar valor de capital (materiais permanentes).
Material de Consumo é todo aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente
sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
Material Permanente é todo aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua
identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos, devendo ser tombado.
Para a gestão dos bens adquiridos pela organização, a logística de almoxarifados é
primordial, englobando as funções de Estoque, Armazenagem e Distribuição.

10.1) ESTOQUE DE MATERIAIS:
Estoques são os elementos que constituem o suporte de qualquer organização,
considerando-se que, em geral, quando uma demanda ocorre, nem sempre é possível o
fornecimento imediato do item desejado. São quaisquer quantidades de bens físicos que sejam
conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo.
Mesmo em instituições em que podemos aplicar o conceito de just-in-time haverá sempre a
necessidade de que um pulmão alimente as demandas no menor tempo possível.
Daí a necessidade da existência dos estoques.
Em suma, a administração de Estoques trata da previsão, do registro, do controle e da
movimentação dos materiais de uma organização, pois representam investimentos financeiros
(ativo circulante) e, por isso, devem ser bem dimensionados.
Em toda organização que busca a eficiência na prestação dos serviços de sua missão,
almejando cumprir os objetivos, as estratégias e as metas, no horizonte temporal preconizado o
papel da gestão de estoques é altamente relevante, porque a qualidade dos serviços prestados e
sua confiabilidade dependem, diretamente, dos materiais, que devem estar sempre disponíveis.
São funções do Estoque:
• Garantir o abastecimento de materiais à organização, neutralizando os efeitos de:
Demora ou atraso no fornecimento dos materiais.
Sazonalidade no suprimentos.
Riscos de dificuldade no fornecimento.
• Proporcionar economias de escala:
Através da compra ou produção em lotes econômicos.
Pela flexibilidade do processo produtivo.
Pela rapidez e eficiência no atendimento as necessidades.


10.2) CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES:
Estoque de produção – matérias-primas, componentes, embalagens, etc.
Estoque MRO – manutenção, reparo e operação.
Estoque de produtos acabados – produção.
Estoque de suporte administrativo – material de escritório, de informática, etc.

10.3) VANTAGENS E DESVANTAGENS DOS ESTOQUES:
Os estoques determinam as seguintes vantagens:
Melhoram o nível de serviço.
Permitem produção e compra econômicas.
Agem como proteção contra aumentos de preços.
Protegem a organização de incertezas na demanda e no fornecimento.
Servem como segurança contra eventualidades e fatalidades.

Todavia, apresentam as seguintes desvantagens:
Capital permanece inativo.
Os estoques podem se deteriorar e/ou se tornarem obsoletos.
Manter estoques envolvem diversos custos, como: aluguel do armazém, gastos com a
manutenção e controle (mão-de-obra, energia, materiais auxiliares etc.).

10.4) CONTROLE DE ESTOQUES:
A Administração de estoques depende de um eficiente sistema de controle administrativo,
cujo objetivo é fornecer respostas a algumas perguntas básicas, tais como:
Qual o saldo disponível (em quantidade e valor) dos diversos itens de estoque?
Qual o montante de entrada, saída e devolução de cada item?
Qual o consumo dos diversos itens de estoques?
Vale ressaltar que cumpre ao administrador de materiais ou a um técnico especializado, saber
quais as fichas que melhor se adaptam à organização, que indicam os melhores controles
necessários a que se auxiliem no levantamento geral dos materiais estocados.
Esse controle é efetuado através de sistemas informatizados e planilhas ou fichas físicas.
O controle através de planilhas ou fichas utiliza o método das Fichas de Estoque, que
consiste na técnica de “Duplo Controle” é um sistema de controle de materiais simples e seguro,
pois possibilita a conferência rápida dos saldos em estoque, sem haver necessidade de pesar,
medir os saldos existentes, permitindo, por outro lado, localizar imediatamente qualquer erro,
esquecimento, inversões de lançamentos efetuados, etc.
São Funções do controle de estoque:
Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens.
Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade.


Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-
determinado.
Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de itens de materiais
(reposição).
Receber, armazenar e suprir com os materiais estocados de acordo com as necessidades.
Efetuar o controle da quantidade e respectivos valores, gerando informações sobre o
estoque existente.
Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais
estocados.
Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
Este sistema apóia-se na movimentação de duas fichas:
a) Ficha de Prateleira ou Estoque Físico.
b) Ficha de Controle Geral.

A Ficha de Prateleira é o documento informativo em tempo real, do quantitativo físico do
material estocado na prateleira. Se destina a controlar o material no próprio local em que está
estocado. O seu uso evita estar contando, pesando, medindo ou calculando os materiais cada vez
que desejamos nos certificar de sua real existência física. A ficha permanece junto ao material,
quer esteja nas prateleiras ou em outros locais. A mesma será movimentada cada vez que o
material é retirado ou, de forma inversa, quando registramos novas entradas. Portanto, a Ficha de
Prateleira se limita a registrar os movimentos de “entradas e saídas”, bem como exibir
automaticamente o saldo existente.
Essa ficha de estoque físico registra todas as entradas e saídas, é sem dúvida alguma, um
poderoso auxiliar para o pessoal que trabalha com os estoques, em caso de dúvida sobre um
fornecimento ou entrada de um material.
Apesar de sua denominação “Ficha de Prateleira”, ela deverá ser utilizada em todos os locais,
onde existem materiais estocados que sejam recebidos ou fornecidos parceladamente.
A Ficha de Controle Geral é a planilha escrita ou digitada contendo relação quantitativa de
suprimentos que estão estocados fisicamente no Centro de Distribuição ou Almoxarifado da OME.
Consolida todas as informações das Fichas de Prateleiras (que são individuais para cada item de
material). É uma espécie de arquivo ou backup das informações contidas no sistema AES, ou
seja, um arquivo virtual, não palpável. É utilizada nos casos de indisponibilidade do sistema AES.
Deve ser continuamente atualizada para manter correlação com o sistema informatizado.
A Ficha Controladora deve conter as seguintes informações:
Identificação do item (nome, código, especificação, unidade de medida).
Controle do item (estoque – máximo, mínimo, demanda de consumo (mensal).
Entradas do material no estoque (quantidades, preço unitário).
Saídas de material do estoque (em quantidades, preço unitário).


Saldo em estoque (quantidade disponível).
Valor do saldo em estoque (custo unitário, custo unitário médio).
Rotação do estoque (soma das entradas, somo das saídas e porcentagem das entradas
sobre as saídas).
Para manter os estoques em níveis de operação eficientes, a administração de almoxarifados
devem efetuar procedimentos para revisão contínua dos estoques, devendo ser cada item de
material ser monitorado continuamente ou após cada transação, devendo haver um quantitativo
prefixado, denominado Ponto de Ressuprimento, quando o estoque descer a certa quantidade
para ser adotado medidas para novo pedido ou requisição, denominado Sistema de Reposição
Periódica.
O controle de estoques é exercido a partir de diversas informações, dentre as quais:
Previsão das demandas a serem atendidas.
Tempo de ressuprimento.
Nível de recurso financeiro disponível.
Controle dos prazos de entrega.
Ponto de Ressuprimento (PR) trata-se de uma quantidade (saldo em estoque) que, ao ser
atingida pelo estoque em declínio, determina a adoção de medidas para o ressuprimento do item.
É o nível de estoque onde é necessário preparar um pedido de compra para o item.
Representa o ESTOQUE MÍNIMO do item de material.
Nível Máximo (NM) é a quantidade máxima admissível em estoque para cada item de
material, sempre procurando evitar uma imobilização desnecessária e, conseqüentemente,
problemas de armazenagem. Essa quantidade quando ultrapassada ocorre o que se denomina
excesso de estoque Em condições normais o estoque deve flutuar entre o estoque máximo e o
estoque de segurança.

10.5) ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS:
A armazenagem é constituída por um conjunto de funções de recepção, descarga,
carregamento, arrumação e conservação de matérias-primas, produtos acabados ou semi-
acabados. Uma vez que este processo envolve mercadorias, este apenas produz resultados
quando é realizada uma operação, nas existências em trânsito, com o objetivo de lhes acrescentar
valor. Pode-se definir a missão da armazenagem como o compromisso entre os custos e a melhor
solução para a organização. Na prática isto só é possível se tiver em conta todos os fatores que
influenciam os custos de armazenagem, bem como a importância relativa dos mesmos.
Em suma, armazenar compreende a guarda, localização, segurança e preservação de
materiais adquiridos, produzidos e movimentados por uma organização a fim de atender a suas
necessidades operacionais, sejam elas de consumo, revenda, transformação ou reserva para uso
eventual.

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