Este documento describe los círculos de calidad y cómo funcionan. Explica que los círculos de calidad son grupos pequeños de empleados que se reúnen voluntariamente para identificar y resolver problemas relacionados con su área de trabajo. Describe los ocho pasos que siguen los círculos para resolver problemas: encontrar el problema, encontrar las posibles causas, investigar la causa principal, considerar medidas correctivas, implementar las medidas, revisar los resultados y prevenir recurrencias. También explica que los círculos de calidad mejoran la calidad y product

1. Índice
Trabajo en equipo ........................................................................................................... 3
Antecedentes .................................................................................................................. 4
Círculos de Calidad .......................................................................................................... 5
Cómo funcionan los círculos QC ...................................................................................... 7
Reuniones de trabajo ...................................................................................................... 8
 Encontrar un problema ........................................................................................ 8
 Encontrar todas las posibles causas ..................................................................... 9
 Investigar cual es la causa ................................................................................... 10
 Considerar las medidas de remedio .................................................................... 11
 Puesta en práctica de las medidas de remedio ................................................... 11
 Revisar los resultados obtenidos......................................................................... 11
 Prevenir las recurrencias de los mismos problemas ............................................ 12
Conclusiones .................................................................................................................. 13
Bibliografia ..................................................................................................................... 14

2. Círculos de Calidad 2
Trabajo en Equipo
Una de las formas que las empresas han impulsado para responder a las exigencias de
hoy en día, ha sido impulsar el trabajo en equipo en todos sus niveles, la cual es una
condición básica para lograr la transformación hacia la calidad.
Las personas en las empresas sienten la necesidad de sentirse parte de un equipo
humano, con el cual compartir valores y aspiraciones. El trabajo en equipo se ha vuelto una
característica básica del nuevo tipo de liderazgo.
Algunos elementos que deben caracterizar el trabajo en equipo son:
-El diálogo
-Aprender a escuchar a los demás
-Reflexión
-Pensamientos conjuntos
Todo esto para encontrar maneras diferentes de hacer y enfocar las cosas, configurar
visiones compartidas del futuro, el aprender de los demás, aprender en equipo (si los
equipos no aprenden, la empresa no aprende) etc.
Como lo expresa Rodríguez Combeller: “El trabajo en equipo es la participación
decidida y organizada de las personas hacia el logro de los objetivos, este favorece la
creatividad, la innovación y el compromiso hacia la mejora continua de la calidad en todos
los niveles”.

3. Círculos de Calidad 3
Antecedentes
No era fácil educar a los ingenieros y empleados directivos mediante seminarios y
conferencias, pero resultaba imposible manejar al gran número de supervisores y dirigentes
de grupo.
Pero utilizando los medios de comunicación masiva, en 1956 fue como empezaron a
resolver el problema, empezando con un curso de Control de Calidad por correspondencia
para supervisores valiéndose de la Radiodifusora Japonesa de Onda Corta.
En 1957, la Radiodifusora Japonesa NHK empezó a difundir programas dentro de su
programación educativa.
En 1960, la UCIJ (UC Ingenieros Japoneses) publicó una monografía titulada A text on
Quality Control for the Foreman (A y B), que sigue vendiéndose muy bien.
Una nueva revista nació en 1962 titulada Gemba-to-CC (Quality Control for the Foreman a
FQC), al publicarla se sostuvo que las actividades de control de calidad debían efectuarse
bajo el nombre de Círculos de Calidad, por dos motivos:
El primero, porque la mayoría de los supervisores no estaban acostumbrados a
estudiar, por lo tanto no se tenía la certeza de que la leyeran. Por eso, la solución era formar
grupos que leyeran la revista de manera rotatoria asegurando la continuidad.
El segundo, todo lo estudiado debía ponerse en práctica en el lugar de trabajo de
cada persona. Había que estimular a las personas para que resolvieran los problemas
surgidos en el lugar de trabajo, tanto por su cuenta como con ayuda de otros.
Se hizo hincapié en lo siguiente:
1. El voluntarismo. Los círculos han de crearse voluntariamente, no por órdenes
superiores.
2. Autodesarrollo. Los miembros del círculo deben estar dispuestos a estudiar.
3. Desarrollo mutuo. Los miembros del círculo deben aspirar a ampliar sus
horizontes y a cooperar con otros círculos.
4. Participación total. Los círculos deben fijar como meta final la participación plena
de todos los empleados del lugar.
En abril de 1965, se habían registrado 3700 grupos que practicaban actividades de
Control de Calidad. Pero el carácter voluntario del esfuerzo había sido un obstáculo, pero
para que el movimiento perdure es necesario evitar la obligatoriedad y hacer hincapié en el
voluntarismo.
Cuando algunos círculos de Control de Calidad mostraron señales de gran éxito, las
empresas que no los tenían se apresuraron a imitarlos.

4. Círculos de Calidad 4
CÍRCULOS DE CALIDAD
Según Ishikawa, “el círculo de calidad es un grupo pequeño que desarrolla
actividades voluntariamente y que apoyan la calidad dentro de un mismo taller. Este
pequeño grupo lleva a cabo autodesarrollo y desarrollo mutuo, control y mejoramiento
dentro del taller utilizando técnicas de control de calidad con participación de todos los
miembros”. De esta manera el objetivo de los círculos de calidad es contribuir al
mejoramiento y desarrollo de la empresa, crear un buen ambiente de trabajo y ejercer las
capacidades humanas plenamente. Los círculos de calidad se iniciaron en Japón en 1962.
Algunas características de los círculos de calidad son las siguientes:
1. El círculo de calidad es un grupo pequeño de empleados (entre 3 y 10) que
participan voluntariamente en su propio desarrollo y en el de la empresa.
2. Su tarea principal consiste en identificar, analizar y resolver problemas
relacionados con su área de trabajo.
3. Por consenso deciden abordar la solución de un problema o la ejecución de
un proyecto de mejora; y para ello siempre siguen los “ocho pasos en la
solución de un problema”.
4. Un miembro del grupo actúa como líder, quien es el encargado de citar a las
reuniones, redactar informes, recabar cifras, pedir apoyos, etcétera.
5. Los integrantes deben estar capacitados sobre las herramientas básicas y
contar con el apoyo y asistencia de un experto en CTC (facilitador).
6. El grupo se reúne al menos una vez por semana. La duración dela reunión
puede ser de 45 a 90 minutos. Las reuniones pueden ser durante o fuera de
las horas de trabajo, según las circunstancias.
7. Sus propuestas de solución son sometidas a la consideración de un grupo de
directivos, que puede ser el consejo de calidad.
8. Cuando es posible, ellos mismos ponen en práctica soluciones y verifican el
impacto de las mismas.
Debido al éxito de CTC en Japón, en Occidente se ha tratado de imitarlos de alguna
manera. Una de las más socorridas ha sido el impulsar programas de formación de círculos
de calidad entre trabajadores. Los fracasos de estos programas ha sido frecuente, ya que en
muchos de estos casos no se ha entendido que el éxito del CTC japonés radica en un nuevo
estilo de administración enfocada a la mejora continua, en el cual la participación de los
trabajadores en equipos es un elemento más y es una consecuencia. El éxito de un
programa de implantación del CTC radica en la transformación de los niveles altos de
administración, no en un programa de círculos de calidad.
Los círculos de calidad no son la panacea de un programa de calidad, por lo que
soportar una transformación o iniciarla con la formación de círculos de calidad llevara casi
invariablemente a malos resultados.

5. Círculos de Calidad 5
Para que estos equipos funcionen es necesario que la empresa haya iniciado con
anterioridad un verdadero proceso de cambio, donde la mayoría de los miembros de la
empresa estén impregnados de la filosofía de calidad, las relaciones internas entre
directivos y subordinados sean de confianza y llenas de comunicación, se hayan efectuado
proyectos de manera exitosos.
Si con anterioridad no se ha iniciado un programa de transformación hacia la calidad
basado en los 14 principios de Deming, el posible beneficio de las actividades de los círculos
de calidad será pasajero. La formación de círculos de calidad es parte de las últimas etapas
en la estrategia para alcanzar el CTC. Con la idea de puntualizar lo anterior a continuación se
señalan algunos de sus beneficios y limitaciones.
Beneficios esperados de los círculos de calidad:
 Mejora de la calidad.
 Incremento de la productividad.
 Fortalecimiento de la motivación en el trabajo y la corresponsabilidad en el trabajo,
la calidad y la empresa.
 No sirven para hacer una reestructuración de la administración de la empresa.
 No resuelven problemas financieros.
 No sustituyen la planificación a largo plazo.
 Es difícil que con su accionar se logre innovar el producto, el proceso o el sistema.
 No son un programa para mejorar las relaciones humanas o fomentar la
comunicación en el interior de la empresa, aunque ayuden a ellos.
 No son la panacea de un programa de CTC.
 Los resultados son a mediano plazo.

6. Círculos de Calidad 6
Cómo funcionan los círculos QC
Formacion de Registro de un
un circulo QC circulo QC
Actividades de Mejora
Seleccion del
Presentacion
tema
Conclusion Estudio
Confirmacion Planeacion de
del efecto la mejora
Ejecucion de
la mejora
•Reunion plenaria del circulos
QC de cada division.
Circulos reconocidos por su
•Reunion plenaria del circulos
QC de la planta. excelencia participan en la reunion
plenaria de otras empresas.
•Reunion plenaria del circulos
QC de toda la empresa.

7. Círculos de Calidad 7
Reuniones De Trabajo
Por la importancia de las reuniones de trabajo, tanto de cualquier equipo de calidad como
en general dentro de la empresa, a continuación se señalan puntos que veden seguirse en
tales reuniones con el propósito de que estas pueden ser mas productivas.
 Debe haber continuidad entre una reunión y otra.
 Toda reunión debe tener una planificación prevista, se debe ver la mejor manera de
conducirla y siempre tener en mente la necesidad de darle seguimiento.
 En cada reunión se debe definir con anticipación lo que se va a tratar, y si en ellas se
está abordando un problema, entonces se debe tener en claro el problema que se
discute, las personas en primer termino son responsables de resolverlos.
 Los problemas deben ser comunes a los asistentes, las decisiones se deben tomar
colectivamente.
 Escuchar con atención y demostrar respeto hacia las opiniones de los demás.
 La responsabilidad del progreso de un equipo y el éxito de una reunión es de todos.
 Conviene discutir las ideas y criticar a las personas ausentes.
 Mantener un clima de diálogo cordial y respeto.
 En la solución de problemas por equipos, toda reunión debe ser parte de alguno de
los ocho pasos en la solución de un problema.
 Si las soluciones propuestas requieren del visto bueno y el apoyo de los directivos,
se debe preparar muy bien la reunión con ellos, haciendo énfasis en los
antecedentes, los costos y la calidad.
EJEMPLO 11.1.- En una empresa fabricante de llantas un círculo (o equipo) de calidad en
particular está formado por personal femenino a nivel secretarial, cuyo total de integrantes
es de cuatro. El proyecto que desarrollan fue titulado “archivo muerto funcional”. A
continuación, siguiendo los ocho pasos en la solución de un problema, se describe tal
proyecto.
1. ENCONTRAR UN PROBLEMA.
TABLA 11.1 Situación antes de la mejora
indicador Situaciones antes de la Objetivo
mejora
Tiempo perdido por búsqueda 2 horas 10 minutos
Documentos extraviados 225 al año Cero documentos
Numero de personas con 5 empleados, 2 empleados
acceso al archivo muerto 2 contratistas

8. Círculos de Calidad 8
2. BUSCAR TODAS LAS POSIBLES CAUSAS.
Mediante una lluvia de ideas, el grupo analiza las posibles causas por las cuales se tiene
el problema de confiabilidad en el archivo muerto. Las posibles causas se plasmaron en
el diagrama de Ishikawa.
TABLA 11.1 Diagrama de Ishikawa para las posibles causas.
Métodos Materiales
Cajas sin identificación
Áreas no definidas
Cajas desordenadas Falta de anaqueles
Cajas sin formato visible de su Cajas inadecuadas
contenido
Estándar tamaño de cajas Local pequeño
Falta de depuración
Falta de cajas para archivar
Almacenamiento incorrecto
Falta de focos
Falta de información del Ubicación del archivo en lugar
tiempo de guarda del inadecuado
ddocumento
Falta de cuidados en el
Falta de seguridad en general
manejo de cajas
Falta de procedimientos Demasiada información enviada
en el método de archivar
Muebles que obstruyen el paso
Falta de formato para
rotulación de cajas
Falta de
confiabilidad en el
Área propicia archivo muerto
Falta de personal para la
encargado proliferación de
plagas
Falta de
conciencia de Falta de ventilación Techo muy bajo
cómo evitar la
información al Falta de higiene Piso disparejo
archivo muerto
Humedad en el piso
Piso inadecuado
Goteras
Mala iluminación
Mano de obra Medio ambiente Maquinaria

9. Círculos de Calidad 9
3.- INVESTIGAR CUAL ES LA CAUSA O EL FACTOR MÁS IMPORTANTE.
Debido a la naturaleza de las causas que se mencionan en el diagrama causa-efecto, y por
relacionarse unas con otras, se llegó a que las 13 causas son las principales ya que cubren a
todas las demás. Para confirmar las 13 causas se hicieron encuestas entre los usuarios y
entre el mismo grupo. Los resultados se muestran en la hoja de verificación de la tabla.
TABLA 11.2 Resultados de la confirmación de las causas.
Causa Existe Afecta Por qué
1. Áreas no definidas Si Si Impera el desorden y se pierde tiempo al
buscar las cajas.
2. Cajas sin identificación Si Si Ocasiona pérdida de tiempo al que va a
buscar información.
3. Estándar para el tamaño de No Si Por que al momento de acomodar las cajas
las cajas quedan en desorden.
4. Almacenamiento incorrecto Si Si Al guaradar las cajas incorrectamente se
ocupa mas espacio, y aveces los
documentos van sueltos y obstruyen el
paso.
5. Inseguridad Si Si Es peligroso por el desorden en que se
encuentran las cajas, las cajas se pueden
caer, mala instalación eléctrica, se puede
generar un incendio, no existe extintor
6. Falta de un procedimiento Si Si Cuando se tiene que enviar
de envio de documentos al documentación, se hace sin la menor
archivo conciencia, acomodando los documentos
en cajas no convenientes, y sin seguir un
sistema de resguardo
7. Ubicación de archivos en Si No No es primordial, considerando que
mal lugar tenemos que adecuarnos a los recursos
con que contamos
8. Mala iluminación Si Si Con la falta de luz es más factible un
accidente o la picadura de algún insecto,
pero si se instala un foco se puede
ocasionar un corto por la mala instalación
eléctrica.
9. Cajas inadecuadas Si Si Al no tener uniformidad en el tamaño de
las cajas se desperdicia espacio, además de
ser peligroso por el desorden.
10. Área propicia para la Si Si Debido a la suciedad y el desorden, se
proliferación de plagas generan animales dañinos para la salud.
11. Humedad en el piso Si Si Con la humedad se deterioran más
rápidamente los papeles, perdiéndose de
este modo la información guardada.
12. Piso inadecuado No No Afecta solamente en apariencia, ya que
esta disparejo.
13. Demasiada información Si Si Hay documentos que ya no se van a
archivada requerir y ocupan espacio que se puede
destinar a otra información.

10. Círculos de Calidad 10
4.-CONSIDERAR LAS MEDIDAS DE REMEDIO
a) Tener una persona encargada para llevar a cabo el trámite y control del archivo
muerto.
b) Establecer un procedimiento en el cual se expliquen los pasos a seguir en dicho
tramite.
c) Depuración de documentos e identificación del contenido actual de las cajas.
d) Asignación del área de guarda a cada departamento en el archivo muerto
e) Limpieza del lugar.
TABLA 11.3 Programa de contramedidas.
Contramedida Cuándo Quién Cómo
1.- Encargado del almacén Abril 16 G. García Por consenso con el CC
2.- Procedimiento Abril 16 Grupo CC Se distribuye la carga de
trabajo
3.- Depuración Abril 21 Todos los Carta de invitación a los
departamentos departamentos
involucrados
4.- asignación del área de Abril 21 A. López Con base en las
guarda a cada necesidades de los
departamento usuarios
5.- limpieza Abril 21 Personal de limpieza y Limpieza general
CC
5.-PUESTA EN PRÁCTICA DE LAS MEDIDAS DE REMEDIO
a) Se hizo una depuración de documentos inservibles y se guardaron solo los que
tenían validez con base en las disposiciones legales y de los clientes y del espacio
asignado a cada departamento.
b) La depuración se llevo a cabo el día sábado 21 de abril, contando con la ayuda del
personal de cada departamento que tenían cajas en el archivo muerto.
c) Se obtuvieron beneficios económicos al recuperar material de oficina.
d) Elaboración de diagramas de flujo para poder hacer el procedimiento en el cual
todas las integrantes colaboramos.
6.- REVISAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS.
En la tabla se muestra una comparación cuantitativa de la situación antes y después de las
modificaciones, donde se ve que los objetivos se cumplieron, y además en la tabla se
muestran los artículos de papelería recuperados, los cuales representan un ahorro
importante.

11. Círculos de Calidad 11
7.- PREVENIR LAS RECURRENCIA DEL MISMO PROBLEMA.
a) Depuración del archivo muerto, y asignación a cada departamento de su área de
guarda.
b) Selección de la documentación que verdaderamente requiere ser guardada en el
archivo muerto.
c) Control de toda la documentación que entra al archivo muerto aplicando el
procedimiento.
d) Depuración continua de la documentación, de acuerdo con el tiempo que requiera
estar guardada.
e) El procedimiento tiene que ser estrictamente aplicado a todas las áreas.
TABLA 11.4 Resultados obtenidos.
Indicador Situación antes de la mejora Después
1.- Tiempo pérdido por la búsqueda 2 horas 10 minutos
2.- Documentos extraviados 225 al año 0
3.- Números de cajas humedas 50 % 0
4. - Número de personas con acceso 7 2
al archivo muerto.
TABLA 11.5 Cuantificación del material recuperado en el archivo muerto.
Artículo Cantidad Precio unitario $ Total
Folder tamaño carta c/broche 433 pza. 3.10 $909.30
Folder tamaño oficio c/broche 20 pza. 2.50 50.00
Folder manila tamaño carta 1066 pza. 0.45 479.70
Hojas bond tamaño oficio paquete c/500 20 paq. 60.00 600.00
Hojas bond tamaño carta 8 cajas con 3 mil 24 mil 74.00 1776.00
Hojas bond tamaño doble carta 5000 pza. 86.43 432.15
Carpeta leford tamaño carta 81 pza. 9.50 769.50
Carpetas negras de argolla 59 pza. 12.00 708.00
Cajas p/archivo muerto t/oficio 67 pza. 15.00 1005.00
Broches baco c/100 pza. 5 cja. 5.00 25.00
Carpeta colgante archivo t/oficio 1 cja. 70.00 70.00
Blocks cedula de pago (obsoletas), se puede 168 blk 7.00 1176.00
utilizar para anotaciones
Total 8000.65

12. Círculos de Calidad 12
CONCLUSIONES.
 El circulo de calidad brindo a cada una de las integrantes la oportunidad de
comunicarse mejor y trabajar en equipo.
 Nos ayudo a crecer como personas y elevar nuestro nivel de calidad en el ambiente
laboral.
 Trabajar en el proyecto de archivo muerto, nos permitió crear un procedimiento útil
a la empresa: El procedimiento AM, en donde se indican paso a paso las, con
instrucciones a seguir para la guarda de documentos en dicha área , con una clara
explicación de objetivos y resultados esperados.
 En la elaboración del procedimiento, todas y cada una de las integrantes tomo parte,
manifestándose así el trabajo en equipo.
 Se tuvo la oportunidad de recuperar materiales y equipo que estaba sin uso.
 Se logro trabajar de una manera armoniosa, con los tres programas de trabajo
utilizados en esta empresa, y que son: Calidad total, otorgando con nuestro
procedimiento un nivel de servicio optimo a nuestros clientes internos ISO-9000,
mediante el cual aseguramos el control de documentación enviada al archivo
muerto; y C 95, consistente en el ahorro de materiales y aprovechamiento de equipo
sin uso.

13. Círculos de Calidad 13
Bibliografía
Gutiérrez Pulido Humberto.
Calidad Total y Productividad
McGraw Hill.
Págs.
Kaoru Ishikawa
¿Qué es el Control Total de Calidad?,
Grupo Editorial Norma
Págs.
Norman Gather,Greg Frazier.
Administración de Producción y Operaciones
Int. Thompson
Págs. 648-649