Metodo En Equipo

UTILIZACION DEL METODO
En EQUIPO
PARA LA ADMINISTRACION DEL CICLO DE
PROYECTOS

Dr. Agustín Zúñiga Gamarra
Director General de Instalaciones del IPEN

OBJETIVOS CLAROS Y DEDICACION
FIRME IMPULSAN LOS PROYECTOS
EXITOSOS

LOS PROYECTOS EXITOSOS SE
BASAN EN LA CONFLUENCIA DE
INTERESES DE LOS INVOLUCRADOS

2 Metodologia En Equipo INST-IPEN-2003

EL METODO PROVINO DE UN ESFUERZO COMBINADO DE UN
GRUPO DE PERSONAS EXPERIMENTADAS EN EL DISEÑO,
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS, TODOS
PERTENECIENTES AL BID. EL METODO FUE DESARROLLADO
POR LA TEAM TECHNOLOGIES.


Enfoque de EnEQUIPO para el
Desarrollo Organizativo
Tiende a mejorar el desempeño y alcanzar resultados. Algunos
PRINCIPIOS básicos guían este enfoque:
• Se concentra en los involucrados
• Se concentra en objetivos antes que en procedimientos
• Se esfuerza en lograr simplicidad
• Se basa en lo existente
• Enfatiza el uso de equipos
• Usa instrumentos sistemáticos de planificación y
terminología común
• Alienta el contacto con compradores, clientes y
beneficiarios.

EnEQUIPO
• Reune los instrumentos esenciales de la administracion actual
del ciclo de proyectos.
• La metodologia En Equipo consta de una serie de pasos
básicos.
• Serie integrada de instrumentos que ayuda a manejar el ciclo de
proyectos a traves del Diseño, Ejecución, Seguimiento y
Evaluación
• Basado:
• Normas, métodos y terminología interancionales
• Diseñado para proyectos de proceso flexible e innovadores
• Metodo colaborativo, basado en el equipo
• Centrado en el cliente y guiado por la demanda


Módulos de EnEquipo
1. Información de Programa/Proyecto
2. Análisis de Involucrados
3. Análisis de Arboles (Análisis de Problemas, Análisis de
Objetivos, Análisis de Alternativas)
4. Estructura de Programa y Proyecto
5. Análisis de Conflictos
6. Marco Lógico
7. Calendario de Ejecución (EDT, Matriz de
Responsabilidad, Diagrama Gant, CPM)
8. Plan de Desempeño
9. Presupuesto


El Método EnEquipo
PASO 1: Forme Equipo Diez Pasos de EnEquipo
Forme equipo alrededor de
1. Conózcanse
intereses: un problema a 2. Definan la representación
resolver o un objetivo a 3. Establezcan normas del equipo
alcanzar. 4. Identifiquen al (a los) cliente(s)
5. Establezcan documentación básica y
La labor del equipo puede ser:
haga reconocimiento
• Producir un diseño de 6. Definan Misión/Estrategia/Metas
proyecto 7. Definan los objetivos de su equipo, sus
• Crear un lanzamiento de productos servicios los clientes a
quienes sirven
proyecto y sistema de
8. Organicense con un plan de trabajo,
administración presupuesto, y definición de papeles y
• Establecer un sistema de responsabilidades
Monitoreo y Evaluación 9. Establezcan las fuentes de información
para verificar el progreso y evaluar el
• Conducir un programa de
impacto
Mejoramiento de Desempeño. 10. Definan papeles, responsabilidades

7 Metodología En Equipo INST-IPEN-2003

PASO 2: Analice a los Involucrados
Conduzca el Programa Inicial de Participación Pública
Usualmente el problema es el punto de partida; sin embargo, usted puede
tambien comenzar con una visión u objetivo compartido.

Si comienza con el problema:
• Identifique a los involucrados claves para una serie de problemas, e
involúcrelos (talleres, entrevistas, encuestas, etc)
• Defina intereses: ¿Qué ganará o perderá cada involucrado con la
solución del problema?
• Defina sus recursos: lo que traerán a la mesa
• Defina sus mandatos: la autoridad legal que tiene un involucrado
para desempeñar una función o proveer un servicio
• Defina el (los) problema (s) desde el punto de vista del involucrado


Matriz de Involucrados Típica

ID Grupo de Intereses Recursos y mandato Problemas Conflictos
Involucrado

MED Ministerio de • Aumentar la tasa de R1. Presupuesto anual P1. Infraestructura Con el
Educación acceso a la Educación R2. Influencia política escolar en mal estado sindicato de
Primaria R3. Asistencia técnica P2. Tasas de maestros.
• Mejorar los resultados matriculación por Existe
R4. Financiación problemas
de los examenes debajo de expectativas
• Aumento en % de P3. Tasas de egreso políticos.
estudiantes que M1. Promover acceso escolar bajas
continuen a la igualitario a la
educación P4. Pocos maestros
educación superior capacitados

INST-IPEN-2003 Metodologia En Equipo 9

Paso 3: Analice la Situación
1. Hay formas de analizar la situación: Piense activamente, no pasivamente.
La gente analiza sus circunstancias a fin de tomar acción, no como un fin
en si mismo.
2. Analice desde el punto de vista del grupo que actuará: cuáles son sus
fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas con respecto a la serie de
problemas.
3. Cada actor o grupo tendrá una posición diferente para la acción.

4. Use la lógica de causa y efecto para generar y organizar problemas.
5. Seleccione el problema FOCAL, y no confunda el pensamiento causal
con el pensamiento correlativo
6. No prejuzgue una situación por la definición de problemas como la
ausencia de solución, ej. No hay pestisidas disponibles.

No hay pestisidas Las siembras están
disponibles infestadas de plagas

Organización de Problemas con la Lógica de Causa
Efecto
Bajo nivel educacional de los
adultos en edad productiva
incrementado

Demasiado altos los Están declinando las Los niveles de
niveles de repetición y tasas de inscripción en desempeño son
deserción grados primarios y demasiado bajos
secundarios (especialmente en los
grados primarios)

Limitada entrega de El material de Las escuelas Los minusvalidos No se prepara
intervenciones en la entrenamiento es están carecen de o provee
primera niñez obsoleto demasiado acceso adecuado almuerzo en
lejos de los a las escuelas las escuelas
hogares

Los salarios y
beneficios son La infraestructura
demasiado bajos física está
deteriorada


Paso 4: Analice Objetivos y Resultados
1. Convierta el Arbol de Problemas en un Arbol de Objetivos.
Redacte cada declaración de problema como solución
2. Complete las condiciones Necesarias y Suficientes en cada
nivel para causar resultados en el siguiente (nivel).
No confunda el
Baja pensamiento
Producción agrícola causal con el
producción
incrementada pensamiento
agrícola
secuencial

3. Mantenga el pensamiento causal. No confunda la jerarquía
causal con la jerarquía de poder (Recursos y Mandatos)


Arbol de Objetivos
Nivel educativo de los adultos
en edad productiva
incrementado

Niveles de repetición y Las tasas de inscripción Niveles de desempeño
deserción escolar en grados primarios y mejorados (especialmente
reducidos secundarios aumentan en los grados primarios)

La entrega de Material de Los hogares Los minusvalidos Se provee
intervenciones en la entrenamiento tienen acceso tienen acceso suplemento
primeraniñez es actualizado adecuado a adecuado a las nutritivo en las
adecuada las escuelas escuelas escuelas

Los salarios y
beneficios son La infraestructura
demasiado bajos física está en
condiciones
adecuadas

Paso 5. Analice las Alternativas

Defina el Punto de Vista:
• ¿De quién es este programa o proyecto?
• Cada empeño proviene del punto de vista de alguien.
• Por definición, Punto de Vista deberá ser el de los
beneficiarios,que debe ser tomado por los ejecutores.
• Llamémoslo el punto de vista de ustedes/ellos con
relación a la estructura del contínuo problemas/soluciones
(o jerarquía de causa-efecto).


Jerarquías de Causa y Efecto
Una jerarquía de Causa y Efecto PROGRAMA PROYECTO

Fin del
Programa

Propósito del Fin del proyecto
programa

Propósito del
Proyectos
proyecto

Componentes

Actividades


Defina la Mejor Estrategia allternativa

1. Desde el punto de vista de usted y considerando la estructura
problemas/soluciones, identifique la ventaja comparativa y
competitiva.
2. Use estas dos definiciones para definir la mejor alternativa.
3. Recuerdelo dicho por Emmanuel Kant “¡Debe implica puede!”
4. Alcance un equilibrio entre lo que es deseado y lo que está
dentro de su razonable ámbito de control.
5. La alternativa escogida no incluirá a cada nivel todas las
condiciones suficientes para lograr el impacto. Algunas serán
dejadas fuera del programa o proyecto. Más tarde, serán
definidas como supuestos.
6. Puede haber múltiples puntos de vista Estratégico, Programa
y Proyecto, que reflejan diferentes grupos de beneficiariios
finales.

PROYECTO RESULTADOS

PBI INCREMENTADO

Estado de salud en la
FIN población rural meta
mejorado

Entrega y uso de servicios
PROPOSITO
médicos mejorados

Sistemas de
COMPONENTES administracion mejorados
instalados y operacionales

Lanzamiento de proyecto,
supervisión, misión,
ACTIVIDADES desempeño, lanificación,
revisión intermedia etc.


Cuando se abra una ventana de cuatro niveles, por definición:

• Los componentes describen el nivel de responsabiidad
del proyecto, y

• El propósito define el impacto deseado del proyecto en los
clientes

Algunas agencias utilizan otros términos: Objetivos de Desarrollo,
Objetivos Estratégicos, Resultados, Consecuencias, etc. Todos concuerdan
en las definiciones


Paso 6. Analice los Conflictos
1. Continúe el programa de evolvimiento público con un Análisis
de Conflictos. La primera vez que los involucrados están
interviniendo, en el Paso # 2, el foco está en los problemas y
obstáculos que ellos enfrentan.
2. Ahora, analice los múltiples intereses en los objetivos definidos
en el Arbol de Alternativas (jerarquía de Objetivos).

• El definir objetivos es un proceso aun más político.
• Algunos se beneficiarán, algunos perderán.
• No hay suficientes recursos para satisfacer las necesidades de
todos.
• Es político porque el proceso define quién recibe qué.
• Es pues, también, un proceso de resolución de conflictos.

3. Retroceda y defina a los involucrados para los cuatro niveles del
Arbol de alternativas:
1. Fin,
2. Propósito,
3. Componentes,
4. Actividades
4. y defina el “interés” de cada involucrado en la consecución de
esos objetivos.

5. Defina el grado hasta el que ellos valoran los objetivos a alcanzar
y el poder que tienen para afectar los resultados.
6. Al completar este análisis para cada uno de los involucrados
relevantes, se asigna a cada uno un índice, positivo o negativo.
7. Esto ayuda a poner de relieve cualesquiera conflictos posibles que
puedan surgir entre involucrados, antes de ir más adelante en el
diseño del proyecto, cuando los cambios se hacen más costosos.

Análisis de Conflictos
ID Grupo de Intereses Recursos y Interes Va Po Indi Conflictos
Involucrado mandato lor der ce

Mde Ministerio de 1. Aumentar la R1. Presupuesto Total 52
E Educación tasa de acceso anual No hay
a la Educación Aumentar 5 4 20
R2. Influencia acceso conflicto
Primaria política aparente entre
2. Mejorar los R3. Asistencia involucrados
resultados de técnica Nuevo 4 5 20 No hay pero
los examenes R4. Financiación curricula debemos
3. Aumento en % concentrarnos
de estudiantes en este grupo
que continuen M1. Promover
a la educación acceso igualitario a Mejorar 4 3 12
superior la educación infraestrutura


Paso 7. Desarrolle el Marco Lógico: MarcoLOG

1. Describa la Causa y Efecto del Proyecto (columna # 1)
• Transfiera el Arbol de Alternativas (Jerarquía de Objetivos Seleccionados) a la
primera columna del MarcoLOG.

2. Defina Indicadores (columna # 2)
• Calidad significa alcanzar resultados dentro de los parámetros de los
indicadores . Defina cantidad, calidad y tiempo (CCT) para cada uno de los
Objetivos en la primera columna.
3. Defina los Medios de Verificación (columna # 3)
• Estas son las fuentes de información a ser utilizadas para verificar el
comportamiento de los indicadores. Estas fuentes son fundamentales para el
establecimiento de sistemas de monitoreo y evaluación.
4. Defina los Supuestos (columna # 4)
• Estas son condiciones esenciales para el éxito del programa o proyecto, pero
que el equipo del proyecto no puede controlar o ha decidido no hacerlo. Están
fuera de la intervención del proyecto y describen el resto de las condiciones
sufiencientes a un nivel, para alcanzar en eel siguiente.

COLUMNA #1
SELECCIONE ALTERNATIVA CONSTRUYA MARCOLOGICO
Descripción
Fin:
--------------------------- Objetivo superior al cual
este proyecto contribuye
junto a otros
Própósito:
El Cambio de Conducta en los
clientes o en el desempeño de
un sistema en función del uso
de los resultados y el
cumplimiento de los supuestos
Resultados:
La intervención concreta.
Los productos y servicios
entregados por los ejecutores

Actividades:
La estrategia para entregar
los resultados. Areas de
acción necesarias y suficien.


COLUMNA #2
Descripción Indicadores de logro

1.1 Tasa de empleo para estudiantes
Fin:
graduados de secundaria incrementada con
Tasas de empleo y de
x% al 2010
matriculacion de estudiantes
1.2 Tasa de matriculación de estudiantes
secundarios en estudios
Egresados de Secundaria, en estudios
superiores aumentado
Superiores aumentada con x% al 2010

Própósito: 1.1 Acceso a Primaria es del 100% en 2005 y a nivel
Desempeño del Sistema de Secundario crece de 26.5% a por lo menos el 50% en
el 2003
Educación Básica es mas 1.2 Tasa de egreso de Primaria pasa del 43.9% en
eficiente, equitativo y de 2003 a 70% en 2005 (90% en 2010)
mejor calidad En Secundaria pasa de 55% en 2003 a 70% en el
2005 (90% en 2010)
1.3 Calificación media de matemáticas mejorada de
un 13% en 2003 a un 30% en el 2005 en Primaria
1.4 Calificación media para Ciencias mejorada de un
32% en 2003 a un 50% en 2005 a nivel Secundario
1.4 El costo de producir un estudiante graduado
disminuye al menos en 38% para Primaria y al
menos 22% para Secundaria al 2005


COLUMNA #3 MEDIOS DE VERIFICACION

Fin:
Nivel de PROGRAMA Objetivo superior al cual
• ¿está funcionando? este proyecto contribuye
• ¿vale la pena / rinde? junto a otros
Própósito:
Nivel de IMPACTO El Cambio de Conducta en los
• ¿está funcionando? clientes o en el desempeño de
• ¿vale la pena / rinde? un sistema en función del uso
de los resultados y el
cumplimiento de los supuestos
Nivel de GESTION Resultados:
• ¿puede ser mejorado? La intervención concreta.
• ¿hay una manera mejor Los productos y servicios
de hacerlo? entregados por los ejecutores

Actividades:
Nivel deOPERATIVO La estrategia para entregar
• ¿estamos ejecutando de los resultados. Areas de
acuerdo con el calendario: acción necesarias y suficien.
desembolsos, actividades?


COLUMNA #4
Supuestos Importantes
Supuestos
Fin a Super-Fin Resultados a Propósito
Riesgo en Relación 1. Potenciales estudiantes pueden
al Impacto dejar actividades familiares
estratégico generadoras de ingreso, para
ingresar al sistema educativo.
2. El gobierno mantiene su apoyo y
Propósito a Fin nivel de financiacion a la
Riesgo en relación Educación
3. Las próximas elecciones no
al impacto
retardan la preparaci´n ejecución
programático del proyecto
4. Los maestros tienen la motivación
Result. a Propósito necesaria para usar el nuevo
curriculum y materiales de forma
Riesgo relativo a la efectiva
efectividad del 5. La elección de las instituciones
proyecto consideradas para la expansión
f´sica y/o actualización tiene el
Activ. a Resultado necesario apoyo político y popular
Riesgo relativo a la 6. Los maestros utilizan las nuevas
eficiencia en la habilidades
ejecución 7. Los examinadores utilizan las
nuevas habilidades.


Guía de Verificación de MarcoLogico
1 El Proyecto tiene un solo Propósito
2 El Propósito no es una reformulación de los Componentes
3 El Propósito está fuera de la responsabilidad de gestión del proyecto
4 El Propósito está enunciado claramente
5 Todos los Componentes son necesarios para lograr el Propósito
6 Lo Componentes están enunciados claramente
7 Los Componentes están enunciados como productos
8 Las Actividades definen la estrategia de acción para lograr cada Componente
9 El Fin está enunciado claramente
10 La relación Si/Entonces entre el Propósito el Fin no salta pasos importantes
11 Los Supuestos describen, de manera positiva, las condiciones importantes externas al proyecto que
tienen un riesgo netativo de no materializarse
12 Si los Supuestos a nivel de Actividades incluyen condicones precedentes (aquellas que son requeridas
antes de que puedan comenzar las Actividades) están incluidas en forma separada en el casillero
correspondiente
13 Los Componentes, mas los Supuestos a ese nivel, producen las condicones necesarias y suficientes
para lograr el Propósito

14 El Propósito, mas los Supuestos a ese nivel describen las condiciones críticas para contribuir
significativamente al logro del Fin
15 La relación entre el Presupuesto y las Actividades es realista
16 La relación entre los Componentes y el Proósito es realista
17 La lógica vertical entre Actividad, Componentes y el Propósito es realista
18 Los Indicadores a nivel de Propósito son independientes de los Componentes. No son una sistesis de
los Componentes sino una medida de su impacto
19 Los indicadores de Propósito miden lo que es importante impacto, valor esperado, tasa de rendimiento,
beneficio
20 Los indicadores de Propósito tienen medidas de cantidad, calidad y tiempo.
21 Los indicadores de Componentes son verificables objetivamente en términos de cantidad, calidad y
tiempo
22 Los indicadores a nivel de Fin son verificables objetivamente en términos de cantidad , calidad y tiempo
23 El Presupuesto a nivel de actividad define los recursos reequeridos para producir los Componentes
24 Los Medios de Verificación identifican donde exactamente será encontrada la informaci´n para verificar
cada indicador así como el proceso para mejorar el diseño
25 La Actividades identifican las acciones requeridas para administrar los Medios de Verificación
26 Los Componentes definen la responsabilidad de gestión del Proyecto

27 Al revisar el Marco Logico usted puede definir el plan de evaluación para el proyecto

Guía de Verificación de Evaluabilidad

REQUISITOS DE EVALUABILIDAD OBSERVACION

OBJETIVOS
El problema que el proyecto se dirige a resolver ha sido identificado y analizado
Se ha determinado a qué involucrado(s) conrresponde el problema o necesidad
Las causas del problema han sido identificadas y jerarquizadas
Los objetivos a lograr han sido definidos consstentemente
Las experiencias adquiridas de operaciones anteriores han sido tomadas en cuenta
INDICADORES
Las condiciones (físicas, institucionales, económicas y sociales) previas a la ejecuci´n del
proyecto han sido descritas
Los datos del año base (o de arranque) previos a la ejecución del proyecto han sido incluidos
Si no existen datos del año base, el diseño del proyecto incluye su generación
Se incluyen datos del año base, metas u otra evidencia para hacer monitoreo y determinar el
logro de los objetivos


REQUISITOS DE EVALUABILIDAD OBSERVACION

PRODUCTOS
Los bienes y servicios que el proyecto generará han sido identificados y descritos
Se ha previsto una descripción de cuándo y cómo los beneficiarios utilizarán los bienes y
servicios generados por el proyecto
Los beneficios derivados del uso de los bienes y servicios a ser generados por el proyecto han
sido identificados
SUPUESTOS
Los individuos, grupos, instituciones y otras organizaciones que puedieran afectar, positiva o
negativamente, la ejecución del proyecto han sido identificadas
Los elementos que están fuera del control directo de la gerencia del proyecto y que pudieran
afectar la viabilidad del proyecto, de sus productos y objetivos han sido identificados y descritos


Paso 8. Establezca la Estructura de División del Trabajo (EDT)

La estructura de División del Trabajo es nuestro primer instrumento para
ejecución de lo planificado. El punto de partida para la planificación es la serie de
Componentes: Estos pueden haber sido ya descompuestos en Actividades. Si no,
analícelos en paquetes de trabajo crecientemente administrables: primero
Actividades para cada uno de los componentes y después Tareas para cada una de
las Actividades.

La EDT es la base para el resto del sistema de ejecución. Usela para definir:
• Papeles y responsabilidades
• Red de actividades determinadas temporalmente
• Planes de desempeño
• Hitos y gatillos
•Presupuesto basado en desempeño


Paso 9. Defina Papeles y Responsabilidades
Use la EDT para determinar quién hace qué. Decida los tipos de
autoridad supervisora (papeles) que usted quiere asignar y
entonces trabaje a través de las asignaciones a equipos
(responsabilidades) para Actividades y Tareas.
Los posibles tipos de papeles y responsabilidades incluyen:
E Ejecutar
A Aprobar
R Informar
S Apoyar


Paso 10. Defina el Calendario de Plan de Trabajo

Louis Gantt quería ser recordado por su trabajo en la teoría de
motivación.

Hoy lo recordamos por su maravillosamente directo Diagrama de
Gantt, o diagrama de barras en calendario. Usela para
• programar actividades y tareas
• comunicar a otros el plan de proyecto
• determinar la duración mínima del proyecto

Con la adición de la red determinada en el tiempo, el diagrama
proveerá estimados de tiempo para cada Actividad y Tarea, les
dará secuencia en el tiempo, y mostrará las relaciones de
precedencia.


Paso 11. Establezca los Planes de Desempeño

Defina hitos de desempeño durante la ejecución del proyecto.
Primero, establezca el plan de desempeño dividiendo los
indicadores en unidades medibles a ser logradas en el tiempo
(Planificada). Después, vuelva a los planes de desempeño para
entrar a los niveles de logros reales en distintos tiempos durante
la ejecución del proyecto (Real).


Paso 12. Haga un presupuesto

Empiece a hacer un presupuesto asignando costos a cada una de
las Tareas definidas en la Estructura de División del Trabajo. Estas
se resumen para dar un costo total para cada Componente que a su
vez se agregan o suman para dar un costo total para un Proyecto.
Múltiples proyectos se sumarán para dar un costo total para un
Programa.
Además de determinar costos totales para Tareas, Componentes,
etc., use el Presupuesto para:
• separar costos por Categorías
• definir Descripciones de Unidades y Costos Unitarios
• definir los Desembolsos del Presupuesto en el tiempo
• distribuir los costos entre múltiples presupuestos
• distribuir el presupuesto por categorías de costos

Paso 13. Flexible con el Diseño a lo largo de la Vida del Proyecto

Use TeamUP-PCM (software) para revisar su Programa/Proyecto a
lo largo de la vida del proyecto. Una reevaluación de rutina de sus
objetivos e involucrados llevará a hacer el proyecto correcto, y a
hacer el proyecto correctamente.


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