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e-Billing - Wirtschaftlichkeit Basis: 400 Mobilfunk-, 50 Festnetzanschlüsse Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzun...
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e-Billing – Vorteile für den Kunden <ul><li>Prozesskostenersparnis bis zu 70% </li></ul><ul><li>Vollständige  Kostentransp...
e-Billing – Vorteile für den Kunden <ul><li>Hr. Kraut, eurocopter Donauwörth: </li></ul><ul><li>„ Dank Workom sind unsere ...
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WorKom konvertiert eingehende elektronische Nachrichten (z.B. Rechnungen für Tank- karten, Leasing, Autovermietung, Telekommunikation oder Kreditkarten), ordnet diese entsprechend hinterlegter Regeln denjeweiligen Prozesspartnern zu und verteilt sämtli- che Rechnungsdaten automatisch über das Intranet an die richtige Stelle.
Beispiel Telekommunikationsrechnungen der Deutschen Telekom: WorKom bezieht wahlweise Daten aus „Rechnung Online“, „ELFE“ oder „ELMO“ und transferiert die Einzelpositionen in eine Datenbank.
Hier werden die Daten für die Weiterverar- beitung und mögliche Recherchen/Aus- wertungen vorgehalten. Nach Eingang der Daten wird über das Intranet sowie über eMail der notwendige Workflow für die Rechnungsprüfung bei den jeweiligen
Kostenverantwortlichen initiiert.
Nach Kontrolle und Freigabe der Rechnungen über die Intranet-Oberfläche wird die zentrale Rechnungsstelle über die Freigaben informiert und kann z.B. den
Zahlungsvorgang einleiten – falls gewünscht auch vollautomatisch.
WorKom übernimmt die Vollständigkeitsprüfung, eskaliert bei Bedarf und lei- tet - optional - die vollständige Gesamtrechnung in die Faktura.

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  1. 1. alphasystems gmbh Kommunikationskosten im Griff ?
  2. 2. e-Billing - Der Weg durch das Unternehmen Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Bill Payment (Rechnungs-begleichung) Bill Posting (Übermittlung der Zahlungsdaten an den Rechnungssteller) Bill Presentment (Rechnungs-übermittlung) 24 Mrd. Rechnungen in 2005 9 € 4,80 € 1,5 €
  3. 3. e-Billing – Ist-Zustand im Unternehmen Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Rechnungs-verwaltung Informations- mangel ProfitCenter Philosophie Sammel- Kostenstellen Hoher Verwaltungs- aufwand Medienbruch in der Buchhaltung Controlling- Anforderungen Steuerliche Anforderungen
  4. 4. e-Billing - Zielsetzung <ul><li>Automatische Verteilung der Kosten auf Kostenstellen </li></ul><ul><li>Zuordnung von Kosten bis auf Mitarbeiterebene </li></ul><ul><li>Workflows zur Kostenprüfung und -freigabe </li></ul><ul><li>Automatische Rechnungsverarbeitung in ERP-Systemen </li></ul><ul><li>Umfangreiche Controllingmechanismen zur Kostentransparenz </li></ul><ul><li>Erfüllung der Wirtschaftsprüfungs-Anforderungen (GDPdU) </li></ul><ul><li>Reduktion der Prozesskosten – Gardner-Group: „nie war der ROI schneller zu erreichen !“ </li></ul>Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
  5. 5. e-Billing – Die Lösung - Workom Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Empfangen Empfangen der Rechnung, Prüfung Konvertieren Konvertierung, Prfüsummen Verteilen Verteilung, Verwaltung, Zuordnung und Einsammeln Organisieren Workflow,Freigabe, Abrechnung, Prüfung der Rechnungsdaten Controllen Controlling, diverse Reports, Missbrauchs-Reporting, Schnittstellen
  6. 6. e-Billing – warum Internet/Intranet Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Einfache Erweiterung Keine Client- Installation Standort- übergreifend Rund um die Uhr verfügbar Hohe User- Affinität Geringe Kosten
  7. 7. e-Billing - Ablaufdiagramm Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
  8. 8. e-Billing – Workom Funktionsumfang <ul><li>Manuelles oder automatisches Einlesen und Konvertieren der elektronischen Rechnungsdaten mit Prüfsummenbildung </li></ul><ul><li>Konfigurierbare Workflows bis auf Mitarbeiterebene (Ausrichtung an Geschäftsprozesse) im Intranet und per Email, SMS, etc. </li></ul><ul><li>Freigabeprozesse für Teildaten oder Gesamtrechnungen </li></ul><ul><li>Umfangreiches Rechtemanagement </li></ul><ul><li>Beliebige Vertretungs- und Vorgesetztenebenen </li></ul><ul><li>Frei konfigurierbare Eskalationsebenen </li></ul><ul><li>Budgetwarnungen für jeden Mitarbeiter oder ganze Abteilungen </li></ul><ul><li>Summierung von definierbaren Rechnungsobjekten (Tarife, Nummern, Kennzeichen) (z.B. für Privatabrechnungen). </li></ul>Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
  9. 9. e-Billing – noch mehr Funktionen… <ul><li>Beliebe Reports und Abrechnungen für Controlling </li></ul><ul><li>Autom. Workflow zur Telekom zur Initiierung von Geschäftsprozessen (Bestellung von Mobiltelefonen, neuen Karten, etc.) </li></ul><ul><li>Controlling-Funktionen zur Dokumentation von Missbrauch oder Budgetüberschreitungen (z.B. 0190-Nummern) </li></ul><ul><li>Zuordnung beliebiger Objekte zu Kostenstellen. Kostenstellen-Verwaltung. </li></ul><ul><li>Erweiterte Vertragsverwaltungen zur Organisation-Optimierung (Mobifunk-Verträge, Leasing-Verträge, etc.) </li></ul><ul><li>Objektverwaltung (Mobiltelefone, Fahrzeuge, etc.) </li></ul><ul><li>Disposition von Leihobjekten </li></ul><ul><li>Import/Export – Schnittstellen für Dritt-Systeme (ERP, CRM, etc.) </li></ul><ul><li>Mandantenfähig </li></ul><ul><li>u.v.m. </li></ul>Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
  10. 10. e-Billing – Workflows zur Prozessoptimierung Workflow Prüfung / Freigabe Workflow Kontrolle / Freigabe Workflow Bezahlung Eingang Controlling Zuordnung / Verteilung Verantwortlicher Buchhaltung Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Vertretungsebenen Eskalationsebenen Alle relevanten Prozesse innerhalb der Rechnungsver- und bearbeitung lassen sich in Form von frei definierbaren Workflows abbilden. Für jeden Workflow lassen sich mehrere Eskalations- und Vertretungsebenen einrichten. Damit wird gewährleistet, dass der Prozess die verschiedenen Stufen möglichst verzögerungsfrei durchläuft. Der Workflow kann über das Intranet , Email , SMS oder andere Publikationswege vollzogen werden.
  11. 11. e-Billing - Wirtschaftlichkeit Basis: 400 Mobilfunk-, 50 Festnetzanschlüsse Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Festnetz Prozess Ist-Prozess: 35 min. Workom: 10 min . Optimierung: 25 Minuten Einsparung: 21 Std./Monat Mobilfunk Prozess Ist-Prozess: 26 min . Workom: 8 min. Optimierung: 18 Minuten Einsparung: 120 Std./Monat Verwaltung Ist-Prozess: 32 min. Workom: 16 min. Optimierung: 16 Minuten Einsparung: 120 Std./Monat Kosten Ist-Kosten: 70 Euro Workom: ca 8% Kostensenkung Einsparung: ca. 2400 €/Mon.
  12. 12. e-Billing - Wirtschaftlichkeit Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Einsparung von 35 Euro pro Telefon, entspricht einem Potential von fast 70%
  13. 13. e-Billing – Vorteile für den Kunden <ul><li>Prozesskostenersparnis bis zu 70% </li></ul><ul><li>Vollständige Kostentransparenz </li></ul><ul><li>Analyse der Nutzungsverhaltens </li></ul><ul><li>Nahtlose Integration in die IT-Landschaft </li></ul><ul><li>Lange Lebensdauer durch hohe Adaptierbarkeit </li></ul><ul><li>Stringenter Prozessablauf </li></ul><ul><li>Amortisation der Kosten in ca. 4-6 Monaten </li></ul><ul><li>Standortunabhängige /-übergreifende Verwaltung </li></ul><ul><li>Schnelle Implementierung </li></ul><ul><li>Geringe Schulungskosten </li></ul>Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
  14. 14. e-Billing – Vorteile für den Kunden <ul><li>Hr. Kraut, eurocopter Donauwörth: </li></ul><ul><li>„ Dank Workom sind unsere Verwaltungskosten im Mobilfunkbereich um fast 60% gesunken. </li></ul><ul><li>Die Software spart uns viel Zeit, Geld und Arbeit .“ </li></ul>Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke
  15. 15. e-Billing – Produktübersicht Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke Hoch <ul><li>Performancegrenzen </li></ul><ul><li>Erweiterungsgrenzen </li></ul><ul><li>Integration begrenzt </li></ul><ul><li>Individuelle Anpassungen </li></ul><ul><li>Kompletter Funktionsumfang nutzbar </li></ul><ul><li>Kundenspezifische Leistungsverrechnung </li></ul><ul><li>Mehr Funktionen notwendig </li></ul><ul><li>Vertrauen in e-Billing vorhanden </li></ul><ul><li>weitere Optimierung </li></ul>Workom ASP Mittel <ul><li>Anpassungen nur marginal </li></ul><ul><li>Performancegrenzen </li></ul><ul><li>eingeschränkter Funktionsumfang </li></ul><ul><li>Einheitliche Datenbasis für ALLE Kommunikationskosten </li></ul><ul><li>Eigene Stammdaten-Zuordnungen </li></ul><ul><li>Einfacher Einstieg, geringe Investition </li></ul><ul><li>Keine zentrale Datenhaltung </li></ul><ul><li>Transparenz erwünscht </li></ul><ul><li>Geringes Vertrauen in e-Billing </li></ul><ul><li>Optimierungswunsch </li></ul>WorKom Portal Sehr Hoch <ul><li>Abrechnung nach Aufwand </li></ul><ul><li>Investitionsaufwand </li></ul><ul><li>Horizontale und vertikale Erweiterungen </li></ul><ul><li>Höchste Integration </li></ul><ul><li>Skalierbarkeit </li></ul><ul><li>Höchste Prozess-Optimierung </li></ul><ul><li>Synergien nutzen </li></ul><ul><li>Vertrauen hoch </li></ul><ul><li>Ausnutzung aller Optimierungsmöglichkeiten </li></ul><ul><li>Hohe Integrationsanforderung </li></ul>WorKom Master Prozess-optimierung Vorteil Kundensituation Produkt Nachteil
  16. 16. alphasystems - Referenzen u.v.m.
  17. 17. e-Billing – Wer sind wir alphasystems gmbh kirchbergstr. 23 86157 augsburg 0821-50981-0 0821-50981-509 [email_address] www.alphasystems.com
  18. 18. e-Billing – Ausblicke Ist-Zustand – Zielsetzung – Abhilfe – Umsetzung – Wirtschaftlichkeit – Vorteile - Ausblicke EAI Ereignisse treten ein, werden Workflowobjekten zugeordnet, von den Verantwortlichen qualifiziert, in das Fremdverfahren exportiert. EDI B2B Nachrichten gehen ein, werden Workflowobjekten zugeordnet, von den Sachbearbeitern bestätigt, in das ERP-System exportiert. ebpp Electronic billing, presentment and payment Forderungen entstehen, werden Aufträgen zugeordnet, gehen als Rechn. mit Werbung online, werden vom Empfänger gesichtet und z.B. über T-pay bezahlt re-billing Ressourcenverbrauch wird gemessen, Belastungen ermittelt, Kostenträger zugeordnet, von den Verantwortlichen geprüft, nach Kostenart/-stelle kontiert, in das Controlling exportiert. e-billing Kosten entstehen, werden Kostenträger zugeordnet, von den Verantwortlichen geprüft, nach Kostenart-stelle kontiert, in die FIBU exportiert.

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