Presentación sobre el subsistema documental de los sistemas de gestión ambiental según la norma UNE EN ISO 14001

1. documentando sistemas de gestión ambiental
una presentación con muchas letras y sin fotos
basada en la norma UNE EN ISO 14001:2004
www.alvizlo.es

2. requisitos documentales de un
sistema de gestión ambiental
ISO 14.001
¿qué se documenta?
¿cómo se documenta?
¿cómo se controla?

3. ¿qué se documenta?
4.4.4 documentación.
la documentación del sistema de
gestión ambiental debe incluir
...

4. 4.4.4 documentación.
- la política, objetivos y metas ambientales
- la descripción del alcance del sistema
- la descripción de los elementos principales del
sistema de gestión ambiental y su interacción,
con referencia a los documentos relacionados.
- documentos, incluyendo registros requeridos en
la norma ISO 14.001.
...

5. 4.4.4 documentación.
- documentos, incluyendo registros, que la
organización estime necesarios para asegurar la
eficacia de la planificación, operación y control de
procesos relacionados con sus aspectos
ambientales significativos

6. ¿cómo se documenta?
la organización debe buscar una forma de
establecer un subsistema documental que le
garantice en todo momento que:
- se cumplen los requisitos de la norma
- permite evidenciar ese cumplimiento a terceros
- es funcional y aplicable en la organización

7. ¿cómo se documenta?
debemos considerar:
- partes del sistema que serán públicas
- información sensible sobre procesos
- instrucciones sobre la forma de hacer las cosas
- recopilación de datos durante la actividad

8. ¿cómo se documenta?
estructura propuesta:
- política
- manual del sistema de gestión ambiental
- procedimientos e instrucciones de trabajo
- registros

9. ¿como se controla?
4.4.5 control de documentos.
los documentos requeridos por el sistema de
gestión ambiental y por la ISO 14.001 se deben
controlar
requisitos específicos para registros en el 4.5.4.

10. 4.4.5 control de documentos.
la organización debe establecer, implantar y
mantener uno o varios procedimientos para:
- aprobar los documentos con relación a su
adecuación antes de su emisión.
- revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario, y aprobarlos nuevamente.
...

11. 4.4.5 control de documentos.
- asegurarse de que se identifican los cambios y
el estado de revisión actual de los documentos.
- asegurarse de que las versiones pertinentes de
los documentos aplicables están disponibles en
los puntos de uso.
- asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fácilmente identificables.
...

12. 4.4.5 control de documentos.
- asegurarse de que se identifican los
documentos de origen externo necesarios para la
planificación y operación del sistema de gestión
ambiental y se controla su distribución.
- prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos, identificándolos adecuadamente en el
caso de que se mantengan por cualquier razón.

13. 4.4.5 control de documentos.
orientación A.4.5
creen y mantengan la documentación de manera
suficiente para asegurar la implementación del
sistema de gestión.
la atención principal en el desempeño ambiental,
no en un sistema complejo de control de la
documentación.

14. 4.5.4 control de los registros.
- establecer y mantener los necesarios para
demostrar conformidad con los requisitos de su
sistema de gestión, la norma ISO 14.001 y
demostrar los resultados logrados.
- establecer, implementar y mantener
procedimientos para identificación,
almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición de los registros.
- registros: legibles, identificables y trazables.

15. 4.5.4 control de los registros.
orientación A.5.4.
los registros pueden incluir:
quejas, formación, seguimiento de procesos, inspección,
mantenimiento y calibración, registros sobre contratistas y
proveedores, informes sobre incidentes, simulacro de
emergencias, resultados de auditorías, revisión por la
dirección, decisiones sobre comunicaciones externas,
requisitos legales, aspectos ambientales, actas de reuniones,
desempeño ambiental, cumplimiento legal, comunicaciones
con las partes interesadas...

16. 4.5.4 control de los registros.
orientación A.5.4.
cuidado especial con la información confidencial
NOTA: los registros no son la única fuente de evidencia
para demostrar conformidad con esta norma
internacional