en quoi la mise en place d'une gouvernance dans un projet SharePoint est elle indispensable !

1. La gouvernance des
projets SharePoint
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2. Qui sommes-nous ?
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3. Nos compétences
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4. Nos partenaires
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5. Notion de gouvernance
dans SharePoint
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 Selon Technet « La gouvernance correspond à l’ensemble des stratégies, rôles,
responsabilités et processus permettant de contrôler la façon dont les services
commerciaux et les équipes informatiques d’une organisation collaborent pour
réaliser leurs objectifs ».
 Un plan de gouvernance adapté va :
• Simplifier le déploiement de SharePoint
• Répondre à vos besoins de conformité et de sécurité
• Garantir le meilleur ROI
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6. Pourquoi est-ce
nécessaire ?
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 La gouvernance est souvent mise de
côté.
 Le résultat :
• Prolifération des sites et des contenus
• Mauvaise structuration de l'information
• Difficulté à accéder aux contenus
• Périmètre fonctionnel flou
• Utilisateurs livrés à eux-mêmes et
utilisant peu voire pas l'outil SharePoint
• X années après la mise en place de
SharePoint on ne répond toujours aux
objectifs fixés
• Difficulté à contrôler les services offerts
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7. Vision et fonctions
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 Définir la vision de l'entreprise pour sa plateforme SharePoint
• Ex : « Le portail fournit à l'employé un point d'accès central et intuitif aux systèmes, outils et
informations dont il a besoin… »
 Identifier les fonctions couvertes et les fonctions non couvertes (périmètre applicatif)
• SharePoint doit être :
o Utilisé par l'IT pour développer des applications business
o Le principal repository documentaire de l'entreprise
o L'outil utilisé pour implémenter les workflows simples
o Le portail intranet des employés
o Le centre de communication
• SharePoint ne doit pas être :
o Utilisé pour la gestion de la relation client
o Utilisé pour stocker et diffuser des contenus vidéos
o Etc.
 Créer une feuille de route avec des objectifs annuels
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8. Rôles et responsabilités
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http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/3518.sharepoint-
governance-part-1.aspx
 Il faut définir un comité de gouvernance qui :
• Statue sur les demandes de fonctionnalités
• Évalue les objectifs
• Définit les règles et les processus
• Assigne les rôles et responsabilités
• Produit un rapport au comité de direction
 Cette équipe se réunit 2 à 4 fois par an et doit
comprendre le sponsor mais également des
CxO
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9. Service Level Agreement
(SLA)
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 Le SLA définit la qualité de service requise entre un prestataire et un client.
• Il va définir ce que l’on peut attendre de SharePoint et dans quel délai
• Il renforce la confiance des utilisateurs et donc améliore l’adoption
 Types d’engagements :
 Temps de prise en charge et résolution de problème avec le helpdesk
 Création d’un nouveau site en fonction du modèle choisi (processus à documenter)
 Temps de chargement de la homepage
 Indisponibilité maximale de la plateforme sur l’année
 Définition des périodes de maintenance (définir des horaires critiques et non critiques)
 Récupération d’un élément supprimé (processus à documenter)
Exemple de document :
http://www.rharbridge.com/wp-content/uploads/2012/05/Service-Level-Agreements.docx
http://blogs.msdn.com/b/neilth/archive/2008/04/23/sharepoint-sample-service-level-agreement-sla.aspx
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10. Communication
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 Un bon plan de communication permet aux utilisateurs :
• De connaître les attentes vis-à-vis de SharePoint
• De comprendre la feuille de route
• De connaitre les points de contact (demande de fonctionnalités, incident, formation, etc.)
 Différents canaux peuvent être utilisés, à vous d’identifier celui qui aura le plus
d’impact :
• Un site wiki
• Une communauté
• Une newsletter
• Un document
 Il faut promouvoir la plateforme et impliquer le management
 Mais également … Être ouvert à la discussion et impliquer les utilisateurs
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11. Infrastructure et IT
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 Déterminer le « sizing » de chaque environnement pour répondre au besoin (dev – test
– production) ainsi que les coûts associés. Etre « scalable » horizontalement et
verticalement.
 Identifier les prérequis des équipes techniques
• Load balancing ? HTTPS ? Kerberos ?
• Règles de sécurité du Firewall / Anti virus
• DMZ ? Interdiction d’exposer l’AD en DMZ ?
• Etc.
 Supports de stockage en fonction des environnements
 Répondez vous aux exigences de sécurité de l’entreprise concernant les données
stockées ?
 Right Management System ? Permissions et active directory -> planifier la sécurité
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12. Développements et
déploiements (1)
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 Définir un processus de déploiement de solutions personnalisées + être capable de les
identifier à tout moment
• Quels environnement utiliser ? comment et par qui est fait le déploiement ?
 Etablir des standards de développement et de packaging
• Livrable doit comprendre : binaires + code source + manuel d’installation + fiche de livraison
 Identification et contrôle des scripts powershell
 Contrôleur de source + Processus de revue de code
 Modèle de fiche de livraison
• bugs corrigés, fonctions ajoutées, risques et impacts etc.
 Fiches de test
• Qui est responsable de tester les déploiements ?
• Sur quel environnement sont effectués les tests ?
• Quelles fonctions primordiales doivent revues systématiquement ?
• Comment mesurer l’impact sur les performances globales ?
 Processus de rollback
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13. Développements et
déploiements (2)
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 Quels outils peuvent être utilisés en interne ( SharePoint Designer, Nintex, etc.)
 Quels types de modifications sont supportées.
 Charte graphique = élément incontournable à l’adoption
 Identifier les modèles de sites et leurs styles
 Quel catalogue d’applications (interne, public) ?
 Déterminer les responsabilités concernant le support
https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/dn531035.aspx
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14. Exploitation et monitoring
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 Disaster Recovery Plan (DRP) granulaire (ferme -> fichier)
 Fréquence des backups en fonction du SLA. Quelle rétention ? Tests de restore.
 Définir des baselines et seuils d’alerte pour monitorer la plateforme -> évaluer l’impact d’une mise à
jour (PERFMON Counters)
 Définir des modèles de sites associés à des quotas ainsi qu’une durée de vie
 Rapports fréquents sur : les permissions, le nombre de sites, le volume de données par site, les
accès, la recherche etc.
 Fréquence et Processus de change et d’application de mise à jour (Windows, SQL, SharePoint,
produit tiers)
 Troubleshooting : event logs, ULS, IIS, Database Health. (https://technet.microsoft.com/en-
us/library/gg277248(v=office.14).aspx), outils tiers : dynatrace !
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15. Formation et
accompagnement
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 Identifier les rôles : administrateur SharePoint, développeur, administrateur SQL
Server, responsable de site, contributeur avancé, utilisateur.
 Se référer au plan de gouvernance lors de la formation : l’utilisateur doit être
conscient du scope fonctionnel de SharePoint mais aussi des données qui doivent y
résider
 Prévoir une formation initiale en présentiel
 Un plan de formation continue doit être élaboré
 Canaux disponibles :
• Self learning :
 Wikis
 Vidéos courtes, simples et ciblées
 Learning game : gamification (ex : badgeville)
• E-learning :
 Communautés
 Formation de 30 min en webmeeting (un speaker – pas de questions) sur l’heure de midi ciblant un sujet précis
(ouverte à tous)
• Accompagnement à la demande (réponse aux questions en continu)
 http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/16/sharepoint-governance-training.aspx
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16. Structure, métadonnées
et recherche
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 L’architecture logique SharePoint permet de définir : qui accède à quel contenu et
comment ?
 A définir par type de site :
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 Comment mettre du contenu à disposition à
l’extérieur du réseau de l’entreprise ?
 Quels outils pour garder le contrôle de l’information
(audit, worklows, versions, expiration) ?
 Quel cycle de vie pour chaque type de contenu ?
 Quelles langues sont prises en charge ?
 Quelles données ne doivent pas être stockées sur
SharePoint
 Qui doit rédiger le contenu et alimenter le site? Qui
est garant du contenu publié ? Comment assurer la
viabilité de ce contenu ?
 Comment le contenu est taggué ? Qui est garant
des métadonnées ?

17. Pour conclure
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 Voici par exemple, selon iNext, 5 facteurs de réussite d’un projet
SharePoint:
1. Définir des objectifs stratégiques clairs
2. Le projet doit être porté par les équipes métier et solutionner leurs
problématiques
3. Il ne faut pas négliger les étapes de :
• Recueil de besoin et analyse de l’existant (processus, documents, méthodes)
• Communication autour du projet
• Formation et accompagnement des utilisateurs
4. Identification d’un porteur de projet fort
5. Montée en compétence des équipes SI dans le cas « onPremise »
 Tous sont reliés à la gouvernance !
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18. Tweets
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“SP Governance is like parenting - give them
enough rules to keep them safe, & enough flexibility
to be creative and grow.”
- Linnea Lewis (@linthecity)
“The thing you’re not doing, that you know
you should be doing. :( :)”
- Art Ho (Art_Ho)
https://leanpub.com/The-SharePoint-Governance-Manifesto/read
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19. références
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 SharePoint Governance Policies, Plans, and Documents Listing
 http://fromelard.free.fr/Scripts/SharePoint-Gouvernance/La-gouvernance-
SharePoint-Partie-1.pdf
 https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc262900.aspx
 https://technet.microsoft.com/fr-FR/library/cc262883.aspx
 http://blogs.msdn.com/b/wael/archive/2010/12/11/sharepoint-governance-how-
to-keep-your-house-clean.aspx