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Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts
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Konformitätsprüfung
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Webinar-Präsentation: "Was bedeutet die internationale Norm IEC 82079-1 zum Erstellen von Gebrauchsanleitungen für Ihr Unternehmen?"

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Mit der neuen internationalen Norm IEC 82079-1:2012-08 liegt ein überarbeitetes Regelwerk zum Erstellen von Gebrauchsanleitungen vor, das allgemeine Prinzipien und detaillierte Anforderungen bündelt. Technische Redakteure, Produktmanager, Softwareentwickler, Übersetzer und Illustratoren erhalten mit der Norm Hinweise für die Erstellung von Anleitungen. Die Norm gilt für nahezu alle Produkte und enthält übergreifende Regeln für fast alle Industriezweige.

Die IEC 82079-1 schafft Regeln für das Erstellen von technischen Anleitungen auf internationalem Niveau und gibt Technischen Redakteuren konkrete Anforderungen für Anleitungen und den Redaktionsprozess an die Hand. Zu den Zielen der Norm gehört es, weltweit eine Mindestqualität in Anleitungen zu erreichen. Dies wird unter anderem erreicht mit Regeln und Bestimmungen zu Lesbarkeit, Gliederung, Qualität der Abbildungen und Textverständlichkeit.

Im Webinar präsentiert Roland Schmeling einen grundlegenden Überblick zur Norm und ihren Inhalten. Er beleuchtet dabei auch die Qualitätssicherung als wichtigen Prozessschritt bei der Umsetzung der Norm, speziell mit Blick auf die Textqualität. In diesem Kontext stellen wir Acrolinx vor. Die Plattform hilft Ihnen, sprachliche Standards im Unternehmen festzulegen und durchzusetzen. Integrierbar in fast alle Werkzeuge zur Texterstellung, sorgt Acrolinx für Texte, die auffindbar, relevant, verständlich und sogar unterhaltsam sind. Im letzten Teil des Webinars gibt Roland Schmeling zudem einen Einblick in die Projektschritte, die zur erfolgreichen Einführung der Norm in Ihrem Unternehmen notwendig sind.

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Webinar-Präsentation: "Was bedeutet die internationale Norm IEC 82079-1 zum Erstellen von Gebrauchsanleitungen für Ihr Unternehmen?"

  1. 1. Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg www.schmeling-consultants.de Telefon +49 (0) 62 21 / 58 50 47-0 Webinar in Kooperation mit Acrolinx Im Fokus: Sprache und Terminologie Fachbeitrag: Was bedeutet die internationale Norm IEC 82079-1 zum Erstellen von Gebrauchsanleitungen für Ihr Unternehmen? 07.05.2014 Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de
  2. 2. Acrolinx IEC 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen Status • Internationale Norm (IEC) • Europäische Norm (EN) • Deutsche Übersetzung (DIN EN) seit 2013-06 • Wichtigste Norm für Anleitungen Veröffentlichung • August 2012 Vorgänger • IEC 62079:2001 (ungültig; aber: EN 62079:2001 noch bis 12.09.2015) Scope • Alle Arten von Anleitungen (instructions for use) für alle Arten von Produkten, von der Dose Farbe bis zur Industrieanlage Inhalt • Begriffsdefinitionen • Prinzipien für die Erstellung von Anleitungen • Anforderungen an den Inhalt von Anleitungen • Anforderungen an die Gestaltung von Anleitungen • Anforderungen an den Erstellungsprozess für Anleitungen • Anforderungen an die Qualifikationen von Redakteuren, Autoren, Übersetzern, Lektoren, Illustratoren, Prüfern • Anforderungen an die Prüfung einer Anleitung auf Übereinstimmung mit der Norm • Informativ: Erstellungsprozess • Informativ: Methoden der Evaluation (Expertisen und empirische Methoden) Ausblick • Weitere Teile einer Normenreihe möglich (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 2
  3. 3. Acrolinx Kleine Umfrage … 3 (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH
  4. 4. Acrolinx IEC 82079-1 hat IEC 62079 abgelöst Allgemein Elektrotechnik Telekommunikation Internationale Ebene Europa Nationale Ebene: Deutschland IEC 62079:2001 EN 62079:2001 DIN EN 62079:2001 DIN EN 82079-1:2013 EN 82079-1:2012 IEC 82079-1:2012 parallel voting (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 4
  5. 5. Acrolinx EN 62079: Rechtliche Bedeutung in Europa und Deutschland EN 82079-1 tritt Nachfolge an IEC 62079 EN ISO 12100 DIN EN ISO 12100 Gesetz - verbindlich Norm – freiwillig „Stand der Technik“ ProdSG EG-Vertrag AEUV Artikel 114 • Legt „hohes Schutzniveau“ fest • Ermöglicht Richtlinien mit Anforderungen an Produkte bzw. Arbeitsmittel EG Produktsicherheits- richtlinie 2001/95/EG EG Maschinen-RL 2006/42/EG 9. ProdSGV EN 62079 DIN EN 62079 EG Medizinprodukte- RL 93/42/EG MPG EN IEC 60601-1 DIN EN IEC 60601-1 (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 5
  6. 6. Acrolinx (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH IEC 82079-1: Bedeutung Normen generell  Erstellung durch privatrechtliche Organisationen  „Interessierte Kreise“  Normen sollen den Stand der Technik wiederspiegeln  Anwendung freiwillig, aber:  Rechtsprechung: Regeln der Technik  Produkthaftungsrecht: Mindeststandards  Produktsicherheitsrecht: Teilweise zur Umsetzung von Gesetzen 6 IEC 82079-1  EU: Ohne Auftrag der Kommission, daher  keine harmonisierte Norm, keine generelle Zuordnung zu einer Richtlinie des „Neuen Konzepts“ • siehe www.newapproach.org  Deutschland: Vorgänger DIN EN 62079 hatte Vermutungswirkung hinsichtlich des GPSG für allgemeine Produkte (bisher durch AtAV, jetzt AfPS; künftige Regelung noch unklar)  International wachsende Aufmerksamkeit und Mitwirkung  Normungsorganisationen und –gremien, Verbraucherverbände, COPOLCO (http://www.iso.org/iso/copolco)  IEC: horizontale Norm zum Aspekt: „Anleitung“ (ISO: ähnliche Regelung)  Deutliche Empfehlung für vertikale (produktbezogene) Normen  Gilt immer dann, wenn vertikale Norm keine abweichende Regelung hat  ISO: horizontale Bedeutung (ähnlich wie IEC)  Gemeinsame Arbeitsgruppe mit IEC; Beginn einer Normenreihe: offen für weitere Teile
  7. 7. Acrolinx Wichtige Neuigkeiten  Sicherheits- und Warnhinweise  Differenzierte Regelung für die Lesbarkeit  Neuer Anhang Prozess  Neuer Anhang Empirische Methoden  Qualifikation von Redakteuren  Regelung für die Konformitätsprüfung  Zielgruppenanalyse  Kein Standard-Inhaltsverzeichnis mehr  … Weniger spannend:  Elektronische Medien  Anlagen  … 7 (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH
  8. 8. Acrolinx Mögliche Themen der nächsten Revision der IEC 82079-1  Sicherheitsaspekte klarer und konsistenter, z. B. Zusammenhang von Risikobeurteilung  Kompetenzen der Prozessbeteiligten differenzierter (Rollendefinitionen)  Nutzung elektronischer Medien  Empirische Methoden zur Informationsqualität und zur Zielgruppenanalyse  Qualitätssicherung  International konforme Anleitungen  Klarere Formulierung von Qualitätskriterien und einer Qualitätsmetrik  Erstellungsprozess (bisher nur informativ und exemplarisch im Anhang D)  Erstellungsprozess  Scope und Titel der Norm  Gliederung, Verständlichkeit und begriffliche Klarheit und Konsistenz der Norm verbessern  Ggf. Ermöglichen weiterer Teile  User Feedback  Integration von Komponenten  speziell: Anlagenbau  Abstimmung mit ISO IEC IEEE 26514 über Software-Dokumentation, u.a. begrifflich  Struktur von Informationstypen (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 8
  9. 9. Acrolinx tekom Normenkommentar zur EN 82079-1 Aus dem Inhalt:  Einordnung und Umgang mit der Norm  Neuheiten gegenüber EN 62079:2001  Begriffserklärungen  Wichtige Prinzipien  Rollen und Verantwortlichkeiten  Gebrauchsanleitungen im Produktlebenszyklus  Vorgaben für die Gestaltung  Sprachfassungen  Struktur  Formulierung  Medien  ...  Zulieferdokumentation  Sicherheitsbezogene Informationen  Konformitätsprüfung  Ausblick  Index (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 9
  10. 10. Acrolinx IEC oder DIN EN? IEC 82079-1 Preparation of instructions for use …  Quelldokument  relativ teuer  Vorlage für Übersetzung  Style guide  „The intention of no failure should be aimed for.“ (zielt auf die Fehlerfreiheit einer Anleitung, vgl. TQM-Prinzipien) DIN EN 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen …  Deutsche Übersetzung  vergleichsweise günstig  Enthält Übersetzungsfehler  Übersetzung: „Gestaltungsleitsatz“ besser: „Redaktionsleitfaden“  Übersetzung: „Es sollte die Absicht angestrebt werden, nicht zu versagen.“ Sinngemäß besser: „Fehlerfreie Anleitungen sollten stets das Ziel sein.“ Wer es genau wissen will, muss im englischsprachigen Original nachlesen. (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 10
  11. 11. Acrolinx Gliederung der DIN EN 82079-1 Vorwort 1. Anwendungsbereich 2. Normative Verweisungen 3. Begriffe 4. Prinzipien 5. Inhalt von Gebrauchsanleitungen 6. Gestaltung von Gebrauchsanleitungen 7. Bewertung der Konformität mit diesem Teil der Normenreihe 82079  Anhang A (normativ) Bewertung der Gebrauchsanleitung  Anhang B (informativ) Checkliste für Konformität und Kommentare  Anhang C (informativ) Checkliste für die Effektivität der Kommunikation  Anhang D (informativ) Planung der Erstellung von Gebrauchsanleitungen  Anhang E (informativ) Empirische Methoden zur Unterstützung der Erstellung von Gebrauchsanleitungen  Literaturhinweise Inhalt und Anhänge (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 11
  12. 12. Acrolinx DIN EN 82079-1: Formulierung 6.1.7 Eine Handlungsanweisung pro Satz Ein Satz darf nur eine Handlungsanweisung enthalten oder höchstens eine kleine Anzahl von eng zusammenhängenden Handlungsanweisungen. 6.1.8 Regeln der einfachen Formulierung Der Text der Gebrauchsanleitung muss in einfachen, eindeutigen, direkten Formulierungen in kurzen Sätzen geschrieben werden, also nach dem Prinzip „Ein Ausdruck, eine einfache Bedeutung". Die logische Struktur des Texts muss deutlich sein. […] (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 12
  13. 13. Acrolinx DIN EN 82079-1, 6.1.7 Regeln der einfachen Formulierung Prinzipien Empfohlen Abzulehnen Aktivform von Verben statt Passivform verwenden Stellen Sie den Strom ab. Seien Sie sicher, dass der Strom ausgeschaltet ist. Sei bestimmt: vorzugsweise Befehle als schwächere Form Entfernen Sie keine Etiketten. Sie sollten keine Etiketten entfernen. Anleitungen eher mit Tätigkeitsverben als mit abstrakten Hauptwörtern Anwenden, instand halten, vermeiden Verwendung, Instandhaltung, Vermeidung Nutzer eher direkt ansprechen als sagen, was sie tun könnten Ziehen Sie den schwarzen Hebel zu sich. Nutzer werden den schwarzen Hebel von der Maschine wegziehen. Doppelte Verneinungen vermeiden Nur 3-A-Sicherungen passen Keine Sicherungen passen außer 3 A Leicht verwechselbare Wörter vermeiden (besonders mit Präfixen, die gleich aussehen und klingen) Brennbarer Inhalt; Hohe/(niedrige) Empfindlichkeit Entflammbarer Inhalt; Hyper/(hpyo)- Empfindlichkeit Tabelle 1: Beispiele für Schreibstil (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 13
  14. 14. Acrolinx DIN EN 82079-1: Fachbegriffe, Abkürzungen, Akronyme 6.1.8 Regeln der einfachen Formulierung […] Abkürzungen und Akronyme müssen vermieden werden, es sei denn, es kann angenommen werden, dass sie den beabsichtigten Nutzern bekannt sind, oder die Begriffe sind beim ersten Auftreten in der Gebrauchsanleitung oder/und in einem Glossar erklärt. […] 5.15.5 Fachbegriffe, Akronyme und Abkürzungen Unvermeidbare Fachbegriffe, Akronyme und Abkürzungen, die für die beabsichtige Zielgruppe nicht sofort verständlich sind, müssen aufgelistet und erklärt werden. Bei Verbraucherprodukten ist es hilfreich, empirische Tests durchzuführen, wenn zweifelhaft ist, ob die Fachbegriffe im Allgemeinen von der Zielgruppe verstanden werden. Es wird ein Glossar empfohlen, wenn Fachbegriffe in der Gebrauchsanleitung oft angewendet sind. […] (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 14
  15. 15. Acrolinx DIN EN 82079-1: Redaktionsleitfaden 6.1.2 Gestaltungsleitsatz Ein Gestaltungsleitsatz sollte festgelegt und in der gesamten Gebrauchsanleitung befolgt werden, der zum Beispiel abdeckt: • Schreibstil (siehe Tabelle 1); • Formulierung; • konsistente Anwendung von Begriffen; • Art und Weise der Anrede der Leser; • Gestaltung von Text- und Seitenlayout einschließlich Auswahl von Schriftart und –größe (siehe Tabelle 2). (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 15
  16. 16. Acrolinx DIN EN 82079-1: Konsistente Terminologie 5.15.5 Fachbegriffe, Akronyme und Abkürzungen […] Eine gleichbleibende Terminologie muss in der Gebrauchsanleitung, am Produkt, auf der Verpackung und, falls notwendig, in Begleitmaterialien wie Handbüchern angewandt werden. 6.1.4 Konsistente Terminologie Die Terminologie muss konsistent nach dem redaktionellen Gestaltungsleitsatz angewendet werden, auf diese Weise verbessert sich die Verständlichkeit. Eine konsistente Terminologie muss in den Materialien angewendet werden, sei es in der Gebrauchsanleitung selbst, auf der Verpackung, in anderen zusätzlichen Materialien und auf dem Produkt selbst. (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 16
  17. 17. Acrolinx DIN EN 82079-1: Stichwortverzeichnis 5.15.4 Stichwortverzeichnis Wenn die Gebrauchsanleitungen lang und komplex sind, sollte ein Index mit Schlagwörtern in alphabetischer Reihenfolge angegeben werden. Der Index muss im Inhaltsverzeichnis referenziert werden. (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 17
  18. 18. Acrolinx DIN EN 82079-1: Qualitätssicherung 6.1.11 Korrekturlesen Gebrauchsanleitungen müssen von anderen Personen Korrektur gelesen werden als vom Autor oder Übersetzer, vorzugsweise einem Muttersprachler der Zielsprache, der Kenntnisse über das betreffende Produkt hat. Die Bewertungskriterien sind: • Formulierung entsprechend dem Gestaltungsleitsatz; • korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung; • korrekte Grammatik; • Konsistenz der Begriffe. (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 18
  19. 19. Acrolinx DIN EN 82079-1: Funktionale Formulierung Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts 6.1.3 Struktur Die Formulierungen sollten den Textfunktionen entsprechen. Die Struktur der Texte sollte die verschiedenen Textfunktionen unterstützt. Solche Textfunktionen sind zum Beispiel: • Thema (Überschrift); • Beschreibung; • Ziel; • Voraussetzung; • Zustand; • Handlung; • Ergebnis; • Warnung; • Aufforderung und Erinnerung; • Beispiel; • Bildtext (Beschriftung einer Abbildung oder einer Tabelle). Die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode wird empfohlen. (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 19
  20. 20. Acrolinx Beispiel Die Verwaltung der mit dem Programm erstellten Tabellen erfolgt durch Aufrufen der Hauptmaske mit zuvor eingestellter Option „Verwaltung“. Tabellen verwalten  Wählen Sie die Option Verwaltung.  Klicken Sie auf Home. Die Hauptmaske mit Tabellenverwaltung wird angezeigt. Ziel Handlung Handlung Resultat (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 20
  21. 21. Acrolinx Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden  Feststellen, dass die Tür offen ist.  NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat.  NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist.  NN auffordern, die Tür zu schließen.  NN auffordern, zu gehen.  NN einladen, hereinzukommen. Im Funktionsdesign:  Festlegen der benötigten Sprechakte  Zielangabe, Handlungsaufforderung, Bedingung, Voraussetzung, Tipp, Beispiel, Risiko, Thema, Orientierung, Resultat, Aufbau, Funktionsweise, Bedienelement-Funktion, …  Nicht: Bitte, Entschuldigung, Vorwurf, Gefühlsäußerung, Befehl, Schuldspruch, Eid, …  Definition der entsprechenden schreibtechnischen Regeln in einem Redaktionsleitfaden nach einheitlichem Beschreibungsmuster  Maßgabe: Hohe Informationsqualität und Konsistenz  Darauf aufbauend: Schulung, Qualitätssicherung, Tool-Konfiguration, … „Die Tür ist offen.“ (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 21
  22. 22. Acrolinx Konformitätsprüfung  Konformitätsprüfung nach IEC 82079-1: DocCert  Incl. Prüfung des Zusammenspiels Anleitung/Produkt  Prüfzeichen  Zertifizierung möglich  Prozessaudit und Zertifizierung der Redaktionsprozesse: DocCertSystem Bei Fragen: r.schmeling@schmeling-consultants.de (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 22
  23. 23. Acrolinx Wäre es nicht wunderbar … … wenn eine Software einen Teil dieser umfangreichen schreibtechnischen Prüfungen abnehmen könnte? … wenn eine Software einen Teil der nach EN 82079-1 geforderten Qualitätssicherung automatisieren könnte? … wenn der Autor diese zahlreichen schreibtechnischen Regeln und terminologischen Festlegungen nicht merken oder jeweils nachschlagen muss? (c)2014,Schmeling+ConsultantsGmbH 23

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