1. MODUL PERKULIAHAN
Komunikas i
Bi sni s
Perencanaan dan
Pengorganisasian
Pesan Bisnis
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ekonomi dan Bisnis S-1 Akutansi 05 84036 Arief Bowo Prayoga K, SE, MM.
Abstract Kompetensi
Pada modul ini akan
mempelajari mengenai konsep
perencanaan dan
pengorganisasian pesan bisnis.
Mahasiswa setelah selesai
mempelajari modul ini
diharapkan mampu untuk
memahami perencanaan dan
pengorganisasian pesan bisnis.
201
4 1 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

2. A. PERENCANAAN PESAN BISNIS
Sebuah pesan bisnis yang baik dipandang dari sisi komunikasi biasanya tidak
‘langsung jadi’, namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya.
Perencanaan pesan bisnis diawali dengan  penentuan tujuan komuni-kasi
bisnis itu. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi
(informing), persuasi (persuading), dan kolaborasi (collaborating).
Tampilan 1
Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis
TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS
Memberi Informasi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer
pemasaran
Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat
beberapa karyawan baru bagian penjualan
Kolaborasi Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan
program pelatihan bagi beberapa karyawan baru
Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan
tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah orang yang mengirimkan pesan
sudah tepat?, dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?.
Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah  analisis audiens
(pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini adalah
mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi
audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat
pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk
memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Ini meliputi upaya menemukan apa
yang diinginkan oleh audiens, antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan,
fokus pada hal yang dianggap penting oleh audiens.
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap  penentuan
tema pokok). Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan
pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut.
Dan akhirnya, tahap  Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat
201
4 2 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

3. Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema
pokok tersebut di atas. Dalam bisnis, biasanya komunikasi verbal (komunikasi
dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal.
Sementara itu, dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada
pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi ‘kata dengan lisan’ (berbicara) dan
komunikasi ‘kata dengan tulisan’ (menulis).
Bilamanakah komunikasi ‘berbicara’ lebih tepat dipilih & digunakan
dibandingkan dengan komunikasi ‘menulis’?, dan sebaliknya? Pilihan mendasar
antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis
audiens, dan pada karakteristik dari komunikasi ‘berbicara dan komunikasi ‘menulis’
tersebut.
Tampilan 2
Karakteristik Komunikasi ‘Berbicara’ dan Komunikasi ‘Menulis’
KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ KOMUNIKASI ‘MENULIS’
Kita ingin respons audiens segera Kita tidak ingin respons segera
Pesan Kita relatif sederhana Pesan Kita sangat rinci dan rumit
Kita tidak perlu catatan permanen Kita perlu catatan permanen
Audiens lebih mudah dikumpulkan Kita ingin jangkauan audiens luas
Tampilan 3
Contoh Jenis Media (Alat) Komunikasi
MEDIA KOMUNIKASI ‘BERBICARA’ MEDIA KOMUNIKASI ‘MENULIS’
Percakapan langsung, pidato, pertemuan Surat, memo, laporan, proposal
Telepon, voice mail, audio/video tape Electronic mail (e-mail)
Teleconference Faksimile
B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Mengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar
ataupun membaca pesan yang bertele-tele, ada hal-hal yang tidak relevan,
penyajiannya tidak logis, ada informasi yang lupa dimasukkan, dan sebagainya.
Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya
201
4 3 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

4. pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya.
Pada prinsipnya, pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola
outline yang membutuhkan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan
mengelompokkan pokok pikiran; kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan
perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran
Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika pesan
yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Hal itu
disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian
yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun
kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran – pokok pikiran dengan cara yang lebih
sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4
berikut. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir
Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti.
Tampilan 4
Contoh Outline
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan butir
pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat memutuskan
bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan urutan, kita dapat menggunakan salah
satu dari dua cara berikut ini, yaitu:
a. Cara Langsung atau Cara Deduksi.
Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian diikuti dengan
201
4 4 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

5. butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang
berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Cara langsung
biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan
menyenangkan.
b. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi.
Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung ini kita justru
mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru kemudian disusul dengan
butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok.
Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens
cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan.
Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi ‘berbicara’
seperti presentasi dan pidato, maupun untuk komunikasi ‘menulis’ misalnya surat
dan laporan bisnis.
C. REVISI PESAN BISNIS
Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat
dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh
komunikasi ‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang
memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.
a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.
Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita
secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini menyangkut isi
dan organisasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada
diri kita sebagai pengecekan:
 Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
 Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
 Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
 Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan
pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
 Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?
Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita,
selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa pertanyaan berikut
dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan:
201
4 5 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

6.  Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu
menghidupkan pesan-pesan bisnis kita?
 Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak membingungkan,
dan mudah dipahami oleh audiens?
 Apakah informasi penting sudah dinyatakan?
 Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas?
 Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita
antara lain dengan memanfaatkan indentasi, huruf tebal, huruf miring, huruf
berwarna, tabel, gambar, dan sebagainya?
Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila
diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi ‘menulis’).
Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata
rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas
baik, dan sebagainya.
b. Pemilihan Kata yang Tepat
Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting
artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi
audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting
dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa
yang perlu dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan
bisnis.
 Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.
 Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).
 Hindari kata-kata yang bermakna gkita
c. Penggunaan Kalimat yang Efektif
Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:
(1) Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulis secara
tepat.
(2) Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau
perasaan pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan
oleh pembicara atau penulis.
Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham
antara mereka yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan
201
4 6 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

7. dihilangkan.
Untuk menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi,
paralelisme, dan penalaran.
Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok
pikiran. Secara praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan
plus/minus objek. Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek
itu dapat berbentuk kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan
kesatuan yang mengandung pertentangan. Contoh:
 Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang
sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)
 Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang
cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)
 Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini (Kesatuan
Pilihan)
Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara
unsur-unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian
kalimat yang memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan,
ada yang lebih renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja,
asal jangan disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat
hubungannya.
Contoh:
 Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan
sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)
 Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin
pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik)
Hal lain yang perlu diperhatikan ketika menciptakan kalimat yang efektif adalah
penekanan. Bahwasanya gagasan utama kalimat tetap didukung oleh subjek, dan
predikat, sedangkan unsur yang dipentingkan dapat bergeser dari satu kata ke kata
yang lain. Dalam komunikasi ‘berbicara’ Kita dapat mempergunakan tekanan, gerak
tubuh dan sebagainya untuk memberi tekanan pada sebuah kata. Ada prinsip dalam
bahasa bahwa semua kata yang ditempatkan pada awal kalimat adalah kata yang
dipentingkan. Berdasarkan prinsip tersebut, untuk mencapai efek yang diinginkan
201
4 7 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

8. sebuah kalimat dapat dirubah-rubah strukturnya dengan menempatkan sebuah kata
yang dipentingkan pada awal kalimat.
Contoh:
 Kami berharap pada kesempatan lain kita dapat membicarakan lagi
masalah ini.
Kalimat di atas menunjukkan bahwa kata yang dipentingkan adalah kami
(berharap), bukan yang lain-lain. Jika yang dianggap penting dalam kalimat tersebut,
kata-kata yang lain maka kata-kata tersebut dapat ditempatkan pada awal kalimat,
dengan konsekuensi bahwa kalimat di atas bisa mengalami perubahan strukturnya,
asal isinya tidak berubah.
Contoh:
 Harapan kami adalah agar masalah ini dapat kita bicarakan lagi pada
kesempatan lain.
 Pada kesempatan lain kami berharap kita dapat membicarakan lagi
masalah ini.
 Kita dapat membicarakan lagi masalah ini pada kesempatan lain, demikian
harapan kami.
 Masalah ini dapat kita bicarakan pada kesempatan lain, demikian harapan
kami.
Variasi, yaitu menganeka-ragamkan bentuk-bentuk bahasa agar tetap
terpelihara minat dan perhatian orang, juga merupakan hal lain yang perlu
diperhatikan ketika menciptakan/menyusun kalimat efektif. Variasi dalam kalimat
dapat diperoleh dengan beberapa macam cara, yakni variasi sinonim kata, variasi
panjang pendeknya kalimat, variasi penggunaan bentuk me- dan di-, dan variasi
dengan merubah posisi dalam kalimat.
Selain variasi, paralelisme juga perlu diperhatikan pada saat Kita menciptakan
sebuah kalimat yang efektif. Paralelisme atau kesejajaran adalah penempatan
gagasan yang sama penting dan sama fungsinya ke dalam suatu struktur gramatikal
yang sama.
Hal yang terakhir yang menjadi perhatian dalam penyusunan kalimat efektif
adalah penalaran. Bahwasanya struktur gramatikal yang baik bukan merupakan
tujuan dalam komunikasi, tetapi sekedar merupakan suatu alat untuk merangkaikan
sebuah pikiran atau maksud dengan sejelas-jelasnya. Di samping itu, dalam
201
4 8 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

9. kehidupan sehari-hari kita mengalami banyak kenyataan yang menunjukkan bahwa
ada orang yang mampu mengungkapkan pendapat dan isi pikirannya dengan teratur,
tanpa mempelajari secara khusus struktur gramatikal suatu bahasa. Berarti ada
unsur lain yang harus diperhitungkan dalam pemakaian suatu bahasa. Unsur lain
adalah segi penalaran atau logika. Jalan pikiran pembicara atau penulis turut
menentukan baik tidaknya kalimat seseorang, mudah tidaknya pikirannya dapat
dipahami.
Yang dimaksud dengan jalan pikiran adalah suatu proses berpikir yang
berusaha untuk menghubung-hubungkan berbagai hal menuju kepada suatu
kesimpulan yang masuk akal. Ini berarti kalimat yang diucapkan atau ditulis harus
bisa dipertanggung-jawabkan dari segi akal yang sehat atau singkatnya harus sesuai
dengan penalaran. Bahasa tidak bisa lepas dari penalaran.
Tulisan-tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan dari berpikir
logis. Perhatikan kalimat-kalimat berikut. Tiap bagian kalimat dapat dimengerti,
namun penyatuannya menimbulkan hal yang tidak bisa atau sulit diterima akal.
 Orang itu mengerjakan sawah-ladangnya dengan sekuat tenaga
karena mahasiswa-mahasiswa Indonesia harus menggarap suatu
karya ilmiah sebelum dinyatakan lulus dari suatu Perguruan Tinggi.
 Dia mengatakan pada saya bahwa ia telah lulus, tetapi anjing itu tidak
mau mengikuti perintah pemburu itu.-
201
4 9 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id

10. DAFTAR PUSTAKA
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles
and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York:
McGrawH-Hill.
Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra
Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.
(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.
Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies,
Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.
Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan).
Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
201
4 10 Komunikasi Bisnis
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Arief Bowo Prayoga K, SE, MM. http://www.mercubuana.ac.id