1. Liviu Mihăescu
SISTEME INFORMAŢIONALE
ŞI APLICAŢII INFORMATICE
ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR
Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009
1
2. Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditată
CNCSIS Cod 177
Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României
MIHĂESCU, LIVIU
Sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice în
administrarea afacerilor / Mihăescu Liviu. – Sibiu : Editura
Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009
212 p.
Bibliogr.
ISBN 978-973-739-778-2
004:336
2
3. CUPRINS
Capitolul 1
SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7
1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI.................................................. 7
1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .................................................. 10
1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ...... 17
Capitolul 2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL ................................................................................... 23
2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII ...................................... 23
2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL.................................................. 29
2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................... 34
2.2.1 Datele şi informaţiile .................................................................... 36
2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale .......................................... 42
2.2.3 Procedurile informaţionale ......................................................... 43
2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor........................................... 44
2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL ...................... 45
2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE ....................................................... 51
2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor ............... 52
2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ...................... 53
2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM) ...................... 54
2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .......................... 54
2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ......... 55
2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL ........................................... 55
Capitolul 3
SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL 58
3.1 SISTEMUL INFORMATIC ................................................................................. 58
3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE ............................ 60
3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ..................................................... 62
3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC .......................................................... 66
3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei .............................................. 66
3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei ...................... 66
3.4.3 Funcţia de comunicare ............................................................... 67
3.4.4 Funcţia de prelucrare .................................................................. 67
3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei.................................................... 69
3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN
ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 70
3.5.1 Componenta hardware a sistemului ......................................... 71
3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului ................................... 71
3.5.3 Componenta software ................................................................. 74
3.5.4 Componenta informaţională....................................................... 75
3
4. Capitolul 4
INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII ............................................................. 76
4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA – .... 76
4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA
INFORMAŢIONALĂ ................................................................................................. 79
4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE ........................................................................ 82
4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL ............................................................. 87
4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor ........................ 87
4.4.2 Gestiunea datelor ........................................................................ 88
4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor.................................................. 88
4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei ........................ 89
Capitolul 5
FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ŞI DE
COMUNICAŢIE ........................................................................................................... 90
5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE ........................................... 90
5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................... 96
5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .............. 103
Capitolul 6
DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE.................................................... 107
6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII
ECONOMII- ........................................................................................................... 107
6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA
SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............... 109
6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor............. 109
6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii
personalului .......................................................................................... 111
6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional................... 111
6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe Internet şi
Intranet .................................................................................................. 112
6.2.5. Expansiunea comerţului electronic ........................................ 113
6.2.6. Scrutarea informaţională ......................................................... 114
6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale ........................................... 115
6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional ........................ 116
6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL
COMPETITIV ......................................................................................................... 120
Capitolul 7
VULNERABILITĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE .................................................. 123
7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ..................................................... 123
7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE................................................... 126
7.2.1 Vulnerabilitatea digitală ............................................................ 131
7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital ............. 132
7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii ........... 132
7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale ....................................................... 133
7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei................... 134
4
5. 7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR ........................................... 135
7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor ................... 135
7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor .................................................. 136
7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor ..................................................... 138
7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate ....................... 140
Capitolul 8
CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII ......................................... 145
8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................... 145
8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI
INFORMAŢIONAL ................................................................................................. 148
8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL ..... 152
8.3.1. Consideraţii preliminare........................................................... 152
8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare .................................. 152
8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului
investigat ............................................................................................... 157
8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional .............................. 158
8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional................................. 159
8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale .................... 162
8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional ................... 162
8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ......................................................................... 163
8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR
INFORMAŢIONALE ............................................................................................... 171
8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ........ 174
8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale ................ 177
8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale .................... 179
8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea
avantajelor competitive ....................................................................... 180
8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ..................................... 185
8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................. 189
8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ...... 195
Capitolul 9
APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ................................. 198
9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE .................................................................... 198
9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei ............... 199
9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri .............. 199
9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei ................ 200
9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului electronic
de informaţii .......................................................................................... 202
9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR ................. 203
9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM ................................ 204
9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ................................................. 210
BIBLIOGRAFIE......................................................................................................... 213
5
7. Capitolul 1
SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM
INFORMAŢIONAL
1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI
Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formând un tot
organizat care interacţionează pentru realizarea unui scop determinat.
Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format în
general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele şi personal
utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigură transformarea
unor elemente de intrare în elemente de ieşire prin intermediul unui mecanism
specific şi al unui sistem de control.
În pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice
între ele. Deşi sunt formate dintr-o mulţime de elemente aflate în interacţiune, toate
se comportă unitar şi integral în relaţiile lor cu mediul, diferitele sisteme se
deosebesc foarte mult între ele. În teoria sistemelor se afirmă că, în funcţie de
mulţimea elementelor, de relaţiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de
complexitate şi de natura relaţiilor dintre mărimile de intrare şi cele de ieşire,
sistemele pot fi finite sau infinite, închise sau deschise, statice sau dinamice,
simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc.
(Grunberg, 1977).
Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se
pot studia ordinea, organizarea şi complexitatea, îl putem recunoaşte ca simplu sau
complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar ş.a.m.d., dar întotdeauna
va rămâne ceva care nu poate fi formalizat şi care reprezintă tocmai
particularitatea şi individualitatea sistemului respectiv - cu atât mai evident, cu
cât sistemul este mai complex. În acest sens, L.A. Zadeh (1973) evidenţiază faptul
că posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odată cu creşterea
complexităţii, până la un nivel dincolo de care precizia şi relevanţa se exclud
reciproc. Oricât de independent ar fi un sistem, în realitate nu poate fi vorba
decât de o independenţă relativă, deoarece el este integrat, împreună cu
celelalte sisteme, cu care se află în interacţiune, într-un sistem mai mare.
Dar, un element nu aparţine unui singur sistem, ci mai multor sisteme.
Astfel, sistemele se întrepătrund foarte mult, graniţele dintre ele se estompează
7
8. şi devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbeşte despre sisteme vagi, care sunt
formate din elemente ce nu le aparţin în totalitate, deoarece între apartenenţa şi
neapartenenţa unui element la un sistem apar o serie de situaţii intermediare,
numite grade de apartenenţă. Notând cu l apartenenţa şi cu 0 non-apartenenţa
elementului x la mulţimea X, atunci, în cazul mulţimilor clasice, funcţia de
apartenenţă f este f: X→(0-1), adică de 0 sau l, iar în cazul sistemelor vagi, f:
X→(0,1), adică între 0 şi 1 apare o infinitate de stări posibile.
În realitate, aşa cum nu există decât sisteme deschise, care întreţin un
anumit schimb de substanţă, de energie sau de informaţie cu mediul în care se
află, tot aşa nu există decât sisteme vagi ale căror elemente aparţin în acelaşi timp
mai multor sisteme.
Teoria sistemelor studiază elementele în cadrul sistemului din care fac
parte. Dacă însă fiecare sistem este un subsistem şi fiecare subsistem poate face
parte din mai multe sisteme, atunci devine necesară o abordare mult mai largă,
interdisciplinară.
Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce în ce mai
complicate şi mai diverse, diversitatea nefiind provocată de substanţa şi energia
din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea
care conduce la diversitatea lumii în care trăim.
Problema organizării şi autoorganizării a fost pusă de W.R. Ashby
(1947). Prin autoorganizare se realizează o anumită interacţiune cu mediul, o
flexibilitate a structurilor sale, generatoare de îmbunătăţiri ale sistemului,
concomitent cu asigurarea integrităţii şi identităţii sistemului.
Orice sistem organizat se caracterizează prin: intrări, ieşiri, structură şi
stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem).
xi ,i=1,n SISTEM yj, j=1,m
INTRĂRI CONDUS IEŞIRI
Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem
Intrările (xi) în sistem reprezintă influenţa pe care mediul o exercită
asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari.
Ieşirile (yj) din sistem reprezintă influenţa pe care sistemul respectiv o
exercită asupra mediului în care există ca subsistem.
8
9. Structura sistemului reprezintă modul cum sistemul respectiv este
organizat şi cum funcţionează pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, …,
xn).
Starea sistemului reprezintă gradul de organizare a sistemului
respectiv la un moment dat.
Starea şi dinamica unui sistem pot fi studiate şi cunoscute în orice
moment prin intermediul legăturilor informaţionale din interiorul şi exteriorul
sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiţia
generală şi abstractă de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice,
care se întâlnesc în toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul
economic, sistemul informaţional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.).
Sistemul economic defineşte componente şi ansambluri economice.
Orice întreprindere economică, orice ramură a economiei naţionale sunt
sisteme economice. Însăşi economia naţională sau economia mondială, văzute
la nivel global, se comportă ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul
economic ca noţiune concretă de sistem, reprezintă o componentă (un
subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul
economico-social.
Din punct de vedere al structurii şi al complexităţii funcţiilor pe care le
realizează, sistemele economice pot fi grupate în sisteme simple şi sisteme
complexe sau macrosisteme.
Un sistem economic complex reuneşte, într-o structură ierarhică, un
ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Un sistem
economic complex se caracterizează prin:
existenţa unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri
funcţionale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem;
existenţa unor legături funcţionale interioare, tehnico-economice
(materiale, informaţionale, energetice etc.) între diferite componente ale
sistemului, precum şi a unor legături cu exteriorul (cu alte sisteme);
prezenţa în sistemul economic a oamenilor, a maşinilor şi a mediului
înconjurător, prin care se asigură funcţionarea sistemului.
Noţiunea de sistem economic desemnează un ansamblu de elemente
independente, prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate al
unei entităţi economice.
Dacă o entitate economică este privită şi analizată independent de
structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se conferă atributul
de sistem. Dacă însă aceeaşi entitate este privită în raport cu nivelul ierarhic
superior ca fiind componentă a acestuia, atunci ea este definită ca subsistem,
9
10. iar structura ierarhică din care face parte este definită ca un macrosistem.
Rezultă că noţiunea de sistem este relativă, iar utilizarea ei în analizele
economice este contextuală.
1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC
Organismul asupra căruia se răsfrâng atribuţiile sistemelor economice,
pot să fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ţări etc.
Instituţia este o formaţie specială economică complexă, ca exemplu: o
mare firmă sau un minister. Atunci, societatea trebuie privită ca şi materia în
fizică. În acest caz molecula devine instituţia, iar în interiorul ei atomul este
organizaţia. Prezentăm în continuare atomii.
Organizaţia este o formaţie constituită din oamenii unităţii în vederea
îndeplinirii anumitor funcţii social-economice determinate.
Unitatea reprezintă un element al sistemului economic ce nu se mai
poate descompune, comportându-se cu regularitate determinată şi răspunde
conform unor reguli la impulsurile primite.
Funcţionarea sistemului cibernetico-economic constă în faptul că în
fiecare perioadă primeşte un input şi emite un output, modificându-şi în timp
starea internă. Inputuri-le şi outputuri-le pot fi numite fluxuri.
Pe baza analizei fluxului de ieşire, organul de decizie verifică modul în
care sunt realizate obiectivele şi sarcinile stabilit, iar în condiţiile în care apar
abateri, adoptă măsuri de reglare sau autoreglare în baza legii conexiunii
inverse.
Un sistem cibernetic îşi autoreglează intrările în funcţie de scopul şi
obiectivele pentru care a fost conceput să funcţioneze prin intermediul unei
bucle de control - feedback1-. Această buclă constă în fluxuri fizice de produse
asociate cu fluxuri de informaţie. Bucla de feedback asigură realizarea
funcţiilor de autoreglare şi de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica
acestui tip de sistem este determinată tocmai de încercarea sa de a se
autocontrola în faţa perturbaţiilor externe.
Prin structura unui sistem cu buclă se au în vedere:
1
Cătoiu I., Orzan Gh., Raţiu-Suciu C., “ Modelarea cibernetico-matematică a cererii
de mărfuri a populaţiei” în volumul „Cibernetica Aplicată”. Ed. Academiei, 1988
10
11. modul în care fluxurile sale de materiale şi/sau informaţionale sunt
interconectate;
modul în care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate în factori
de întârziere;
reguli de decizie încorporate în buclele feedback.
Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu buclă.
Pentru a funcţiona, o buclă feedback presupune existenţa a 2 factori:
înregistrarea unei diferenţe între o valoare dorită şi una reală;
o politică / o strategie care specifică acţiunile necesare pentru a corecta
aceste diferenţe.
Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi
reprezentat ca în Figura 1.2 şi asigură transformarea unor fluxuri de intrare în
fluxuri de ieşire prin raportarea la obiectivele programate şi o eventuală
corectare a diferenţelor înregistrate pe buclă.
Sistem de
conducere
xi ,i=1,n yj,j=1,m
SISTEM CONDUS
INTRĂRI IEŞIRI
Figura nr.1.2 Reprezentarea unui sistem cu buclă feedback
Un sistem poate fi controlat printr-un alt sistem de nivel superior, numit
sistem de conducere care are la bază anumite obiective determinate de
specificul domeniului, cadrul legislativ în materie şi cerinţele strategice ale
entităţii economice. Rezultă că sunt fixate obiective clare şi directe pentru
procesul de decizie, ce trebuie îndeplinite prin interacţiunea dintre sistemul de
conducere şi cel executiv.
Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu
caracter decizional, informaţional, operaţional şi metodologic, între care
există relaţii de cauzalitate şi care acţionează interdependent în scopul
asigurării proceselor şi relaţiilor de conducere la nivelul unei organizaţii.
11
12. Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteaz exercitarea
facilitează
proceselor manageriale, în scopul eficientiz rii muncii factorilor de decizie.
eficientizării
Figura nr. 1. Sistemul de management al firmei
1.3
Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici şi anume:
1. sistem foarte complex deoarece reuneşte resurse umane, materiale,
complex, te
financiare, între care se stabilesc multiple şi profunde legături, precum şi
ături,
particularităţi specifice proceselor de produc
i producţie;
2. sistem socio-economic, deoarece aici are loc combinarea factorilor de
economic,
producţie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale;
ie
3. sistem tehnico-material, deoarece între mijloacele de muncă materiile
material, muncă,
prime şi materialele utilizate se creeaz anumite conexiuni;
i creează
4. sistem organizatoric
organizatoric-administrativ, deoarece întreprinderea reprezint o
, reprezintă
unitate organizată, care la înfiin
înfiinţare capătă statut de persoana juridic
juridică,
capătă o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.;
5. sistem dinamic, organic adaptiv deoarece se adaptează permanent la
adaptiv, ă
schimbările macrosistemelor din care face parte, cât şi la cerinţele generate
rile i
de dinamica elementelor încorporate;
6. sistem autoreglabil deoarece firma are capacitatea, oferită de autonomia
autoreglabil, ă
sa funcţională, să- autoregleze activitatea, pe baza informaţiilor culese,
-şi atea,
care prelucrate adecvat se transforma în decizii ulterioare;
7. sistem deschis, deoarece firma se afl în interacţiune permanent cu
, află iune permanentă
celelalte elemente ale sistemului c căruia îi aparţine.
Firma ca sistem este format din următoarele subsisteme:
formată
12
13. subsistemul condus, care se caracterizează printr-o anumită capacitate de
producţie, nivel şi o anumită stare;
subsistemul conducător, reprezentat de manager a cărui activitate are la
bază informaţiile;
subsistemul informaţional, care conectează subsistemul condus şi
conducător şi asigură informaţii despre nivelul sistemului.
Rezultă că firma este un sistem economic complex, reglabil, a cărui
stare de funcţionare variază în timp. Rolul managerului este de a sesiza
legăturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care îl
influenţează şi să ia decizii pentru creşterea eficienţei funcţionării sistemului.
În analiza structurii organizatorice şi funcţionale a unui sistem
economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele
întreprinderii):
1. subsistemul de conducere;
2. subsistemul operativ sau operaţional;
3. subsistemul informaţional.
Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de
specialişti care, cu ajutorul unor metode şi tehnici specifice, urmăresc şi
controlează funcţionarea sistemului executiv, a întregului sistem complex în
scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite.
Întreprinderea ca sistem
Subsistemul de conducere
MEDIUL EXTERIOR
Decizii Informaţii
Flux
informaţional
Subsistemul informaţional
Fluxuri materiale Decizii Date
şi financiare
Subsistemul operaţional
Figura nr. 1.4 Subsistemele întreprinderii
13
14. Subsistemul de conducere reprezintă ansamblul intercorelat al
deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător
sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul
desfăşurării proceselor de management
Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de resurse
umane, materiale şi financiare precum şi întregul ansamblu organizatoric,
tehnic şi funcţional, care asigură realizarea efectivă a obiectivelor stabilite prin
deciziile transmise de sistemul de conducere.
Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de
elemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea,
divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizării
obiectivelor stabilite de către organizaţie. Astfel, “cei care vor să coopereze,
vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi le
revin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi."1
La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoară
procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic)
are loc operaţiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise
subsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi prelucrării
datelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentării
deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul
informaţional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informaţiile
necesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere şi
control, iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte
subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt
transmise factorilor de execuţie prin subsistemul informaţional (flux
descendent).
Subsistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor,
fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelor
sistemului de conducere şi decizie2. Prin sistemul informaţional se asigură
legătura permanentă şi necesară între sistemul de conducere şi sistemul condus
în dublu sens: prin prelucrarea şi transmiterea deciziilor de la sistemul de
conducere către sistemul condus; prin înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea
informaţiilor privind starea şi dinamica sistemului condus, de la acesta către
sistemul de conducere.
1
Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York
2
Russu C. “Management, concepte. metode, tehnici”, Ed. Expert, Bucureşti 1995,.
14
15. Subsistemul informaţional reprezintă un ansamblu de componente,
care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii,
prelucrării şi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizional
şi operaţional. El este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şi
informaţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupra
acestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele –
utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective.
Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse
(materiale sau informaţionale) dintr-un sistem economic, au la bază
desfăşurarea unor activităţi umane, implicând, pe de o parte, o succesiune de
procese şi fluxuri informaţionale, iar pe de altă parte, conducând la generarea
permanentă de noi informaţii şi fluxuri informaţionale.
Procesul intern este acela ce are loc în interiorul unităţii şi care
transformă input-ul în output, modificându-se şi starea internă a sistemului.
Starea unităţii poate fi caracterizată de stocul din depozit, dar şi de
informaţiile acumulate în birouri şi servicii.
Unităţile fiind legate între ele prin fluxuri de input şi output, compun
un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de două tipuri: reale şi de
reglare.
Procesele reale sunt procese materiale şi fizice, intrând: producţia,
circulaţia şi consumul.
Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrând: observarea,
transmiterea informaţiei, prelucrarea acesteia, pregătirea deciziei şi decizia.
În baza celor prezentate se poate vorbi de două subcategorii de procese,
anume:
procese reale interne, ca: producţia şi consumul;
procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaţiei, pregătirea deciziei
şi decizia.
Pe baza celor enunţate mai sus, unităţile economice (firmele) se pot
încadra în două categorii:
unităţi reale în care au loc exclusiv procesul real intern;
unităţi de reglare în care au loc exclusiv procesul de reglare internă.
Transformările ce au loc în sistemul economic şi ansamblul funcţiilor
de reacţie ale unităţilor, legate între ele, sunt descrise prin două sisteme de
funcţii de reacţie, anume: sisteme funcţie de reacţie a sferei de reglare, sisteme
funcţie de reacţie a sferei reale.
15
16. Astfel, sistemul informaţional (economic) este mijlocul de comandă şi
control prin care sistemul de conducere îşi exercită funcţiile asupra sistemului
executiv.
În cadrul sistemului economic, fluxurile şi circuitele informaţionale se
integrează organic cu celelalte fluxuri şi circuite ale resurselor, astfel că
informaţiile constituie un adevărat „liant” informaţional, care întreţine aceste
fluxuri şi circuite informaţionale şi permite celorlalte sisteme ale resurselor să
funcţioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaţional îşi îndeplineşte acest
rol prin:
asigurarea informaţiilor necesare fiecăruia dintre sistemele de resurse
precum şi a sistemului integrat al resurselor;
stabilirea modalităţilor de achiziţionare a datelor necesare sistemelor de
resurse;
menţinerea colecţiilor (fişierele şi bazele de date), centralizate, la
nivelul cerinţelor impuse de luarea deciziilor în sistemele de resurse;
generează informaţiile de ieşire prin reflectarea funcţionării tuturor
sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaţional însuşi.
Deciziile, la rândul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii
strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul că
subsistemul decizional necesită informaţii specifice necesare fundamentării pe
de o parte a deciziilor strategice iar pe de altă parte a deciziilor tactice.
Subsistemul informaţional se interpune între subsistemul decizional şi
cel operaţional, având drept scop asigurarea informaţiilor necesare stafului
managerial, reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare între
celelalte două subsisteme. El nu trebuie văzut doar ca o interfaţă între
subsistemul operaţional şi subsistemul de conducere, ci ca element de legătură
al mediului intern al întreprinderii cu cel exterior acesteia (economic,
financiar, bancar).
Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecărui
utilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiile
necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc
de la definirea nevoilor informaţionale ale viitorilor utilizatori. Datorită
dificultăţii identificării complete a acestor cerinţe informaţionale şi datorită
necesităţii anticipării unor cerinţe informaţionale având un orizont de timp mai
îndepărtata, se optează pentru culegerea, stocarea şi prelucrarea ansamblului
datelor reflectând starea şi evoluţia sistemului condus. Aspectul organizaţional
al întreprinderii rămâne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrabă în
16
17. procesul definirii prelucrărilor decât în procesul identificării şi structurării
datelor.
1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE
AFACERI
Mediul de afaceri se află într-o continuă schimbare. Astăzi, companiile
trebuie să facă faţă unor noi provocări. Succesul lor depinde de abilitatea de a
opera la nivel global. Acest aspect rezidă din amplificarea în volum şi structură a
schimburilor comerciale. Sistemele informaţionale furnizează potenţialul analitic
şi cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-şi administra afacerile
la scară globală. Desfăşurarea şi controlul operaţiunilor în formă multinaţională
necesită comunicarea cu furnizorii şi distribuitorii 24 de ore din 24, între
diferite localităţi de pe glob.
Globalizarea economiei şi tehnologia informaţiilor au determinat o
intensificare a competiţiei pe pieţele internaţionale. In acest nou cadru, firmele nu
mai sunt avantajate de existenţa pieţelor protejate, ci trebuie să facă faţă
concurenţei deschise. Informaţia, în acest caz, joacă un rol strategic pentru
succesul afacerilor.
Dezvoltarea socială şi diviziunea muncii se află într-o relaţie nemijlocită.
Trecerea societăţii dintr-o etapă în alta este asociată cu perfecţionarea
diviziunii muncii. Alvin Toffler în „Al treilea val", defineşte „valurile" ca fiind
marile transformări sociale care au direcţionat evoluţia omenirii până în prezent.
Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaţa nomadă a omului
primitiv la agricultură, când, datorită opririi din peregrinare, şi-a putut
organiza superior viaţa, edificând locuinţe şi cultivând pământul.
Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultură şi meşteşuguri la
industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viaţă al
omului s-a schimbat radical o dată cu această mutaţie. Condiţiile de muncă s-au
îmbunătăţit, cerinţele culturale au sporit şi s-a atins un nivel superior de
productivitate şi, implicit, de viaţă.
Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaţiei ca resursă
fundamentală de viaţă a omului şi se petrece în zilele noastre, în cazul acestei
mutaţii, informaţia pune în mişcare atât tehnologiile pentru transformările
fizice necesare societăţii, cât şi managementul. Vitezele de lucru, ca şi
17
18. calitatea lucrărilor cresc considerabil. Cerinţele intelectuale sunt acum cele mai
pregnante. Simbolurile şi modelele devin esenţiale la acest stadiu al dezvoltării.
Comportamentul individului este supralicitat. Totul porneşte de la om şi se
propagă printr-o tehnologie rapidă spre el însuşi. Aceasta poate să-l afecteze
mult mai profund decât în cadrul celui de-al 2-lea val. Pregătirea omului pentru
a face faţă impetuozităţii informaţionale, precum şi răspunderile sale se
acutizează. Cel mai mult este influenţată de către al 3-lea val activitatea de
conducere.
Informaţia este „materia primă" a managementului. Exerciţiile de
responsabilitate accentuată sunt cantonate în cea mai mare parte în această zonă
a activităţii umane. Productivitatea managementului trebuie să fie compatibilă
cu cea a tehnologiilor de transformare fizică. Relaţia dintre productivitate şi
calitate, pe de o parte, şi diviziunea muncii, pe de altă parte, fiind evidentă, se
impune o perfecţionare a calităţii şi productivităţii managementului, în acest sens,
precursorii ştiinţei managementului au intuit cerinţele evoluţiei şi au făcut
primele demersuri comunicaţionale pe care trebuie să le cunoaştem şi, mai ales,
a căror evoluţie trebuie întreţinută în continuare.
O altă influentă majoră vizează mediul intern al organizaţiei, inclusiv
managementul acesteia, în varianta clasică, firmele de afaceri dispun de o
structură ierarhică, cu un grad ridicat de centralizare, şi folosesc un set de
proceduri de operare standard pentru a realiza o producţie de masă. Noua
abordare a organizării şi conducerii firmelor de afaceri se caracterizează prin
aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare şi creşterea
flexibilităţii organizaţiei de a se adapta la schimbările care apar în mediul de
afaceri. Pentru a putea implementa într-o organizaţie această nouă abordare, este
necesar să se utilizeze pe scară largă tehnologia informaţiilor.
Studiul sistemelor informaţionale are un caracter multidisciplinar şi
cuprinde două modalităţi de abordare - una tehnică şi una comportamentală.
Abordarea tehnică se bazează pe următoarele discipline: management ştiinţific,
ştiinţa calculatoarelor şi cercetări operaţionale. Abordarea comportamentală se
bazează pe psihologie, sociologie şi ştiinţele politice.
Ştiinţa calculatoarelor se concentrează asupra teoriei calculatoarelor,
asupra metodelor de calcul şi a metodelor de stocare şi de accesare a datelor.
Managementul ştiinţific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru
adoptarea deciziilor manageriale şi pe alte practici specifice managementului
organizaţiei. Cercetările operaţionale atribuie, prin tehnicile matematice destinate
optimizării parametrilor selectaţi de organizaţie, cum sunt controlul stocurilor,
18
19. optimizarea cheltuielilor de transport şi costul tranzacţiilor, o valoare adăugată
organizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor disponibile.
Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fi
exprimată folosind modele normative. Sociologii se concentrează asupra
impactului sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şi
societăţii în ansamblu. Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investighează
impactul politic al utilizării sistemelor informaţionale. Psihologii sunt preocupaţi
de reacţia individuală a personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi de
modelele cognitive ale raţionamentului uman.
În această nouă eră a competiţiei economice, în care firmele încearcă să
se redescopere, abundă oportunităţile şi ameninţările. Fuziunea dintre
domeniile informaticii, telecomunicaţiilor, publicisticii şi divertismentului,
precum şi extinderea universală a Internetului şi a altor componente ale
comerţului electronic prezintă avantaje strategice şi ameninţări pentru orice
firmă. Managerii firmelor sunt nerăbdători să utilizeze cât mai rapid această
puternică combinaţie dintre unitatea de afaceri, firmă, industrie şi
infrastructurile publice. Totuşi, multe firme fac eforturi financiare mari în
vederea investirii în tehnologia informaţională, încercând să aleagă varianta
optimă din multitudinea de variante tehnice şi economice şi căutând să
realizeze un echilibru optim al posibilităţilor la nivelurile firmei şi unităţii de
afaceri. Totodată, managerii trebuie să conştientizeze modul în care
infrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurile
publice şi cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului şi
comerţului electronic.
Dacă în trecut existau doar câteva infrastructuri limitate care furnizau
căi de acces spre clienţi, astăzi acestea sunt mult mai multe. În secolul XXI,
când cash-flow-ul firmelor este din ce în ce mai des prezent online, deciziile
pe termen lung privind investiţiile în infrastructura informaţională vor
diferenţia capacităţile competitive ale firmelor. Oportunităţile oferite de noile
infrastructuri electronice vor face posibilă verificarea multor procese de luare a
deciziilor organizaţionale. Personalul angajat va reprezenta în continuare
investiţia cea mai importantă a unei firme, însă infrastructura cu care aceasta
va opera va fi electronică. De asemenea, odată cu creşterea importanţei noii
infrastructuri electronice se va observa şi o scădere a importanţei bunurilor
fizice şi a amplasării acestora.
Deja, se observă că tehnologia informaţională este de importanţă
majoră pentru toate organizaţiile moderne, atât în desfăşurarea afacerilor pe
19
20. cale electronică (comerţ electronic), cât şi în ceea ce priveşte contactul cu
clienţii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici.
Tehnologia informaţională reprezintă investiţia totală a unei firme în
tehnică de calcul, comunicaţii, respectiv hardware, software, telecomunicaţii,
suporturile de stocare a datelor, cât şi în personalul care furnizează aceste
servicii. Ea include investiţiile în tehnologie informaţională implementată atât
de personalul de specialitate din interiorul firmei, cât şi de alţi furnizori de
servicii din exteriorul firmei, specialişti în domeniu. Valoarea totală a acestor
investiţii reprezintă portofoliul tehnologiei informaţionale, care trebuie
coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punând în balanţă riscurile şi
câştigurile pentru alegerea variantei optime, care să concorde cu obiectivele şi
cu strategia firmei în ceea ce priveşte clienţii şi acţionarii.
Portofoliul tehnologiei informaţionale este determinat de infrastructura
tehnologiei informaţionale existentă în firmă, infrastructură care se află în
strânsă legătură cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi
sistemele de plăţi ale băncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) şi cu
(b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet şi
telecomunicaţii). Împreună, aceste infrastructuri permit firmelor să-şi
desfăşoare activitatea, ajutându-le să contacteze clienţii şi furnizorii, şi oferă
guvernelor căi eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii
populaţiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaţionale,
noi produse, noi pieţe şi pentru diverse schimbări în cadrul profesiilor.
Combinarea infrastructurii tehnologiei informaţionale interne a unei firme cu
infrastructurile publice externe determină apariţia noii infrastructuri.
Noua infrastructură, împreună cu tehnologia informaţională, necesară
pentru desfăşurarea eficientă a activităţilor firmei, constituie portofoliul
tehnologiei informaţionale. Întregul portofoliu al tehnologiei informaţionale
trebuie coordonat de un management format din specialişti atât în domeniul
economic, cât şi în cel tehnic.
În multe organizaţii, cea mai mare pondere o deţin cheltuielile cu
tehnologia informaţională. În multe firme moderne o mare proporţie din
capital se regăseşte chiar în tehnologia informaţională, aceasta generând profit
la nivelul întregii economii. Analizând această situaţie, este clar că managerii
nu-şi pot permite să renunţe la personalul cu pregătire tehnică. Toţi managerii
trebuie să deţină cunoştinţe bine dezvoltate, pentru a putea trata cu încredere şi
competenţă probleme legate de tehnologia informaţională, în aşa fel încât
alegerile făcute să ţină seama de aspectele strategice, tehnice, competitive,
financiare şi organizaţionale.
20
21. Majorarea în fiecare an a investiţiilor în tehnologia informaţională
poate explica creşterea continuă a resurselor firmei. În multe firme, această
creştere este însoţită şi de reducerea costurilor cu forţa de muncă, fapt pentru
care investiţiile în tehnologia informaţională atrag atenţia tuturor managerilor
de întreprinderi.
Instituţiile din sectorul financiar şi al serviciilor depind cel mai mult de
tehnologia informaţională, fiind urmate de cele din sectorul productiv. În
ramura serviciilor, tehnologia informaţională stă la baza desfăşurării în
condiţii optime a miilor de tranzacţii realizate zilnic. În acest sector al
serviciilor, tehnologia informaţională reprezintă tehnologia de producţie,
echivalentul utilajelor şi al liniilor de producţie din sectorul productiv.
Interesant este că rata de creştere înregistrată în sectorul vânzărilor cu
amănuntul în această perioadă a fost cea mai mare. Toate firmele de vânzare
cu amănuntul, atât cele mari, cât şi cele mici, au realizat investiţii importante
în tehnologia informaţională. Obiectivele acestor firme constau în
determinarea exactă şi în orice moment a nivelului stocului şi a necesarului de
produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesită o
infrastructură informaţională, care să furnizeze informaţiile necesare
coordonării procesului de vânzare cu amănuntul, a procesului de urmărire a
stocurilor şi de refacere a acestora. De aceea, pentru a rămâne competitivi pe
piaţa de desfacere a produselor, vânzătorii cu amănuntul au fost nevoiţi să
crească investiţiile în tehnologia informaţională.
Managerii unităţilor de vânzare cu amănuntul au nevoie de informaţii
exacte, legate de “ce” se vinde şi “unde” se vinde, informaţii pe care să le
transmită furnizorilor în vederea obţinerii produselor pentru distribuirea în
centrele de vânzare. Fiecare etapă a vânzării cu amănuntul depinde de intrarea,
manipularea şi transmiterea datelor în timp util şi în forma corespunzătoare
pentru a putea fi utilizate cu uşurinţă de cumpărători şi furnizori. Având în
vedere faptul că noua infrastructură, care include firma, furnizorii săi şi,
uneori, întreaga ramură industrială, influenţează fiecare etapă a procesului de
vânzare, firmele de vânzare cu amănuntul investesc în tehnologia
informaţională, în principal, în computere, care procesează rapid toate
comenzile clienţilor.
Aceste investiţii sunt realizate în vederea obţinerii unor rezultate
pozitive în ceea ce priveşte relaţia firmei cu clienţii. Însă, adesea,
achiziţionarea de tehnologie informaţională se realizează pe baza unor decizii
luate de persoane necalificate, care acţionează după propria inspiraţie, fapt
pentru care nu întotdeauna aceste investiţii au efectul scontat.
21
22. Un succes spectaculos în utilizarea tehnologiei informaţionale l-a avut
sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene
efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o
creştere a încasărilor firmei între anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astăzi,
sistemul SABRE utilizează infrastructura publică a Internetului, pentru a
menţine un contact direct cu clienţii.
În firmele mari se adoptă zilnic unele decizii care nu sunt foarte
importante, dar sunt greu de urmărit. Dacă aceste decizii nu sunt bine
coordonate, tehnologia informaţională poate deveni o piedică în buna
desfăşurare a activităţii, în loc să fie un factor care să înlesnească desfăşurarea
acesteia.
Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice în selectarea
clienţilor sau în dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie să
înţeleagă nu numai nevoile proprii ale firmei, ci şi aspectele de importanţă
majoră legate de ramura lor de activitate şi de furnizorii lor de tehnologie
informaţională.
1
Dan Anghel Constantinescu ş.a. - “Management informaţional”, Colecţia Naţionala,
Bucureşti, 2000, pg. 10-12
22
23. Capitolul 2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL
2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII
Conducerea oricărei organizaţii, atât în ansamblul ei, cât şi la nivelul
diferitelor unităţi organizatorice, presupune cunoaşterea permanentă şi în
detaliu a mediului său exogen şi endogen. Cunoaşterea exactă şi oportună a tot
ceea ce se întâmplă în organizaţie, dar şi în afara acesteia (respectiv în
macromediu şi micromediu) reprezintă o necesitate pentru organizaţiile care
vor să supravieţuiască în condiţiile concurenţei acerbe cu care se confruntă pe
piaţă. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla şi adopta decizii,
managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află, au nevoie de
informaţii.
Din perspectivă sistemică, o organizaţie reprezintă un sistem ce are în
componenţa sa mai multe subsisteme, care, la rândul lor, pot fi privite ca şi
sisteme – conducătoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activităţile
dintr-o organizaţie, subsistemul conducător solicită subsistemului
informaţional anumite informaţii care să descrie procesele, fenomenele şi
evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaţional. El stabileşte
legătura permanentă şi feed-back-ul între toate componentele organizaţiei, cât
şi între organizaţie şi mediul exogen.
În literatura de specialitate, din ţară şi străinătate, se vehiculează un
număr impresionant de definiţii referitoare la sistemul informaţional.
Astfel din literatura străină am selectat definiţiile formulate de
următorii autori:
P. Checkland şi S. Holwell1 susţin că „orice şi fiecare sistem
informaţional poate fi întotdeauna gândit ca înglobând o pereche de sisteme,
un sistem care este servit (oamenii ce desfăşoară acţiuni), şi un sistem care
serveşte (care procesează date)”. În figura nr. 1.5 este reprezentată grafic
definiţia formulată de cei doi autori străini.
1
Checkland P., Holwell S. – Information, Systems, and Information Systems: Making
Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111.
23
24. G. B. Davis1 remarcă faptul că „sistemul informaţional este mai mult
decât o disciplină academică, mai mult decât o extensie a comportamentului şi
managementului organizaţional, mai mult decât o ştiinţă a computerelor.”
F. Land2 consideră că sistemul informaţional trebuie să includă
totdeauna oameni utilizând şi interacţionând cu lucrurile (obiectele fizice) –
realizate tot de către om – şi să conţină deopotrivă procesare formală şi
informală.
Sistemul care Sistemul servit
serveşte Furnizează
oamenilor Acţiuni cu
Procesarea sprijin pentru scopuri precise
datelor selectate realizarea ale căror
şi relevante acţiunilor realizare necesită
pentru acţiunile informaţii
oamenilor
Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor
Utilizatorul de informaţie – având memorie, cunoştinţe şi un sistem de
valori – percepe lumea exterioară printr-un filtru cognitiv, care poate „selecta,
amplifica, atenua sau deforma mesajele – şi ca urmare, chiar şi mesajele cele
mai simple pot fi interpretate diferit de către oameni diferiţi.
Land consideră că acţiunile sunt determinate de asocierea mesajelor
primite – din sistemul informaţional formal, informal sau din însăşi lumea
reală – cu valorile şi cunoştinţele stocate în memoria persoanei.
J. A. Seen3 consideră că „sistemul informaţional este un set de
persoane şi proceduri care lucrează împreună…. Accentul pus pe noţiunea de
sistem evidenţiază faptul că diferitele componente au un obiectiv comun – de-a
susţine activităţile organizaţiei.”
1
Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations,
structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22.
2
Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p.
211-215.
3
Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth
Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3.
24
25. Din literatura de specialitate românească am selectat definiţiile date de
următorii autori:
C. Russu1 defineşte sistemul informaţional ca fiind „totalitatea
metodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite în procesul informaţional, care
este ansamblul integrat al operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a
datelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.”
D. Oprea2 defineşte sistemul informaţional ca fiind „un ansamblu de
resurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vederea
colectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fi
folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi controlului
activităţilor organizaţiei.”
O. Nicolescu şi I. Verboncu3 consideră că sistemul informaţional-
managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi
circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a
informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor
organizaţiei.”
Remarcăm faptul că cei doi autori folosesc noţiunea de sistem
informaţional-managerial, ei considerând că între noţiunile de sistem
informaţional şi sistem informaţional-managerial există diferenţe, dar ele pot fi
utilizate alternativ deoarece se consideră că sistemul informaţional dintr-un
mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puţin, cu managementul.
În general, sistemul informaţional al întreprinderii nu este o
construcţie uniformă, ci este format din diferite subsisteme între care există
anumite relaţii. Corespunzător domeniului funcţional din structura
organismului economic în care se utilizează, sistemele informaţionale pot fi
utilizate pentru o multitudine de activităţi specifice fimei (fig. 2.2).
1
Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p. 127.
2
Oprea D., - Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura
Polirom, Bucureşti, 1999, p. 40.
3
Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economică, Bucureşti, 1999,
p.241.
25
26. Sistemul informaţional
al întreprinderii
Producţie Managementul
şi Marketing Finanţe Contabilitate resurselor
exploatare umane
Proiectare Analiza salarizării
Publicitate şi pro- Bugetarea inves- Conturi ale furnizo-
asistată de calculator tiţiilor Ccomponente
movare rilor
Fabricaţie asistată de Managementul Gestiunea trezoreriei personal
Verificare
calculator marketingului Gestiunea creditelor operaţiuni Analiza forţei de
Gestiunea stocurilor Studii de piaţă Prognoze financiare Facturare şi conturi lucru
Planificarea necesa- Managementul de Analiza rentabilităţii de clienţi Gestiunea datelor
rului de materiale Analiza nesarului despre anagajaţi
produs Bugetare
Automate industriale Previziunea de finanţare Contabilitate
Aprovizionare şi Gestiunea porto- Prognoza necesa-
vânzărilor analitică
recepţie foliilor rului de personal
Direcţionarea Cartea Mare
Robotică vânzărilor Plăţi Analiza necesarului
Prelucrarea de formare şi
Contabilitate fiscală perfecţionare a
comenzilor
personalului
Figura. nr. 2.2 Structurarea funcţională a sistemelor informaţionale1
Principala dificultate a abordării sistemului informaţional în funcţie
de compartimentele funcţionale ale întreprinderii ţine de imposibilitatea
trasării unei graniţe, fie şi aproximative, între informaţiile aferente fiecărui
compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în care
aceleaşi date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar,
contabilitate, personal-salarizare, producţie şi chiar proiectare. Cea mai mare
parte a informaţiilor acoperă două sau mai multe compartimente ale
întreprinderii. Contabilitatea, “procesul de identificare, măsurare şi
comunicare a informaţiei economice pentru a permite judecăţi şi decizii
documentate din partea utilizatorilor informaţiei”2, poate constitui exemplul
celui mai vechi şi mai răspândit subsistem informaţional al întreprinderii.
Sarcinile mai puţin structurate, gen pregătire şi preluare date, revin
componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice
au avut în vedere mai ales operaţiile repetitive, bine structurate, respectiv
1
O'Brien, J., Les systèmes d’information de gestion, DeBoeck Université, Montreal,
1995, p.453
2
American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory,
Evanston, Illinois, 1966, p. 64
26
27. prelucrarea datelor, stocarea şi gestionarea acestora pentru a furniza
informaţii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii şi, mai apoi,
prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obţinute şi, în mod efectiv,
luarea deciziilor a făcut obiectul integrării în sistemele informatice.
O caracteristică a secolului XXI este influenţa majoră a calculatoarelor
electronice. Indiferent de locul unde trăim, de ceea ce facem în mod curent
este absolut imposibil să nu fim influenţaţi de calculatoare. Acestea s-au
integrat şi se integrează din ce în ce mai mult în viaţa şi activitatea fiecăruia.
Modul în care informaţiile pot fi accesate a cunoscut o adevărată revoluţie în
mai puţin de 50 de ani.
Creşterea eficienţei întreprinderilor a fost posibilă în special prin
utilizarea la scară tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin
intermediul programelor software, au permis firmelor să-şi structureze şi să-şi
organizeze mai eficient activitatea la preţuri accesibile. În prezent aproape
toate activităţile (în mod special cele economice) se desfăşoară cu ajutorul
calculatorului. Fie că se apelează la date care pot fi accesate în câteva secunde,
fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preţ în
viaţa de zi cu zi.
Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la
deceniu, îmbogăţindu-se. Dacă sistemele de calcul, au servit iniţial
cercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptat
calculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea şi
administrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alături
de cele menţionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare şi
comunicare interplanetară.
În literatura de specialitate din ţară şi străinătate există un număr
impresionant de definiţii referitoare la diferenţa care există între sistemul
informaţional şi cel informatic.
O. Nicolescu1 pornind de la ideea că adesea, informaticienii, pun
semnul egalităţii între cele două sisteme „susţine că sistemul informatic este
acea parte a sistemului informaţional care se rezumă la culegerea,
transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.” (fig.
nr. 2.3).
1
Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura
Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27.
27
28. C. Russu1 susţine că un sistem informatic este un „sistem de tratare
mecanizată sau automatizată a informaţiei, construit din echipamente,
programe şi fişiere care trebuie să satisfacă cerinţe riguros precizate”.
SISTEMUL INFORMAŢIONAL
Sistem informatic
Automatizat Mecanizat Manual
PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
VEHICULAREA INFORMAŢIILOR
CULEGEREA INFORMAŢIILOR
Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaţional – Sistem informatic 2
În literatura de specialitate românească se face delimitarea clară între
cele două sisteme însă spre deosebire de literatura de specialitate străină, la
noi, nu se evidenţiază faptul că resursele umane au o importanţă vitală în
dezvoltarea şi funcţionarea eficientă a sistemelor informatice.
În literatura de specialitate americană3 sistemele informaţionale care
includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaţionale bazate pe
computere – computer based informations systems.
Până acum câţiva ani, majoritatea organizaţilor au utilizat noua
tehnologie informaţională doar pentru a rezolva mai rapid operaţiile pe care le-
au efectuat din totdeauna manual.
În prezent o organizaţie bazată pe informaţie poate fi întemeiată şi fără
o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizaţia se
implică în procesul de creare şi utilizare computerizată a informaţiei, structura
1
Russu C., - op. cit., p.127.
2
Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura
Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27
3
Parker C. S., - Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill,
New York, 1989, p. 12.
28
29. organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor se
îmbunătăţesc vizibil.
Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere,
însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şi
fără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cu
alte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară.
De asemenea calculatoarele pot pe de o parte să preia integral sau
parţial, realizarea unor activităţi periculoase pentru om, iar pe de altă parte pot
calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umană, făcându-i mai
productivi şi mai eficienţi.
Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemului
informaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană. care
nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere a
mijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemului
informatic în cadrul celui informaţional.
2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizaţiei nu sunt
suficiente doar resursele umane, materiale şi tehnice stabilite de specialişti, ci
pentru combinarea optimă a acestora este necesară cunoaşterea permanentă a
cerinţelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum şi a
cerinţelor consumatorilor. Astfel sistemul informaţional al societăţii
comerciale este necesar să îndeplinească cumulativ următoarele funcţii1:
funcţia decizională, funcţia operaţională, funcţia de documentare şi funcţia
educaţională.
a) Funcţia decizională – exprimă menirea sistemului informaţional de a
asigura elementele informaţionale necesare fundamentării şi adoptării
deciziilor.
b) Funcţia operaţională – se referă la scopul sistemului informaţional de a
declanşa multitudinea de acţiuni necesare realizării obiectivelor
organizaţiei, asigurând astfel operaţionalizarea deciziilor, metodelor şi
tehnicilor manageriale.
1
Gorski H., - Sistemul Informaţional Managerial, Editura Universităţii „Lucian
Blaga”, Sibiu, 2003, p. 97.
29
30. c) Funcţia de documentare – exprimă menirea sistemului informaţ
ia informaţional, de a
înregistra informaţ
informaţiile, cu scopul de a îmbogăţi cunoştinţele utilizate în
ţele
procesele manageriale sau de execu
execuţie.
d) Funcţia educaţional – are ca rol asigurarea informaţiilor cu caracter
ională iilor
formativ şi tratarea acestora astfel încât s se obţină creşterea efectelor
i să şterea
educaţionale, atât în plan individual cât şi în plan organizaţional.
ionale, ional.
Funcţiile sistemului informa ional sunt reprezentate grafic în fig nr.
iile informaţional fig.
2.4.
Funcţia de
documentar
e
Funcţiile
Funcţia Funcţia
sistemului
decizională operaţională
informaţional
Funcţia
educaţională
Figura nr. 2 4 Funcţiile sistemului informaţional
2.
În realizarea acestor func sistemul informaţional este confruntat cu
funcţii, ional
probleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informa
dată informaţiilor, şi
anume dimensiunea individual dimensiunea organizaţională şi dimensiunea
individuală,
socială.
Informaţiile au o dimensiune individual în sensul că ele condi
individuală, condiţionează
într-o proporţie apreciabil potenţialul şi realizarea aspiraţiilor personale
ie apreciabilă ţiilor
ale salariaţilor;
Informaţiile au o dimensiune organizaţională, în sensul că reprez
iile ă reprezintă o
premisă indispensabil pentru stabilirea şi finalizarea obiectivelor
indispensabilă i
organizaţiei de către ac
ătre acţionari şi manageri;
Informaţiile au o dimensiune social , ce decurge din rolul lor în exercitarea
socială,
drepturilor şi responsabilit
i responsabilităţilor salariaţilor din cadrul organiza
l organizaţie în
calitate de cetăţeni.
ăţeni.
30
31. Astfel, în condiţiile trecerii la economia bazată pe cunoştinţe şi ale
schimbărilor revoluţionare în domeniul informaticii, sistemul informaţional
devine din ce în ce mai important şi condiţionant pentru supravieţuirea şi
performanţele organizaţiilor în toate domeniile.
În concluzie sistemul informaţional constituie un subsistem de bază al
managementului organizaţiei.
Informaţiile necesare conducerii sunt în funcţie de nivelul conducerii
(fig 2.5) şi de posibilitatea de structurare a situaţiilor decizionale la care
managerii trebuie să facă faţă. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoarte
mai sumare, ad-hoc, neprogramate şi previzionale, ca şi date externe pentru
susţinerea planificării nestructurate şi a responsabilităţilor de conducere
generală a activităţii. Nivelul operaţional necesită rapoarte interne regulate, ce
conţin date detaliate, actuale sau istorice pentru susţinerea controlului
structurat al operaţiilor cotidiene.
Structura deciziei Caracteristicile informaţiei
Ad hoc
Nestructurată Excepţională
Recapitulativă
Frecvenţă neregulată
Previzională
Conducerea Externă
strategică Anvergură mare
In f
orm
ii
c iz
a ţi
De
Conducerea tactică
i
Semistructurată
Prestabilită
Periodică
Detaliată
Conducerea operaţională Frecventă
Istorică
Internă
Structurată Anvergură mică
Figura nr.2.5. Caracteristicile informaţiei pe nivele de conducere1
1
Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity,
Montreal, 1995, p. 368
31
32. În procesul decizional este necesară atât gestionarea informaţiilor
istorice, cât şi a celor de previziune. Informaţiile previzionale ajută conducerea
să definească tendinţele viitoare şi impactul acestora asupra deciziilor care
trebuie adoptate, în timp ce informaţiile istorice permit analiza performanţelor
trecute ale întreprinderii şi evaluarea acestora. Totuşi, conducerea trebuie să
primească nu numai informaţii interne; de multe ori sunt foarte relevante şi
indispensabile informaţiile externe. În sfârşit, cerinţele informaţionale ale
conducerii depind în mod esenţial de nivelul de conducere. Astfel, activităţile
de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic,
nivelul tactic şi nivelul operaţional. La nivel strategic sunt definite strategiile,
politicile şi obiectivele de ansamblu ale întreprinderii cu ajutorul unei
planificări strategice pe termen lung. Managerii supraveghează, de asemenea,
randamentul strategic al întreprinderii şi evoluţia sa globală. La nivel tactic
sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt şi mediu, se definesc politicile,
procedurile şi obiectivele subunităţilor întreprinderii, sunt stabilite modul de
achiziţionare şi alocare a resurselor. La nivel operaţional sunt elaborate
planurile pe termen scurt. Managerii utilizează resursele şi execută sarcinile
după procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor şi a programelor de producţie
stabilite echipelor de lucru ale întreprinderii.
Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate în
interacţiune: sistemul operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentru
care a fost creată organizaţia, sistemul decizional (SD), care orientează şi
dirijează organizaţia, şi sistemul informaţional al conducerii (SIC), care gestionează
informaţiile externe şi interne necesare conlucrării părţilor organizaţiei. Deşi între
cele trei sisteme există interferenţe, pentru simplificarea înţelegerii, acestea se pot
reprezenta separat, ca în fig. 2.5.
A B
SO E
SIC C
SD
Figura nr .2.6 Sistemul informaţional al conducerii (SIC) în interacţiune cu
sistemul operaţional (SO) şi sistemul decizional (SD)
32
33. Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri informaţionale) se referă
la:
informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte;
dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul,
reclamaţii de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici;
hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee;
grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru
controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operatorilor ş.a.
La nivelul entităţilor economice se pot defini o serie de subsisteme
informaţionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi:
a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului
informaţional la nivel de compartiment. Acesta prezintă dezavantajul
abordării parţiale, în procesul de analiză a acelor activităţi economice care
se desfăşoară în mai multe compartimente;
b) Criteriul activităţii, care implică definirea subsistemului informaţional la
nivel de activitate economică. Dezavantajul acesteia este neluarea în
considerare, decât parţial, a interdependenţelor existente între activităţile
entităţii cercetate;
c) Criteriul funcţiunii care presupune abordarea subsistemelor informaţionale
la nivelul activităţilor de bază din cadrul fiecărei funcţiuni a societăţii
(funcţiunea de personal, funcţiunea de producţie, funcţiunea comercială,
funcţiunea financiar-contabilă, funcţiunea de cercetare-dezvoltare,
funcţiunea în servicii).
Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul
de mijloace, legături comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şi
proceduri destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocării şi securităţii datelor şi
tuturor informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţii
organizaţiei.
Sistemul informaţional al conducerii poate fi un sistem care procesează
informaţiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci când SIC este
automatizat se numeşte sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa
poate fi totală sau parţială.
Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor la proiectarea şi
conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţile
de producţie, birourilor şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructura
necesară pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor,
precum şi pentru noi moduri de distribuire a cunoaşterii.
33
34. O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru
managerii de azi, deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme
informatice performante pentru a supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea
informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte importantă pentru manageri.
Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru colectarea
informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta
la realizarea obiectivelor organizaţionale.
2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
Pe plan mondial nu există în prezent o terminologie unanim acceptată
referitoare la conţinutul sistemelor informaţionale şi nici o definiţie care să
întrunească sufragiile specialiştilor.
Sistemul informaţional cuprinde1:
ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau informale,
utilizate în cadrul firmei precum şi datele care au sta la baza obţinerii lor;
procedurile şi tehnicile de obţinere (pe baza datelor primare) şi de
difuzare a informaţiilor;
platforma hardware necesară prelucrărilor datelor şi disipării
informaţiilor;
personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea
datelor.
De asemenea, sistemul informaţional al organizaţiilor este alcătuit din
mai multe componente interdependente. Aceste sunt2:
datele şi informaţiile;
circuitele şi fluxurile informaţionale;
procedurile informaţionale;
mijloacele de tratare a informaţiilor.
În accepţiunea majorităţii specialiştilor sistemul informaţional este
definit, într-o concepţie sistemică, drept un ansamblu interconectat de date,
informaţii, fluxuri informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de
1
Nicolescu O., Verboncu I., “Management”, Ed. Economică, 1995, pag. 39.
2
Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250.
34
35. prelucrare, transmitere şi stocare a datelor care acţionează în vederea realizării
obiectivelor fundamentale ale unei firme.
Din definiţia dată se pot evidenţia următoarele componente ale
sistemului:
1. Datele care reprezintă ansamblul de informaţii prelucrate despre un
fenomen sau proces;
2. Informaţiile reprezintă acele date care aduc un spor de cunoaştere
receptorului (uman sau maşină);
3. Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul informaţiilor şi
deciziilor (caracterizate prin conţinut, frecvenţă, calitate, volum, formă,
suport), necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care se
transmit între două posturi de lucru. Flux informaţional reprezintă totalitatea
informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale existente. Fluxurile
informaţionale se împart în trei categorii1:
a) Fluxuri informaţionale ascendente - totalitatea informaţiilor care circulă
între două nivele ierarhice aflate în relaţie de subordonare;
b) Fluxuri informaţionale orizontale - informaţiile care circulă între
subdiviziuni organizatorice aflate pe acelaşi nivel ierarhic;
c) Fluxuri informaţionale oblice - se nasc aleatoriu şi reprezintă totalitatea
datelor vehiculate între subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele
ierarhice diferite, dar nu în relaţie de subordonare.
4. Circuitele informaţionale - ansamblul legăturilor existente între
diferite verigi organizatorice;
5. Procedurile informaţionale - totalitatea metodelor şi tehnicilor de
prezentare a informaţiilor primare pentru asigurarea interfeţei om-calculator.
Evoluţia procedurilor este strâns legată, în timp, de evoluţia performanţelor
sistemelor de calcul;
6. Mijloace de tratare a informaţiilor - ansamblul echipamentelor
constructive (hardware) şi a suporturilor logice (software) ce asigură
prelucrarea informaţiilor şi obţinerea rezultatelor finale.
Sistemul informaţional economic asigură gestiunea tuturor
informaţiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele şi
procedeele de care dispune. Informaţiile sunt generate şi înregistrate în cadrul
sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale care se
mai numesc posturi de lucru, care se individualizează prin următoarele
1
Radu I., “Informatică managerială”, 1996, pag. 15.
35
36. elemente: date de intrare; timp de staţionare; operaţii de prelucrare; date de
ieşire.
2.2.1 Datele şi informaţiile
În vorbirea curentă, termenii de dată şi informaţie sunt utilizaţi cu
acelaşi înţeles însă între ele există o anumită diferenţă. Deşi adesea se
foloseşte termenul de dată şi informaţie cu acelaşi sens, specialiştii disting
între cele două noţiuni o mare diferenţă. Datele reprezintă fapte şi cifre
neanalizate. Astfel, potrivit majorităţii specialiştilor „data reprezintă
descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene
referitoare la firmă sau la procese din afara sa care interesează
managementul acesteia.”
Informaţiile sunt definite ca fiind „acele date care aduc adresantului
un spor de cunoaştere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, ce
îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în
cadrul respectivei firme.”
Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumită
bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar.
Informaţiile, în schimb, sunt date care au relevanţă pentru nevoile celor care
administrează şi contribuie la exercitarea funcţiilor manageriale.
Din multitudinea de definiţii atribuite atât datelor cât şi informaţiilor,
de către specialişti în domeniu, putem observa faptul că datele se transformă
în informaţii în momentul în care li se atribuie înţeles, sens. Astfel la început
ele sunt considerate „fapte brute”, „materii prime”, „puncte de plecare”, care
în urma procesului de „interpretare”, „transformare”, „procesare” sau
„rezumare” primesc o anumită „valoare”, „relevanţă”, „semnificaţie”.
Trebuie subliniat faptul că există posibilitatea ca persoane diferite să
atribuie înţelesuri diferite aceloraşi date şi de asemenea trebuie făcută
distincţie între cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziţia unei
societăţi, şi volumul mult mai mic care este de fapt selectat şi transformat în
informaţii.
Informaţiile şi cunoştinţele au o mare importanţă, atât pentru
dezvoltarea personalităţii umane, cât şi pentru evoluţia vieţii şi societăţii. Nici
societatea şi nici indivizii ei nu pot progresa satisfăcător în lipsă de informaţii.
36
37. Prin intermediul informaţiilor se asigură transferul cunoştinţelor de la o
generaţie la alta, se asigură accesul la cele mai avansate realizări ale omenirii.
Conceptul de informaţie reprezintă o noţiune de maximă generalitate
care semnifică o comunicare, o veste, o ştire, un mesaj, un semnal etc. despre
evenimente, fapte, stări, obiecte, despre forme de manifestare a realităţii care
ne înconjoară. Informaţia reprezintă cantitatea de noutate adusă de un mesaj
din lumea reală şi furnizată de cineva.
Informaţia, energia, şi materia sunt cei mai importanţi factori ai
economiei moderne pe lângă pământ, capital şi forţa de muncă. Faţă de
materie sau energie, informaţia prezintă caracteristici distincte:
ea nu cunoaşte ideea de original, se poate copia ori de câte ori se
doreşte şi este independentă de loc;
informaţia nu se învecheşte şi se poate combina aproape nelimitat;
informaţia este puternic condensabilă.
informaţia se percepe ca o anumită măsură a ordinii întrucât ea
anihilează incertitudinea şi nedeterminarea. O măsură a ordonării este entropia
negativă, termen care a luat naştere prin analogie cu entropia, care este, în
termodinamică, o mărime exprimabilă matematic a neordonării.
Calitatea unei informaţii constă în gradul de probabilitate cu care
utilizatorul creează certitudinea unei afirmaţii1. Oamenii ajung la informaţii
direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purtători de informaţie, precum
ziare, cărţi, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de
comunicaţie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator).
În secolul XXI revoluţia cunoştinţelor se va intensifica2, iar rezultatul
acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunoştinţe care se vor
extinde rapid în zonele dezvoltate ale omenirii. Fireşte la baza revoluţiei
cunoştinţelor se află corelaţia cunoştinţelor cu data şi informaţia.
Informaţiile vehiculate într-o organizaţie pot fi grupate pe mai multe
categorii după următoarele criterii:
1. După modul de exprimare informaţiile pot fi: Orale – expuse prin viu grai;
Scrise – consemnate de regulă pe hârtie; Audio-vizuale – se adresează
concomitent văzului şi auzului.
1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51
2
Jones A. B. – Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New
Economy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI.
37
38. 2. După gradul de prelucrare informaţiile se împart în: Primare – anterior nu
au suferit un proces de prelucrare informaţională; Intermediare – se află în
diferite faze de prelucrare informaţională; Finale – au trecut prin întregul
şir de prelucrări informaţionale prevăzute.
3. După direcţia vehiculării informaţiile pot fi: Descendente – se transmit de
la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului;
Ascendente – se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele
superioare de management; Orizontale – se transmit între titularii de
posturi situati pe acelaşi nivel ierarhic.
4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării informaţiile se
clasifică în: Tehnico-operative – localizează în timp şi spaţiu procesele din
cadrul firmei; De evidenţă contabilă – se referă în special la aspectele
economice ale activităţilor firmei; Statistice – reflectă sintetic principalele
activităţi ale firmei corespunzător unor standarde prestabilite.
5. După mediul de provenienţă informaţiile pot fi: Exogene – provin din
suprasistemele din care face parte firma; Endogene – sunt generate în
cadrul firmei.
6. După destinaţie informaţiile se împart în: Interne – beneficiarii de
informaţii sunt managerii şi executanţii din întreprindere; Externe –
beneficiarii de informaţii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din
care face parte firma.
7. După gradul de obligativitate pentru adresant informaţiile pot fi:
Imperative – emise de conducători fiind destinate nivelurilor ierarhice
inferioare; Nonimperative – emise de executanţi şi manageri fiind destinate
preponderent colegilor sau superiorilor.
8. După natura proceselor informaţiile, bazate pe funcţiunile firmei, se pot
clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producţie;
Financiar-contabile; Personal; Complexe.
Trebuie făcută distincţia între ştire ca informaţie despre ceva şi opinia
despre acel ceva. Ştirea întruneşte caracteristicile de informaţie în sensul că
reflectă realităţi obiective, stări de fapt existente. Opinia reprezintă
exprimarea unor păreri, a unor gânduri proprii sau de grup. Opinia este deci
subiectivă sau prea puţin obiectivă, putând fi uneori promovată pe baza unor
interese dinainte stabilite, urmărind scopuri fie constructive (educaţionale,
mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realităţii, abaterea atenţiei de la
problemele reale ale vieţii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectivă are un
38
39. grad redus de generalitate chiar atunci când priveşte unele evenimente
concrete1.
De asemenea, informaţia nu trebuie să se confunde cu zvonul care
reprezintă, ca şi opinia falsă, o ştire neîntemeiată şi neverificată. Forma de
exprimare şi transmitere a informaţiilor, opiniilor şi comentariilor o reprezintă
comunicarea.
Informaţia este o comunicare despre un anumit aspect al realităţii
obiective. Din punct de vedere conceptual informaţia reprezintă o reflectare în
planul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea
ce ne înconjoară.
Informaţia are sens de noutate pentru cel căruia i se adresează,
indiferent de forma pe care o ia (ştire, semnal, comunicare). Putem spune deci
că informaţia este un mesaj, dar cu precizarea că nu orice mesaj este o
informaţie. Dacă mesajul nu transmite nici o noutate şi nu are suport real,
atunci acesta nu prezintă interes pentru receptor şi deci nu are caracter de
informaţie.
Informaţia primeşte întotdeauna atributul domeniului pe care îl reflectă.
De exemplu, realităţile din domeniul economic se reflectă în informaţiile
economice.
Procesul de sesizare, înţelegere şi însuşire a informaţiilor dintr-un
anumit domeniu reprezintă un proces de informare. Informaţiile dobândite în
urma unui proces de informare într-un anumit domeniu, formează cunoştinţele
despre acel domeniu, iar mulţimea acestora reprezintă baza de cunoştinţe.
Cunoştinţele reprezintă deci o însumare a tuturor informaţiilor
dobândite într-un anumit domeniu, sau care se referă la un anumit obiect. În
sinteză cunoştinţele sunt elemente abstracte şi individuale despre obiectele şi
domeniile lumii reale, însuşite şi/sau dobândite.
Data este forma de reprezentare accesibilă a informaţiei prelucrate.
Ea reprezintă suportul formal al informaţiei care se concretizează în cifre,
litere, Simboluri, coduri şi alte însemne.
Există o corespondenţă determinată între informaţie, Simbol şi dată
astfel că, foarte adesea, în practică, termenul de informaţie este utilizat pentru
a desemna date, iar expresia „prelucrarea informaţiilor” înlocuieşte expresia
„prelucrarea datelor”. Putem considera că datele prelucrate, în măsura în care
1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economică, Ed. Calipso 2000, 1999,
pag. 9.
39
40. afectează în sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maşini), au
calitatea de informaţii.
În procesul prelucrării şi utilizării informaţiilor, acestea sunt privite din
patru puncte de vedere:
a) din punct de vedere sintactic, când se urmăreşte aspectul admisibil
al acestora, în sensul că informaţiile trebuie să capete anumite forme de
reprezentare respectând riguros anumite reguli.
Nivelul sintactic se referă la sistemul de semne şi la regulile de reunire
a acestora în construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiilor
în procesul culegerii, transmiterii şi prelucrării acestora. Acestui nivel îi
corespunde conceptul de dată, concept central în informatică, exprimat prin
formulă BNF (Backus-Naur Form) astfel:
<data>: = <identificator><atribute><valoare>
Noţiunea de dată în informatică cuprinde şi noţiunea de valoare, dar
presupune în plus şi elementul de reprezentare şi manipulare, adică o
modalitate simbolică de exprimare şi un sistem de reguli de transformare a
acestuia prin care se pot obţine date noi. Apare astfel clară nu numai distincţia
dintre dată şi valoare, ci şi deosebirea dintre informaţie şi dată, ca deosebire
dintre obiect şi modelul său. Finalitatea procesului de informare presupune
trecerea de la structură la sens, adică de la nivelul sintactic la cel semantic prin
procesul de comunicare influenţat de context;
b) din punct de vedere semantic, urmărindu-se semnificaţia, înţelesul
informaţiei (conţinutul real al informaţiei) ce derivă din datele prelucrate. Sub
aspect semantic, informaţia poate fi caracterizată ca semnificaţie a datelor.
Sensul informaţiei la nivel semantic este corespondenţa dintre o dată, pe de o
parte, şi obiectul real sau situaţia pe care o reprezintă, pe de altă parte;
c) din punct de vedere pragmatic, urmărindu-se utilitatea pentru
receptori, efectul asupra acestora (măsura în care acestea satisfac cerinţele
utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaţiei este
însă cel pragmatic, singurul care raportează informaţia la scopurile
observatorului. În raport cu necesităţile observatorului se definesc
caracteristici ca importanţa sau utilitatea informaţiei. Obiectul pragmaticii
include, deci, într-o anumită măsură, problemele de conducere, de necesar de
informaţii şi de eficienţă a sistemelor informaţionale. Abordarea pragmatică
impune utilizarea noţiunii de cunoştinţă. Considerând situaţia la un moment
dat, cunoştinţele reprezintă totalitatea informaţiilor dobândite anterior cu
40