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ZEIT:
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Persönliche Zeitanalyse (1)
unklare Ziele
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Selbsteinschätzung: Neige ich ...
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11. Unkonzentriert zu arbeiten
Fast nieFast
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häufig
Manch-
mal
12. Nicht zuzu...
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02. Telefonische Unterbrechungen
Analyse der Arbeitssituation
Fast nieFast
immer
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Bedingung für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Auseinandersetzung mit dem,...
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Zeitmanagement erfolgreich nutzen

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von Bernd Dieschburg

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Kurzbeschreibung:

Grundlagen des Zeitmanagements, Prioritätensetzung, Organisationsprinzipien, Planungsprinzipien, Effektive Delegation, Umgang mit Zeitdieben und Störgrößen

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Zeitmanagement erfolgreich nutzen

  1. 1. Seite 1Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Zeitmanagement erfolgreich nutzen Personal- und Organisationsentwicklung Menschen nachhaltig und wirkungsvoll in Organisationen erfolgreich machen
  2. 2. Seite 2Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Inhaltliche Übersicht Grundlagen des Zeitmanagements Prioritätensetzung Planungsprinzipien Organisationsprinzipien Delegation von Aufgaben Umgang mit Zeitfressern und Störgrößen Ganzheitliches Zeit- und Selbstmanagement 2 3 1 4 5 6 7
  3. 3. Seite 3Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Grundlagen des Zeitmanagements: Zur Einstimmung…. (1) N I M M D I R Z E I T . . . . . . . . Nimm Dir Zeit, um zu arbeiten, es ist der Preis des Erfolges. Nimm Dir Zeit, um nachzudenken, es ist Quelle der Kraft. Nimm Dir Zeit, um zu spielen, es ist das Geheimnis der Jugend. Nimm Dir Zeit, um zu lesen, es ist die Grundlage des Wissens. Nimm Dir Zeit, um freundlich zu sein, es ist das Tor zum Glücklichsein. Nimm Dir Zeit, um zu träumen, es ist der Weg zu den Sternen. Nimm Dir Zeit, um zu lieben, es ist die wahre Lebensfreude. Nimm Dir Zeit, um froh zu sein, es ist die Musik der Seele. (Irländische Quelle) 1
  4. 4. Seite 4Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Zu dem Wenigen, das auf der Welt gerecht verteilt ist, gehört die Zeit: Jeder von uns hat jede Woche 168 Stunden zu leben. Daher: Du kannst Dein Leben nicht länger machen, aber intensiver ! (Konfuzius) Zeit ist ein wertvolles Kapital: > Zeit ist ein absolut knappes Gut. > Zeit ist nicht käuflich. > Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden. > Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich. Grundlagen des Zeitmanagements: Zeit als wertvolles Kapital (1) 1
  5. 5. Seite 5Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Grundlagen des Zeitmanagements: Zeit als wertvolles Kapital (2) • Im Gegensatz zu den anderen Ressourcen lässt sich Zeit nicht manipulieren. Die unsichtbare Ressource Zeit ist etwas einzigartiges, denn sie ist ein endliches Gut. • Sie ist nur begrenzt vorhanden und lässt sich nicht vermehren. Man kann die Uhr nicht schneller oder langsamer gehen lassen. • Zeit ist die einzige Ressource, die man in dem gleichen Augenblick ausgeben muss, in dem man sie erhält. • Der Begriff Zeitmanagement ist von daher irreführend. Denn das einzige, was wir tun können, ist Selbstmanagement in Relation zur Zeit zu betreiben. • Wir haben nicht die Wahl, ob, sondern lediglich wie wir unsere Zeit nutzen wollen. 1
  6. 6. Seite 6Zeitmanagement Stand 20.07.2011 ~ Aufgabenerledigung mit weniger Aufwand ~ bessere Organisation der eigenen Aufgaben ~ weniger Fehler bei der Aufgabenerledigung ~ besseres Erreichen der Arbeits- und Lebensziele ~ geringerer Arbeits- und Leistungsdruck ~ weniger Hektik und Stress ~ größere Arbeitszufriedenheit ~ höhere Arbeitsmotivation und mehr Lebensfreude Ein alte Segler-Weisheit lautet: „Nicht wie der Wind weht – wie ich die Segel setze, darauf kommt es an !“ Grundlagen des Zeitmanagements: Vorteile und Nutzen des Zeitmanagements 1
  7. 7. Seite 7Zeitmanagement Stand 20.07.2011 ZEIT: Bis wann will ich/ muss ich die Aufgabe erledigt haben ? ZIEL: Was will/muss ich erreichen ? METHODE: Wie will ich/muss ich die Aufgabe bearbeiten ? AUFGABE Bewusstes Denken und Handeln >>>>> bevor ich eine Aufgabe beginne (Planung, Organisation) >>>>> während ich an einer Aufgabe arbeite (Konzentration, Selbstdisziplin) >>>>> nachdem ich eine Aufgabe beendet habe (Kontrolle, Nachbereitung) Konsequentes, zielorientiertes Arbeiten = Arbeitstechniken/-methoden Einstellung (KENNEN und KÖNNEN) (WOLLEN) + Grundlagen des Zeitmanagements: Zeitmanagement und Selbstmanagement 1
  8. 8. Seite 8Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Grundlagen des Zeitmanagements: Persönliche Zeitanalyse (1) unklare Ziele Unordnung nicht „Nein“ sagen können Unterbrechungen noch mehr Unterbrechungen Untätigkeit/ Hilflosigkeit/ Ohn-Macht zu viel auf einmal Stress und Erschöpfung nur Arbeit – kein Vergnügen 1
  9. 9. Seite 9Zeitmanagement Stand 20.07.2011 02. Arbeiten zu unterbrechen, um andere Dinge zu tun Selbsteinschätzung: Neige ich dazu ? (Arbeitsverhalten) Fast nieFast immer häufig Manch- mal 03. Bei schwierigen Aufgaben aufzugeben bzw. sie zurückzustellen 04. Alles selbst zu tun 06. Arbeiten zu beginnen, ohne den besten Weg zu überlegen 01. Stundenlang ohne Pause zu arbeiten 07. fällige, aber unangenehme Entscheidungen hinauszuzögern 09. Arbeitsmittel nicht oder unzureichend zu nutzen 05. Unangenehme Aufgaben aufzuschieben 08. Alle Fakten wissen zu wollen Grundlagen des Zeitmanagements: Persönliche Zeitanalyse (2) 1
  10. 10. Seite 10Zeitmanagement Stand 20.07.2011 11. Unkonzentriert zu arbeiten Fast nieFast immer häufig Manch- mal 12. Nicht zuzuhören 13. Initiative erst auf Anstoß hin zu entfalten 15. Nicht Nein sagen zu können 10. Wertvolle Zeit mit Nebenaufgaben zu verbringen 16. Nach Perfektion zu streben 14. Hektisch zu arbeiten 17. Keine Prioritäten zu setzen Selbsteinschätzung: Neige ich dazu ? (Arbeitsverhalten) Grundlagen des Zeitmanagements: Persönliche Zeitanalyse (3) 1
  11. 11. Seite 11Zeitmanagement Stand 20.07.2011 02. Telefonische Unterbrechungen Analyse der Arbeitssituation Fast nieFast immer häufig Manch- mal 03. unvollständige, verspätete Information bzw. keine oder unpräzise Kommunikation 04. Mangelnde(s) Koordination und Teamwork 06. Fehlende rationelle Arbeitsmittel 01. Lange Wartezeiten 07. Ineffiziente Besprechungen 05. Papierkrieg und Emailflut 09. Unvorhergesehene Arbeiten 08. Ablenkung, Lärm Grundlagen des Zeitmanagements: Persönliche Zeitanalyse (4) 1
  12. 12. Seite 12Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Bedingung für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Auseinandersetzung mit dem, was man überhaupt in seinem Leben erreichen möchte – also mit seinen Zielen, und zwar sowohl auf beruflichem wie auf privatem Gebiet. Denn: Ohne die Festlegung von Zielen ist jede Handlung gleich richtig und falsch zugleich, weil der Erfolg einer Handlung nur am Grad der Zielerreichung gemessen werden kann. Ziele setzen heißt: > die vorhandenen und latenten Bedürfnisse, Interessen, Wünsche oder Aufgaben, die wir haben, in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken > unsere Handlungen und unser Tun auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten (Ziel sind die Leuchttürme für unser Handeln !) Zielsetzung bedeutet Vorausschau in die Zukunft und Ausrichtung und Konzentration unsere Kräfte und Aktivitäten auf das, was erreicht werden soll: „Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren haben, verdoppeln wir unsere Anstrengungen.“ (Marc Twain) Grundlagen des Zeitmanagements: Zielorientiertes Handeln (1) 1
  13. 13. Seite 13Zeitmanagement Stand 20.07.2011 T Terminiert: Ein Ziel sollte mit einem Erreichungstermin versehen sein. S Spezifisch: Jedes Ziel sollte konkret, eindeutig und präzise formuliert sein, sonst bleibt es ein vager Wunsch M Messbar: Der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft werden können. A Aktionsorientiert: Ein Ziel sollte Ansatzpunkte für eine positive Veränderung aufzeigen, statt Anweisungen, was nicht getan werden sollte. R Realistisch: Ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer auch erreichbar sein. Grundlagen des Zeitmanagements: Zielorientiertes Handeln (2) 1
  14. 14. Seite 14Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Grundlagen des Zeitmanagements: Ziele im Beruf und Privaten – welche persönlichen Ziele habe ich? Maßnahmen zur Zielerreichung Langfristig (Karriereziel) Mittelfristig (5 Jahre) Kurzfristig (nächsten 12 Monate) BERUF: Aufgaben, Position, …… Maßnahmen zur Zielerreichung Langfristig (Lebensziel) Mittelfristig (5 Jahre) Kurzfristig (nächsten 12 Monate) PRIVAT: Gesundheit, Partnerschaft, Familie, Freunde, Hobbys, Interessen…… 1
  15. 15. Seite 15Zeitmanagement Stand 20.07.2011 Kontaktdaten: DiRESULTS Personal- und Organisationsentwicklung Dipl.-Päd. Bernd Dieschburg Ludwig-Bechstein-Straße 2 63486 Bruchköbel Tel.: 06181-577295 Fax: 06181-577241 Email: info@diresults.de Web: www.diresults.de

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