O documento discute os processos de planejamento, execução e controle de projetos. Ele descreve as etapas do planejamento de projetos, incluindo mapear stakeholders, detalhar o escopo, criar o cronograma e planos de comunicação, recursos humanos e riscos. Também fornece dicas sobre como estimar corretamente as durações das atividades e aumentar as chances de sucesso do projeto.

1. Planejamento, Execução e Controle de Projetos
Alessandro Almeida
www.alessandroalmeida.com
04/11/2014
MBA EM GESTÃO DE PROJETOS

2. Sobre a próxima aula
Nossa próxima aula (11/11) será na Sala 3 (Bloco Verde)

3. PLANEJAMENTO
Se preparando para que tudo dê certo...

4. Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

5. Relembrando nosso Ciclo de Vida...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

6. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

7. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

8. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

9. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)

10. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)

11. Escopo do Produto x Escopo do Projeto
•Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado
–Fonte: PMBOK, 5ª edição
•Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
–Fonte: PMBOK, 5ª edição

12. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•Escopo do projeto:
•Escopo do produto:
Documentação
Gestão da Mudança
Treinamento da Equipe
Produto / Serviço
Projeto
Produto / Serviço
Requisito A
Requisito B
Requisito C
Requisito N
Requisito Z

13. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

14. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

15. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...

16. 2. Detalhar o Escopo do projeto
•A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
–... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo
•Sim!!!!
–A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto

17. Por que complicar o que pode ser simples?

18. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

19. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

20. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

21. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
•Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de Iniciação.
–Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?
–Quais atividades preciso incluir no cronograma?
–Quem serão os responsáveis pelas atividades?

22. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
•Lembre-se!
–A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar

23. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
•Lembre-se!
–A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar
Avaliar o “quanto vai custar?” não faz parte do escopo da nossa disciplina

24. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
•Exemplo de EAP:
Projeto XPTO
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Diagrama de Caso de Uso
Diagrama de Classes
Testes
Plano de Testes
Script de Testes
Evidências de Testes
Levantamento de Dados
Entrevistas com os Clientes
Relatórios de Pesquisas
Sistema
Cadastros
Usuário
Paciente
Funcionários
Relatórios
Controle de Acesso

25. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
•Exemplo de Cronograma:
SETEMBRO
OUTUBRO
NOVEMBRO
DEZEMBRO
1
2
3
4
1
2
3
4
5
1
2
3
4
1
2
3
4
DOCUMENTAÇÃO
RESPONSÁVEL
DESCRIÇÃO DE CASO DE USO
Mapear requisitos funcionais
José
Mapear requisitos não funcionais
Maria
Mapear regras de negócio
Manoel
Criar documento
Cristina
Inserir diagramas
Francisca
Validar com o cliente
Joana
DIAGRAMA DE CASO DE USO
Identificar atores
Roberto
Definir casos de uso
Mário
Criar diagramas
Pedro
SISTEMA
CADASTROS
Usuário
Codificar módulo
João
Realizar testes unitários
Carlos
Encaminhar módulo para o testador
Tatiane

26. Detalhamento da EAP
•A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...
–Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP

27. Detalhamento da EAP
•A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...
–Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP
Projeto XPTO
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Diagrama de Caso de Uso
Diagrama de Classes
Testes
Plano de Testes
Script de Testes
Evidências de Testes
Levantamento de Dados
Entrevistas com os Clientes
Relatórios de Pesquisas
Sistema
Cadastros
Usuário
Paciente
Funcionários
Relatórios
Controle de Acesso
Nível 1
Nível 2

28. Detalhamento da EAP
Qual é o nível de detalhe ideal para a EAP?

29. Detalhamento da EAP
•Quando o próximo nível de detalhe de um componente da EAP contemplar atividades, talvez seja o momento de parar o detalhamento...
Projeto Sem Nome
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Fluxos principais, alternativos e de exceção

30. Detalhamento da EAP
•Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...
Projeto Sem Nome
Documentação
Descrição de Caso de Uso

31. Detalhamento da EAP
•Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...
Projeto Sem Nome
Documentação
Descrição de Caso de Uso
Regras de Negócio
Requisitos Funcionais
Requisitos Não Funcionais
Fluxos principais, alternativos e de exceção

32. Transição da EAP para o Cronograma
•Após detalhar a EAP, as atividades para realizar cada entrega devem ser listadas no cronograma...

33. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
•Exemplo de Cronograma:
SETEMBRO
OUTUBRO
NOVEMBRO
DEZEMBRO
1
2
3
4
1
2
3
4
5
1
2
3
4
1
2
3
4
DOCUMENTAÇÃO
RESPONSÁVEL
DESCRIÇÃO DE CASO DE USO
Mapear requisitos funcionais
José
Mapear requisitos não funcionais
Maria
Mapear regras de negócio
Manoel
Criar documento
Cristina
Inserir diagramas
Francisca
Validar com o cliente
Joana
DIAGRAMA DE CASO DE USO
Identificar atores
Roberto
Definir casos de uso
Mário
Criar diagramas
Pedro
SISTEMA
CADASTROS
Usuário
Codificar módulo
João
Realizar testes unitários
Carlos
Encaminhar módulo para o testador
Tatiane

34. Transição da EAP para o Cronograma
•Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:
–Quanto tempo vai demorar?
–Quem fará?

35. Transição da EAP para o Cronograma
•Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:
–Quanto tempo vai demorar?
–Quem fará?
Como estimar corretamente?
Gerente de Projeto que nunca consegue acertar uma estimativa...

36. Estimar a Duração das Atividades
Um dos grandes dilemas da humanidade!

37. Estimar a Duração das Atividades
Mas algumas técnicas podem ajudar...

38. Estimar a Duração das Atividades
•Opinião Especializada...
–Profissionais experientes naquela atividade podem ajudá-lo a definir quanto tempo é necessário para realizá-la

39. Estimar a Duração das Atividades
•Estimativa Análoga...
–Um projeto semelhante, realizado recentemente, pode servir de base para definir a duração das atividades

40. Estimar a Duração das Atividades
•Estimativa Paramétrica...
–Relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa.
–Exemplo...
•Em um projeto de instalação de rede de computadores, sei que demoro 1 hora para instalar 15 metros de cabo, então posso afirmar que vou demorar 10 horas para instalar os 150 metros necessários para o projeto

41. Importante!
•Será muito mais fácil realizar estimativas a partir dos níveis mais baixos da EAP...
•Uma base histórica consistente pode ser útil para realizar as estimativas
•Não ignore a opinião da equipe
•Cuidado com a “gordura”!
•Inclua um responsável para cada atividade

42. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma
Você também será avaliado pela coerência das suas estimativas!
(dependendo da situação, entregar antes do prazo pode ser tão negativo quanto entregar depois do prazo)

43. A verdade sobre os cronogramas!
Um cronograma (por mais detalhado que seja) não vai proteger o projeto de uma liderança frágil, comunicação inadequada ou metas imprecisas

44. Por que os cronogramas falham?
•Podemos listar três motivos...
1.Um cronograma é um tiro no escuro
2.Um cronograma é uma probabilidade
3.Fazer estimativas é difícil

45. Aumentando a chance de sucesso...
Dividir para conquistar!

46. Aumentando a chance de sucesso...
•Sempre que possível, “quebre” o seu cronograma em pequenas entregas...
–Já será possível coletar os feedbacks dos stakeholders
–Potencializa a percepção de resultado
–A equipe fica mais engajada
–Você consegue perceber antes se o “gato subiu no telhado” (e resolver)
•Será que funciona?
–Compartilhando meu aprendizado...

47. Para saber mais...

48. Para saber mais...

49. Para saber mais...

50. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

51. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

52. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

53. 4. Criar o Plano de Comunicação
•Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!

54. 4. Criar o Plano de Comunicação
•Por que a comunicação é importante?
–O Gerente do Projeto passa a maior parte do tempo comunicando-se com...
•Equipe
•Sponsor
•Fornecedores
•Demais stakeholders
–...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto

55. 4. Criar o Plano de Comunicação
•Qual é o meu público-alvo?
–Observar a lista de stakeholders!
•O que é necessário comunicar?
–Situação do projeto (prazo, custo, etc.)?
–Novas entregas?
–Cada público com o seu nível de informação!
•Qual é a frequência?
–Diário? Semanal? Quinzenal?

56. 4. Criar o Plano de Comunicação
•Exemplos de ferramentas de comunicação...
–Relatório de Status (apresentação ou detalhado)
–Site do Projeto
–Diário de Bordo
–Apresentação Executiva
–Situação Financeira do Projeto

57. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

58. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

59. Planejamento
1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

60. 5. Criar o Plano de Recursos Humanos
•Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
–Quem fará parte da equipe?
–Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)

61. 5. Criar o Plano de Recursos Humanos
•Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
–Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?
–Treinamentos serão necessários?
–É necessário contratar alguém?

62. 5. Criar o Plano de Recursos Humanos
•Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
–Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?
–Treinamentos serão necessários?
–É necessário contratar alguém?
Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto entrar na execução!

63. VAMOS PENSAR UM POUCO?
Sabendo a hora de parar...

64. Sabendo a hora de parar...
•Após a leitura do artigo, discutam os seguintes tópicos:
–Como o planejamento pode ajudar a empresa a não ter que interromper um projeto?
–Como o planejamento pode ajudar a empresa a identificar um projeto fracassado (aquele que já começa errado)? Qual deve ser a postura do gerente de projeto nesta situação?
–O estudo de caso da DevOne, discutido na aula passada, apresenta um projeto com grandes chances de ser um fracasso. Considerando as orientações do artigo e os assuntos discutidos até o momento, qual seria a sua abordagem para gerenciar este projeto?

65. DÚVIDAS?

66. MUITO OBRIGADO!
alessandro.almeida@uol.com.br
www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm
www.slideshare.net/alessandroalmeida