1. Met PRO gesprekken
naar Vakmanschap
Van functioneringsgesprekken naar
ontwikkelingsgesprekken
1

2. Vakmanschap
Presteren met mensen = Regisseren van
ontwikkelingen
 De juiste kwaliteit onderkend
 Medewerkers zo ontwikkelen dat ze in staat zijn de
business-strategie te realiseren
2

3. Aanleiding
Alles veranderd:
 Organisatie
 De tijden
 Medewerkers
Hierdoor is het noodzakelijk inzicht in de voortdurende
ontwikkeling van kennis en vaardigheden van de
medewerkers te krijgen.
Daar is een gezamenlijke inspanning voor nodig, zodat we
continu beschikken over die medewerkers waarmee we
plezierig, veilig en doeltreffend samenwerken.
3

4. Doel
Het op een
eenduidige wijze inzichtelijk maken, vastleggen en
beoordelen
van de
kennis, kunde en competenties
van de medewerkers in relatie tot de strategie, teneinde
hierop te kunnen sturen
4

5. Instrumentarium
In het kader van regisseren van
(bedrijfs)ontwikkelingen
Inzet van:
 Resultaat en ontwikkelingsgesprekken
(Verwachtingen uitspreken en nakomen)
 Opleidingsplannen
(Regisseren van Ontwikkelingen van teamplannen via
regioplannen naar BU plannen)
5

6. Sturen op resultaten
 Een managementstijl gebaseerd op duidelijke, meetbare afspraken
over resultaten en verantwoordelijkheden.
 Beide partijen hebben dezelfde verwachtingen over hun doelen en
kunnen elkaar aanspreken op de resultaten, die uiteraard SMART
zijn.
 Binnen de grenzen van de gemaakte afspraken hebben de
medewerkers de vrijheid te bepalen hoe ze hun doelen willen
bereiken.
SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar, Tijdgebonden
6

7. Wat levert het op
Medewerkers zijn van nature gemotiveerd wanneer zij:en
en voorwaarden die hierover zijn gemaakt
 Succes kunnen bereiken
 Iets doen / kunnen laten zien waar zij goed in zijn
 Bijdragen aan iets wat ze belangrijk of waardevol achten
 Iets leren of beter worden in wat ze doen
 Een duidelijke eigen verantwoordelijkheidsgebied hebben
 Aan hen haalbare doelen worden gesteld, en duidelijk
afspraken zijn gemaakt over de middelen en voorwaarden
die hierover zijn gemaakt
 Feedback krijgen over de door hen behaalde resultaten
7

8. Resultaat en
ontwikkelingsgesprekken
Noemt men soms ook Planningsgesprekken,
POP gesprekken, Gesprekscyclus
8

9. De methodiek
Leveren van een optimale bijdrage:
 Aan het realiseren van de door bedrijf beoogde resultaten
 In het verlengde hiervan, aan de persoonlijke ontwikkeling van
medewerkers
Met de systematiek wordt tevens beoogd:
 Maken van bindende afspraken tussen medewerker en
leidinggevende
 Maken van afspraken over de gewenste voortgang
 Evalueren van geleverde prestatie
9

10. Resultaat en
ontwikkelingsgesprekken
 Gericht op: Continue verbeteren, middelen/voorwaarden, output
 Wat wordt vastgelegd: Verantwoordelijkheden, doelen, middelen
 Momenten: Contractfase, Voortgangsfase, beoordelingsfase
 Voortgangsbewaking: Voortgangsgesprekken. Formele momenten in de
voortgang
 Beoordeling: Op behaalde resultaten en inzet
 Motivatieprincipe: Motiveren middels uitdagende doelen
 Grote voordeel: Je weet waar je aan toe bent en je hebt veel eigen
speelruimte
10

11. Vastleggen afspraken
In een formulier of digitale versie worden
afspraken vastgelegd over:
 Resultaten PRO-Formulier
Stap 1: Evaluatie van resultaten en ontwikkelactiesOordeel: S O N ZG E
vul in bij stap 4: 1 2 3 4 5
 Competenties
Welke resultaten zijn in de afgelopen
periode in het werk gerealiseerd?
afgesproken: gerealiseerd j/n:
Tip: raadpleeg eerdere afspraken of
functieprofiel, taakomschrijving etc.
 Functionele expertise Opmerkingen medewerker, bijzondere omstandigheden/invloedsfactoren:
Stap 2: Evaluatie van competenties Oordeel: S O N ZG E
vul in bij stap 4: 1 2 3 4 5
vereist niveau: beoordeling leidinggevende:
resultaatgericht
klantgericht
ondernemend
innovatief
communicatie
coachend leidinggeven
(leidinggevende)
visie (leidinggevende)
---------------------
---------------------
Tip: raadpleeg het competentiewoordenboek voor het vereiste niveau en een beschrijving van het bijbehorende gedrag. Kijk op Nuonline onder Mens en Werk.
Opmerkingen medewerker, bijzondere omstandigheden/invloedsfactoren:
11

12. Stappen
 Evaluatie resultaten
 Evaluatie competenties
 Evaluatie functionele expertise
 Totale evaluatie
 Afspreken resultaten
 Afspreken ontwikkeling
 Bespreken loopbaanperspectief
12

13. Stap 1. Evaluatie van resultaten
en ontwikkelingsacties
Oordeel: S O N ZG E Slecht
Onvoldoende
Normaal
Zeer Goed
Excellent
Welke resultaten zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd
Afgesproken: gerealiseerd j/n
Tip: raadpleeg eerdere afspraken, functieprofiel
Welke concrete ontwikkelingsacties zijn in de afgelopen periode in het
werk gerealiseerd
Afgesproken: gerealiseerd j/n
13

14. Stap 2. Evaluatie competenties
Oordeel: S O N ZG E
Vereist niveau: Beoordeling leidinggevende
Resultaatgerichtheid ___________________
Klantgerichtheid ___________________
Communicatie ___________________
Plannen en Organiseren (3) 2 onvoldoende, mist …….
14

15. Niveau indeling competenties
Voorbeeldcompetentie: Plannen en Organiseren
Niveau 1.
Stelt prioriteiten en heeft overzicht over EIGEN werkzaamheden
Niveau 2
Stelt prioriteiten bij de werkzaamheden van zichzelf en van ANDEREN
Niveau 3.
Stelt heldere DOELEN en prioriteiten voor zichzelf en voor anderen
Niveau 4.
Stuurt op hoofdlijnen en samenhang
15

16. Stap 3. Evaluatie van de
functionele expertise
Kennis en vaktechnisch vaardigheden
Oordeel: S O N ZG E
Geeft aan welke mate de medewerker:
 Kennis heeft van alle relevante aspecten van het vakgebied
 Op de hoogte is van recente ontwikkelingen in het vakgebied
 Prioriteiten stelt en overzicht heeft over werkzaamheden
 Ordelijk, systematisch werkt en werkzaamheden volgens
planning uitvoert
16

17. Stap 4. Totale evaluatie
conform personeelshandboek
Voorbeeld
Resultaten uitkomst: 2 vermenigvuldigen met 2 =4
Competenties uitkomst: 2 plus functionele expertise 2 = 4
8:4=2
Oordeel stap 1 x 2
Oordeel stap 2 + stap 3
Eindoordeel:
S O N ZG E
Slecht (1) = 0% :4= Van 0 tot 5 %
Onvoldoende (2) = 1,5%
Normaal (3) = 2,5%
Zeer Goed (4) = 3,5%
Excellent (5) = 5%
Eindoordeel wordt vertaalt naar o.a. financiële beloning
17

18. Scoren
Resultaten Competenties
1. Slecht (70%) 1. Slecht (te hoog gegrepen)
2. Onvoldoende (70 – 100%) 2. Onvoldoende (Sterk ontwikkelpunt)
3. Normaal / Goed ( 100%) 3. Normaal/Goed (Ontwikkelpunt)
4. Zeer Goed (100 – 110%) 4. Zeer Goed (Sterk punt)
5. Excellent (> 110%) 5. Excellent (Typerend sterk punt)
Functionele expertise
1. Slecht (Beschikt geheel niet over de vaktechnische kennis en vaardigheden)
2. Onvoldoende (Niet over alle)
3. Normaal/Goed (In voldoende mate)
4. Zeer Goed (Ruim voldoende mate)
5. Excellent (Treedt ook op als vraagbaak en klankbord naar medewerkers)
18

19. Gesprekken
Er zijn drie belangrijke momenten van aansturing in een
jaar en hiervoor zijn dan ook drie verschillende gesprekken
 Contractfase = Afsprakengesprek
 Coaching gesprek = Voortgangsfase
 Beoordelingsgesprek = Beoordelingsfase
19

20. Gesprekken (overzicht)
Afspraakgesprek Coaching gesprek Beoordelingsgesprek
Doel Afspraken maken Analyseren, bijsturen Evalueren, beoordelen
Onderwerp Organisatiedoelen, Tussentijds resultaat, Resultaten, ontwikkeling
persoonlijke doelen, haalbaarheid
middelen
Resultaat Afspraken, Actiepunten ter Waardering medewerker
middelen bijsturing
Relatie Gelijkwaardig Gelijkwaardig Hiërarchisch
Tijdsperspectief Toekomst Heden en toekomst Verleden
Wanneer Begin van het jaar Steeds als nodig Doorgaans 1 X per jaar
doch zeker (eind)
halverwege het jaar
Belangrijk Voor alle drie gesprekken geldt altijd “Goed voorbereiden” 20

21. Opleidingsplannen en
profielen
21

22. Waarom Opleidingsplannen
Ontbrekende schakel (businessplannen, afdelingsplannen, budgetten)
Behoefte aan (be)stuurbaar en ontwikkelbare O&O = planmatig
Leidraad
• Toekomstgericht • Meetbaar
• Volledig • Transparant
• Samenhangend • Communiceerbaar
• Effectief • Registreerbaar
Prioritering
• Efficiënt
22

23. Proces
Functie competentie fleximatrices
Werkelijk Noodzakelijk
Competentie (Huidige flexibiliteit) (Noodzakelijke flexibiliteit) Competentie
niveau niveau
(Flexibiliteitscore)
Gap
PRO
Check
Plan
O&O
Doelstellingen
Actie
Opleiden
23

24. Planmatig, schematisch
Opleidings- en
Personeelsplan Ontwikkelingsbeleid-
plan
Bedrijfsopleidingsplan
Functie Persoonlijk plan
Opleidingsplannen
Competentie Voor Resultaat en
Team, regio, afdeling
fleximatrix Ontwikkeling (PRO)
24

25. Formats
 Compentence fleximatrix
 Opleidingsplan Team
 Opleidingsplan Regio
Problemen met formats = HRM raadplegen
25

26. Opleidingen fleximatrix
Functie
1.Invullen eisen per kennis/vaardigheden gebied
Legenda
2.Aangeven noodzakelijke flexibiliteit per gebied
3.Invullen individuele score (0 – 1) Kritische opleidingsnoodzaak
(medewerker kan niet functioneren zonder deze opleiding)
4.Bereken huidige flexibiliteitijke flexibiliteit per gebied
1 medewerker voldoet aan deze eis
5. Invullen individuele score (0 – 1) 0,5 medewerker voldoet gedeeltelijk aan deze eis
0 medewerker voldoet niet aan deze eis
26
6. Bereken huidige flexibiliteit

27. Opleidingen fleximatrix
Bijgewerk t op 7/3/2013 Vereiste kennis en vaardigheden
HBO+-niveau
Hoger management
Kennis van projectmanagement-technieken
Kennis van het aansluitproces
Coachend leidinggeven (3)
Innoveren (2)
Besluitvaardig (3)
Communiceren (4)
Samenwerken (4)
Resultaatgericht (3)
Klantgericht (2)
Ondernemen (2)
Onderhandelen (3)
Plannen en organiseren (4)
Leren (3)
Competentie flexi-matrix
Projectmanager
Bedrijfsonderdeel/Afdeling
Functiegroep/nummer
X
X
X
Taakgebied
X
Bedrijfsspecifiek
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Gedragcompetenties (incl. niveau)
Namen medewerkers
1. Piet de Vries 0,5 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5
2. Klaas van Rooy 1,0 1,0 0,0 0,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,0 0,5 1,0 0,5 0,5 1,0
3. Hein Visser 1,0 0,5 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0
4. Mirjam de Raad 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0
5. Jan de Lange 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5 0,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 1,0
6. Karel Jansen 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 0,0
7. Monique Bakker 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5
Huidige flexibiliteit 6,5 6,0 3,5 5,5 5,0 5,0 3,5 5,0 5,0 3,5 5,0 6,0 2,5 5,0 5,0
Noodzakelijke flexibiliteit 7,0 7,0 7,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0
Flexibiliteitsscore 0,9 0,9 0,5 1,1 1,0 1,0 0,7 1,0 1,0 0,7 1,0 1,2 0,5 1,0 1,0
27

28. Regio opleidingenbudgetplan
Opleidingenbudgetplan Regio
Bedrijf :
Bedrijfsonderdeel :
Budgetjaar : 2013
Naam afdeling/team Aantal Budget-aanvraag 2013
medw.
Out of Pocket Verlettijd
in euro s in uren
Totalen
28

29. Team opleidingenbudgetplan
Bedrijf :
Be drijfsonde rde e l :
Afde ling/Te am :
Budge tjaar : 2013
Naam Pe rs. Nr Naam ople iding Ople idingsplanning Budge t aanvraag
me de we rke r 2013
. Lopend boekjaar 2012 Volgend boekjaar 2013 Out of Verlettijd
pocket
euro´s uren
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Jan Schok 12345678 WEB 3 Elektrotechniek 6500 200
Klaasje van der M eer 23456789 Ac. Rug- en Vlinderslag academie 450 60
Frits Deuk 34567890 M BO Bank- plaatwerken 675 240
Hanneke Lijm 45678901 HBO Personeel & Arbeid 1325 360
Herkwalificatie veiligheidsbevoegdheden en/of gecertificeerden ed. Tot. aantal bevoegden ed. Aantal herkwalificaties
BEI 7 3 1500 24
VIAG 2 1 500 8
VCA 9 0
BHV 1 1 150 4
Overige veiligheidsopleidingen 3 0
Aanvullende budgetaanvraag (2e helft 2013) Nee
S telpost (maximaal 1,2 x budget aanvraag) p eriode 10250 800
Totalen 21350 1696
29

30. Vakmanschap & Sturen op
resultaten
Gaan voor vakmanschap
 De juiste kwaliteit onderkend
 Medewerkers zo ontwikkelen dat ze in staat zijn de business-
strategie te realiseren
Investeren in output
 Structureel: het herleiden van organisatie doelen tot individuele
doelen
 Cultureel: richtinggevende spelregels voor het handelen in
samenwerkingsverbanden
30

31. En nu verder, actie
Informeren
MT
Informeren
Teamleiders Gevoerde gesprekken
Opleidingsplannen
Informeren Personeelsbudget
Medewerkers Opleidingsbudget
Onderkende kennis
Dezelfde managementstijl
Informatie Formats Handleidingen Planning
Checklists
Evaluatie
Presentatie
Monitoring
HRM Feedback
Voorbereiding
Uitleg
31

32. Nog even dit……
 Communicatie medewerkers – waar gaat het over
 Management in charge
 HRM ondersteunt, verzamelt, helpt ….
 PRO in Excel is mooi, maar bij meer dan 15
medewerkers is analyseren niet eenvoudig, dan is
digitaal beter
bijvoorbeeld www.drielingh.nl of www.ddgc.nl
 PRO moet wel passen in Planning & Control cyclus
i.v.m. personele kosten
32