Piloter sa performance commerciale

Piloter sa Performance Commerciale
LE BUREAU VIRTUEL
DES TPE PME
www.iwebyou.fr

Vers la transformation digitale des entreprises
PILOTER SA PERFORMANCE
COMMERCIALE
Avec
Alexandre Bouvard et Corinne Girardot
www.iwebyou.fr

Les Petits-Déjeuners
 Rencontrez, discutez, apprenez…
Piloter sa performance commerciale
•Lieu Numa, 39 rue du Caire, 75002 Paris
•Tarif Gratuit
•Horaires Jeudi 22 mai 2014 de 9h à 10h30
•Intervenants Alexandre Bouvard, Corinne Girardot
•Public
Client entreprise-facile depuis plus d'un an et/ou voulant connaître plus
concrètement les nouvelles apps de l‘App-Store. 10 participants max.
•Déroulement
# 1h de présentation des apps de gestion commerciale, pour optimiser votre CRM,
votre processus de vente et le suivi de vos performances. Exploitez au mieux nos
outils pour le développement de votre activité et augmentez votre chiffre d'affaires.
# 30 mn d'échanges
•Contenu
# Gestion de marge, composition d'un produit à la vente à partir du catalogue
fournisseur, suivi des stocks par composant et par entrepôts, rentabilité par affaire,
par tiers et par projet, gestion des contrats d'entreprise, suivi de la relation
client/fournisseur...
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Les Petits-Déjeuners
 Présentation des apps
Exploitez au mieux les outils de votre bureau virtuel pour le
développement de votre activité et augmentez ainsi votre chiffre
d'affaires.
»Améliorer votre gestion commerciale
˃ Suivi économique par affaires/projets, gestion des équipes, Note de
Frais, Gestion des catégories
»Réaliser le suivi de vos performances
˃ Tableau de bord et indicateurs clé, Rentabilité des affaires
»Optimiser votre processus de vente
˃ Suivi des échanges entre les différentes parties prenantes, circuit de
production, Workflow, devis, factures, BL/BI
»Maximiser votre CRM
˃ Entrée systématique des informations, personnalisation des fiches
clients/Prospects/Affaires…., Suivi de la GRC

Contrats signés Facturation des
contrats
Formulaires
Web
Champs
personnalisés
Listes de
contacts
Tickets et support
client
Classement des
tickets
Assemblage de
produits
Déclinaison des
produits
Gestion de
stock
Stock d'alerte par
entrepôt
Vérification du
stock
Stock
potentiel
Produits
composés
Contacts sur les
affaires
Scan de code
barres Code barre
Classement des
contacts
Analyse de
marge
Bons
d'intervention Chiffrages
Bons de
livraison
Rapports
d'activité
Gestion par
objectifs
Sélection d’apps

 Un suivi pratique et concret pour
une mise en application efficace
• Café 8h45
• Présentation 9h00
• Business Case 9h15
• Questions/Réponses 10h00
• Fin de la première partie 10h30
• Pause jusqu’à 10h45
• Atelier pour approfondir les sujets plébiscités.
• Tous les participants recevront un compte rendu des questions posées
et réponses apportées, ainsi que les liens vers les pages d’information
utiles pour la mise en œuvre des concepts abordés.

Suite des différents échanges et
interventions des participants lors du petit-
déjeuner.
Questions
Reponses
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Questions/Réponses
L’App’Store
• Comment se retrouver dans toutes les Apps ?
Les Apps sont organisées par grand thème et documentées avec captures d’écran.
Il vous est possible de les installer, tester, désinstaller à loisir dans la limite de votre
abonnement.
Il n’y a pas à proprement parler de meilleures Apps, elles évoluent continuellement
et ont une valeur différente en fonction de votre activité.

Questions/Réponses
Modéliser un devis
• Comment faire en sorte qu’un devis serve de modèle sans
pour autant récupérer les valeurs antérieures ?
Il y a la possibilité de dupliquer un devis sur une affaire ressemblante et rien ne vous
empêche de créer un devis type que vous pourriez nommer « modèle » et de le dupliquer par
un simple clic
• Existe-t-il des paramètres par
défaut pour les devis (tva, etc.)?
Il faudrait développer une Apps pour ça ou
créer une option dans la gestion des groupes
Pourquoi pas lancer l’idée en crowdfunding ?

Questions/Réponses
Fiche fournisseur
• Quand indiquer une remise pour un fournisseur ?
En fonction des cas, soit écrire le % de réduction sur le prix négocié avec votre
fournisseur, soit afficher directement le tarif remisé du fournisseur.
Le prix et la quantité permettront de calculer automatiquement la marge
commerciale sur le produit ou le composant en fonction du nombre d’unités
vendues.

Questions/Réponses
Création d’une affaire a posteriori
• Quand le besoin premier est un devis,
quel intérêt de créer une affaire ?
Une affaire permet de visualiser la rentabilité opérationnelle et
d’extrapoler aussi la globalité des affaires par Tiers,
Responsable Commercial, …
De réaliser un prévisionnel de vente et de centraliser l’ensemble
des informations Achats, Temps passé par employé, Note de
Frais, Devis et Factures relatifs à l’affaire concernée.
On peut aussi entrer une notion qualitative pour
un "Apprentissage" sur le retour d’expériences des personnes
qui ont été en charge de l’affaire.
Rien n’empêche donc de créer un devis immédiat si le besoin
est là et de créer l’affaire ensuite.

Questions/Réponses
Affaires vs Devis
• Création d’un devis à partir d’une affaire ? Création
d’une affaire à partir d’un devis ?
Pour le négoce de produits, une affaire concerne des quantités mais ces
informations doivent être ressaisies pour le devis, à proposer en Crowdfunding
Il faudrait alors peut-être avoir la possibilité de connecter le catalogue produits à
l’affaire pour le montant probable et reprendre les infos sur un devis de manière
automatique ?
Et/ou avoir la possibilité de créer une affaire en un simple clic à partir d’un devis
de la même manière qu’on crée une facture ou un bon de commande.

Questions/Réponses
Devis/Facture Ligne de produit
• En cas de modification d’une ligne produit est-il
possible d’intervenir directement sauf à détruire et
recréer ?
Ne pas confondre lien sur produit (en bleu foncé et en gras) et lien “voir le produit” (en
bleu claire). Il s’agit d’un aspect d’ergonomie qui utilise parfois le crayon ou un lien
direct pour la fonction “‘Editer”.
Nous avons transmis la demande et en effet pourquoi pas le rajouter comme dans
l’exemple ci-après.

Questions/Réponses
Evénement et tâches
• Seul l’événement s’exporte ?
Il n’y a pas à proprement parler d’export, il y la possibilité de
synchroniser votre agenda et vos tâches avec google
calendar.
• Synchronisation de l’agenda EF est-il
possible avec iCal pour I-phone
L’Api Apple n’est pas prête pour usage professionnel.
Uniquement pour appli individuelles. Par contre on peut
d’ores et déjà paramétrer les Tâches et Evénements afin de
recevoir des mails d’alerte.
De plus sur les pages de l’interface, sur l’apps Scrumboard ou
sur son mur, chaque employé peut visualiser les tâches et
événements qu’il a en cours.

Questions/Réponses
Rapport d’activité
• Comment faire quand une activité démarre en
cours d’année (1er avril) et que l’exercice
comptable porte sur année civile ?
Les tableaux de bord divisent le CA par 12 de manière calendaire sans tenir
compte de la date réelle de démarrage de l’activité.
Il s’agirait là d’une prise en compte dans l’outil entreprise-facile du mois de
démarrage de la date d’exploitation que nous souhaitons analyser ou suivre.

Questions/Réponses
Bon de livraison
• Comment dispatcher le bon de livraison autrement
que vers le client ?
Quand nous créons un bon de livraison, nous l’adressons généralement au client
concerné, parfois le bon doit être envoyé à un tiers, par exemple à un transporteur
afin qu’il prépare son "Bon à livrer" en fonction des informations décrites. Ne pas
cocher le mail de votre destinataire par défaut et entrer les coordonnées de la
personne à qui s’adresse le bon de livraison et écrivez-lui directement depuis
l’interface. Elle recevra le bon de livraison en PDF en pièce jointe si vous avez
coché l’option.

Questions/Réponses
Transport et franco de port
• Comment intégrer les coûts de transport de
manière générale dans les coûts de structure ?
Nous pouvons suivre les contrats des transporteurs par les achats répartis sur
l’année et en déduire les coûts par catégories de produit ou de zone géographique,
si nous avons créé des références à travers les champs personnalisés.
Les coûts de transport sont souvent liés aux quantité des produits vendus et aux
destinations de livraison en France et à l’international. Et si on livre en France nous
avons un problème avec le HT/TTC. Nous avons retenu la proposition d’intégrer
une ligne "Transport" à par entière en dessous des lignes produits et au dessus du
bloc Divers dans les Devis et Factures, afin que la quantité ne soit pas impacté par
la ligne transport et qu’on puisse intégrer la TVA, s’il s’agit d’une livraison en
France et dans les DOM. Avec la possibilité aussi d’intégrer le coût réel
transporteur afin d’avoir une meilleure visibilité sur la marge finale.

Questions/Réponses
Ergonomie Devis Facture 1
• Pouvons nous placer l’encart divers/panneau de
configuration avant les lignes car les paramètres doivent se
choisir avant ?
L’information a été transmise aux équipe d’entreprise-facile.

Questions/Réponses
Ergonomie Devis Facture 2
• Pouvons nous mieux paramétrer les droits d’utilisation par
utilisateurs ou groupes d’utilisateur afin de sécuriser
certains processus internes ?
o Rendre une saisie obligatoire dans un devis pour une équipe commerciale
o Supprimer la coche par défaut sur l’échéancier, si besoin du mail d’alerte de mise à
disposition d’un devis
o Fixer par défaut certains paramètres des devis ou factures de la même manière que
le taux de pénalités de retard
Il existe deux apps permettant d’ores et déjà de
gérer une système de validation interne, ainsi
que le suivi de vos processus de production.

Questions/Réponses
Contacts
• Comment démarrer une action, un
rendez vous, un devis à partir d’une
fiche contact ?
Le menu de raccourcis situé dans la barre latérale depuis
chaque fiches contact permet de choisir directement une action
en lien avec notre contact.
Nous pouvons aussi créer un rendez-vous ou une tâche avec
notre contact directement sous sa fiche et nous avons la
possibilité de partager l’information avec lui directement en
cochant simplement la case.

Questions/Réponses
Recherche de Contacts
• Comment faire pour éviter de scruter la liste des
contacts systématiquement ?
Vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs apps disponibles dans l’AppStore
relatives aux contacts et vous permettant de les trier plus facilement lors d’une
recherche.

Questions/Réponses
Pipe Commercial
• Pouvons nous prendre en compte les devis en
l’absence d’affaire ?
Le pipe commercial sert à analyser l’activité commerciale par affaire et de faire un
suivi sur leur avancement. Il y a une autre fonction Analyse des devis aujourd’hui
disponible pouvant trier les résultats par Tiers, Affaires, Etat, ….

Une approche tournée vers l'interactivité,
l’interopérabilité et l’expérience utilisateur, en
combinant identité de marque et stratégie digitale.
Modernisation des processus, des outils
informatiques et nouveaux usages du numérique
en Gestion de Projets et Travail Collaboratif.

IwebYou : Qui sommes-nous?
IwebYou est une agence web spécialisée en Open-Source et Référencement
Naturel (SEO). Elle propose un ensemble de services afin d’accompagner les
entreprises à chaque stade de leur évolution, de maintenir et de renforcer leur
visibilité sur Internet. IwebYou est aussi distributeur d’outils métiers dédiés aux
entreprises en mode SaaS.
Avec quelles valeurs ? Neutralité, sans complaisance ; Développement durable ;
Ethique et déontologie.
15 ans d’expérience dans le monde de l'Internet, de la connaissance profonde du
secteur de l’Open-Source et dans l’innovation de services liés aux nouveaux
usages des NTIC.
• Joël Garcin, via son parcours dans les SSII et son expérience d’entrepreneur avec
webdeuxzero, apporte à IwebYou une connaissance fine des problématiques web,
des systèmes d’informations et du pilotage de projets complexes.
• Alexandre Bouvard, issu de cabinets d’études dans le domaine du transport de
voyageurs et diplômé de l’ESSEC, met à disposition son expertise dans les NTIC et
son expérience dans la réflexion organisationnelle des outils métiers nomades et du
travail en mobilité. IwebYou - Agence Web Opensource - http://www.iwebyou.fr

IwebYou : for You !
• Un ensemble de services pour accompagner les entreprises à chaque stade de leur évolution :
o Communication et Marketing
o e-Business
o e-Commerce
o Outils de travail collaboratif
• Conseils & Gestion de projets
• Stratégie digitale
• Applications web, mobiles et réseaux sociaux
• Création et ergonomie de sites web, développement d’identité visuelle
• Conception & Design d’interface,
• Animation de campagne Web-Marketing et Social Marketing (SEM / SMO)
Nos champs d’intervention …
IwebYou développe des outils-en-ligne sur mesure à travers les technologies
web Wordpress, PrestaShop, Moodle et en particulier sur Joomla! dont nous
sommes référencés dans l'annuaire « Joomla! Resources DirectoryTM » parmi
plus de 520 entreprises dans le monde.

Management de projets
Notre savoir-faire en management de projet nous permet de répondre à des projets
complexes en terme de périmètre fonctionnel et/ou organisationnel et pouvant demander
des développements spécifiques, afin de garantir :
• Une réponse la plus adaptée aux besoins et aux ressources,
• Une plus grande maîtrise du calendrier de développement et de déploiement,
• Une transparence sur les choix fonctionnels, sur les solutions SI et les spécificités retenues.
Cycle en V
Cette méthode répond aux lacunes de la méthode en cascade en
réduisant les risques de retour en arrière en cas d'anomalie.
Elle se décompose en plusieurs étapes :
• Analyse des besoins et faisabilité ou dans le cas d'une refonte une
analyse de l'existant
• Spécification fonctionnelle
• Conception architecturale composée de deux parties généralement
inclues au Cahier des Charges fonctionnel : l'arborescence et le
wireframe
• Conception détaillée (Cahier des Charges Technique)
• Codage : développement back-end et front-end
• Test unitaire
• Test d'intégration
• Test de validation
• Recette (Vérification d'Aptitude au Bon Fonctionnement - VABF)
A chaque étape, un comité de pilotage du projet réunit la MOE et la MOA
qui valide l'avancement du projet et le passage à l'étape suivante.
Management Agile
La méthode agile s'appuie sur 4 valeurs fondamentales :
• L'équipe
• L'application
• La collaboration
• L'acceptation du changement
Cette méthode nécessite une forte communication au sein de
l'équipe, le projet étant en perpétuelle évolution, son
aboutissement est primordial.
L'implication du client est très importante puisqu'il fournit des
retours continus à l'équipe pour faire avancer le projet.
Ne s'appuyant pas sur un Cahier des Charges Technique validé,
mais seulement sur un objectif à atteindre, elle demande des
changements permanents pour suivre les évolutions souhaitées.

Processus en Développement
et Intégration sur Mesure

Nos Marqueurs…

Axe Méthodologique
Définition
de la
Stratégie
Définition de
l’architecture
du projet
Conceptua-
lisation et
Conception de
la maquette
Création de
contenus
Textes,
multimédia, QR
Code, Tags,…
Documentation
et Cahier de
formation
Tests :
Fonctionnel,
sécurité,
ergonomie
Présentation du
projet
Lancement
et suivi du
projet

Accompagnement au
changement
Les moyens à mettre en œuvre
Niveaud’acceptationduchangement
TempsContact
Prise de conscience
Frontière de l’engagement
Appropriation
Acceptation / PropriétéRésistance
 Communiquer à chacun l’impact du changement
 Utiliser les sponsors et des agents de changement
pour délivrer des messages, …
 Communiquer à chacun les opportunités du projet
 Utiliser les sponsors du projet pour réduire la résistance
 Développer un plan d’action pour lever les barrières
 Communiquer le planning d’implémentation
 Mener des formation sur les nouveaux concepts, …
 Implémenter des formations centrées sur l’utilisation
à long terme du système
 Communiquer les résultats du changement
 Revoir les gains en fonction des changements
Test
Compréhension
Acceptation

IwebYou : Nous et nos
partenaires - 1
IwebYou s’entoure de partenaires professionnels suivant les besoins spécifiques de chaque client.
Nous avons développé au fil du temps de nombreux partenariats afin de répondre à des projets
d’envergures et demandant de multiples compétences : des éditeurs web, une agence de
communication, des experts en webdesign et développeurs/codeurs indépendants.
INCWO, Un bureau virtuel pour Entreprise
Créée en en 2007 et présidée par Guillaume BESSE, entreprise-facile est un éditeur de logiciel en ligne pour
l’entrepreneur. Jeune entreprise Innovante, soutenue par Oséo, entreprise-facile compte aujourd’hui plus de
150.000 utilisateurs. entreprise-facile propose un ensemble de solutions de gestion d'entreprise et de gestion de la
relation client « Gérez votre entreprise dans le Cloud et sur mobile : CRM, Devis, factures, trésorerie, etc. » C’est un
outil parfaitement sécurisé, en modèle SaaS, qui est composé de nombreux modules s'ajoutant sur un tronc
commun. Les outils ainsi sélectionnés s'adaptent à l'évolution de l'entreprise et à ses nouveaux besoins internes ou
externes.
Webdécideur.com, L'expérience de terrain au service de votre stratégie
Les outils informatiques ne servent l'intérêt de l'entreprise que si leur usage est simple, plébiscité par les équipes et
qu'ils servent une stratégie d'entreprise partagée par tous. La mise en place doit tenir compte des ressources
réellement mobilisables et impliquer tous les acteurs des processus concernés. Ces principes déterminent une
méthode de travail qui s'appuie sur l'écoute, la communication, la participation et le pragmatisme. Au service des
décideurs depuis plus de 25 ans, Corinne GIRARDOT accompagne ses clients dans la réalisation de ses objectifs pour
qu'internet soit et demeure un levier de productivité et de développement commercial de l'entreprise.

partenaires - 2
U.P. Ultra Phylum
Philippe Chusseau, Fondateur et Président chez U.P. Ultra Phylum : société de conseil opérationnel, de
conduite de projet et de co-investissement dans des projets de développement innovants. Pendant plus de
20 ans, Philippe Chusseau a assuré différentes fonctions de Direction dans le monde industriel, notamment
chez Airbus, Alstom, Spie, Lumiplan et SNCF ; l'essentiel de son cursus adresse le développement de
business, la conduite du changement et la mise sous contrôle des opérations; il bénéficie d'une expérience
significative pour le SI, la finance, le management des personnes, la gestion de projet et le commerce. En
2011, Philippe Chusseau s'associe avec Armand Tardella pour fonder U.P. Ultra Phylum; ensemble ils
souhaitent piloter l’émergence de nouveaux business écologiques et rémunérateurs. UP contribue à
structurer et développer le savoir faire français et accompagne sa promotion à l’international.
Armand Tardella : ancien élève de l'Ecole Normale Supérieure, agrégé et docteur 3ième cycle en physique,
consultant en maîtrise des risques, stratégie, et conduite du changement pour les grandes entreprises et
les PME depuis plus de 20 ans. Armand Tardella est l'un des pionniers du développement des monnaies
complémentaires.
Adgence Communication, Graphisme, web & communication
Mikael LAZZARO accompagne les entreprises dans leur développement en ajoutant de la valeur à leurs
projets. Sur tous supports professionnels, publicité, site internet,… le logo, l'affiche, l'enseigne et le
référencement, sont autant d'outils indispensables pour faire connaître les marques et les produits des
entreprises, accroître leur réseau et développer leur image.

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