sumber WTP 804

1. Bab 10:
Pengurusan Risiko Projek

2. Kepentingan Pengurusan Risiko
Projek
• Pengurusan risiko projek ialah seni dan sains utk
mengenalpasti, memberikan dan bertindak kepada
risiko sepanjang hayat projek demi mencapai objektif
projek
• Pengurusan risiko kerap diabaikan dlm projek, tetapi ia
membantu meningkatkan kejayaan projek dengan
membantu memilih projek yg baik, menentukan skop
projek dan membangunkan anggaran realistik
• Kajian Ibbs dan Kwak menunjukkan bagaimana
pengurusan risiko diabaikan khasnya dlm projek TM
• Kajian KPMG mendapati bhw 55% projek yg gagal
tidak menguruskan risiko.

3. Jadual 10-1. Kematangan Pengurusan Projek
Mengikut Bidang dan Pengetahuan

4. Apa itu Risiko?
• Takrifan kamus: risiko ialah kebarangkalian
kecederaan atau kehilangan
• Risiko projek melibatkan pemahaman tentang
masalah yg mungkin timbul dlm projek dan
bagaimana ia boleh menghalang kejayaan
projek.
• Pengurusan risiko seperti insurans, satu
pelaburan.

5. Utiliti Risiko
• Utiliti risiko atau toleransi risiko ialah tahap
kepuashatian yg diterima dari pulangan yg
berpotensi
– Utiliti meningkat pd kadar menurun untuk org yg
tidak sukakan risiko.
– Sesiapa yg sukakan risiko mempunyai toleransi yg
tinggi kpd risiko dan kepuashatian mereka meningkat
apabila lebih pulangan dipertaruhkan.
– Pendekatan risiko neutral menyeimbangkan risiko
dan pulangan.

6. Rajah 10-1. Fungsi Utiliti
Risiko dan Risk Preference

7. Apa itu Pengurusan Risiko Projek?
Matlamat pengurusan risiko projek ialah utk meminimakan
risiko dan memaksimakan peluang. Proses termasuk
– Perancangan pengurusan risiko: menetapkan bagaimana utk
mengendalikan aktiviti pengurusan risiko projek
– Mengenalpasti risiko: menentukan risiko mana yg akan
mempengaruhi projek dan mendikumenkan ciri-cirinya
– Analisa risiko kualitatif: menganalisa risiko dan memberi
keutamaan ttg kesan ke atas objektif projek
– Analisa risiko kualitatif :Mengurkur kebarangkalian dan kesan
risiko
– Merancang tindakan risiko :mengambil langkah utk
meningkatkan peluang dan mengurangkan ancaman kpd
mencapai objektif projek
– Kawalan dan pemantauan risiko: memantau risiko yg diketahui,
mengenalpasti risiko baru, mengurangkan risiko, dan menilai
keberkesanan pengurangan risiko

8. Perancangan Pengurusan Risiko
• Output utama perancangan pengurusan risiko
ialah rancangan pengurusan risiko.
• Kumpulan projek patut mengulas dokumen
projek dan memahami pendekatan organisasi
dan penaja terhadap risiko.
• Butiran lanjut berbeza mengikut keperluan
projek .

9. Jadual 10-2. Soalan Dlm
Perancangan Pengurusan Risiko

10. Rancangan Kemungkinan dan
Fallback, Rezab Kemungkinan
• Rancangan kemungkinan(contingency) adalah tindakan
yg akan diambil oleh ahli kumpulan apabila risiko yg
telah dikenalpasti muncul.
• Rancangan fallback dibangunkan untuk risiko yang
memberi impak yang besar dalam memenuhi objektif
projek.
• Rezab kemungkinan (Contingency reserve) adalah
bekalan yg dipegang oleh penaja projek yg boleh
digunakan utk mengurangkan risiko kos atau jadual
sekiranya perubahan dan skop atau kualiti muncul.

11. Sumber Risiko dlm Projek TM
• Beberapa kajian menunjukkan bhw projek TM
mempunyai beberapa sumber risiko yang sama.
• Standish Group membangunkan panduan
kejayaan projek TM berasaskan risiko yg
berpotensi.
• McFarlan membangunkan soalselidik risiko utk
membantu menilai risiko.
• Lain-lain kategori risiko turut mengenalpasti
risiko.

12. Jadual 10-3. Panduan Kejayaan
Projek TM
Success Criterion Points
User Involvement 19
Executive Management support 16
Clear Statement of Requirements 15
Proper Planning 11
Realistic Expectations 10
Smaller Project Milestones 9
Competent Staff 8
Ownership 6
Clear Visions and Objectives 3
Hard-Working, Focused Staff 3
Total 100

13. Jadual 10-4. Soalselidik Risiko McFarlan
1. What is the project estimate in calendar (elapsed) time?
( ) 12 months or less Low = 1 point
( ) 13 months to 24 months Medium = 2 points
( ) Over 24 months High = 3 points
2. What is the estimated number of person days for the system?
( ) 12 to 375 Low = 1 point
( ) 375 to 1875 Medium = 2 points
( ) 1875 to 3750 Medium = 3 points
( ) Over 3750 High = 4 points
3. Number of departments involved (excluding IT)
( ) One Low = 1 point
( ) Two Medium = 2 points
( ) Three or more High = 3 points
4. Is additional hardware required for the project?
( ) None Low = 0 points
( ) Central processor type change Low = 1 point
( ) Peripheral/storage device changes Low = 1
( ) Terminals Med = 2
( ) Change of platform, for example High = 3
PCs replacing mainframes

14. Lain-lain Kategori Risiko
• Risiko pasaran: Adakah produk baru berguna kepada
organisasi atau boleh dipasarkan kepada org lain?
Adakah pengguna akan menerima dan menggunakan
produk dan servis?
• Risiko kewangan: Mampukah organisasi melakukan
projek? Adakah projek cara yg terbaik utk
menggunakan sumber kewangan projek?
• Risiko teknologi: Adakah projek mempunyai
kesauran teknikal? Adakah teknologi akan lupus
sebelum produk boleh dihasilkan?

15. What Went Wrong?
Several information technology projects fail because of technology risk.
One project manager documented an important lesson he learned on a
large IT projectfocus on business needs first, not technology. David
Anderson, a project manager for Kaman Sciences Corp., shared his
lessons learned from a project failure in an article for CIO Enterprise
Magazine. After spending two years and several hundred thousand
dollars on a project to provide new client-server based financial and
human resources information systems for their company, Anderson and
his team finally admitted they had a failure on their hands. Anderson
admitted that he was too enamored by using cutting edge technology
and took a high-risk approach on the project. He "ramrodded through"
what the project team was going to do, and he admitted that he was
wrong. The company finally decided to switch to a more stable
technology to meet the business needs of the company.
Hildebrand, Carol. “If At First You Don’t Succeed,” CIO Enterprise Magazine, April 15, 1998

16. Mengenalpasti Risiko
• Mengenalpasti risiko ialah proses utk
memahami hasil yg kurang memuaskan yg
mungkin dihasilkan oleh projek.
• Beberapa alat mengenalpasti risiko dan teknik
termasuk
– Brainstorming
– Teknik Delphi
– Temubual
– Analisa SWOT

17. Jadual 10-5. Risiko dlm Setiap Bidang
Pengetahuan
Knowledge Area Risk Conditions
Integration Inadequate planning; poor resource allocation; poor integration
management; lack of post-project review
Scope Poor definition of scope or work packages; incomplete definition
of quality requirements; inadequate scope control
Time Errors in estimating time or resource availability; poor allocation
and management of float; early release of competitive products
Cost Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, or
contingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc.
Quality Poor attitude toward quality; substandard
design/materials/workmanship; inadequate quality assurance
program
Human Resources Poor conflict management; poor project organization and
definition of responsibilities; absence of leadership
Communications Carelessness in planning or communicating; lack of consultation
with key stakeholders
Risk Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurance
management
Procurement Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations

18. Analisis Kuantitatif Risiko
(Quantitative Risk Analysis)
• Nilai impak risiko yg dikenalpasti utk
tentukan magnitud dan keutamaan.
• Alat dan teknik risiko kuantifikasi termasuk
– Matriks Kesan/Kebarangkalian
– Penjejakan Item Risiko 10 teratas (The Top 10
Risk Item Tracking technique)
– Penilaian pakar

19. Jadual 10-6. Contoh Matriks
Kesan/Kebarangkalian untuk Penilaian Risiko
Kualitatif.

20. Rajah 10-2. Carta menunjukkan Teknologi
Risiko Rendah, Sederhana dan Tinggi

21. Penjejakan Item Risiko 10 teratas
• Penjejakan Item Risiko 10 teratas ialah alat
utk menyenggara kesedaran risiko sepjg hayat
projek
• Menetapkan ulasan berkalan item risiko
projek yg 10 teratas
• Senaraikan turutan semasa, turutan lalu, bil
risiko yg muncul dlm jangkamasa tertentu dan
ringkasan kemajuan dlm menyelesaikan item
risiko

22. Jadual 10-7. Cth Top 10
Penjejakan Item Risiko
Monthly Ranking
Risk Item This
Month
Last
Month
Number
of Months
Risk Resolution
Progress
Inadequate
planning
1 2 4 Working on revising the
entire project plan
Poor definition
of scope
2 3 3 Holding meetings with
project customer and
sponsor to clarify scope
Absence of
leadership
3 1 2 Just assigned a new
project manager to lead
the project after old one
quit
Poor cost
estimates
4 4 3 Revising cost estimates
Poor time
estimates
5 5 3 Revising schedule
estimates

23. Penilaian pakar
• Byk organisasi bergantung kpd gerak hati dan
pengalaman pakar utk mengenalpasti risiko
projek
• Pakar boleh mengelaskan risiko sebagai tinggi,
sederhana atau rendah dgn/tanpa teknik canggih

24. Analisa Risiko Kuantitatif
• Mengiringi analisa risiko kualitatif, tetapi
keduanya boleh dilakukan bersama atau
berasingan
• Projek besar dan kompleks melibatkan
teknologi terkini memerlukan analisa risiko
kuantitatif yg meluas
• Teknik utama termasuk:
– Analisa pokok keputusan
– Simulasi

25. Pokok Keputusan dan Expected
Monetary Value (EMV)
• Pokok keputusan ialah kaedah diagram yg
digunakan utk membantu memilih tindakan
terbaik dlm keadaan di mana terdapat
ketidaktentuan ttg hasil masa depan.
• EMV ialah sejenis pokok keputusan di mana
nilai expected monetary keputusan dikira
berdasarkan kebarangkalian kejadian risiko (risk
event probability) and nilai monetary.

26. Rajah 10-3. Cth Expected
Monetary Value (EMV)

27. Simulasi
• Simulasi menggunakan perwakilan atau model sistem
utk menganalisa pencapaian yg diharapkan dr sistem.
• Analisa Monte Carlo melakukan simulasi hasil model
berkali-kali utk menghasilkan taburan statistik hasil yg
dikira.
• Utk menggunakan simulasi Monte Carlo, anda mesti
mempunyai 3 anggaran (most likely, pessimistic, and
optimistic) dan anggaran di antara nilai optimistic dan
most likely .

28. What Went Right?
McDonnell Aircraft Company used Monte Carlo simulation to help
quantify risks on several advanced-design engineering projects. The
National Aerospace Plan (NASP) project involved many risks. The
purpose of this multi-billion dollar project was to design and develop
a vehicle that could fly into space using a single-stage-to-orbit
approach. A single-stage-to-orbit approach meant the vehicle would
have to achieve a speed of Mach 25 (25 times the speed of sound)
without a rocket booster. A team of engineers and business
professionals worked together in the mid-1980s to develop a
software model for estimating the time and cost of developing the
NASP. This model was then linked with Monte Carlo simulation
software to determine the sources of cost and schedule risk for the
project. The results of the simulation were then used to determine
how the company would invest its internal research and
development funds. Although the NASP project was terminated, the
resulting research has helped develop more advanced materials and
propulsion systems used on many modern aircraft.

29. Rajah 10-4. Cth Hasil Simulasi Monte
Carlo utk Skedul Projek

30. Rajah 10-5. Cth Hasil Simulasi Monte
Carlo utk Kos Projek

31. Perancangan Tindakan Risiko
• Selepas mengenalpasti dan menilai risiko, anda perlu
menetapkan tindakan terhadap risiko
• 4 strategi utama:
– Mengelakkan risiko : menghilangkan ancaman atau risiko
tertentu, selalunya dgn menghilangkan punca.
– Menerima risiko : menerima akibat sekiranya risiko terjadi.
– Memindahkan risiko : memindahkan akibat risiko dan
tanggungjawab pengurusan kepada pihak ketiga.
– Mengurangkan risiko : mengurangkan impak kejadian risiko
dengan mengurangkan kebarangkalian kejadiannya.

32. Jadual 10-8. Strategi Pengurangan Risiko Am utk
Risiko Teknikal, Kos dan Skedul

33. Kawalan dan Pemantauan Risiko
• Pemantauan risiko melibatkan status risiko
• Mengawal risiko melibatkan perlaksanaan rancangan
pengurusan risiko apabila risiko berlaku
• Workarounds – tindakan tidak dirancang kpd kejadian
risiko yg perlu dilakukan apabila tiada
plan/perancangan kemungkinan (contingency plans).
• Output utama pemantauan dan kawalan risiko ialah
tindakan pembetulan, permintaan perubahan projek dna
kemaskini rancangan lain

34. Kawalan Tindakan Risiko
• Kawalan tindakan risiko melibatkan
perlaksanaan proses pengurusan risiko dan
rancangan pengurusan risiko utk bertindak
terhadap kejadian risiko
• Risiko mesti dipantau berdasarkan batu tanda
(milestones) dan keputusan yg dibuat
berdasarkan strategi pengurangan dan risiko.
• Kadangkala workarounds atau tindakan tidak
terancang kpd kejadian risiko diperlukan bila
tiada pelan kemungkinan (contingency plans).

35. Menggunakan Perisian utk Membantu
dlm Pengurusan Risiko Projek
• Pangkalan data boleh menjejak risiko. Byk jbtn
TM menggunakan pangkalan data penjejakan
• Hamparan boleh membantu dlm menjejak dan
menilai risiko.
• Perisian pengurusan risiko yg lbh canggih
seperti alat simulasi membantu menganalisa
risiko projek.

36. Hasil Pengurusan Risiko Projek
yg Baik
• Tidak seperti pengurusan krisis, pengurusan
risiko projek yg baik kerap dibiarkan.
• Projek yg dijalankan dgn baik nampak mudah,
tetapi byk usaha dilakukan utk memastikan
projek berjalan lancar.
• Pengurus projek perlu cuba utk membuatkan
kerja mereka nampak mudah (utk menunjukkan
hasil projek yg dijalankan dgn baik) .