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… und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu
optimieren und ein effizientes Controlling durchzuführen
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Um Einsparungen transparent messen zu können, muss eine passende
Methode für die Beschaffungskategorie ausgewählt werden
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Die Spend-Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in
Einzeleffekte auf




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Aus den Ergebnissen der Spend-Flussrechnung können direkt die
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Im Vergleich zur Baseline wurde weniger zu einem höheren Preis
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Neue Materialien verursachen einen negativen Struktureffekt




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Eine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die höchsten Preissteigerungen
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Für jedes einzelne Material hilft die Spend-Flußrechnung die negativen
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Ausblick: Klassische Spend-Management-Systeme werden zu Performance
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Im Einkauf Wird Das Geld Verdient Icv Berlin 200909

  1. 1. 03-23-05 „Im Einkauf wird das Geld verdient“ verdient“ Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling Spend- Michael Lauer Orpheus GmbH Nordring 98a 90409 Nürnberg Berlin, September 2009 www.orpheus-it.com Konzerne und mittelständische Unternehmen in Deutschland und Europa mittelstä nutzen Methoden und Werkzeuge von Orpheus zum Management ihrer Einkaufsdaten und zum Messen von Einsparungen 2005 2006 2007 2008/2009 Kunden Große, nachhaltige Lösungen für Transparenz Kunden Savings- Studien und kleinere Lösungen Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 2
  2. 2. Eine wichtige Zielsetzung im Einkauf lautet: „Generiere Cash-Flow-wirksame jährliche Einsparungen“ … Cash- Flow- Einsparungen“ … von 3% – 10% des externen Einkaufsvolumens über folgende Hebel: Bündelung Ve Pro ibun der chre bes rbe eis r Pr ste sse ukt - ” e “B run d g Relevant für Strategic Nicht relevant für g Controlling-Lösung Sourcing Controlling-Lösung Op rozes ame na inka g ier s - Int nale r un P ins tio uf E er me - tim Ge Lieferanten- rationalisierung Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 3 Strategisches Einkaufscontrolling stellt bestehende Organisationen vor große Herausforderungen groß Management der CPO-Organisation CPO … … … Anforderung von Analysen bzw. Holding / Divisionen Berichten Kostenreduktion Optimierung des Working Capital Liefer- Keine Bünde- Heterogene Hohe Hohe Anzahl Unter- anten- einheitlichen lung IT- geografische von schiedliche … wechsel Waren- Landschaft Verbreitung Einheiten Sprachen Ver- gruppen handlun- Spend- gen Daten- Effizienz- Trans- parenz verluste verluste € ... Business Unit 1 Business Unit 2 Business Unit 3 … Com p. 1 Com p. 2 Com p. 3 Comp. 1 Com p. 2 … Com p. 1 … … § Mangel an Datentransparenz § Mangelnde Basis für auf Fakten basierendes Management Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 4
  3. 3. Durch mangelhafte Transparenz können Einsparpotenziale nicht oder nur schwer gehoben werden. werden. Ausgehend von einem externen Beschaffungsvolumen einer Holding, … 60 % davon 50 %davon 80 %davon 12,5 %davon 3,0 % 24 % 100 % 30 % Einsparungen abgedeckt durch 60 % durch durch Rahmen- Rahmen- bündel- ndel- Strategischen Rahmen- Rahmen- verträ verträge Externes Beschaffungsvolumen barer Einkauf verträge verträ Anteil adressierbar … sind mind. 3% Einsparungen durch Transparenz und Bündelungen möglich. Weitere 7% lassen sich durch Sourcing-Initiativen heben, die auf anderen Hebeln basieren* Beispiel: Für eine Holding mit einem externen Beschaffungsvolumen von ca. 100 Mio. € pro Jahr sind Einsparungen von ca. 3 Mio. € pro Jahr durch Transparenz möglich! * Durchschnitt unserer Projekte Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 5 Ein Einkaufscontrolling-System sollte die wichtigsten Bereiche des strategischen Einkaufs unterstützen… unterstü tzen… Basisfragen Strategische Fragen • Gibt es Preisreduktionen? Lieferanten • Was wurde gekauft? Spend Cube Trans- • Wer kauft? • Spend • Wie hoch sind Mengen-, Con- parenz • Preise Rohmaterial- und andere Effekte? trolling • Von wem? • Mengen en • Werden Zahlungsziele o ri • Für wie viel? ausgenutzt? te g • Was ist der Durchschnittspreis? • … Ka BUs, Companies Kostenreduktion Optimierung Einkaufscontrolling des (Transparenz & Working Capital Savings tracking) (Zahlungs- bedingungen) Management der CPO-Organisation Corporate Einkauf Controlling Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 6
  4. 4. … und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu optimieren und ein effizientes Controlling durchzuführen durchzufü Messung des Steuerung von Transparenz der Datenintegrität u. Effizientes reinen lokalen Einkaufs- Einkaufsdaten -controlling Berichtswesen Einkaufserfolgs prozessen Holding Autom. Upload & Berichts- BU1 BU2 BU3 erstellung … … … … • Berechnung von Ein- • Gemeinsame Daten- • Daten kommen direkt • Nahezu automatisches • Die Qualität des sparungen gegen de- basis für das Unter- aus den Quell- Berichtswesen Systems misst die finierte Baselines nehmen systemen • Einfache Möglichkeit Qualität der lokalen • Trennung von • Daten sind nach • Berechnungen werden für Ad-hoc-Abfragen Daten Mengen-, Roh- einem harmonisierten nur im System durch- • Weniger Aufwand für • System Audits material- und Standard geführt die lokalen Einheiten • Kontrolle der Stamm- Währungseffekten kategorisiert • Weniger Schnittstellen daten • Zentrale Kontrolle è Beeinflussbarer è Gemeinsame è Transparente è Effizienz è Prozess- Erfolg Sprache Organisation potenziale Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 7 Die für ein innovatives Berichtswesen benötigte Datenqualität wird erst durch ein ausgereiftes Content Management ermöglicht ermö Back-End-Systeme Lieferanten- Konsolidierung monatl. Daten- Checks auf Upload Extraktion Extraktion Plausibilität Kategori- sierung § Datenselektion § Prüfung von § Datenanreicherung in den lokalen Key Perfor- e.g. D&B Systemen mance Indi- cators (KPI) § Lieferanten- § Datentrans- konsolidierung formation § Manuelle Überprüfung § Kategorisierungs- der Extraktion methoden § Benutzung einer Stichwortdatenbank Content Management Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 8
  5. 5. Um Einsparungen transparent messen zu können, muss eine passende Methode für die Beschaffungskategorie ausgewählt werden fü ausgewä Wiederkehrender Spend Nicht-wiederkehrender Spend Abweichung Einkaufspreis Index-basiert Warenkorb € € € n tio pola extra Zeit Zeit Zeit Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 9 Die Spend-Flussrechnung ist ein m ögliches Hilfsmittel für ein innovatives Messen von Einsparungen Preis- Mengen- Struktur- Rohmaterial- effekte effekte effekte … effekte Messung des Einkaufs- Eliminierung erfolgs Definition von von Planwerten, bzw. Währungs- Spend-Flussrechnung Baselines effekten Aufdeckung von Einspar- potenzialen Aufdeckung/ Alternative Einheitliche Erklärung von Vergleichs-/ Wertbasis für Abweichungen u. Planwerte den Konzern Einzeleffekten Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 10
  6. 6. Die Spend-Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in Einzeleffekte auf 1 2 3 Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 11 Preis- und Mengeneffekte sind die zentralen Ergebnisse der Spend-Flussrechnung Spend- Preis- effekt Price Baseline Gemischter Effekt Actual Mengen- effekt Quantity Baseline Actual Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 12
  7. 7. Aus den Ergebnissen der Spend-Flussrechnung können direkt die Einsparungen berechnet werden Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 13 Die Netto-Einsparungen berechnen sich aus den preisrelevanten abzüglich von sonstigen nicht-beeinflussbaren Effekten nicht- + = - = Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 14
  8. 8. Im Vergleich zur Baseline wurde weniger zu einem höheren Preis beschafft Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 15 Im Vergleich zur Baseline wurde mehr zu einem höheren Preis beschafft Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 16
  9. 9. Neue Materialien verursachen einen negativen Struktureffekt Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 17 Eine mögliche Analysekette beginnt Top-Down bei den Beschaffungsgruppen Sehr gut: Die Einsparungen steigen kontinuierlich Die Situation verschlechtert sich ab April Keine Einsparungen! Im Gegenteil: Signifikante Preissteigerungen Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 18
  10. 10. Eine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die höchsten Preissteigerungen stattgefunden haben Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 19 Ursachen für fehlende Einsparungen finden sich bei den Materialien Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 20
  11. 11. Für jedes einzelne Material hilft die Spend-Flußrechnung die negativen Abweichungen besser zu verstehen und Ursachen zu finden Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 21 Eine Analyse von Preisen und Mengen zeigt ein detailliertes Bild im Jahresverlauf Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 22
  12. 12. Ausblick: Klassische Spend-Management-Systeme werden zu Performance Management-Systemen weiterentwickelt Management- Reporting Initiative Tracker Savings Tracker (ex ante) (ex post) • Planung von Initiativen • Laufendes Nachhalten und Nachhalten der der erzielten Implementierungs- Closed Einsparungen schritte Loop Spend • Input für das Budget • Detailplanung auf Management • Einfache und Material-, Material- transparente Regeln für gruppen- oder Gesell- Einsparungen und deren schaftsebene Überprüfung SpendCube + Content Management Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 23

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