Vergelijking leveranciers digitaal gebouwdossier

1. 1
Vergelijking leveranciers digitaal gebouwdossier
Onderzoek uitgevoerd in opdracht van DWA door Randy de Jong, student HBO Werktuigbouwkunde
Stagebegeleider: Evert Treur, e-mail treur@dwa.nl
Een gebouwdossier is een belangrijk hulpmiddel bij het beheren van vastgoed. Het geeft snel
inzicht in de kwaliteit van het onderhoud en de beschikbaarheid van alle relevante
documenten. Voordeel van een digitaal gebouwdossier is dat het altijd en overal toegankelijk
is.
Het gebouwdossier bestaat uit alle documenten die van belang zijn voor het gebouw. Zo kunnen de
wettelijke inspecties, rapportages, keuringen, vergunningen, onderhoudscontracten,
onderhoudsrapportages, risico-inventarisaties en zelfs de meerjaren onderhoudsplannen op een
centrale plek worden opgeslagen, beheerd en de geldigheid bewaakt.
Het is zaak dat deze documenten worden bijgehouden om te kunnen laten zien dat er aan de
wettelijke verplichting wordt voldaan. De benodigde gegevens moeten snel beschikbaar zijn bij het
plegen van het onderhoud. Er zijn verschillende leveranciers die bedrijven de mogelijkheid geven
online een gebouwdossier te onderhouden. Het is interessant om een vergelijking te maken tussen
deze leveranciers. Voor deze vergelijking is contact gezocht met de bedrijven, zodat het bedrijf zelf de
informatie voor de vergelijking kon aanleveren. Dit is voor alle bedrijven het geval behalve
Technozorg. Bij dit bedrijf komt de informatie van hun website. Voor het marktonderzoek is ook
Volantis IT benaderd. Volantis IT heeft zich echter teruggetrokken uit het onderzoek. Voor elk bedrijf
is er een contactpersoon van dit bedrijf in bijlage I terug te vinden.
Tabel Vergelijking gebouwdossiers
+ = Aanwezig
+/- = Gedeeltelijk aanwezig
- = Niet aanwezig
N.V. = Niet vrijgegeven
Admea
HSEXPERT
IGBS
Monavisa
Technozorg
Vgib
BIM Compatibiliteit
- Geïntegreerd IFC - - - - N.V. +/-
- Importeren van database
bestanden
- - - +/- N.V. +/-
- Exporteren van database
bestanden
- - + - N.V. +/-
Gebruik
Het gebouwdossier is online toegankelijk + + + + + +
Monitoren van installatie +/- +/- - + N.V. -
Gestructureerd opslaan van documenten + + + + N.V. +
Zoekfunctie in de database + + - - N.V. +

2. 2
+ = Aanwezig
+/- = Gedeeltelijk aanwezig
- = Niet aanwezig
N.V. = Niet vrijgegeven
Admea
HSEXPERT
IGBS
Monavisa
Technozorg
Vgib
Rechten aan gebruikers toekennen + + + + N.V. +
Alle gebruikers kunnen hun eigen
documenten uploaden
+ + + + N.V. +
Legionellabeheer + + +/- + + +/-
Online beschikbare documenten voor
legionella beheer
- Logboeken + + + + + +
- Voorschriften + + + + N.V. +
- Instructies + + + + N.V. +
- Tekeningen + + + + N.V. +
- Rapportages van
temperatuurmetingen
+ + + + N.V. +
- Rapportages van
keerklepcontrole
+ + + + N.V. +
- Rapportages van
monstername
+ + + + N.V. +
Controle
Signalering dat documenten verouderd
zijn
+ + - + N.V. +
Taken toekennen aan gebruikers +/- + - +/- N.V. -
- Activiteiten filteren + + - - +/- -
Periodieke controle voor het nakomen
van afspraken
+ + - +/- N.V. +/-
- Status van rapporten per
verantwoordelijke
+ + - + +/- +/-
- Meldingen over te laat en niet
uitgevoerde taken bij
betrokken partijen
+ + - +/- +/- +/-
Meldingen over veranderde Wet- en
regelgeving
- + - + N.V. -
Archiveren van verouderde documenten + + - + N.V. +

3. 3
+ = Aanwezig
+/- = Gedeeltelijk aanwezig
- = Niet aanwezig
N.V. = Niet vrijgegeven
Admea
HSEXPERT
IGBS
Monavisa
Technozorg
Vgib
Versiebeheer van documenten +/- + - +/- N.V. +
Totale kosten
- Aanschaf kosten standaard
pakket
- - - €600,- N.V. €2500,-
- Implementatiekosten Situatie
afhankelijk,
gemiddeld 2
dagen incl.
opleiding
Ong. 2
dagen
- - N.V. -
- Abonnementskosten Staffel:
gemiddeld
€ 50 p/j per
locatie
€50,- p/m
per locatie
per
discipline
Vanaf
€125,-
p/j
€200,-
p/j
N.V. €250,-
p/m
Geschatte terugverdientijd 1 jaar 2 jaar n.v.t. * N.V. 1 jaar
*De beoogde terugverdientijd is 1 jaar. Gezien het feit dat het gebouwdossier slechts één module is
van het totaalpakket is een concrete terugverdientijd niet te definiëren.

4. 4
Admea
BIM compatibel
Dit is niet mogelijk.
Gebruik
De documenten van het gebouwdossier zijn online vanaf elke locatie te
raadplegen. Daarnaast heeft Admea een applicatie voor tablet en
smartphones. Met deze applicatie kan het gebouwdossier worden ingezien
en kunnen inspectieformulieren worden ingevuld en opnamegegevens
worden ingevoerd. Deze gegevens worden automatisch op de juiste plek in het gebouwdossier
geplaatst. Het monitoren van het gebouw wordt gedaan door het gebouwdossier te koppelen aan het
GBS systeem van een gebouw. Dit is alleen mogelijk als het GBS extern te benaderen is.
Per gebruikersgroep kan vastgelegd worden tot welke gegevens zij toegang hebben. Admea heeft
een legionelladossier, waarin documenten beschikbaar zijn en logboeken vanaf elke computer
ingevuld kunnen worden. Ook wordt er door specialisten een risicoanalyse of een beheersplan
opgesteld en is het mogelijk om begeleiding te krijgen bij het uitvoeren van werkzaamheden aan het
waterleidingnet. Het gebouwdossier kan centraal opgeslagen worden bij de klant of op een server bij
Admea. Daar komt bij dat software, hardware, configuratie, beveiliging, back ups, en helpdesk zijn
inbegrepen bij de dienstverlening. Digitale documenten kunnen afgedrukt worden en nog dezelfde of
de volgende dag bezorgd worden.

5. 5
Controle
De beheerder wordt automatisch attent gemaakt op beheersmaatregelen die moeten worden
uitgevoerd. Afhankelijk van de inrichting van het gebouwdossier is het mogelijk om taken toe te
kennen aan gebruikers. Er zijn periodieke controles om te controleren of afspraken daadwerkelijk
worden nagekomen. Het versiebeheer is geen standaard functionaliteit, maar afhankelijk van de
inrichting kan dit wel gerealiseerd worden.
Kosten
De kosten worden bepaald per staffel; gemiddeld zijn deze kosten € 50, - per jaar per locatie. De
implementatie is situatieafhankelijk. Deze is gemiddeld twee dagen incl. opleiding. Het geheel heeft
een terugverdientijd van ongeveer een jaar.

6. 6
HSEXPERT
BIM compatibel
Dit wordt niet gedaan.
Gebruik
HSEXPERT biedt ondersteuning voor het beheer van alle relevante disciplines op het gebied van
gebouwveiligheid. Dit komt terug in zes disciplines: RI&E dossier, middelen dossier, incidenten
dossier, gebouw & brandveiligheid dossier, milieu dossier en legionella dossier. Het monitoren wordt
door HSEXPERT alleen gedaan voor leidingwaterinstallaties voor registratie van flow en
temperaturen. De software legt de nadruk op het bewaken van de PDCA cycli, het voldoen aan wet-
en regelgeving en risicobeheersing. Het gebouwdossier is online toegankelijk en slaat documenten
gestructureerd op. Dit wordt gecombineerd met een zoek- en filtermogelijkheid. De selecties kunnen
op het scherm worden gemaakt. Ook kan de geselecteerde data in een interactief dashboard of
rapport worden getoond.
Documenten kunnen door alle gebruikers zowel intern als extern geüpload worden. De documenten
voor het legionelladossier zijn beschikbaar, maar documenten zijn statisch. Legionellabeheer is een
dynamisch proces, waarbij het belangrijk is dat er op situaties en beheerstaken kan worden gestuurd.
Een voorbeeld is grenswaardenbewaking. De software signaleert uitzonderingen en rapporteert
hierover.
Controle
Er wordt gesignaleerd als er beheerstaken niet zijn uitgevoerd. Door deze signalering is er
automatisch bekend dat bijbehorende documenten zijn verlopen. Er worden jaarlijks audits gedaan
waarbij ook de actualiteit van documenten aan de orde komt. De status van de taken zijn per
verantwoordelijke terug te vinden in een dashboard. De zoekfunctie en filter voor de documenten is
ook van toepassing op de taken die aan gebruikers zijn toegekend en afhankelijk van het
autorisatieprofiel krijgt de gebruiker automatisch de activiteiten te zien waarvoor de gebruiker
verantwoordelijk is. Voor de inhoud van de documenten wordt er per discipline samengewerkt met
derden. Deze partijen zijn verantwoordelijk voor het actueel houden van de relevante gegevens van
wet- en regelgeving. Alle relevante documenten kunnen gearchiveerd worden en er kunnen
verschillende versies worden beheerd. Ook kunnen alle dynamische data van gebouwen en
installaties worden gearchiveerd.

7. 7
Kosten
Het licentiemodel is gebaseerd op het aantal beheerde locaties en op het aantal disciplines (brand,
legionella, asbest et cetera) dat met de software wordt beheerd. De kosten hiervoor zijn:
I € 50, - per locatie per maand voor de eerste discipline
II € 50, - per locatie per maand voor de tweede en volgende discipline (onbeperkt aantal)
Bij meer dan 10 locaties wordt het tarief per locatie per maand ongeveer 50% van bovenstaande
tarieven. De implementatie kost ongeveer twee dagdelen per discipline en het geheel heeft ongeveer
een terugverdientijd van twee jaar.
IGBS
BIM Compatibel
Het gebouwdossier heeft de mogelijkheid om
databasebestanden te exporteren.
Gebruik
Het gebouwdossier is online beschikbaar via het inloggen op een website, waarop de documenten op
een gestructureerde manier opgeslagen zijn. Er kunnen aan de gebruikers rechten toegevoegd
worden, waardoor de gebruikers onder andere hun eigen documenten kunnen uploaden. Er is geen
speciaal legionellabeheer aanwezig, maar het is wel mogelijk om de documenten benodigd voor het
uitvoeren van legionellabeheer in het dossier te uploaden. Daarnaast kunnen de documenten en
leveranciers aan een cartotheek gekoppeld worden. Er is een overzicht van welke leveranciers wat
geplaatst hebben met aanschafdatum en garantieinformatie. Ook is er contractbeheer beschikbaar en
kan de gebruiker een compleet inzicht krijgen van de kosten voor het onderhoud.
Controle
De controle wordt niet door IGBS uitgevoerd.
Kosten
Er zijn alleen abonnementskosten voor de licentie. Deze bedragen tussen de € 125, - en € 1.750, -
per jaar exclusief btw. De prijs hangt af van het type gebouw en het formaat. Er is geen investering
waardoor er ook geen terugverdientijd is aan te geven.

8. 8
Monavisa
BIM compatibel
Er kunnen meerdere bestanden tegelijk geüpload worden naar
het gebouwdossier. Monavisa heeft drie modulen die allemaal op
elkaar aangesloten kunnen worden: het gebouwdossier, legionellabeheer en prestatiebeheer.
Gebruik
Het gebouwdossier is altijd online beschikbaar via de site van Monavisa. Het gebouwdossier sluit aan
op de prestatiebeheermodule van Monavisa. Met het prestatiebeheer kan de gehele installatie
gemonitord worden. Hierbij kan op elk moment van de dag gezien worden hoe de installatie
functioneert en wordt bijgehouden hoe deze gefunctioneerd heeft. Aan de hand van deze weergave
kan er vroegtijdig actie ondernomen worden om storingen te verhelpen. De rapportages en
meetresultaten die het prestatiebeheer automatisch opstelt worden automatisch aan het
gebouwdossier toegevoegd. De documenten worden opgeslagen in een database voorzien van een
mappenstructuur.
Gebruikers kunnen via de site overal hun eigen documenten uploaden naar het gebouwdossier.
Monavisa heeft een module legionellabeheer die elk uur de tapwatertemperatuur controleert, als er
relevante afwijkingen worden waargenomen wordt er automatisch een melding verzonden. Er is de
mogelijkheid om dit te combineren met automatisch spoelen. De documenten benodigd voor het
legionellabeheer zijn in het gebouwdossier terug te vinden en meetrapporten worden automatisch
opgesteld en aan het gebouwdossier toegevoegd. De rapporten worden opgesteld volgen de ISSO
55.1 & 55.2.

9. 9
Controle
In het geval dat er een verloopdatum aan het document is gekoppeld stuurt Monavisa een e-mail naar
de verantwoordelijke partijen als het document verloopt. Deze melding geeft aan dat er taken
toegekend moeten worden aan gebruikers en dat taken te laat zijn uitgevoerd. Bij de documenten
staat indien voorzien van verloopdatum aangegeven wanneer deze zal verlopen en of het document
is verlopen. Als wet- en regelgeving verandert krijgen de gebruikers hier een melding van. Voor de
verouderde documenten is er een archief waar deze documenten in bewaard kunnen worden.
Kosten
De aanschafkosten voor het gebouwdossier zijn € 600,-; abonnementskosten zijn € 200, - per jaar.

10. 10
Technozorg
De volgende informatie is afkomstig van de site van
Technozorg. Verdere informatie is niet vrijgegeven door
Technozorg.
BIM compatibel
Niet vrijgegeven.
Gebruik
Technozorg levert een online FMIS programma. Hiermee kunnen technische documenten
gemanaged worden, vergunningsbeheer en contractenbeheer worden bijgehouden. Ook is er een
service desk beschikbaar.
Daarnaast zijn er digitale logboeken beschikbaar voor brandveiligheid en legionellabeheer. Het
legionellabeheer is toegankelijk via het internet.
Controle
Er is voor het legionellabeheer een overzicht per gebouw en een onderverdeling per ruimte met
daarbij een overzicht van de benodigde activiteiten voor het gebouw met de deadlines. Voor deze
activiteiten zijn verschillende filteropties voor de activiteiten zoals type en status van de activiteit. Als
activiteiten niet worden uitgevoerd, worden hiervoor herinnerringen verstuurd en is er inzicht in de
status van rapporten per medewerker.
Kosten
Niet vrijgegeven.
Vgib
BIM compatibel
Alle type documenten kunnen worden opgenomen in de gebouwmonitor, ook
IFC. Het importeren en exporteren van databasen is beperkt mogelijk.
Gebruik
Zowel het gebouwdossier als de tekeningenbibliotheek zijn online via een
SaaS toegankelijk.
De tekeningenbibliotheek is een geautomatiseerd systeem dat tekeningen beheert volgens vaste
procedures en tekenafspraken. Momenteel werkt de bibliotheek alleen met Autocad (dwg) bestanden.
De bibliotheek geeft op elk moment een actueel overzicht van het tekeningenbestand. Het zorgt er
ook voor dat er altijd maar één unieke tekening in omloop is. Hierdoor heb je altijd de juiste versie.
Doordat een tekening wordt opgesplitst in meerdere disciplines (bouwkundige kale plattegrond met
daaraan gekoppeld bijvoorbeeld ruimtebeheer, schoonmaak, ontruiming, W-installaties en/ of E-
installaties), blijft het altijd mogelijk dat meerdere partijen tegelijk aan hun eigen discipline werken.
Voor de tekeningenbibliotheek is een vaste structuur aanwezig voor de opslag van documenten. Dit
maakt het overzichtelijk en eenvoudig om tekeningen terug te vinden.

11. 11
Bij het gebouwdossier is men vrij om een structuur te kiezen. Ook kan elk type document worden
opgenomen. Het gebouwdossier heeft een zoekfunctie met filters en zoeken op trefwoorden. Ook kan
er op bookmarks gezocht worden. Deze bookmarks worden gebruikt om dossiers als brandveiligheid,
BMI, onderhoud, etc. aan te maken.
Er kunnen rechten aan gebruikers worden toegekend. Dit kan per groep, per locatie of per document.
Per document, onderwerp of gebouw kan bepaald worden wie of welke groep daar toegang toe heeft.
Hierbij kan ook worden aangegeven welke documenten de gebruiker mag uploaden. De gebruiker
kan bijvoorbeeld zelf een legionelladossier aanmaken binnen het gebouwdossier.
De tekeningenbibliotheek heeft slechts twee type gebruikers, de beheerder en gebruiker. Nieuwe
tekeningen kunnen alleen worden aangemaakt door de beheerder. Geleende en bewerkte tekeningen
moeten wel door de gebruiker worden ingediend. Via het systeem komen ze dan in een quarantaine
omgeving terecht. De tekening wordt gecontroleerd op tekenafspraken, versie en informatieverlies.
Als alles akkoord is wordt de tekening vrijgegeven en is deze weer beschikbaar in de bibliotheek. Als
een tekening uitgeleend is, kan een tweede gebruiker de tekening reserveren. Als de betreffende
tekening is ingediend en goedgekeurd, krijgt de reserveerder hier een melding van en kan de
tekening zelf ophalen in de bibliotheek.

12. 12
Controle
Er kan een verloopdatum aan een document gekoppeld worden en als deze is verstreken, volgt hier
een melding van. Een periodieke controle is mogelijk, maar dan zal dit in het contract moeten worden
opgenomen. Het versiebeheer vindt plaats door met een nieuw document een oud document te
overschrijven. Hierbij is alleen het nieuwe document zichtbaar, maar de oude versies worden in het
systeem bewaard en zijn nog wel te raadplegen.
In de tekeningenbibliotheek zijn een aantal controles geautomatiseerd.
Kosten
De kosten van het gebouwdossier bedragen € 2.500,- met abonnementskosten van € 250,- per
maand voor een onbeperkt gebruik en aantal gebruikers. De terugverdientijd van het gebouwdossier
is één jaar.
De tekeningenbibliotheek is specifiek voor specialisten (tekenaars, leveranciers). Het draait los van
de gebouwmonitor en de kosten bedragen € 2.500,- met abonnementskosten van € 250,- per maand.
Daarnaast wordt er een tarief gerekend voor het controleren van bewerkte tekeningen. De
terugverdientijd is één jaar.

13. 13
Bijlage I Contactpersonen digitaal gebouwdossier
Admea
De heer A. (Anton) Slockers
T: 079 - 342 61 15
M: 06 - 224 716 01
E: Slockers@admea.nl
HSEXPERT
De heer P. (Peter) Derks
T: 0548 - 63 15 25
M: 06 - 201 356 77
E: P.Derks@certafix.nl
IGBS
De heer A. (Anne) Moesker
T: 0514 - 56 94 94
E: info@igbs.nl
Monavisa
De heer H. (Henk) van Prooijen
T: 088 - 163 53 99
M: 06 - 575 930 26
E: prooijen@monavisa.infol
Technozorg
De heer C. (Clemens) Stemerdink
E: cstemerdink@technozorg.nl
Vgib
De heer R. (Ruud) van Dijck
T: 0344 - 64 39 81
M: 06 - 316 441 33
E: R.vandijck@vgib.nl