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Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren

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Veröffentlicht am

von Bernd Dieschburg

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Kurzbeschreibung:

Grundlagen der Moderation, Aufgaben, Rolle und Kompetenzen des Moderators, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Besprechung, Gesprächsführungstechniken für den Besprechungsleiter, Visualisierungstechniken, Einsatz geeigneter Methoden

Folgende Schwerpunkte bilden den inhaltlichen Rahmen:

Grundlagen der Moderation
- Ein Beispielrechnung…
- Was ist Moderation
- Nutzen einer kompetenten Moderation
- Ziele von Besprechungen
- Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen

Der Moderator
- Rolle und Selbstverständnis
- Seine Aufgaben und Kompetenzen

Vorbereitung einer Moderation
- Inhaltliche und organisatorische Planung
- Schriftliche Prozessplanung

Durchführung einer Moderation
- Struktur und Ablauf

Gesprächs- und Diskussionstechniken für den Moderator
- Konstruktiver Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten
- Konstruktiver Umgang mit Killerphrasen
- Konstruktiver Umgang mit schwierigen Gesprächssituationen

Nachbereitung einer Moderation
- Grundsätzliches
- das Ergebnisprotokoll

Visualisierungstechniken
- Nutzen von und Tipps zur Visualisierung
- Beispiele für Visualisierung

Einzelne Methoden im Überblick
- Die Einpunktabfrage
- Die Kartenabfrage
- Die Zurufabfrage
- Das Brainstorming
- Das Sammelraster
- der Themenspeicher
- Die Mehrpunktabfrage
- Der Maßnahmen- und Aktivitätenplan

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Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren

  1. 1. Seite 1Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Personal- und Organisationsentwicklung Menschen nachhaltig und wirkungsvoll in Organisationen erfolgreich machen Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren
  2. 2. Seite 2Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Inhaltliche Übersicht Grundlagen der Moderation Der Moderator Vorbereitung einer Moderation Durchführung einer Moderation Gesprächs- und Diskussionstechniken für den Moderator Nachbereitung einer Moderation Visualisierungstechniken Einzelne Methoden im Überblick 2 3 1 4 5 6 7 8
  3. 3. Seite 3Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Es gibt kaum eine andere Tätigkeit, bei der so viel Zeit von so vielen Menschen gleichzeitig ver(sch)wendet wird wie bei Besprechungen! Grundlagen der Moderation: Zur Einstimmung……. 1
  4. 4. Seite 4Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Eine Beispielrechnung……. Veranschlagt man eine Fach- bzw. Führungskraft mit durchschnittlich €_______/pro Stunde inkl. aller Personalnebenkosten (Formel: Grundgehalt : durch monatl. Arbeitsstunden = Stundenlohn) so ergeben sich folgende Besprechungskosten (exkl. Vorbereitungs-/Nachbereitungszeit, Materialien, Reise- und Raumkosten, Verpflegung, Übernachtung): Minuten Teilnehmer 15 30 60 90 120 Pro Tag Pro Woche Pro Monat Pro Jahr 2 3 4 5 SUMME 1 6 1
  5. 5. Seite 5Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Wie? Der Moderator muss  sich mit eigenen Meinungen und Bewertungen zurückhalten  die Gruppenmitglieder durch den Einsatz spezieller Moderationstechniken (z. B. Kartenabfrage, Blitzlicht, Punkten) dabei unterstützen, eine tragfähige Lösung des Problems zu finden  sein Vorgehen transparent machen ( z. B.: Einsteigen –Sammeln – Auswählen –Bearbeiten – Planen – Abschließen)  die technischen Hilfsmittel der Moderation (z. B. Pinwand, Flipchart, Overhead- Projektor, Beamer …) gekonnt einsetzen. Grundlagen der Moderation: Was ist Moderation? (1) Was? Moderation, das heißt: Ein Thema/mehrere Themen  gemeinsam mit den Mitgliedern einer Gruppe  unter Nutzung eines methodischen Handwerkkastens  zu einem Ergebnis führen. Wofür? Der Moderator hat die Aufgabe,  die Gruppe bei der gemeinsamen Suche nach Problemlösungen zu unterstützen.  Ziel ist, die Gruppendiskussion so zu steuern, dass die Gruppenmitglieder ihr Wissen in die Diskussion einbringen und das gemeinsame Ergebnis tragen und unterstützen. 1
  6. 6. Seite 6Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Was ist Moderation? (2) 1
  7. 7. Seite 7Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011  Beteiligung und Aktivität aller Teilnehmer  Ausgewogenheit zwischen Vielrednern und stillen Teilnehmern  Offenheit innerhalb der Gruppe  Effektivität in der Vorgehensweise  Transparenz  Identifikation mit dem Ergebnis  Konzentration auf die Erreichung der vereinbarten Ziele  Simultane Dokumentation Grundlagen der Moderation: Nutzen einer kompetenten Moderation 1
  8. 8. Seite 8Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Ziele von Besprechungen (1) 1 a) Informieren: z.B. Stand eines Projekts, Kundensituation, Krisensituation, Probleme, usw. b) Beteiligen: Meinungen einholen z.B. vor einer Entscheidung, um Situationen zu beurteilen, Probleme zu erkennen, Lösungen suchen, usw. c) Planen: Ziele entwickeln & vereinbaren, Kreativität nutzen, Ideen generieren, usw. d) Organisieren: Verantwortlichkeiten festlegen, Termine vereinbaren, Ressourcen, usw. e) Beeinflussen: Überzeugen, motivieren z.B. von einer Idee, einem Konzept, usw. f) Entscheiden: Budget, nächste Schritte, Ziele oder Veränderung von Zielen, usw. g) Kontrollieren: Ist-Stand, Meilensteine, Stand eines Projekts, Qualität, usw. h) Feedback geben und nehmen: z.B. um Situationen zu verbessern, aus Fehlern zu lernen, zu loben, die Arbeitsorganisation zu optimieren, usw.
  9. 9. Seite 9Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Ziele von Besprechungen (2) 1
  10. 10. Seite 10Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Ziele von Besprechungen (3) – Das Entscheidungskontinuum 1 Es ist entschieden….. und ich lade Sie ein…… 1. Nichts zu diskutieren, ob etwas gemacht werden soll 2. dass etwas gemacht zu diskutieren, was gemacht werde werden soll 3. was gemacht werden soll zu diskutieren, wer es wie, wann und wo machen soll 4. wer, was, wo, wann und die Konsequenzen zu diskutieren, wie machen soll die damit für Sie verbunden sind 5. alles sich zu informieren
  11. 11. Seite 11Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen (1) 1  Die Besprechung ist notwendig oder es gibt ökonomischere Alternativen (Einzelgespräch, Telefon- oder Videokonferenz..).  Die Teilnehmer haben rechtzeitig die relevanten Infos (Ziel, Agenda, Zeitdauer, Verantwortliche, Vorbereitung ....).  Die richtigen Personen sind eingeladen, um das Ziel zu erreichen (z.B. Beschlussfassung).  Die Qualität der Vorbereitung der Teilnehmer ist angemessen (inhaltlich, Qualität der Unterlagen…).  Die Rahmenbedingungen sind passend (Raum, Ausstattung, Getränke und Essen…).  Es gibt kurz vor der Besprechung eine Info über die tatsächlichen Teilnehmer.  Unsere Besprechungen haben einen hohen Stellenwert (A-Priorität). Diese zeigt sich in Pünktlichkeit, Einhalten von Terminen, Qualität der Vorbereitung.  Wir haben offiziell vereinbarte Spielregeln, die einen effektiven Besprechungsablauf sichern.  Wir haben einen kompetenten Moderator, dessen Aufgaben bestimmt sind und der allen bekannt ist.  Wir leben eine produktive Kommunikationskultur (ausreden lassen, Humor, Wertschätzung anderer Meinungen, offene direkte Kommunikation ...).  Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) hat Priorität, Zeitdauer und Ziel.  Wir bleiben beim Thema („roter Faden“) und verlieren uns nicht an Nebenschauplätzen.  Wir verwenden Hilfsmittel wie Flipchart, Kärtchen usw..  Am Ende der Besprechung gibt es eine Rückschau mit klaren Vereinbarungen (WER WAS WANN).  Für Themen, die nicht behandelt werden, haben wir einen Themenspeicher („open–issue-list“).  Wir haben einen Schriftführer, der ein Protokoll verfasst, das folgende Punkte enthält: Teilnehmer Verteiler, Agenda, Kurzfassung der behandelten Themen, Ergebnisse, zusätzliche Infos, Status der offenen Punkte, nächste Termine.  Controlling: Wir reflektieren nach Bedarf die Qualität (Ergebnis – Klima) unserer Besprechung.  Die Erstellung und Verteilung des Protokolls erfolgt im vereinbarten Zeitraum.  Die Verantwortlichen verfolgen eigenaktiv die Umsetzung der Vereinbarungen.  Die Umsetzung der Vereinbarungen wird kontrolliert und eingefordert.  Die „open-issue-list“ wird weiterverfolgt.
  12. 12. Seite 12Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen (2) 1
  13. 13. Seite 13Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Kontaktdaten: DiRESULTS Personal- und Organisationsentwicklung Dipl.-Päd. Bernd Dieschburg Ludwig-Bechstein-Straße 2 63486 Bruchköbel Tel.: 06181-577295 Fax: 06181-577241 Email: info@diresults.de Web: www.diresults.de

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